新時(shí)期聲像檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策分析

徐敏

聲像檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的以照片、底片、膠卷、錄音磁帶、錄像帶等不同材料為載體的歷史記錄，由國(guó)家機(jī)構(gòu)、公共組織和個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中形成，其以磁性材料或感光材料為載體，并輔以文字說(shuō)明。聲像檔案是單一檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展，以及工作和各種活動(dòng)中辦公條件的改善，大量聲像檔案形成。當(dāng)前聲像檔案管理存在許多問(wèn)題，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于檔案工作的總體發(fā)展水平，直接影響著聲像檔案的儲(chǔ)存和使用以及檔案的完整性。為了更好地保護(hù)和利用這些“明亮、生動(dòng)”的特殊媒體檔案，亟須加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理。

聲像檔案管理的主要特征

聲像檔案的特征

1.聲像檔案有直觀(guān)的形象特征

聲像檔案主要以視頻和音頻的形式存在，并通過(guò)視頻和音頻記錄、傳輸信息，這種形式相對(duì)而言比較真實(shí)。與紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案可以更直觀(guān)、更生動(dòng)地記錄特定時(shí)間內(nèi)所發(fā)生的事件，這是紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢(shì)。

2.聲像檔案可以作為其他檔案的有效補(bǔ)充和佐證

聲像檔案具有傳統(tǒng)檔案無(wú)法獲得的優(yōu)勢(shì)，但這并不意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會(huì)消失，相反，紙質(zhì)檔案和聲像檔案可以相互補(bǔ)充和說(shuō)明。例如，會(huì)議產(chǎn)生的決議、記錄和其他文本通常以紙質(zhì)文件的形式管理和存儲(chǔ)，但與會(huì)者的照片和聲明必須以聲像檔案的形式記錄和存儲(chǔ)；當(dāng)研究人員仔細(xì)研究會(huì)議情況時(shí)，紙質(zhì)檔案和聲像檔案可以反映整個(gè)會(huì)議各個(gè)方面的真實(shí)情況，使研究人員能夠更充分地研究會(huì)議內(nèi)容。

3.聲像材料可以反映真實(shí)的歷史

聲像檔案不同于紙質(zhì)檔案。聲像檔案可以顯示其原始外觀(guān)，并加以文字說(shuō)明，給人以視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)的雙重感受。因此，它可以向大學(xué)和研究部門(mén)提供第一手材料，為學(xué)術(shù)研究提供幫助，使聲像檔案的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)自身具有的價(jià)值。比如，很多歷史性事件的影像記錄會(huì)給人一種身臨其境的感受，如果沒(méi)有聲像設(shè)備拍攝現(xiàn)場(chǎng)，也沒(méi)有很好的檔案儲(chǔ)存，人們就很難對(duì)當(dāng)時(shí)的情景和事件有更深刻的理解。在教育領(lǐng)域，一些聲像材料的教育功能非常強(qiáng)大。學(xué)?？梢岳寐曄癫牧弦龑?dǎo)學(xué)生進(jìn)入學(xué)校，使學(xué)生愛(ài)上學(xué)校，進(jìn)而安心學(xué)習(xí)。

管理方式多樣化

傳統(tǒng)的聲像檔案管理通常側(cè)重于數(shù)據(jù)收集和存儲(chǔ)，特別注重?cái)?shù)據(jù)的完整性和安全性，大多數(shù)人都期望看到和借用這些數(shù)據(jù)。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，調(diào)整對(duì)聲像檔案的管理十分重要。關(guān)于聲像媒體，普通文件主要由照片、盒式磁帶、光盤(pán)等產(chǎn)品和電子出版物攜帶，但如今，許多聲像檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換為電子PDF格式。例如，利用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝照片，大容量服務(wù)器會(huì)將拍攝內(nèi)容記錄在CD上，這種存儲(chǔ)方式與以前的原始聲像資源相比有更多好處。隨著檔案的增加，其占用的物理空間也在增加。目前，聲像檔案中的信息主要由音像人員接收，只有一小部分物理空間的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)化為虛擬音像檔案，并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上。虛擬聲像檔案管理部門(mén)不能局限于空間建設(shè)，必須接收電子文件并將其作為關(guān)鍵收藏手段，同時(shí)利用虛擬建設(shè)為公眾服務(wù)。

新時(shí)期聲像檔案管理方式

新時(shí)期聲像檔案的歸檔方式

在新時(shí)期聲像檔案的管理中，第一步是收集和保管視頻、音頻、照片和其他文件，其中也有收集各種類(lèi)型檔案資源的其他方法。為了收集和保管照片，必須在單位拍攝各種重要活動(dòng)及成果的照片，以反映單位的基本情況、重要會(huì)議、重大活動(dòng)等，然后將照片、底片、文本說(shuō)明和其他文件提交至檔案管理服務(wù)中心。接下來(lái)，檔案管理人員會(huì)對(duì)照片進(jìn)行組織和分類(lèi)。在這個(gè)過(guò)程中，必須盡可能多地保存原始照片，不能進(jìn)行主觀(guān)處理，以確保真實(shí)性。第二步是音頻和視頻文檔的收藏和歸檔。媒體中心的檔案資源收藏，一般應(yīng)由單位的宣傳部門(mén)記錄，并由其評(píng)估在重要會(huì)議、活動(dòng)和工作中錄制的音頻和視頻等文檔的價(jià)值，然后提交錄像帶，并轉(zhuǎn)發(fā)給歸檔管理服務(wù)。在這一過(guò)程中，管理者應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，采用音像文件的分類(lèi)、處理、編號(hào)、編目和捕獲等合理的技術(shù)方法，將視聽(tīng)文件有序地存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中，以防遺漏和錯(cuò)誤現(xiàn)象發(fā)生。

聲像檔案的管理方式及具體措施

新時(shí)期聲像檔案的管理應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)制度。首先，聲像檔案的管理要納入日常工作的范疇，進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督。并且，聲像檔案的積累、分類(lèi)等工作，要專(zhuān)門(mén)由檔案管理部門(mén)的具體工作人員負(fù)責(zé)，要規(guī)范權(quán)限范圍，完善管理制度，為聲像檔案管理的完整性、系統(tǒng)性和安全性提供環(huán)境基礎(chǔ)。其次，要根據(jù)我國(guó)現(xiàn)行法律法規(guī)，以信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的保密管理，使用先進(jìn)的信息加密技術(shù)確保檔案信息的安全性。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在文件信息系統(tǒng)中加入賬戶(hù)加密和身份確認(rèn)的環(huán)節(jié)，以加強(qiáng)對(duì)聲像電影和電視檔案的保密，防止文件泄露。未經(jīng)許可復(fù)制文件、出售聲像資料的人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任；涉嫌犯罪的，應(yīng)按照規(guī)定處罰，并移交司法機(jī)關(guān)，用這樣的方式防止重要音像資料的丟失。另外，必須做好收集和監(jiān)督聲像檔案等方面的工作。聲像檔案的管理與檔案管理的其他類(lèi)別相同，是檔案管理的重要組成部分。因此，相關(guān)管理者在收集聲像檔案時(shí)，必須及時(shí)與相關(guān)服務(wù)人員溝通。例如，在舉行重要的大型會(huì)議或活動(dòng)時(shí)，特別記錄管理員要負(fù)責(zé)對(duì)視聽(tīng)材料進(jìn)行組織和分類(lèi)，以確保會(huì)議和活動(dòng)記錄的完整性，同時(shí)要根據(jù)實(shí)際需要收集相關(guān)文本和照片記錄，以確保聲像檔案的完整性和相關(guān)性?？傊?，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)聲像檔案信息管理的工作人員必須做好檔案收集和分類(lèi)工作。最后，使用最新信息技術(shù)捕獲和轉(zhuǎn)換聲像檔案格式，以確保對(duì)檔案的合理保存。

新時(shí)期聲像檔案管理現(xiàn)狀

管理制度有待完善，聲像檔案沒(méi)有得到有效的管理

實(shí)際上，由于許多設(shè)備沒(méi)有正確的信息、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的管理方法，因此很難有效地建立聲像文件管理系統(tǒng)。目前，許多檔案是在沒(méi)有監(jiān)督的情況下管理的，如在聲像檔案運(yùn)作中，缺乏集中和全面的管理，以及所需的管理系統(tǒng)和管理關(guān)系。有些設(shè)備雖然有管理系統(tǒng)，但沒(méi)有得到執(zhí)行或?qū)嵤?，因此沒(méi)有有效的保障，導(dǎo)致聲像檔案丟失。使用膠片或光盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì)的聲像檔案對(duì)存儲(chǔ)條件有嚴(yán)格要求，需要專(zhuān)門(mén)的聲像文件柜來(lái)存儲(chǔ)，也需要控制溫度、濕度和靈敏度。但在實(shí)際工作中，許多檔案部門(mén)將聲像檔案與已被保存和管理的定期檔案一起存儲(chǔ)，由于存儲(chǔ)方式不當(dāng)，可能會(huì)造成影片的黃化和損壞，從而嚴(yán)重影響聲像文件的功能。

聲像檔案管理的思想觀(guān)念淡薄

首先，重紙張，輕聲像。長(zhǎng)期以來(lái)，聲像檔案的管理意識(shí)比紙質(zhì)檔案弱得多，這一意識(shí)使得紙質(zhì)檔案的機(jī)構(gòu)管理水平大大高于聲像檔案。其次是重使用，輕維護(hù)。當(dāng)前，多媒體手段的運(yùn)用豐富了聲像檔案的服務(wù)功能，但仍忽視了聲像檔案的存儲(chǔ)功能。再次，高度重視能力，輕視保管。一些檔案員十分重視聲像檔案的存儲(chǔ)能力，知道如何按照自己掌握的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)手段存儲(chǔ)聲像材料，但不知道保存的聲像材料內(nèi)容是否完整。最后，高度重視結(jié)果，輕視過(guò)程。當(dāng)前，一些檔案員認(rèn)為只需管理最終存放在檔案庫(kù)中的聲像檔案，而在進(jìn)行制作和傳輸?shù)瓤赡苡绊懧曄駲n案壽命的工作時(shí)，卻忽視了聲像檔案的質(zhì)量和完整性。

聲像檔案管理制度不健全

管理聲像檔案時(shí)，系統(tǒng)管理員必須確保在評(píng)估重要事件或項(xiàng)目時(shí)，能夠完成視頻制作并創(chuàng)建有價(jià)值的音頻文件。文件管理要求嚴(yán)格、統(tǒng)一，檔案資料要求全面。實(shí)際上，聲像檔案在從準(zhǔn)備到完成和提交的過(guò)程中，如果沒(méi)有形成系統(tǒng)的工作流程，可能會(huì)出現(xiàn)一些因鏈接不良導(dǎo)致文件夾丟失的現(xiàn)象。為此，可作以下規(guī)定：例如，視頻數(shù)據(jù)的布局必須根據(jù)活動(dòng)要求和內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置；錄像帶的布局應(yīng)按照管理流程設(shè)置，且必須編制安全目錄；聲像存檔應(yīng)指定光盤(pán)的類(lèi)型，特別是政府機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)的咨詢(xún)會(huì)議記錄；所有這些材料都必須按時(shí)間順序查找；必須定期查看文件，如文件夾和文件目錄，如果銜接系統(tǒng)有問(wèn)題，文件中的數(shù)據(jù)可能會(huì)丟失。

新時(shí)期聲像檔案管理發(fā)展對(duì)策

健全管理制度，狠抓制度落實(shí)

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案有很大的不同。為了改變聲像檔案管理中的混亂局面，應(yīng)當(dāng)制定實(shí)用的控制系統(tǒng)。同時(shí)，所有立檔機(jī)構(gòu)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)男姓芾碇贫?，加?qiáng)規(guī)劃管理，制定嚴(yán)格的制度，防止檔案的分散損失。同時(shí)檔案管理司還應(yīng)制定關(guān)于聲像檔案日常保管、借用和使用的明確規(guī)定。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)工作人員要密切觀(guān)察實(shí)施情況，確保相關(guān)制度落實(shí)，制定有效的措施，使其逐步實(shí)現(xiàn)自覺(jué)。

樹(shù)立聲像檔案管理意識(shí)

第一，通過(guò)社會(huì)信息和教育，讓人們知道聲像檔案與紙質(zhì)檔案有著同樣的功能。只有這樣，人們才能感受到聲像檔案的價(jià)值，才會(huì)大力支持聲像檔案的管理工作。第二，加強(qiáng)對(duì)各級(jí)聲像檔案管理人員的關(guān)注和支持，促進(jìn)檔案部門(mén)和部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，以便長(zhǎng)期處理聲像檔案管理問(wèn)題。第三，為了促進(jìn)聲像檔案的使用和發(fā)展，應(yīng)當(dāng)利用聲像檔案本身的生動(dòng)性這一特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)其藝術(shù)價(jià)值，以更好地宣傳和普及，從而為聲像檔案的有序管理作出貢獻(xiàn)。第四，要抓住開(kāi)展文化宣傳等重大活動(dòng)的機(jī)會(huì)，提高人們對(duì)聲像檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高各類(lèi)人員對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

建立聲像檔案專(zhuān)業(yè)的管理機(jī)制

各級(jí)管理人員要注重對(duì)聲像檔案的管理，建立符合單位實(shí)際情況和適宜部門(mén)中心工作的聲像檔案管理制度。這項(xiàng)制度應(yīng)在聲像檔案的收集、歸檔和轉(zhuǎn)移、綜合管理和保存、出借和使用方面加以規(guī)范，以防止材料從文件中丟失。應(yīng)當(dāng)明確聲像檔案的質(zhì)量，同時(shí)確保法規(guī)的實(shí)施。

聲像檔案的保存要求比紙質(zhì)檔案的保存要求更加嚴(yán)格。聲像檔案管理系統(tǒng)要求將檔案管理納入系統(tǒng)化管理過(guò)程中。例如，在管理照片文件時(shí)，需使用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)將其存儲(chǔ)在磁盤(pán)和光盤(pán)上。根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的讀取和處理情況，通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膱D像文件應(yīng)由數(shù)字文件、照片和錄音組成，而視頻文件則應(yīng)使用光學(xué)電磁記錄方法和半音信號(hào)形成聲像材料。這些制作方法應(yīng)附有機(jī)構(gòu)保障，以便更好地進(jìn)行聲像檔案的收集、分類(lèi)和歸檔。聲像檔案管理過(guò)程應(yīng)采用簡(jiǎn)化、易用、標(biāo)準(zhǔn)化、分散、可控、集中和分級(jí)的方法，文檔管理經(jīng)理應(yīng)定義職責(zé)，確保集成規(guī)劃和統(tǒng)一管理。聲像檔案應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房和設(shè)備，設(shè)置適當(dāng)?shù)臏貪穸龋扇》辣I竊、防火、防曬、防蟲(chóng)、防塵等檔案管理的安全措施；入庫(kù)的聲像檔案應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家音像檔案管理部門(mén)的要求，進(jìn)行科學(xué)組織和管理，如對(duì)聲像文件從左到右、自上而下進(jìn)行編號(hào)；歸檔聲像檔案時(shí)，必須定期檢查檔案保存和環(huán)境狀況，如定期進(jìn)行預(yù)防昆蟲(chóng)和霉菌、快速修復(fù)受損和變質(zhì)聲像檔案的工作。另外，應(yīng)對(duì)聲像檔案進(jìn)行全面的年度盤(pán)點(diǎn)。

加大物質(zhì)投入，增強(qiáng)聲像檔案的硬件建設(shè)

隨著科技進(jìn)步，相關(guān)部門(mén)也必須改善物理設(shè)施的建構(gòu)，以便對(duì)聲像檔案進(jìn)行管理。聲像檔案的專(zhuān)業(yè)管理要求員工具備一定的專(zhuān)業(yè)技能。同時(shí)，還必須保證資金充足，以便檔案管理服務(wù)購(gòu)買(mǎi)工作所需的專(zhuān)業(yè)數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼相機(jī)或其他視頻錄制設(shè)備。同時(shí)，為了方便CD-ROM和硬盤(pán)的存儲(chǔ)，必須配備CD-ROM防潮的專(zhuān)業(yè)文件柜，以延長(zhǎng)其使用期限，使聲像存檔更加方便和長(zhǎng)久。檔案管理服務(wù)還應(yīng)積極使用高級(jí)聲像檔案管理軟件，提高專(zhuān)用軟件的利用率，使聲像檔案管理更加準(zhǔn)確和科學(xué)。

實(shí)施對(duì)聲像檔案管理的有效監(jiān)督

對(duì)聲像檔案管理的監(jiān)測(cè)旨在確保制作時(shí)間和文件傳輸程序符合要求。在監(jiān)測(cè)和檢查過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)逐步核實(shí)專(zhuān)業(yè)訪(fǎng)問(wèn)設(shè)備、人事和記錄管理人員是否依法管理、是否制定了規(guī)則和條例、文件管理是否標(biāo)準(zhǔn)化、文件是否及時(shí)提交以及專(zhuān)業(yè)攝影師和知識(shí)是否到位。在監(jiān)督過(guò)程中，可以使用管理措施來(lái)改進(jìn)檔案管理，如由部門(mén)重點(diǎn)收集需要簽署機(jī)密合同的特定機(jī)密圖像。聲像檔案管理的主要活動(dòng)必須以與數(shù)據(jù)恢復(fù)有關(guān)的單位的紅色文件為基礎(chǔ)，所有這些具體工作都需要管理過(guò)程的實(shí)施和檔案的使用。聲像檔案在檢查后應(yīng)交給相關(guān)服務(wù)人員，交接工作除了提交的檔案和檔案的交接清單外，還應(yīng)輔以聲像檔案，發(fā)送給相關(guān)服務(wù)人員。為了確保賬戶(hù)的一致性，在移交聲像存檔時(shí)要注意留存?zhèn)浞菸募?。只有通過(guò)合格方簽名，雙方才能準(zhǔn)備檔案的交接清單，不符合要求者必須在期限內(nèi)返還以進(jìn)行整改。

綜上所述，在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)已經(jīng)滲透到生活的各個(gè)領(lǐng)域。歸檔管理有助于提高管理效率和質(zhì)量，而聲像檔案管理有助于解決傳統(tǒng)檔案管理的許多問(wèn)題，確保對(duì)聲像檔案的保存，有助于整合相關(guān)聲像資源，為檔案的開(kāi)發(fā)利用提供框架和保證，并促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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