學(xué)校檔案管理與工作效率的提高方法

楊晉

摘要：學(xué)校檔案是各個(gè)學(xué)校中最核心的文件，其中涉及的內(nèi)容較多，包括學(xué)生的個(gè)人信息以及學(xué)校教師的檔案、學(xué)校歷年來發(fā)生的重要事件等等。學(xué)校檔案從學(xué)校成立之初便存在，陪伴學(xué)校的發(fā)展，記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程。學(xué)校在發(fā)展中需要認(rèn)真做好檔案管理工作，檔案的完整性以及準(zhǔn)確性對(duì)學(xué)校未來的發(fā)展具有較大的影響。方案管理工作如此重要，學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案管理的方式和方法進(jìn)行研究，制定出完善的管理制度，以滿足學(xué)校對(duì)檔案管理的要求。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理;工作效率;提高方法;研究

1學(xué)校檔案管理與工作效率的之間的關(guān)系

學(xué)校檔案管理與工作效率存在雙向關(guān)系，檔案管理為提高學(xué)校工作效率提供信息來源，而工作效率的提高需要檔案管理的信息數(shù)字化，兩者之間的提高相得益彰。檔案管理是將學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)的開展信息進(jìn)行檔案記錄，然后進(jìn)行分類管理，從而為學(xué)校今后的工作提供參考價(jià)值。一般來說，檔案的系統(tǒng)性分類管理，就能夠建立一個(gè)完整的信息庫，檔案管理一是提高檔案管理工作效率，二是提高學(xué)校工作效率，從這個(gè)角度來看，學(xué)校的檔案管理體現(xiàn)的是學(xué)校工作水平，記錄的是學(xué)校歷史軌跡、文化特色，可以說加強(qiáng)學(xué)校檔案管理是提升學(xué)校工作效率不可缺少的部分。學(xué)校每個(gè)季度、每個(gè)月的各項(xiàng)工作計(jì)劃，都關(guān)系到學(xué)校的工作效率提升，大部分的工作開展都會(huì)參照去年的工作進(jìn)行，以便于制定科學(xué)的工作計(jì)劃，提高學(xué)校各項(xiàng)工作開展的效率，但由于大部分的檔案都沒能夠進(jìn)行合理管理，從而難以為學(xué)校工作開展提供足夠的參考，常常會(huì)影響到計(jì)劃的制定及實(shí)施。

2當(dāng)前我國學(xué)校的檔案管理和工作效率提升方面存在的不足

學(xué)校的檔案管理關(guān)乎到學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升，關(guān)乎到校園文化的建設(shè)與提高，更關(guān)乎到我國教育的歷史發(fā)展研究。所以，學(xué)校不僅要重視教育教學(xué)工作，更要重視學(xué)校檔案管理工作。在素質(zhì)教育理念下，我國學(xué)校的教育教學(xué)工作蒸蒸日上，然而在學(xué)校檔案管理方面出現(xiàn)了諸多問題，導(dǎo)致其工作效率難以提升，影響了學(xué)校及教育的發(fā)展。綜合起來，其不足之處主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，工作人員的專業(yè)意識(shí)和專業(yè)能力不足。當(dāng)前學(xué)校從事檔案管理工作的人員，一部分是教師，一部分是校外的大學(xué)生。這兩種人都不是專業(yè)的，也沒有足夠的專業(yè)意識(shí)和專業(yè)能力。例如，教師以教學(xué)為主，忽視檔案管理。再如，大學(xué)生缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，管理能力有限。他們對(duì)檔案的分類、整理等不甚了解，讓學(xué)校的檔案管理幾乎流于形式。

其次，管理方法落后。信息時(shí)代的發(fā)展促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校管理中的運(yùn)用，但是學(xué)校檔案管理仍以紙質(zhì)檔案管理為主，電子類檔案的管理缺失嚴(yán)重。另外，在檔案的歸類、調(diào)取、查檢等過程中，管理員仍利用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，極少利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行。這不僅降低了檔案管理的效率，也讓陳舊的管理方法無法適應(yīng)高效率、高要求、高質(zhì)量的檔案管理需求。有的學(xué)校之所以檔案管理信息化程度不夠，或管理系統(tǒng)、制度等不夠健全，大多是因?yàn)閷W(xué)校的資金投入有限，畢竟學(xué)校最關(guān)鍵的工作是教學(xué)。

最后，協(xié)調(diào)能力不足。檔案的管理并不是由哪一個(gè)工作人員或哪一個(gè)部門單獨(dú)就能完成的，需要各方面人員、各科室協(xié)調(diào)進(jìn)行。例如，教導(dǎo)處幾乎每天都會(huì)產(chǎn)生新的檔案，而這些檔案大多沒有及時(shí)的備份至檔案管理處，導(dǎo)致檔案管理和檔案的進(jìn)一步完善遇到問題。長(zhǎng)時(shí)間如此，那么必然會(huì)讓學(xué)校檔案管理陷入混亂，必定會(huì)對(duì)教育和學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

3提高學(xué)校檔案管理工作效率的方法

3.1規(guī)范檔案管理，提高檔案管理意識(shí)

為了學(xué)校的長(zhǎng)久發(fā)展，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，提高檔案管理的意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并在人力、財(cái)力等多方面給予充分支持。另外，高層領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)根據(jù)學(xué)校自身的發(fā)展情況，制定科學(xué)的檔案信息化管理策略，創(chuàng)新檔案管理方式方法，積極推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程，全面提升學(xué)校的檔案管理水平，以保障學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)著手，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度以及監(jiān)督管理力度，端正管理人員的思想和行為，積極推行完善的檔案管理制度，提高檔案管理工作效率。

3.2完善檔案管理制度

檔案管理工作的根本上為學(xué)校教育工作服務(wù)，能夠促進(jìn)學(xué)校進(jìn)行日常管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行。加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，選擇專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)，各個(gè)部門之間的職責(zé)也要明確，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，進(jìn)而能夠保證學(xué)校檔案管理工作的穩(wěn)步開展。除此之外，建立有效的考核機(jī)制，對(duì)工作態(tài)度良好，工作質(zhì)量高的人員進(jìn)行激勵(lì)，提升工作人員的工作積極性，進(jìn)而加快方案管理工作的飛速發(fā)展。

3.3學(xué)校檔案管理信息化

隨著信息時(shí)代的到來，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，給學(xué)校檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇。在傳統(tǒng)的高校人事檔案管理工作，檔案材料轉(zhuǎn)移困難，檔案信息無法及時(shí)更新，降低了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性?；谛畔⑾到y(tǒng)的學(xué)校檔案管理，建立了互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)庫，改變了傳統(tǒng)的檔案信息輸入與存儲(chǔ)的方式，能夠保證檔案及時(shí)更新，大大提高的檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，有效促進(jìn)人事檔案信息的開發(fā)利用。另外，傳統(tǒng)檔案管理工作內(nèi)容繁瑣，工作人員每天需要整理大量的檔案資料，工作強(qiáng)度較大，而且工作效率較低，人工操作也容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，降低了檔案管理的準(zhǔn)確性。信息系統(tǒng)下的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)分析，提高了檔案管理工作人員的工作效率，提高了檔案信息的準(zhǔn)確性，降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使檔案管理人員有更多精力去提升自己，提高檔案管理工作效率，進(jìn)一步提高檔案管理工作水平。

結(jié)語

綜上所述，學(xué)校檔案管理是學(xué)校日常管理中重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最容易被忽略的環(huán)節(jié)，檔案管理工作的順利開展對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有直接的影響，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理工作給予重視，并配合檔案管理人員制定完善的檔案管理制度，以提升檔案管理的水平以及管理效率，同時(shí)檔案管理人員也應(yīng)不斷的進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的提升，更好的適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。

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