信息化背景下該如何實施工程檔案管理

劉宇

［重慶市軌道交通（集團）有限公司，重慶 400015］

0 引言

為了進一步提高工程檔案管理質(zhì)量，方便多主體獲取和利用檔案資源，降低行政成本，有必要加強工程檔案的信息管理。本文的研究表明，工程檔案的信息管理還存在一些問題。因此，應從系統(tǒng)化、集成化、標準化的角度推進工程檔案的信息管理，確保檔案的價值。一是加快檔案標準化建設；其次，特別關注檔案服務平臺的結(jié)構(gòu)，重點關注檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)。工程結(jié)果和工程原始資料是工程檔案管理的主要內(nèi)容。傳統(tǒng)的工程檔案大多以紙質(zhì)形式保存，但由于數(shù)量龐大，檔案的存儲空間要求往往很高[1]。

1 工程檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理人員的創(chuàng)新能力不足

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理的工作越來越復雜和煩瑣了，檔案管理面臨的挑戰(zhàn)也愈加嚴重。同時，很多檔案管理人員的創(chuàng)新能力不足的也越來越明顯，這就阻礙了檔案管理向著創(chuàng)新化以及科學化的方向發(fā)展。再就是，也有很多單位在人力、物力以及財力等方面的投資不足，這就使得內(nèi)部的創(chuàng)新不足，沒有一個優(yōu)秀的創(chuàng)新環(huán)境。很多單位在人才的培訓模式上并不是特別的科學，缺乏創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。

1.2 欠缺全面的檔案管理機制

當今，有很多單位沒有一個標記系統(tǒng)以及全面的檔案管理機制，在檔案管理的內(nèi)容、流程以及目標等方面沒有一個明確的規(guī)定，不能夠為檔案管理做一個正確的指引，阻礙了檔案管理效率的提升。首先，很多單位沒有明確指出檔案管理的相關人員與具體的業(yè)務員部門的工作人員之間的責任，這就導致很多方面會出現(xiàn)重復勞動，會提升檔案管理的成本。與此同時，因為職責沒有明確的分工，很容易出現(xiàn)推卸責任的情況，不能夠很好落實檔案管理的職責。其次，有一部分單位不能夠按照檔案管理的種類來對規(guī)章制度進行擬定，這就使得檔案管理不能夠有效的推進其標準化的建設。

1.3 工程檔案管理的制度不完善

現(xiàn)代化建設的不斷發(fā)展，對其檔案管理工作提出了新的要求，雖然工程單位大量的規(guī)章制度中涉及一些有關檔案管理工作的制度，但是由于長期沒有進行更新，無論是內(nèi)容還是體系都已經(jīng)落后于當時時代的要求，許多人員仍然按照以往舊理念整理檔案，比對著舊制度進行管理，這必然不能將工程檔案的潛能被切實發(fā)揮出來。在過去的幾十年當中，工程單位的工程業(yè)務并沒有現(xiàn)在這么繁雜，所以對于工程檔案管理制度的需求顯得并不十分強烈。但近些年來，隨著時代的進步和發(fā)展，人們的需求在不斷升級，社會關系也更加復雜，工程檔案管理部門需要管理的事物就隨之增多，這使得工程檔案種類越來越復雜，而且隨著時間的變遷，檔案數(shù)量也在間斷地持續(xù)增長。那么為了工程檔案能夠有體系的保存，需要相關人員為其制定一套完整的管理制度。

1.4 檔案管理信息化程度不高

工程企業(yè)的檔案管理沒有充分運用信息化作為傳播信息的載體，在很大程度上不能起到?jīng)Q定性的作用，從而制約著工程企業(yè)的發(fā)展。首先，很多工程單位不能夠很好的對檔案資源的價值進行延伸。與此同時，也有一部分檔案管理的系統(tǒng)是比較單一的。其次，也有很多單位不能夠很好的利用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術以及區(qū)塊鏈技術等等，這就導致單位自身在檔案專題的檔案安全管理、檔案共享以及編研等領域建設的落后，不能夠跟隨時代的步伐。在我國的很多工程單位在很大程度上沒有使信息技術與檔案管理進行深度的融合，和當今的信息時代有了一定的隔閡。

1.5 工程檔案管理人員的業(yè)務能力參差不齊

由于工程檔案的管理工作是一項具有一定專業(yè)性的工作，無論是對工程檔案進行收集、整理、分析、比對、分類以及歸檔都需要具備專業(yè)管理技能的人來負責，這就需要工程單位為工程檔案管理工作組建一支具有高素質(zhì)、高能力的管理團隊。但是經(jīng)過對各地工程單位的實地考察可以發(fā)現(xiàn)，很多工程單位尤其是基層工程單位的檔案管理人員，由于個人的原因或者其他這樣或那樣的原因并沒有及時參與到管理培訓學習當中，這使他們的管理技能遲遲停步不前。在信息化時代的背景下，工程單位為工程檔案管理部門提供了許多現(xiàn)代化設備，如果工作人員不能及時得到培訓，那么便無法熟練地將現(xiàn)代化管理設備運用到工作當中，這也是現(xiàn)階段工程檔案管理部門需要解決的一件頭等大事。

2 提高工程檔案工作水平的對策

2.1 重視工程檔案管理制度的建設

由于工程檔案的收集、錄入、整理、查閱以及歸納工作十分繁雜，看起簡單但其實涉及多種環(huán)節(jié)，另外也會需要與其他部門協(xié)同配合，所以為了使管理工作能夠更加地規(guī)范有序，需要為其制定相應的規(guī)章制度，這樣才能保證檔案的價值被充分利用，使其能夠一直保持著完整性和安全性。所以工程單位的相關部門應當在原有的管理制度上進行優(yōu)化和完善，將新形勢下的新要求不斷記錄在制度當中，從而使《檔案管理辦法》、《工程檔案整理及歸納辦法》更加地完善，而且要對工程檔案的相關交接、移交以及查閱借用等制度進行完善，嚴格規(guī)范工程檔案運行記錄，明確相關管理的人員的職責，讓每個人都有與之對應的職務，同時建立起責任機制，這樣一旦發(fā)生檔案的管理疏忽問題，可以及時地發(fā)現(xiàn)問題所在，以便于能夠更好地“對癥下藥”。

2.2 充分認識檔案管理信息化建設的重要性

工程檔案管理人員要充分認識檔案管理信息化建設的需要，不斷更新檔案管理觀念，全面突破傳統(tǒng)檔案管理的界限。在工作實踐中，要加強信息技術與檔案管理的有效結(jié)合，有效優(yōu)化工程檔案信息管理的模式和手段，實現(xiàn)工程檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，注入新的生機和活力。在充分認識系統(tǒng)運行效率重要性的基礎上，部門負責人應增加資金投入，購買性能更好的計算機硬件，包括CPU 和內(nèi)存，尤其是系統(tǒng)存儲單元。在保證存儲單元為固態(tài)硬盤的基礎上，盡量選擇三星或高速硬盤，以提高系統(tǒng)的運行效率。

2.3 加強工程檔案管理工作的信息化建設

目前，我國已經(jīng)進入了信息化網(wǎng)絡時代，結(jié)合我國檔案事業(yè)當前以及未來的發(fā)展趨勢以及前景來看，加快工程檔案管理管理工作信息化水平已經(jīng)成為工程檔案改革工作的首要大事，并且也是推進工程檔案管理工作的大勢所趨[2]。工程單位的領導和管理人員必須將檔案管理信息化這項工作重視起來，充分地認識到信息化的重要性，這樣才能大力支持檔案管理工作進一步改革。工程單位首先需要拿出一部分資金作為專項資金，將其投入工程檔案管理信息化管理工作當中，合理規(guī)劃信息系統(tǒng)的規(guī)模并仔細計算投入資金的金額，盡量將每一份資金都能被切實有效的用于管理系統(tǒng)建設當中，盡可能運用最低的成本，來滿足本單位工作開展的需要。另外也需要制定責任機制，要求相關人員明確記錄資金的使用情況，一旦出現(xiàn)資金短缺的問題，要明確向上級匯報，盡最大限度地杜絕將用于工程檔案管理信息化建設工作的專項資金獨吞。最后在利用信息化進行工程檔案管理時，要注意對電子工程檔案進行實時備份、實時保存，防止工程檔案丟失，最后造成不要的損失。

網(wǎng)絡技術最大的特征是集中和分散。利用互聯(lián)網(wǎng)技術建立網(wǎng)頁、利用現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術、建立數(shù)據(jù)庫、收集整理、總結(jié)、反饋等各個環(huán)節(jié)，確保信息的快速有效。而檔案管理工作之所以能夠有所進步，也是建立在“網(wǎng)上搜集”的基礎上。充分運用互聯(lián)網(wǎng)這個強大的網(wǎng)絡，把檔案管理工作做好，促進檔案管理建設工作的進步發(fā)展[3]。為規(guī)范工程檔案管理，提高信息和數(shù)據(jù)管理效率，應積極應用現(xiàn)代信息技術，完善信息和數(shù)據(jù)管理體系。工程檔案管理信息化建設如圖1 所示。

圖1 工程檔案管理信息化建設

2.4 引進先進的工程檔案管理技術

在引進先進信息設備的同時，我們還應該引進先進的工程檔案管理技術，通過這些圖形和表格處理技術對工程檔案數(shù)據(jù)進行分類。有效提高了工程檔案信息的查詢速度。將數(shù)據(jù)加密模塊、身份識別模塊、報警模塊、電源模塊和數(shù)據(jù)錄入模塊集成到工程檔案的管理中，尤其是數(shù)據(jù)存儲模塊。該模塊連接處理器模塊和報警模塊，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)訪問的整體安全性。

2.5 提高工程檔案信息管理系統(tǒng)的整體效率

為了提高工程檔案信息管理系統(tǒng)的整體效率，技術人員應采取分類管理數(shù)據(jù)的形式，加強系統(tǒng)的信息檢索功能。首先，技術人員必須選擇適當?shù)哪夸浘庉嬓问?。不同的分類標準或目錄布局有不同的調(diào)整范圍和不同的操作效率。技術人員應通過提高數(shù)據(jù)檢索效率來確保數(shù)據(jù)檢索的便利性；其次，在使用工程檔案數(shù)據(jù)的查詢條目時，系統(tǒng)應在用戶登錄后提供一定的預測關鍵字。這些關鍵詞可能與用戶的實際搜索需求有關。對于檔案管理工作人員來說，這些關鍵詞應該與檔案管理工作人員的搜索習慣相匹配，這不僅可以提高從系統(tǒng)中檢索信息的效率。它還可以降低系統(tǒng)的整體工作壓力。工程檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建如圖2 所示。

圖2 工程檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

2.6 定期開展工程檔案管理人員的業(yè)務培訓

選拔出優(yōu)秀的檔案管理人員，可以在一定程度上增加選擇的條件，要求他們具備一定的電腦技術，能夠從事網(wǎng)絡建設和管理，為檔案管理提供新的活力。與此同時，要加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，以拓寬他們的眼界，了解新的信息技術。要提高技術人才的信息化素質(zhì)，提高科技人才的時代觀念和信息化觀念，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、關心群眾的思想觀念。此外，加強員工的職業(yè)素養(yǎng)，還應該包含相應的硬件條件，淘汰老化的器材，并配備現(xiàn)代化的電腦軟硬件。

很多工程單位，尤其是工程單位的檔案管理部門，工作人員相比于其他部門的人員數(shù)量會比較少，另外對于入職的學歷也不是硬性要求，這使參與工程檔案管理工作的人員業(yè)務能力參差不齊。隨著時代的變遷，工程檔案的數(shù)量日益劇增，這也會給檔案管理部門增加許多工作壓力。在人才隊伍建設目標上，既要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，又要引進大批高素質(zhì)的管理人才。領導必須符合工程檔案管理要求，掌握信息技術，具有檔案管理專業(yè)技能和相關經(jīng)驗。為了使整個管理工作過程能夠更加順暢且輕松，工程單位的領導及負責人員需要為檔案管理人員開展定期的培養(yǎng)，從而不斷更新他們的工作思想，為接下來的工作制定更好的計劃，讓他們能夠更加適應新時代以及新形勢下的工程檔案管理工作的崗位要求。另外相關管理人員要認識到提高工作人員的業(yè)務能力不是一朝一夕便可以完成的事情，需要為建立起常態(tài)化的培訓機制，最起碼可以盡量堅持做到每一季度安排一次培訓機會，將隨時更新的信息化工程檔案管理方法傳授給管理人員，這是為提升整個工程檔案管理部門工作效率的必要之舉。

3 結(jié)語

根據(jù)當前的社會發(fā)展的環(huán)境來看，對于單位的持續(xù)健康發(fā)展起著越來越重要的作用的就是檔案資源，其作用更加明顯和更加突出了，當然相關的管理人員以及決策者對于檔案資源的需要也在不斷地發(fā)生著改變。為了能夠?qū)Y源管理進行利用以及管理，發(fā)掘檔案資源的內(nèi)在價值，使檔案資源在工作中的作用能夠發(fā)揮的更好，這就需要建設好檔案資源管理方面的工作。首先，相關的單位需要有較強的創(chuàng)新意識，和當今的信息技術手段進行深度的融合，推進檔案管理的變革，這也能夠在很大程度上提升檔案管理的實效性。再就是，相關的單位也需要著手于人力物力以及財力，使檔案管理的改革工作得以進一步推進。