鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字化檔案管理存在的問題及對策研究

蔣淑敏

(福建省安溪縣城廂鎮(zhèn)人民政府，福建 安溪 362400)

0 引 言

近年來信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案管理工作模式也帶來了很大的影響，數(shù)字化管理成為了檔案管理工作未來的發(fā)展方向[1]。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)是發(fā)展鄉(xiāng)村經(jīng)濟(jì)的需求，從性質(zhì)上來講它是鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)職能，服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)內(nèi)部的需求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的建設(shè)旨在便于對檔案進(jìn)行集中管理，將不同時期形成的檔案文件統(tǒng)一收集管理，以此來提高管理效率。推行檔案的數(shù)字化管理工作，能夠有效地提高工作效率并提高檔案的利用效率。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化研究

1.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)狀

1.1.1 檔案管理隊伍不穩(wěn)定

管理人員是做好檔案管理工作的前提，起著決定性的作用，但由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的特點以及工作人員的缺乏，導(dǎo)致檔案管理人員變化頻繁，缺乏穩(wěn)定性。檔案管理工作枯燥、煩瑣且具有很強(qiáng)的專業(yè)性，而基層檔案管理人員多為新上崗人員，且崗位不固定缺乏長效性，人員變更頻繁，導(dǎo)致檔案管理人員永遠(yuǎn)是“新手”。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)人手緊缺且工作繁忙，檔案管理通常是兼職崗位，相關(guān)管理人員還有著繁重的本職工作需要完成，通常對檔案管理工作無暇顧及，也導(dǎo)致檔案管理工作的重要性通常只存在口頭上，并未嚴(yán)格落實。

1.1.2 檔案內(nèi)容不齊全

基層檔案管理工作中對檔案的集中收集歸檔通常僅限于紅頭文件以及上級文件等，對涉及經(jīng)濟(jì)發(fā)展、鄉(xiāng)村建設(shè)以及科技推廣等方面的檔案資料則涉及不多，通常只留存在各相關(guān)管理部門的工作人員手中，一旦發(fā)生人員調(diào)動，很容易導(dǎo)致檔案的遺失。另外，檔案的收集工作通常只針對文書檔案，對影像資料以及實物則很少收集。

1.1.3 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

由于受到資金與工作條件的限制，加之對檔案管理工作上的重視程度不足，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施很多都不完善，硬件設(shè)施不足，保管條件差，甚至沒有專門的檔案管理庫房，檔案管理場所僅放置一組檔案柜[2]，無任何保管設(shè)備與防護(hù)措施，存在諸多安全隱患，一旦出現(xiàn)工作紕漏，可能會帶來嚴(yán)重的后果。

1.1.4 信息化建設(shè)滯后

隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位也開始逐漸使用檔案規(guī)范化管理軟件，但是由于技術(shù)力量薄弱，對軟件的使用多數(shù)還處于初級階段。而且，由于相應(yīng)的硬件設(shè)備如掃描儀、刻錄機(jī)等配備不足，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)滯后，工作推進(jìn)速度慢。

1.2 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

作為重要歷史文化記憶的承載體，檔案能夠?qū)ι鐣陌l(fā)展提供最基礎(chǔ)的視域[3]。檔案數(shù)字化是基于一些如高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮等數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、影像文件等組織成為規(guī)范有序的系統(tǒng)性信息庫。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化提高了檔案開發(fā)的規(guī)范性與安全性。首先，通過數(shù)字化的檔案目錄可實現(xiàn)快捷搜索檔案的功能，而且還可通過目錄快速地知曉檔案的整體內(nèi)容。其次，將紙質(zhì)檔案經(jīng)數(shù)字化處理之后全部轉(zhuǎn)為電子文件存儲，能夠很方便地進(jìn)行存放、管理以及利用。

1.3 檔案數(shù)字化的意義

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存受環(huán)境的影響很大，隨著保存時間的推移還可能會逐漸地滅失，而且管理難度差、查閱不便。加之鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位保存條件有限，一旦發(fā)生諸如火災(zāi)等突發(fā)事故，甚至?xí)?dǎo)致檔案的永久性損毀。與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案在存儲、檢索與查閱方面均有顯著的優(yōu)勢，在降低檔案的存儲成本與查閱者的時間成本的同時還可進(jìn)行同步備份，降低了檔案永久性損毀的概率。因此，推動檔案的數(shù)字化管理是一項具有重要意義的工作。

1.3.1 發(fā)掘經(jīng)濟(jì)效益

傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)文件與實物為主，數(shù)量眾多且體積龐大，而且隨著時間的推移會越來越多。由于紙質(zhì)檔案對儲存環(huán)境有很大的依賴性，需要專用的檔案庫房，導(dǎo)致在檔案庫房上的投入很大，引起了管理成本的上漲。而且需要配備專業(yè)的技術(shù)人員從事檔案管理工作，導(dǎo)致了人力成本的增加，這對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位而言，在原本就緊張的人手中抽調(diào)專人進(jìn)行檔案管理難度更大。采用數(shù)字化檔案在有效節(jié)省人力、物力以及空間方面都有著顯著的成效，能夠有效地避免資源的浪費，顯著提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3.2 提高管理效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，歸檔、分類以及查找均需要由管理人員來執(zhí)行，需要耗費大量的人力與精力，而且達(dá)到的效果通常也不盡人意。采用數(shù)字化檔案最大的優(yōu)勢就是歸檔、分類及查找工作均可高效快捷地進(jìn)行，還可對詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息即時生成，給后續(xù)的檔案管理工作帶來很大的便利，尤其是對檔案進(jìn)行查閱時只需進(jìn)行檢索就可快速地對目標(biāo)檔案進(jìn)行查閱，省去了查找紙質(zhì)檔案的麻煩。數(shù)字化檔案是建立在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類掃描與存儲的基礎(chǔ)之上的，因此能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)目龐大的檔案進(jìn)行行之有效的管理，對檔案管理效率有著大幅度的提高。

1.3.3 有利于原件保護(hù)

紙質(zhì)檔案的存儲對環(huán)境的依賴性比較大，而且容易發(fā)生損壞，當(dāng)遭遇到一些突發(fā)情況時甚至可能會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案永久性地滅失，而且頻繁地查閱紙質(zhì)檔案也會對其帶來不可逆轉(zhuǎn)的損壞。采用數(shù)字化檔案則可有效地避免上述問題，通過在線上查閱電子檔案，可對紙質(zhì)原件進(jìn)行有效的保護(hù)。此外，數(shù)字化檔案還可利用數(shù)字化技術(shù)對年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行恢復(fù)，最大可能地避免了檔案原件的損壞及丟失。

1.3.4 提升利用效率

對紙質(zhì)檔案進(jìn)行調(diào)閱是一個煩瑣的過程，不僅查閱不便，而且申請手續(xù)相對復(fù)雜，尤其是進(jìn)行異地調(diào)閱，需要出具單位介紹信方可去檔案管理部門進(jìn)行查閱，效率非常低下。與此同時，檔案管理部門需要滿足前來查閱檔案人員的需求，工作強(qiáng)度也非常高，尤其是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位，導(dǎo)致了本就煩瑣的工作強(qiáng)度大幅度地增大。通過將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理并集中在線上，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，可非常便捷地滿足查閱的需求，大幅度地縮短檔案調(diào)閱時間。與此同時，數(shù)字化的檔案分類存儲與搜索均非常便捷，能夠大幅度地降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，對檔案的利用效率有著明顯的提高，從根本上解決檔案只存不用的局面。

2 檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策

2.1 數(shù)字化管理存在的問題研究

2.1.1 數(shù)字化建設(shè)存在盲目性

檔案的數(shù)字化建設(shè)是檔案管理在未來的發(fā)展方向，在國家大力進(jìn)行推廣的背景下，各級數(shù)字檔案館的建立是勢在必行的。為響應(yīng)國家的號召，加快檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐，許多基層數(shù)字檔案館在資金的支持下開始逐步地建立，而且這股熱潮還在不斷地升溫，但是這其中也存在一定的盲目性，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案數(shù)字化建設(shè)流于表面，不注重后期的投入與維護(hù)，精細(xì)化管理意識不強(qiáng)，導(dǎo)致所建立的基層數(shù)字檔案館較為粗糙，實用性并不強(qiáng)，沒有達(dá)到對檔案資源有效地進(jìn)行管理及利用的目的，并不具有真正的實效性。

2.1.2 數(shù)字化建設(shè)理論研究不足

由于現(xiàn)階段檔案數(shù)字化領(lǐng)域還處于探索與論證期，加之操之過急盲目擴(kuò)張，目前的檔案數(shù)字化工作對理論研究給予的重視程度不足，存在著先天性的不足。而且，對檔案數(shù)字化的理論研究也存在偏頗，在實踐方面的研究較為薄弱，主要存在以下幾方面的問題：①對檔案數(shù)字化的定義過于擴(kuò)大；②對檔案數(shù)字化的研究是對傳統(tǒng)的理論進(jìn)行改造而得到的，且兩者之間過渡性的依據(jù)不足；③對檔案數(shù)字化理論的研究只是為了得到結(jié)論而進(jìn)行的，對實踐工作的指導(dǎo)意義缺乏。

2.1.3 資金投入不足

數(shù)字檔案館的建設(shè)需要有大量的資金支持，由于在建設(shè)初期存在盲目性且資金投入不足，檔案數(shù)字化建設(shè)的效果不盡如人意。而且數(shù)字檔案館維護(hù)所需要的資金投入相比于建設(shè)投入更大，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位而言這筆開支是無法承受的，而且對數(shù)字檔案館建立之后能發(fā)揮多大的功效也無法準(zhǔn)確預(yù)估，這些因素都造成了檔案數(shù)字化建設(shè)工作的滯后。

2.2 應(yīng)對措施研究

2.2.1 轉(zhuǎn)變理念

首先，要改變檔案數(shù)字化的盲目建設(shè)，根據(jù)需求來開展工作。檔案管理工作是一個長效的機(jī)制，并非一朝一夕就能完成的，最重要的是要以提高可使用性為目的，不能當(dāng)作一個政績工程來進(jìn)行。其次，改變對檔案數(shù)字化建設(shè)的看法，正確地認(rèn)識檔案數(shù)字化的重要性與先進(jìn)性，實行精細(xì)化管理，重視后期的維護(hù)，力求檔案數(shù)字化建設(shè)達(dá)到預(yù)期的目的。最后，要加大人力方面的投入，檔案管理工作不僅煩瑣且費時費力，最重要的是要確保管理人員的穩(wěn)定性，一旦更換管理人員，許多工作就需要重頭做起，對工作效率帶來極大的影響。

2.2.2 加強(qiáng)理論研究

首先要給予理論研究高度的重視，尤其是理論研究要能夠?qū)嶋H工作帶來指導(dǎo)，而并非單純的“理論”研究。正確的認(rèn)識檔案數(shù)字化的定義，對其進(jìn)行理論研究可以建立在傳統(tǒng)的理論之上，但是要針對其自身的特點來進(jìn)行理論體系的建立。

2.2.3 加大資金投入

檔案數(shù)字化建設(shè)在很大程度上會受到資金不足的影響，尤其是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位而言，經(jīng)費本來就相對緊張，有限的資金首選落實在民生建設(shè)方面，在檔案數(shù)字化建設(shè)上投入嚴(yán)重不足。應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的資金保障體系，劃撥專項資金，做好后勤保障，確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利推進(jìn)。

3 結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的大力推進(jìn)已成為一項重要的工作，而做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理工作是確保該項工作順利推進(jìn)的一項重要舉措。而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展更新，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為未來的發(fā)展方向。本文結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位的實際情況，對其檔案數(shù)字化管理中存在的問題進(jìn)行研究，并提出了相應(yīng)的措施，能夠?qū)︵l(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字化檔案管理工作提供一些參考與建議。