新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革方向探索

張文婧

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位實(shí)施的檔案管理工作逐漸由原本人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，這在一定程度上推動(dòng)了事業(yè)單位的整體改革進(jìn)程，也促使檔案管理工作步入全新的發(fā)展階段。開(kāi)展改革工作時(shí)，應(yīng)注重運(yùn)用全新發(fā)展理念，將現(xiàn)代技術(shù)、現(xiàn)代管理模式與檔案管理結(jié)合在一起，充分發(fā)揮改革優(yōu)勢(shì)，以體現(xiàn)檔案管理工作實(shí)施的高效性。

新形勢(shì)下事業(yè)單位針對(duì)檔案管理進(jìn)行改革的重要現(xiàn)實(shí)意義

首先，緊跟時(shí)代腳步。新形勢(shì)下事業(yè)單位針對(duì)檔案管理開(kāi)展改革，可以使自身發(fā)展緊跟時(shí)代腳步。事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，利用科學(xué)技術(shù)開(kāi)展有效管理，在極大程度上提高了管理效率，減少了管理成本，這對(duì)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生了有利影響；同時(shí)還可以運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行資料存儲(chǔ)。

其次，便于存儲(chǔ)利用。新形勢(shì)下，檔案管理由原本的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚沟霉芾砉ぷ鞲颖憬?，且管理過(guò)程中的載體也發(fā)生了變化，由紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，這也促使管理進(jìn)入了全新階段。當(dāng)前實(shí)施的檔案管理與傳統(tǒng)模式相比，無(wú)論是存儲(chǔ)檔案還是使用檔案都更為便利，并且檔案不會(huì)因外部因素出現(xiàn)丟失、損壞等問(wèn)題，所占據(jù)的空間也很小，保管起來(lái)更具優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)管理中因檔案為紙質(zhì)的，整理起來(lái)較為復(fù)雜，查詢(xún)時(shí)比較麻煩，也不能對(duì)檔案詳細(xì)劃分，如果要使用檔案，很難第一時(shí)間找出，且運(yùn)用這種方式還存在信息不精確等問(wèn)題。新形勢(shì)下，檔案管理信息精確、劃分詳細(xì)、分類(lèi)整齊，檔案查詢(xún)工作也十分便利，獲取流程更加方便，同時(shí)檔案利用不足這一問(wèn)題也得以有效解決。

最后，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。檔案管理和其他類(lèi)型管理有所不同，工作內(nèi)容較為復(fù)雜，實(shí)施檔案管理時(shí)需多種因素支持，其中包括物力、人力，如此才能使管理工作充分落到實(shí)處。同時(shí)，檔案管理連貫性比較明顯。新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革時(shí)，要制定科學(xué)方案，充分結(jié)合信息技術(shù)，明確管理中存在的不足之處，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為今后檔案管理工作提供有效參考。

事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作需遵循的基本原則

靈活兼顧規(guī)范

檔案管理工作需嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，要將管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化充分體現(xiàn)出來(lái)。但是管理工作也不能千篇一律，不同事業(yè)單位規(guī)模有所不同，工作特點(diǎn)也存在差異性，因此，制度規(guī)范、管理方式不能統(tǒng)一要求，而是需結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展特點(diǎn)不斷總結(jié)、探索，以形成客觀全面的管理模式和更具規(guī)范性與靈活性的管理方法。

權(quán)益結(jié)合職責(zé)

進(jìn)行檔案管理時(shí)，工作人員需明確自身的工作權(quán)限、工作范圍，以制訂工作任務(wù)、工作目標(biāo)、歸檔日期等，此外，還需對(duì)檔案的使用進(jìn)行不定期的指導(dǎo)與檢查。在職責(zé)明確的情況下，要重視保護(hù)工作人員的權(quán)益，避免工作人員工作熱情受到不良影響。因此，明確職責(zé)與權(quán)益十分重要。

動(dòng)、靜態(tài)相結(jié)合

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久、穩(wěn)定的發(fā)展，就需注重管理工作的實(shí)施，但是管理工作往往不會(huì)處于一成不變的狀態(tài)，需適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展變化。因此，檔案管理要不斷結(jié)合單位實(shí)際情況，學(xué)習(xí)先進(jìn)的方法，促進(jìn)管理工作的不斷完善。

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

未能對(duì)檔案管理形成科學(xué)認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，對(duì)管理工作未能形成科學(xué)、全面的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還處于初級(jí)階段。部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理并不十分重視，認(rèn)為檔案管理發(fā)揮的作用并不大，只關(guān)注效益實(shí)現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)的言行對(duì)工作人員會(huì)產(chǎn)生比較大的影響，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)較多問(wèn)題，且難以得到有效的解決。此外，部分事業(yè)單位在檔案管理方面的投入比較少，甚至存在一人多職的現(xiàn)象，這對(duì)檔案管理的高效實(shí)施勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生不良影響。檔案管理工作較為煩瑣，相關(guān)工作人員在開(kāi)展管理工作時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到其重要性。一般情況下，檔案管理工作范圍比較廣泛，會(huì)涉及事業(yè)單位所對(duì)應(yīng)的發(fā)展歷史、發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展案例等，而這些均屬于檔案管理工作的重要內(nèi)容。信息化時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)和人們之間的聯(lián)系十分緊密，在人們工作、生活中的作用日益顯著，在此情況下，人們的生活和工作都發(fā)生了較大變化。但是，就當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理實(shí)施現(xiàn)狀來(lái)講，信息化管理并未獲得充分利用，部分單位管理仍然運(yùn)用傳統(tǒng)方法，造成大量精力、時(shí)間的浪費(fèi)，工作效率也相對(duì)較低，事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需要難以得到充分滿足。近幾年，在社會(huì)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理的工作量與以往相比明顯增加，整體工作程序也變得更為煩瑣，亟須解決管理中所存在的問(wèn)題。

管理人員素質(zhì)水平有待提升

檔案管理工作的工作人員要具備良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。但是實(shí)際上，很多工作人員在工作中態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，缺少工作積極性，認(rèn)為工作狀態(tài)并不會(huì)對(duì)自身待遇產(chǎn)生影響，對(duì)檔案管理的重要價(jià)值沒(méi)有形成充分、全面的認(rèn)識(shí)，這導(dǎo)致其在工作中會(huì)出現(xiàn)缺乏責(zé)任意識(shí)、態(tài)度不夠端正等問(wèn)題。同時(shí)檔案管理在方式上存在滯后性，也并未在其中注入新鮮血液，部分事業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，素質(zhì)水平較低，接受新鮮事物的能力較差，信息技術(shù)思想意識(shí)相對(duì)較弱，在管理工作時(shí)仍然運(yùn)用傳統(tǒng)手段，導(dǎo)致管理工作在實(shí)施時(shí)信息化程度相對(duì)較低。除此之外，管理人員的信息化管理意識(shí)相對(duì)較差，無(wú)法滿足信息化建設(shè)的需要。

信息化水平相對(duì)不高

當(dāng)前事業(yè)單位已經(jīng)普遍認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理實(shí)施的重要性，但是管理工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，并未將檔案管理和信息技術(shù)充分結(jié)合在一起，也沒(méi)有完善、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)原始資料進(jìn)行歸檔保存時(shí)，工作人員的操作缺乏規(guī)范性。同時(shí)，檔案管理在運(yùn)用信息系統(tǒng)后，檢索檔案流程未得到簡(jiǎn)化，造成檔案信息難以及時(shí)共享，使得管理效率受到影響，相關(guān)工作人員在檔案管理工作的過(guò)程中，往往會(huì)在整理檔案上花費(fèi)較多時(shí)間，這種情況主要是信息化水平不高導(dǎo)致的。

未能形成科學(xué)合理的管理制度

檔案管理工作要想充分體現(xiàn)出科學(xué)性、合理性，往往需要合理的管理制度作為保證，這樣才能使事業(yè)單位不斷發(fā)展。但是當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)檔案管理并未制定合理、科學(xué)的管理制度，造成檔案管理工作部門(mén)實(shí)施檔案管理時(shí)缺少明確、科學(xué)的制度規(guī)范，在收集信息、處理信息時(shí)，也沒(méi)有統(tǒng)一且科學(xué)的模式，造成檔案管理比較混亂，這都不利于檔案的保管和利用。

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革方式

給予檔案管理充分重視

首先，更新管理理念。檔案管理應(yīng)體現(xiàn)出服務(wù)化，新形勢(shì)下，事業(yè)單位需給予檔案管理充分重視，保證檔案管理緊跟時(shí)代腳步，做到與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新。具體實(shí)施時(shí)，事業(yè)單位需發(fā)揮服務(wù)功能，在傳統(tǒng)管理模式中，事業(yè)單位自身服務(wù)功能難以充分發(fā)揮，工作人員服務(wù)意識(shí)較差。近幾年，隨著檔案數(shù)量的增加，檔案管理更需注重體現(xiàn)精準(zhǔn)性，發(fā)揮服務(wù)功能，這就需要基于多角度、多層面分析不同層次、不同階段的需求，并結(jié)合需求實(shí)施針對(duì)性較強(qiáng)的服務(wù)，注重體現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)功能應(yīng)體現(xiàn)出綜合性，檔案管理應(yīng)全面分析實(shí)際需求，重視潛在服務(wù)的提供，進(jìn)而使服務(wù)功能更為智能。同時(shí)管理內(nèi)容應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)，管理工作需加強(qiáng)利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，注重使用電子檔案。就當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)講，檔案管理實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化處于初步階段，但是網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的主要方向，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化可以使服務(wù)范圍變得更廣泛，服務(wù)形式變得更多樣，以促進(jìn)檔案管理的高效性。在此過(guò)程中，需考慮到網(wǎng)絡(luò)化存在的風(fēng)險(xiǎn)性，其中包括黑客攻擊、病毒入侵等，從而有效展開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)防范，充分保證管理工作的整體安全性。筆者在實(shí)際工作中，結(jié)合管理改革需要，對(duì)自身工作實(shí)踐進(jìn)行合理安排，服從領(lǐng)導(dǎo)作出的安排，同時(shí)發(fā)揮自身能動(dòng)意識(shí)，不斷進(jìn)行思想創(chuàng)新與突破，盡量在工作中積極表現(xiàn)，并對(duì)檔案管理中存在的各種問(wèn)題給予充分重視，以推動(dòng)管理改革的實(shí)施。

提升人員綜合素質(zhì)

人才對(duì)于單位的發(fā)展很重要。因此，事業(yè)單位做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作是十分必要的，要充分重視發(fā)揮人才的作用。首先，結(jié)合實(shí)際情況，實(shí)施科學(xué)培訓(xùn)計(jì)劃，提高工作人員整體管理水平，積極開(kāi)展人才隊(duì)伍建設(shè)工作。具體實(shí)施時(shí)，可以制訂短期計(jì)劃與長(zhǎng)期計(jì)劃兩種。就短期計(jì)劃來(lái)講，需結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展，旨在解決當(dāng)前急需解決的問(wèn)題，進(jìn)而為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展提供良好條件。就長(zhǎng)期培訓(xùn)來(lái)講，可以制定管理發(fā)展方向，運(yùn)用階段性方式開(kāi)展人員培訓(xùn)，從而保證事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其次，培訓(xùn)工作不僅要培養(yǎng)檔案管理人員的專(zhuān)注性，也需引導(dǎo)工作人員從思想層面認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，培養(yǎng)工作人員一絲不茍的工作態(tài)度，使其在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身整體工作水平。再次，要為管理工作注入全新血液，充分發(fā)揮管理人員的作用。最后，制訂激勵(lì)制度，對(duì)于工作認(rèn)真的人員要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，態(tài)度不認(rèn)真的人員要有一定的懲罰，以提升管理水平。除此以外，管理人員需樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，由原本被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，以及系統(tǒng)分析各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，做好檔案資源的優(yōu)化處理。還可以構(gòu)建檔案查詢(xún)相關(guān)平臺(tái)，借助嚴(yán)格、高效的管理檔案加以借閱、查詢(xún)，推動(dòng)工作順利進(jìn)行，保證檔案管理改革工作的整體效果。

增加信息化建設(shè)投入

檔案管理工作中的信息化建設(shè)需獲得基礎(chǔ)設(shè)備的支持，獲得資金、經(jīng)費(fèi)的支撐。首先，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，增加在設(shè)備方面、技術(shù)方面的整體投入，并且結(jié)合信息技術(shù)變化速度進(jìn)行適當(dāng)投入，防止頻繁更換設(shè)備導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)耗盡。其次，資金支持、技術(shù)支持應(yīng)納入管理規(guī)定中，合理規(guī)劃、科學(xué)安排資金使用，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)現(xiàn)象。通過(guò)信息化建設(shè)，事業(yè)單位可以通過(guò)云端服務(wù)器，節(jié)省購(gòu)買(mǎi)硬件的資金；事業(yè)單位還可以運(yùn)用智能操作系統(tǒng)，節(jié)省人力成本，保證管理工作質(zhì)量。再次，需引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，使檔案管理與事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展需要相適應(yīng)，完善管理改革具體標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)管理工作的針對(duì)性，增強(qiáng)管理改革整體的合理性，促使事業(yè)單位朝著更好的方向發(fā)展。最后，需檢查硬件設(shè)備、軟件設(shè)備的穩(wěn)定性以及安全性，促使網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用變得更加安全，避免檔案信息出現(xiàn)丟失情況。

完善檔案管理相關(guān)制度

新形勢(shì)下，事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理時(shí)，需加大整體執(zhí)行力度，加強(qiáng)檔案管理各項(xiàng)工作的信息化管理。首先，管理人員需做好自身基本工作，其中主要包括資料收集、資料歸檔、資料管理，使管理工作的實(shí)施可以準(zhǔn)確、及時(shí)地為事業(yè)單位的有效發(fā)展提供參考。其次，相關(guān)部門(mén)需加強(qiáng)人員管理，制定明確、清晰的考核機(jī)制，其主要包括管理對(duì)象、管理內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)，使管理工作更加清晰、標(biāo)準(zhǔn)，以保證管理工作水平。再次，增強(qiáng)工作人員的信息化意識(shí)，使其通過(guò)充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。最后，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況制訂長(zhǎng)期規(guī)劃，保證行動(dòng)目標(biāo)更加具體、清晰，檔案管理與事業(yè)單位管理要充分結(jié)合在一起，并運(yùn)用管理平臺(tái)確保管理的有效性。檔案管理制定的構(gòu)建，為檔案管理工作的實(shí)施指明了方向，明確了檔案管理工作的主要內(nèi)容，使檔案管理工作變得更具針對(duì)性、合理性。

總之，事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作，需根據(jù)自身實(shí)際情況，客觀分析具體問(wèn)題，綜合運(yùn)用多種手段和多樣方法，積極開(kāi)展管理實(shí)踐，通過(guò)不斷的研究與探索以獲得檔案管理改革的科學(xué)方案，體現(xiàn)改革工作的合理性。同時(shí)管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，認(rèn)識(shí)到工作中存在的不足，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理流程，積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，推動(dòng)事業(yè)單位快速、穩(wěn)定發(fā)展。

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