建筑工程檔案管理的重要性及其強(qiáng)化策略分析

徐雅楠

(山東中交航務(wù)工程有限公司，山東 煙臺(tái) 264000)

0 引 言

隨著我國建筑行業(yè)在市場內(nèi)發(fā)展的不斷壯大，建筑生產(chǎn)、建筑設(shè)計(jì)、建筑施工、建筑工程開發(fā)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料也呈現(xiàn)一種斷崖式增加趨勢[1]。為了避免突然增加的建筑工程文件或檔案對建筑施工方后續(xù)工作的有序?qū)嵤┰斐捎绊?，此次研究將結(jié)合建筑檔案管理單位對管理工作的執(zhí)行現(xiàn)狀，分析此項(xiàng)工作在實(shí)施中的重要性，并設(shè)計(jì)對應(yīng)的強(qiáng)化、優(yōu)化管理策略[2]。通過此次設(shè)計(jì)與研究，緩解檔案管理人員的工作壓力，為現(xiàn)代化技術(shù)、智能化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作的融合提供決策依據(jù)。

1 建筑工程檔案管理存在問題

為了實(shí)現(xiàn)對市場內(nèi)建筑行業(yè)發(fā)展的推進(jìn)，施工方在建筑檔案施工時(shí)，嘗試了采用多種辦法進(jìn)行管理工作的優(yōu)化，但在落實(shí)此項(xiàng)工作中，卻未能按照標(biāo)準(zhǔn)取得預(yù)計(jì)的效果，證明我國建筑工程檔案管理在實(shí)施中是仍存在問題的[3]。因此，本章將進(jìn)行檔案管理工作在實(shí)施中存在問題的描述，具體內(nèi)容如圖1所示。

圖1 檔案管理工作在執(zhí)行中的現(xiàn)存不足

綜合圖1中內(nèi)容，進(jìn)行提出問題在檔案管理工作中的具體表現(xiàn)形式的分析，具體內(nèi)容如下：

第一，在大部分建筑領(lǐng)域崗位人員的認(rèn)知中，開展建筑工程項(xiàng)目的主要目的是為企業(yè)創(chuàng)造收益，增強(qiáng)企業(yè)在建筑市場內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)地位[4]。而檔案管理屬于后續(xù)工作，主要確保項(xiàng)目在實(shí)施后為企業(yè)創(chuàng)造了利潤，或根據(jù)工程施工需求進(jìn)行了工程施工進(jìn)度與施工質(zhì)量的優(yōu)化，即可認(rèn)為達(dá)成了工程項(xiàng)目施工目標(biāo)。但立足于實(shí)際而言，此種認(rèn)知是不正確的，建筑檔案管理工作也是一項(xiàng)與企業(yè)發(fā)展、企業(yè)利益直接掛鉤的工作。

第二，建筑工程檔案中涉及的工程數(shù)據(jù)較多，其中不僅包括施工前的合同與設(shè)計(jì)文件，也包括質(zhì)檢單位的資源文件[5]。不同的文件在檔案管理工作中的價(jià)值與意義是不同的，數(shù)據(jù)量龐大且檔案資料冗余導(dǎo)致管理工作難度極高，在此過程中，由于數(shù)據(jù)失真、信息失竊等問題造成的檔案管理差錯(cuò)問題屢見不鮮。

第三，大部分建筑單位在進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案管理時(shí)，會(huì)將市場內(nèi)現(xiàn)有的制度作為參照依據(jù)，但在對我國檔案管理制度的核查時(shí)發(fā)現(xiàn)，國家上次發(fā)布相關(guān)制度在數(shù)年前。盡管制度中明確規(guī)定了不同類型檔案的規(guī)范化管理方式，但由于建筑工程項(xiàng)目的演替速度較快，導(dǎo)致制度內(nèi)一些內(nèi)容已經(jīng)與現(xiàn)代化建筑工程項(xiàng)目檔案管理工作呈現(xiàn)出不匹配、不協(xié)調(diào)、不適用等問題。

第四，就職于檔案管理工作部門的人員應(yīng)當(dāng)接受專業(yè)的培訓(xùn)與專項(xiàng)指導(dǎo)，但綜合建筑行業(yè)檔案管理工作崗位技術(shù)人員現(xiàn)狀可知，80.0%的專項(xiàng)管理人員沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)，直接在面試后入職崗位，10%的崗位人員表示其個(gè)人早期學(xué)習(xí)過相關(guān)知識(shí)或從事或有關(guān)崗位，但此部分崗位人員在工作中普遍存在文化程度與教育程度低的問題[6]。在上述提出的80.0%人員中，約半數(shù)人員表示，沒有從事過與檔案管理相關(guān)的工作，僅在參與工作后通過點(diǎn)滴積累的方式進(jìn)行學(xué)習(xí)。

2 建筑工程檔案管理的重要性

檔案管理工作是優(yōu)化建筑企業(yè)社會(huì)發(fā)展內(nèi)部結(jié)構(gòu)、為企業(yè)規(guī)范化管理打下支撐的核心工作環(huán)節(jié)，科學(xué)、合理、有序地實(shí)施檔案管理工作，可以對建筑企業(yè)發(fā)展起到下述三個(gè)方面的推進(jìn)作用。具體內(nèi)容見表1。

表1 檔案管理工作的作用

根據(jù)表1對檔案管理工作作用的分析可知，落實(shí)此項(xiàng)工作，可以有效提升企業(yè)市場競爭力，為企業(yè)市場發(fā)展創(chuàng)造價(jià)值。因此，在完成上述分析后可以說明檔案管理工作的實(shí)施是十分重要的。

在深入對建筑企業(yè)發(fā)展的研究中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在市場內(nèi)開發(fā)一個(gè)完整的建筑工程項(xiàng)目，其工作量是十分巨大的，其中涉及的工作環(huán)節(jié)也是較多的，產(chǎn)生的文件、數(shù)據(jù)與信息也是較多的[7]。也由于部分建筑工程在竣工后具有隱蔽性特點(diǎn)，針對一些細(xì)部結(jié)構(gòu)無法通過直觀的方式對其進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。因此，需要通過校驗(yàn)工程施工設(shè)計(jì)圖紙、工程施工材料用量等文件，進(jìn)行工程質(zhì)量與工程價(jià)值的評(píng)價(jià)。而一旦在此過程中，對應(yīng)項(xiàng)目的文件、合同、檔案出現(xiàn)遺失、損壞等問題，不僅會(huì)對建筑價(jià)值評(píng)估與審核工作造成影響，甚至?xí)绊懙浇ㄖ笃谕度胧褂?。?dāng)此類工程項(xiàng)目為居民住宅建筑時(shí)，用戶會(huì)認(rèn)為竣工的項(xiàng)目缺少標(biāo)準(zhǔn)的文件作為支撐，項(xiàng)目缺少可靠性，最終影響建筑工程項(xiàng)目竣工在使用投入后的預(yù)計(jì)收益。綜上所述，落實(shí)建筑工程檔案管理工作，完善并優(yōu)化管理模式，對于助力建筑企業(yè)發(fā)展是可以起到促進(jìn)作用的。

3 強(qiáng)化策略分析

3.1 建立建筑工程檔案管理數(shù)據(jù)庫

在明確建筑工程檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，為了實(shí)現(xiàn)對其管理效果的進(jìn)一步強(qiáng)化，首先需要針對其建筑工程檔案管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行構(gòu)建。在構(gòu)建過程中，將全過程管理作為依托，構(gòu)建如圖2所示的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。

圖2 建筑工程檔案管理數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖

根據(jù)圖2中所示的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，將管理過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息存儲(chǔ)在對應(yīng)模塊當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)信息的分層次管理。同時(shí)，在將各類數(shù)據(jù)信息匯入到上述各個(gè)存儲(chǔ)模塊時(shí)，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)表2中所示的內(nèi)容對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行格式上的統(tǒng)一，從而方便對其進(jìn)行管理。

表2 工程檔案信息表

在表2所示數(shù)據(jù)庫基本內(nèi)容的基礎(chǔ)上，在對各類檔案信息進(jìn)行采集時(shí)，應(yīng)當(dāng)從多個(gè)渠道獲取相關(guān)資料數(shù)據(jù)，并通過計(jì)算機(jī)的掃描功能，完成對相應(yīng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。例如，針對建筑工程設(shè)計(jì)圖紙、進(jìn)度以及相關(guān)文件資料等進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，并將其包含的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，避免出現(xiàn)檔案信息的損壞或丟失問題，提高管理的質(zhì)量和效率。在完成對相關(guān)數(shù)據(jù)信息的存檔后，按照全過程管理所需，將各類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在對應(yīng)存儲(chǔ)模塊當(dāng)中，方便后續(xù)使用時(shí)對其進(jìn)行查找。通過上述建筑工程檔案管理數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，并且保證在全過程各個(gè)管理階段都有對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，輔助完成整個(gè)建筑工程施工任務(wù)。同時(shí)，在對各個(gè)檔案文件中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行管理時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)合理利用，以此進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理信息化水平的提高[8]。在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的支撐下，從海量數(shù)據(jù)當(dāng)中能夠更快提取出具有更高利用價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，并將檔案文件當(dāng)中原本存在的冗余信息過濾，提升數(shù)據(jù)庫整體的運(yùn)行效率，充分展現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用優(yōu)勢。

3.2 增強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范與檔案備份

建筑工程檔案在管理的過程中主要面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)是信息泄露和被破壞，為了能夠不實(shí)現(xiàn)對檔案管理的進(jìn)一步強(qiáng)化，降低管理過程中檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)，需要增強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范。首先，從信息技術(shù)的不確定性角度分析，通過采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施減少檔案信息管理過程中的安全隱患。例如，在檔案管理的過程中，結(jié)合檔案中的具體內(nèi)容以及保密性質(zhì)，采取相應(yīng)的加密措施，提升檔案安全保護(hù)的力度。根據(jù)不同的檔案信息，利用加密技術(shù)、防護(hù)墻技術(shù)等，提高檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。同時(shí)，也可建立相應(yīng)的安全保障機(jī)制，對建筑工程檔案信息、管理平臺(tái)等進(jìn)行安全保護(hù)。結(jié)合現(xiàn)代化安全技術(shù)手段，針對檔案管理過程中可能出現(xiàn)的安全隱患問題，給出相應(yīng)的安全防護(hù)方案。根據(jù)不同的安全風(fēng)險(xiǎn)，對其不同隱患類型進(jìn)行劃分，包括檔案信息竊取、檔案信息文件受損、非法入侵、系統(tǒng)病毒等。根據(jù)不同的隱患類型，在結(jié)合相應(yīng)安全防護(hù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，給出相應(yīng)的解決方案。

同時(shí)，為了能夠抵御多種隱患類型下對檔案信息數(shù)據(jù)造成的破壞，確保檔案信息的安全，還需要完成對檔案資源的備份工作。在備份時(shí)，引入多種技術(shù)手段和方式進(jìn)行對原始檔案文件的復(fù)制，并構(gòu)建“副本”，以此在檔案信息文件本身或管理平臺(tái)受到威脅或特殊情況下，確保檔案中具有重要價(jià)值的信息不丟失，以此減少安全隱患對檔案造成的損失，以此達(dá)到提升檔案文件內(nèi)部信息安全性的目的。同時(shí)，在實(shí)際開展對檔案管理的過程中，還需要對重要性高的檔案以及相應(yīng)電子文件進(jìn)行異地備份處理，以此確保檔案具備長期可讀性，以此保證建筑工程檔案信息的絕對安全。在進(jìn)行異地備份的過程中，應(yīng)當(dāng)選擇相距超過100 km的區(qū)域，并且備份不采用相同的電網(wǎng)。針對所有完成上述備份操作的檔案信息復(fù)制文件和原文件進(jìn)行封存保管，并定期對其安全性進(jìn)行檢查，若沒有特殊需要，則不再對外提供使用權(quán)限，以此防止檔案資源在使用過程中受到損壞。

3.3 引入信息化技術(shù)助力檔案管理

為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化，還應(yīng)當(dāng)引入更多現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，構(gòu)建大規(guī)模的管理平臺(tái)，并為其配備各類運(yùn)行設(shè)備。圖3為建筑工程檔案管理平臺(tái)示意圖。

圖3 建筑工程檔案管理平臺(tái)示意圖

根據(jù)圖3中所示的平臺(tái)結(jié)構(gòu)，在引入BIM技術(shù)和GIM技術(shù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對建筑工程檔案協(xié)同管理平臺(tái)的構(gòu)建。在這一平臺(tái)當(dāng)中，信息化技術(shù)、GIM技術(shù)和BIM技術(shù)是其重要的基礎(chǔ)條件，通過與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)對檔案管理全過程的一體化管控。通過上述平臺(tái)的構(gòu)建也能夠?yàn)楹笃诮ㄖこ痰倪\(yùn)營養(yǎng)護(hù)提供更加具有利用價(jià)值的基礎(chǔ)資料，并為檔案信息大數(shù)據(jù)分析奠定基礎(chǔ)。除此之外，檔案信息資源的利用價(jià)值還體現(xiàn)在信息的廣泛共享上，為了能夠進(jìn)一步突出檔案信息的借鑒作用，將信息化技術(shù)貫穿在整個(gè)檔案管理的過程當(dāng)中，結(jié)合檔案信息的存儲(chǔ)要求對其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并將工程檔案資源上傳到上述構(gòu)建的管理平臺(tái)當(dāng)中，完成對檔案的分類和整理。在完成對工程檔案的歸檔后，在管理平臺(tái)上完成對檔案信息的存儲(chǔ)，并為之后信息的采集和調(diào)取提供條件。通過上述管理平臺(tái)的構(gòu)建，能夠進(jìn)一步節(jié)省管理工作開展過程中的人力和物力，并實(shí)現(xiàn)對檔案管理成本的可控，促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展。

4 結(jié)束語

針對建筑工程檔案管理工作在實(shí)施中存在的問題，本次研究提出了三個(gè)方面的解決對策。而隨著建筑行業(yè)在市場內(nèi)的規(guī)范化發(fā)展與建設(shè)，越來越多的參與方將關(guān)注到此項(xiàng)工作，因此，檔案管理工作勢必會(huì)在后續(xù)的發(fā)展中呈現(xiàn)一種更加完善的趨勢。此次研究并不是終點(diǎn)，在后續(xù)階段的深入研究中，還需要由專業(yè)人員、專家教授進(jìn)行現(xiàn)有管理模式的指點(diǎn)，并通過不斷地嘗試實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)對檔案管理模式的完善。