企業(yè)電子檔案單套管理的風(fēng)險(xiǎn)與對(duì)策

湯麗麗　袁海靜

摘要：信息技術(shù)的普及和應(yīng)用使越來越多的業(yè)務(wù)活動(dòng)形成大量的電子文件，電子檔案在檔案管理過程中占據(jù)的比重不斷增加。本文對(duì)于企業(yè)實(shí)施電子檔案“單套制”管理產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)給予充分分析，例如電子檔案管理的不安全性、不穩(wěn)定性、難以保持其原始憑證性等，并提出了加強(qiáng)企業(yè)電子檔案單套管理的軟硬件設(shè)施、健全電子檔案安全管理體系、建設(shè)專業(yè)化的人才隊(duì)伍等管理對(duì)策，以期為企業(yè)開展電子檔案“單套制”管理提供有益的理論借鑒和實(shí)踐思考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);單套制;檔案管理

企業(yè)檔案、政府部門檔案和事業(yè)單位檔案等很多檔案機(jī)構(gòu)共同組成了國家檔案，因此重視企業(yè)檔案的發(fā)展、推動(dòng)企業(yè)檔案電子化建設(shè)以及單套制管理不只是可以讓企業(yè)的檔案信息資源更加完善，不斷減少企業(yè)檔案管理耗費(fèi)的資源，使得企業(yè)具備的核心競爭力顯著增強(qiáng)，同時(shí)還可以將國家檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀給予轉(zhuǎn)變，最終讓國家檔案信息資源越來越豐富。

“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)和國家政策的推動(dòng)下，企業(yè)電子檔案“單套制”管理模式是順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢，推進(jìn)新時(shí)代檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必然要求。

1企業(yè)電子檔案“單套制”管理的風(fēng)險(xiǎn)

1.1不穩(wěn)定，對(duì)軟硬件設(shè)備有極大的依賴性

企業(yè)電子檔案在“單套制”的管理模式下，電子檔案內(nèi)容能夠利用不同的數(shù)碼形式存儲(chǔ)在各個(gè)載體內(nèi)部，充分運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)軟硬件能夠?qū)㈦娮訖n案內(nèi)容逐步轉(zhuǎn)為化可供人們觀看的格式，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于電腦操作不當(dāng)、硬件問題、軟件缺陷等出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)無法使用、無法讀取、數(shù)據(jù)丟失的情況。

1.2易篡改，難以確保原始憑證性

目前，電子檔案的安全性普遍偏低，很多企業(yè)的電子檔案并沒有設(shè)立相同的儲(chǔ)存位置，使得企業(yè)的檔案儲(chǔ)存雜亂無章，同時(shí)電子檔案本身具備開放性，直接導(dǎo)致電子檔案經(jīng)常出現(xiàn)竊取、修改或者刪除的情況。電子檔案這種易更改性使得其很難保持原始面貌、完整性和真實(shí)性，一旦實(shí)行電子檔案“單套制”管理的企業(yè)對(duì)檔案提供利用，是否能保證其原始性，成為企業(yè)檔案工作人員迫切需要解決的問題之一。

1.3易泄漏，難以保證安全性

電子檔案實(shí)現(xiàn)了便捷傳輸、利用和共享的過程中也造成了管理上產(chǎn)生較大的缺陷。有效運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)傳輸、計(jì)算機(jī)等特別容易被網(wǎng)絡(luò)病毒或者黑客攻擊的方法，如果防火墻難以充分地域，就會(huì)導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)信息泄露。并且由于其過度依賴信息系統(tǒng)，如果系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，數(shù)據(jù)會(huì)無法恢復(fù)，對(duì)于電子檔案造成的損害相對(duì)較為嚴(yán)重。另外，能夠儲(chǔ)存電子檔案的外存儲(chǔ)設(shè)備更新?lián)Q代時(shí)間相對(duì)較快，產(chǎn)生的損失相對(duì)較大。由紙質(zhì)檔案角度來講，如果不出現(xiàn)大型的災(zāi)難性事件，就不會(huì)出現(xiàn)整體性損害，然而針對(duì)開展“單套制”管理的企業(yè)來講，系統(tǒng)的崩潰會(huì)導(dǎo)致無法預(yù)估的影響。

2企業(yè)單套電子檔案管理的對(duì)策

2.1建立軟件安全評(píng)估與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測預(yù)警機(jī)制

網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測預(yù)警機(jī)制就是用來進(jìn)行病毒攻擊、木馬植入和網(wǎng)絡(luò)侵入的監(jiān)控惡化預(yù)警，進(jìn)而能夠在短時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)并采取精準(zhǔn)的行動(dòng)。并且，需要把電子檔案信息按照保密級(jí)別、重要程度進(jìn)行詳細(xì)劃分，針對(duì)有可能會(huì)遇見的潛在威脅和現(xiàn)階段的安全狀況給予精準(zhǔn)評(píng)估，進(jìn)而能夠制定出較為完善的安全對(duì)策。

2.2健全企業(yè)單套電子檔案的安全管理體系

2.2.1建立企業(yè)單套電子檔案的管理制度

企業(yè)需要在國家相關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上充分結(jié)合企業(yè)真實(shí)情況，逐步構(gòu)建出企業(yè)電子檔案收、管、存、用等層面的標(biāo)準(zhǔn)”。最終由宏觀角度指導(dǎo)企業(yè)構(gòu)建出包含電子文件管理、電子文件歸檔和電子檔案管理等在內(nèi)的“單套制”管理制度。在源頭上讓電子文件的有效性得到充分保證，在過程中讓電子文件的可靠性得到充分保證。企業(yè)電子檔案“單套制”管理制度構(gòu)建的核心是讓電子文件的法律效力得到充分保證，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案安全可信、電子檔案長期可讀、電子檔案管理高效精益。

2.2.2落實(shí)企業(yè)單套電子檔案安全管理程序

企業(yè)要積極構(gòu)建完善的電子檔案收集、歸檔、借閱制度，針對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理過程中，需要充分運(yùn)用信息技術(shù)來不斷拓展信息數(shù)據(jù)來源，同時(shí)需要詳細(xì)辨別信息，使得信息的真實(shí)性顯著增強(qiáng)。企業(yè)需要針對(duì)電子檔案制定出較為完善的電子檔案安全管理制度，主要涉及到電子檔案的查閱權(quán)限劃分、拷貝管理、存儲(chǔ)介質(zhì)安全管理等，逐步制定出企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，在進(jìn)行管理工作時(shí)，工作人員需要按照電子檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行，針對(duì)檔案的細(xì)節(jié)管理給予足夠重視，進(jìn)一步完善檔案的信息格式，為企業(yè)電子檔案“單套制”管理提供安全的內(nèi)網(wǎng)環(huán)境。另外，每隔一段時(shí)間就需要詳細(xì)核查電子檔案，如果出現(xiàn)損壞情況，必須及時(shí)解決，需要對(duì)電子檔案備份和原件保護(hù)工作給予足夠重視。

2.3提高企業(yè)檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)需要對(duì)熟練掌握檔案管理技術(shù)、本身還具備信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的人員給予足夠重視。企業(yè)可以從各個(gè)高校中尋找并聘用學(xué)習(xí)過檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能的專業(yè)化人才;也可以通過社會(huì)聘用到計(jì)算機(jī)技術(shù)過硬的人員，針對(duì)其進(jìn)行檔案工作的培訓(xùn)，使其能夠清楚認(rèn)知檔案管理流程和原則，能夠大力推動(dòng)企業(yè)電子檔案“單套制”管理的發(fā)展;再或者企業(yè)可以鼓勵(lì)在職的檔案人員進(jìn)行深造，進(jìn)一步的學(xué)習(xí)電子檔案的管理以及計(jì)算機(jī)技能操作，企業(yè)可以給予一定的資金、政策支持。

3結(jié)語

國家應(yīng)該制定和完善電子檔案“單套制”管理的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)化體系，最終讓信息技術(shù)的研發(fā)實(shí)力大幅度提升，能夠在一定程度上讓企業(yè)電子檔案的“單套制”管理享受到技術(shù)和制度的雙重保障。企業(yè)也必須在短時(shí)間內(nèi)滿足“單套制”管理模式，不斷學(xué)習(xí)切實(shí)可行的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而能夠讓企業(yè)的檔案管理從紙質(zhì)演變成電子檔案“單套制”管理模式。

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作者簡介：湯麗麗（1989-5-）女，民族：漢族，籍貫：遼寧省新民市，當(dāng)前職務(wù)：職員，當(dāng)前職稱：檔案館員，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。