RPA技術(shù)在高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的應(yīng)用

寇常雙

本文主要闡述了RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）技術(shù)應(yīng)用對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的影響，簡單分析了RPA技術(shù)及其工作特點(diǎn)。通過資金支付應(yīng)用模塊的現(xiàn)有問題舉例，分析了RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)財(cái)務(wù)工作效率提升、服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化的作用。同時(shí)，敘述了RPA技術(shù)的三個(gè)特點(diǎn)：機(jī)器處理、基于明確規(guī)則和模擬用戶操作與交互。最后，探討了RPA技術(shù)有可能應(yīng)用到的其他財(cái)務(wù)工作領(lǐng)域，分析了RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人規(guī)范化工作特點(diǎn)的優(yōu)越性與局限性，為進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理能力和財(cái)務(wù)管理水平提供可能性。

一、RPA的意義與影響

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化建設(shè)成果在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。其中智能自動(dòng)化技術(shù)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)領(lǐng)域的應(yīng)用頗為廣泛，多數(shù)財(cái)務(wù)工作的特點(diǎn)具有重復(fù)性和標(biāo)準(zhǔn)性，而智能自動(dòng)化技術(shù)中的RPA技術(shù)可以針對(duì)此特點(diǎn)將財(cái)務(wù)工作進(jìn)行規(guī)范整合，改變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的模式，使用機(jī)器人代替人工，可以極大地提升生產(chǎn)效率和管理水平，推動(dòng)了財(cái)務(wù)工作的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化基礎(chǔ)平臺(tái)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有利于解決師生關(guān)切度高、管理和服務(wù)流程優(yōu)化、跨部門系統(tǒng)集成或流程整合、系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)同步與共享以及本部門業(yè)務(wù)信息化關(guān)鍵問題。同時(shí)推動(dòng)財(cái)務(wù)管理水平和服務(wù)理念的更新，促進(jìn)財(cái)務(wù)工作效率和財(cái)務(wù)防控風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的提高，對(duì)高校高質(zhì)量發(fā)展具有重要的支撐作用。

“智慧財(cái)務(wù)”發(fā)展的過程中，智能自動(dòng)化是關(guān)鍵技術(shù)和核心能力，為財(cái)務(wù)管理工作提供越來越數(shù)據(jù)化、互聯(lián)網(wǎng)化、智能化的發(fā)展。隨著高校資金的不斷增長，賬務(wù)處理的業(yè)務(wù)也隨之大幅增長，其中的資金支付環(huán)節(jié)處理需要大量支付環(huán)節(jié)與支付信息。重復(fù)繁瑣的工作限制了財(cái)務(wù)人員的發(fā)展，如何優(yōu)化財(cái)務(wù)支付流程作業(yè)、減少成本、提高效率、確保零失誤來解放財(cái)務(wù)工作人員，成為當(dāng)下高校財(cái)務(wù)工作需要思考的問題。RPA智能財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)運(yùn)而生。RPA，作為IA技術(shù)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的先鋒應(yīng)用，正在逐步投入財(cái)務(wù)工作。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以出色地完成大量重復(fù)性、定義清晰、有固定邏輯而少有意外情況的工作，使資金的支付效率得到快速提升，極大地保證了支付效率。

二、RPA技術(shù)分析

RPA智能機(jī)器人是一種模擬人工執(zhí)行重復(fù)性任務(wù)的軟件，RPA技術(shù)涉及到自動(dòng)化技術(shù)、自然語言處理技術(shù)、機(jī)器學(xué)習(xí)、高級(jí)分析、智能工作流等多項(xiàng)計(jì)算機(jī)技術(shù)。RPA技術(shù)的發(fā)展一方面得益于市場需求，利用技術(shù)特點(diǎn)可提高工作效率和質(zhì)量;另一方面RPA的技術(shù)特點(diǎn)相較于傳統(tǒng)的軟件開發(fā)具有開發(fā)周期短、設(shè)計(jì)簡單的技術(shù)優(yōu)勢。概括分析可將RPA技術(shù)的特點(diǎn)總結(jié)為以下三個(gè)方面：

技術(shù)特點(diǎn)一是機(jī)器處理，RPA需要根據(jù)預(yù)先編寫的腳本進(jìn)行機(jī)械的重復(fù)性工作，實(shí)現(xiàn)機(jī)器的自動(dòng)化處理代替人工手動(dòng)處理，機(jī)器處理的工作模式極大地解放了手工勞動(dòng)力，同時(shí)也提高了工作效率。

技術(shù)特點(diǎn)二是規(guī)則明確，RPA機(jī)器人需要基于明確的規(guī)則操作，流程必須有明確的、可被數(shù)字化的觸發(fā)指令和輸入，流程不得出現(xiàn)無法提前定義的例外情況。RPA機(jī)器人是基于規(guī)則在用戶界面進(jìn)行自動(dòng)化操作，具有非入侵性，其模式不影響原有IT基礎(chǔ)框架。RPA機(jī)器人按既定程序工作的特點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化生產(chǎn)線，具有平穩(wěn)性、可靠性和高效性的優(yōu)點(diǎn)。

技術(shù)特點(diǎn)三是模擬用戶操作與交互，RPA主要模擬的是人工手動(dòng)操作，例如復(fù)制、粘貼、鼠標(biāo)點(diǎn)擊、鍵盤輸入等操作，實(shí)現(xiàn)了同等于人機(jī)交互的機(jī)器與機(jī)器的交互模式。機(jī)器的完整拷貝功能保證了工作的準(zhǔn)確性，降低出錯(cuò)率，相比人工操作RPA機(jī)器人極大地提升了財(cái)務(wù)工作的效率與準(zhǔn)確率。

RPA技術(shù)的工作原理分為三個(gè)步驟：腳本錄制、腳本編輯、腳本執(zhí)行。其中腳本錄制是通過錄制屏幕動(dòng)作，記錄操作界面的鼠標(biāo)和鍵盤位置自動(dòng)生成操作腳本;腳本編輯的過程中可以手動(dòng)修改腳本參數(shù)，生成新的腳本。最后腳本執(zhí)行步驟就是導(dǎo)入修改后的新腳本，當(dāng)這些操作腳本再次被執(zhí)行的時(shí)候，可對(duì)其應(yīng)用場景進(jìn)行自動(dòng)化處理。這一過程實(shí)現(xiàn)了RPA機(jī)器人對(duì)人類操作的模擬，通過執(zhí)行固定的腳本命令，完成數(shù)據(jù)輸入的簡單固定業(yè)務(wù)流程。RPA技術(shù)對(duì)人類操作的模擬，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的收集和整理、驗(yàn)證和分析、記錄、協(xié)調(diào)和管理、計(jì)算、溝通、報(bào)告等多方面功能，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化機(jī)器操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工手工操作提供了便捷的手段，使人工勞動(dòng)力得到解放，提高了財(cái)務(wù)工作效率，使財(cái)務(wù)管理水平得到顯著的提高。

三、RPA的應(yīng)用舉例

（一）平臺(tái)融合，數(shù)據(jù)互通

在資金支付業(yè)務(wù)中會(huì)計(jì)需在財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)憑證中獲取大量的支付信息錄入到預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中，其中包含一般支付申請(qǐng)和公務(wù)卡申請(qǐng)支付進(jìn)行手動(dòng)處理;一般支付申請(qǐng)的操作需要手動(dòng)錄入收款賬號(hào)、銀行名稱、金額、用途等支付信息;公務(wù)卡申請(qǐng)支付需要手動(dòng)錄入公務(wù)卡號(hào)、持卡消費(fèi)時(shí)間、金額等支付信息。涉及到財(cái)政資金支付時(shí)，需要登錄到財(cái)政一體化系統(tǒng)進(jìn)行支付，但由于兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有實(shí)現(xiàn)共享機(jī)制，出納還需再重新錄入支付信息，每天需在兩個(gè)系統(tǒng)間切換并重復(fù)大量簡單的手工操作，不但耗時(shí)費(fèi)力、效率低下，而且極易出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，重復(fù)的工作量已經(jīng)嚴(yán)重影響工作效率。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以不改變現(xiàn)有軟件系統(tǒng)部署的形式跨系統(tǒng)執(zhí)行，將財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與財(cái)政預(yù)算管理一體化系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的自動(dòng)錄入，將財(cái)務(wù)人員從重復(fù)性高、規(guī)則明確、標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程中解脫出來，更有效地提升工作效率，同時(shí)減少了人工錄入存在的錯(cuò)誤率。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人將兩個(gè)平臺(tái)數(shù)據(jù)的融合使財(cái)務(wù)出納支付工作得到質(zhì)與量的快速提高，為提高財(cái)務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量提供保障。

（二）憑證篩查，降低錯(cuò)誤率

在傳統(tǒng)的支付過程中，對(duì)已支付或未支付的憑證需要人工記憶和手動(dòng)篩查來完成辨別，這個(gè)過程中漏支和錯(cuò)支的情況較為普遍。而RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的工作模式可以很好地解決并避免這類問題的發(fā)生。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人首先收集財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中的憑證信息，并歸類為“未處理”單據(jù)信息，再將憑證信息內(nèi)容傳送到財(cái)政門戶，財(cái)政系統(tǒng)操作完成的同時(shí)也將財(cái)政門戶系統(tǒng)保存的支付信息結(jié)果反饋回機(jī)器人管理界面并將對(duì)應(yīng)信息分類為“已支付”單據(jù)信息。這一工作流程全程自動(dòng)完成，為財(cái)務(wù)出納人員提供了可靠可用的篩選信息，極大地提升了支付效率。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的憑證分類處理功能模塊，降低了人工處理的漏支和錯(cuò)支的概率，極大地提高了財(cái)務(wù)工作效率，使出納工作得到優(yōu)化與完善。

（三）自動(dòng)錄入，提高效率

RPA智能財(cái)務(wù)機(jī)器人是自動(dòng)處理執(zhí)行智能軟件，機(jī)器人部署在“財(cái)政支付系統(tǒng)”終端上，根據(jù)規(guī)則和需要，替代業(yè)務(wù)流程中的人工操作，RPA智能財(cái)務(wù)機(jī)器人可以快速將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中全部付款信息輕松錄入到財(cái)政系統(tǒng)中，其操作簡單、非常容易上手，針對(duì)二十幾位的銀行卡賬號(hào)只需2-3秒的時(shí)間，全部支付信息自動(dòng)錄入全程不到5秒完成，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人使出納工作的效率得到極大的提升，同時(shí)機(jī)器人工作模式是完整的粘貼復(fù)制，極少出現(xiàn)信息錯(cuò)填漏填的情況，保障了支付全過程的安全性，防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人既解決了具有重復(fù)性的財(cái)務(wù)工作，極大地提高了財(cái)務(wù)人員工作效率，也保證了支付信息的數(shù)據(jù)零差錯(cuò)。RPA機(jī)器人以高效、快捷、便宜的特質(zhì)跨出了“機(jī)器做事”的階段，步入“相當(dāng)于人做事”的新領(lǐng)域。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人執(zhí)行各種重復(fù)性任務(wù)，降低人工成本和錄入差錯(cuò)率，從而助力學(xué)校提升財(cái)政資金支付款效率，全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

四、RPA應(yīng)用的局限性

RPA技術(shù)的優(yōu)越性在于可高效處理機(jī)械的重復(fù)性工作，其原理基于固定規(guī)則進(jìn)行操作，但同時(shí)也暴露了其局限性，當(dāng)高校財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)場景發(fā)生改變時(shí)，其應(yīng)用規(guī)則也發(fā)生改變，面對(duì)異常事件的發(fā)生，RPA機(jī)器人無法判斷與規(guī)則不符的情況，這時(shí)需要進(jìn)行人工干預(yù)，在一定程度上限制了財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用發(fā)展。其次，RPA技術(shù)對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)的穩(wěn)定性有要求，一旦發(fā)生軟件升級(jí)或者系統(tǒng)平臺(tái)切換，RPA機(jī)器人無法應(yīng)對(duì)導(dǎo)致運(yùn)行失敗并無法迅速恢復(fù)時(shí)，學(xué)校需要重新投入時(shí)間和開發(fā)成本對(duì)RPA進(jìn)行重新部署和優(yōu)化。同時(shí)日常的運(yùn)行維護(hù)也需要有對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)有一定了解的人員。多方因素考慮，PRA機(jī)器人的運(yùn)營條件需要較高的保障要求。第三，RPA技術(shù)具有明確規(guī)則和固定流程的特點(diǎn)，由于PRA技術(shù)是按照固定的腳本執(zhí)行命令，無法通過自我認(rèn)知學(xué)習(xí)去處理復(fù)雜的、變化性強(qiáng)的業(yè)務(wù)。但是具體高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的流程不是一成不變的，當(dāng)業(yè)務(wù)流程需要優(yōu)化時(shí)，RPA機(jī)器人相對(duì)應(yīng)地需要進(jìn)行重新部署和設(shè)計(jì)。因此為了快速應(yīng)對(duì)需求變化，學(xué)校需要設(shè)計(jì)RPA機(jī)器人的優(yōu)化跟蹤機(jī)制，保障RPA機(jī)器人的高質(zhì)量地、正常有序地運(yùn)行。綜上所述，RPA機(jī)器人的局限性與其本身的技術(shù)特點(diǎn)緊密相關(guān)，在利用RPA技術(shù)拓展業(yè)務(wù)的同時(shí)，設(shè)計(jì)相對(duì)應(yīng)的配套方案來解決受限問題，可以使RPA技術(shù)的應(yīng)用得到更全面地、有效地發(fā)展與改進(jìn)，更高效地服務(wù)于高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作。

五、推進(jìn)RPA應(yīng)用的探究

目前，全國各地高校的信息化建設(shè)程度因多方因素而有所不同，而RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用在各個(gè)高校也有不同的體現(xiàn)，但大多數(shù)應(yīng)用都處于初步發(fā)展的階段。RPA智能財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的優(yōu)越性是體現(xiàn)在多方面的，如提高辦公效率、節(jié)省人力、提升服務(wù)水平、規(guī)范化辦公、減少人工出錯(cuò)率、防控風(fēng)險(xiǎn)、信息共享、數(shù)據(jù)融合、統(tǒng)籌管理等。人工智能是未來科技發(fā)展的重要方向，而RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的推廣是未來財(cái)務(wù)工作考量的重要方向，其有利于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的推廣。在未來的RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用建設(shè)可以考慮以下方面：

（一）RPA在高校財(cái)務(wù)應(yīng)用的領(lǐng)域

在高校財(cái)務(wù)工作中有許多具有重復(fù)性和標(biāo)準(zhǔn)化的工作，這類工作都可以通過RPA機(jī)器人來完成，既可以解脫人工勞力，又可以提高效率并保證低錯(cuò)誤率。RPA可應(yīng)用的發(fā)展方向有高校收費(fèi)工作、預(yù)算工作、核算工作、檔案管理。高校收費(fèi)是高校資金的重要來源，收費(fèi)工作具有量大、重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)性的特點(diǎn)。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人若可以實(shí)現(xiàn)自助繳費(fèi)、自助打印發(fā)票、自動(dòng)記賬等功能，將會(huì)解放出大量的財(cái)務(wù)工作人員，同時(shí)也將提升收費(fèi)工作的效率和準(zhǔn)確率。財(cái)務(wù)預(yù)算工作是高校財(cái)務(wù)工作中十分重要的環(huán)節(jié)，若RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以對(duì)預(yù)算管理進(jìn)行預(yù)先模型設(shè)置，對(duì)預(yù)算編制、執(zhí)行分析、報(bào)告生成等環(huán)節(jié)給出參考依據(jù)，這將對(duì)高校管理工作起到積極有效的作用，是重要的科學(xué)依據(jù)。隨著高校資金的不斷增加，財(cái)務(wù)核算工作量也隨之增加，RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以考慮解決發(fā)票校驗(yàn)、重復(fù)業(yè)務(wù)檢查、預(yù)算控制、自動(dòng)制單等工作，在復(fù)核工作中若出現(xiàn)不符合要求的憑證可進(jìn)行自動(dòng)發(fā)送短信通知經(jīng)辦人等功能，這些大量的重復(fù)性工作交給機(jī)器人來完成可以高效地提升財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人還可以運(yùn)用到電子檔案掃描工作中，生成憑證的電子文檔，利于保存的同時(shí)也便于師生快速查閱，減少了師生線下查閱時(shí)間和跑腿次數(shù)，提高了服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。RPA智能機(jī)器人在高校財(cái)務(wù)工作領(lǐng)域的應(yīng)用是多方面的，利用好RPA技術(shù)可以有效地、高效地、出色地完成工作任務(wù)，為未來的高校發(fā)展提供了科學(xué)性、前瞻性的助力。

（二）RPA技術(shù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化工作流程

根據(jù)RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人標(biāo)準(zhǔn)化流程的工作特點(diǎn)，結(jié)合高校財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)需求和要求，可通過對(duì)業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行梳理，結(jié)合自身業(yè)務(wù)需求將業(yè)務(wù)流程優(yōu)化從而預(yù)先制定規(guī)范的財(cái)務(wù)管理制度，制定標(biāo)準(zhǔn)的、合理的實(shí)施方案，通過RPA技術(shù)實(shí)現(xiàn)的財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行大量的財(cái)務(wù)工作操作，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工操作。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以模擬人工操作進(jìn)行信息的復(fù)制、粘貼、錄入等操作，通過RPA完成的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作具有規(guī)范性，將重復(fù)的、分散的工作整合為標(biāo)準(zhǔn)流程，對(duì)財(cái)務(wù)工作秩序起到規(guī)范性作用。同時(shí)，結(jié)合大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)將重點(diǎn)問題進(jìn)行整理分析，規(guī)范財(cái)務(wù)制度并將制度鑲嵌于財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程中，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化流程，提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)質(zhì)量。規(guī)范化、制度化的工作流程可以實(shí)現(xiàn)全過程跟蹤，有利于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，防范風(fēng)險(xiǎn)。最后，規(guī)范化的財(cái)務(wù)工作成果可以提供可靠性的數(shù)據(jù)信息，通過對(duì)數(shù)據(jù)信息的智能分類后，將不同信息推送到各個(gè)部門，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的全方位自動(dòng)對(duì)接，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)全面的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，為推動(dòng)智能化高校提供支持和保障。

結(jié) 語

智能自動(dòng)化是未來高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要工具，其高效、精準(zhǔn)的特征符合未來高校財(cái)務(wù)管理理念。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要結(jié)合實(shí)際問題，將管理理念投入到財(cái)務(wù)工作中。RPA技術(shù)的應(yīng)用將會(huì)使財(cái)務(wù)工作得到質(zhì)的發(fā)展與量的提高，RPA智能財(cái)務(wù)機(jī)器人是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作中的一個(gè)小模塊，也是未來高校財(cái)務(wù)工作發(fā)展的一個(gè)重要方向，通過RPA技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校財(cái)務(wù)工作效率將得到大步的提高，財(cái)務(wù)工作風(fēng)險(xiǎn)可得到有效地防范，同時(shí)也將給高校財(cái)務(wù)管理理念注入新思想，為高校財(cái)務(wù)服務(wù)提供新助力，保證高校財(cái)務(wù)優(yōu)質(zhì)和高效發(fā)展。

（作者單位：寧夏大學(xué)）