電子文件歸檔和電子檔案管理研究

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都需要保存大量的有價值的文件以備后期使用，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保存方式已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代社會的需要。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛的應(yīng)用?，F(xiàn)在很多企業(yè)和單位普遍采用電子的方式來保存各種文件。這種保存方式不僅便捷，而且還能提高保存的數(shù)量，方便后期的查找。要想做好電子文件的管理，首先要做好電子文件的歸檔。電子文件的歸檔就是保存電子文件的價值，把各種電子文件賦予一定的身份，做好歸類。電子文件歸檔后要進(jìn)入電子檔案管理，其責(zé)任也會隨著轉(zhuǎn)移到電子檔案管理中。不論是企業(yè)還是單位，把文件以電子的方式進(jìn)行歸檔并進(jìn)行管理，可以提高文件管理的質(zhì)量和效能，為后期開展各項工作提供資料支撐。本文主要分析電子文件和電子檔案管理的特點，探討電子文件歸檔和電子檔案管理的策略，希望對相關(guān)人員有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】電子文件歸檔；電子檔案管理；研究

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1007-4198（2022）03-124-03

【本文著錄格式】謝玉娟.電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].中國民族博覽，2022，02（03）：124-126.

在文件數(shù)量日益繁多的今天，要想做好各種信息的安全保存不是一件容易的事情?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展為各種文件的保存提供了更加方便的形式，有利于文件管理人員更好地開展文件管理工作。以電子的方式對文件進(jìn)行管理符合時代發(fā)展的要求，符合企業(yè)、單位的實際需要。電子文件歸檔和電子檔案管理中一個最大因素的就是信息的安全性。基于此，為了實現(xiàn)電子文件管理的可持續(xù)發(fā)展，必須對電子文件的收集、歸檔等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，從而為電子檔案的穩(wěn)定性以及可用性等方面提供一定的保障。

一、關(guān)于電子文件歸檔和電子檔案管理的簡述

（一）電子文件歸檔的涵義

電子文件的歸檔根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)可以分為邏輯歸檔和物理歸檔兩部分內(nèi)容。邏輯歸檔是指利用計算機技術(shù)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺，電子文件的位置和存儲方式保持不變，在這個基礎(chǔ)上把電子文件傳輸?shù)綑n案部門進(jìn)行管理。邏輯歸檔是電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程。邏輯歸檔與物理歸檔相比一個最顯著的特點是，電子文件還保留在原來的存儲器中。物理歸檔是指利用計算網(wǎng)絡(luò)把電子文件脫離于原來的存儲設(shè)備，不論在存儲方式還是存儲位置都發(fā)生了變化?；谶@種歸檔方式的特點，相關(guān)人員需要定期把一定數(shù)量的電子文件進(jìn)行物理歸檔，以實現(xiàn)對文件的集中化管理。

（二）電子文件歸檔的內(nèi)容

無論是企業(yè)還是單位，電子檔案歸檔的內(nèi)容都包括三個方面，分別是歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間。從相關(guān)的規(guī)定來看，電子檔案的歸檔范圍主要包括各種電子文件和元數(shù)據(jù)。從電子文件的表現(xiàn)形態(tài)來看又包括文字類、圖片類、錄音類、錄像類、科技類、專業(yè)類等各種電子文件。電子檔案只有達(dá)到一定的要求才能進(jìn)行歸檔。相關(guān)的法規(guī)要求電子檔案要滿足真實性、可靠性、完整性和可用性，只有這四個要求全部符合才能順利歸檔。關(guān)于電子檔案的歸檔時間，不同的單位有不同的要求，但是不能超過相關(guān)法規(guī)規(guī)定的電子文件形成的第二年六月這個日期。

（三）電子文件歸檔的方法

不同的企業(yè)或者單位根據(jù)實際情況會選擇不同的文件歸檔方法，比如利用局域網(wǎng)把電子文件傳輸?shù)綑n案室；把文件壓縮后導(dǎo)入光盤、磁盤、移動硬盤的方式；利用互聯(lián)網(wǎng)把電子文件進(jìn)行備份等。不論采用哪種方式進(jìn)行文件的歸檔，首先要保證電子文件的安全性[1]。

二、電子文件歸檔和電子檔案管理的特點分析

采用電子形式進(jìn)行文件的歸檔和管理使其具有非人工識讀，系統(tǒng)依賴性等特征，并且信息和信息的載體具有一定分離性。這樣就導(dǎo)致電子文件的歸檔和電子檔案的管理存在一定的易變性，給相關(guān)人員進(jìn)行電子文件的管理加大了難度。

（一）電子檔案容易保存，且后期使用時容易查找

傳統(tǒng)的檔案大部分是以實物的形式存在的，因此在管理起來耗時耗力。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案更容易存儲，而且可以進(jìn)行大量的存儲；在后期的使用中可以實現(xiàn)方便快捷的檢索和多人閱讀，這極大方便了后期各種信息的使用，提高了使用效率。在一些特殊情況下需要對電子文件進(jìn)行更改，這時可以通過計算機實現(xiàn)快速的處理，這就降低了相關(guān)人員的工作量，提高了工作效率。對檔案進(jìn)行信息化管理可以提升電子檔案的管理質(zhì)量和傳遞速度，有利于更好的為企業(yè)等提供更好的信息支撐。電子檔案是儲存在一定設(shè)備上的，而且對設(shè)備有一定的依賴性和易變性，這就使電子檔案的管理存在一定的風(fēng)險。另外，電子檔案很容易被人修改，且存儲設(shè)備也會出現(xiàn)損壞的情況。這些情況的存在也會加大電子檔案管理的難度。對電子檔案進(jìn)行信息化管理雖然比起傳統(tǒng)的管理方式具有很多的優(yōu)點，但是它也面對著很多挑戰(zhàn)，比如在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子檔案的傳遞和存儲會受到病毒、黑客的攻擊，電子檔案會出現(xiàn)丟失或者泄露的情況。因此相關(guān)人員應(yīng)該針對這種情況采取有效措施，降低網(wǎng)絡(luò)對電子檔案造成的不良影響。

（二）電子檔案對存儲設(shè)備具有依賴性的特點

電子檔案的傳遞和管理需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用一定的存儲設(shè)備來進(jìn)行。如果缺少網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和存儲設(shè)備的支持，檔案的電子化將無法實現(xiàn)。因此，相關(guān)企業(yè)等要為電子檔案的管理提供相應(yīng)的條件支持，比如一定的軟件和硬件設(shè)施。只有具備良好的外部條件的支持，電子檔案的傳遞和查閱才能正常進(jìn)行。否則，就會失去其價值[2]。

（三）需要規(guī)范電子檔案法律效力的特點

目前階段，我國的電子文檔管理還處于比較低的水平，很多企業(yè)或者是單位并不重視電子檔案的管理工作，相關(guān)的技術(shù)手段沒有達(dá)到一定的水平，電子文件檔案的管理經(jīng)常出現(xiàn)被篡改，易被攻擊的問題。這樣很難在法律意義上進(jìn)行辨別。要想在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對電子檔案進(jìn)行有效管理，必須有一定的法律法規(guī)作保障，這就需要對電子檔案的各種信息進(jìn)行認(rèn)證。不同的企業(yè)或單位在進(jìn)行電子檔案管理中會利用不同的檔案管理軟件，另外在進(jìn)行具體的電子檔案管理工作中還會根據(jù)企業(yè)的實際情況和需求形成差異化的管理系統(tǒng)。差異化的管理系統(tǒng)使用的標(biāo)準(zhǔn)不同，就限制了資源的共享。這樣也會對電子檔案的管理造成一定的影響。

三、電子文件歸檔和電子檔案管理的現(xiàn)狀

在不同的企業(yè)或者單位中，因為各種因素的影響，電子文件歸檔和電子檔案管理存在各種問題，影響了其作用的發(fā)揮。筆者基于自身的工作以及一定的調(diào)查研究，把電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問題進(jìn)行了總結(jié)，以利于相關(guān)人員在開展電子檔案管理工作中積極尋求解決問題的方法，不斷優(yōu)化電子文件歸檔和電子檔案管理工作。以下進(jìn)行具體的分析：

（一）沒有建立或完善相關(guān)的管理制度

無論是什么性質(zhì)的管理工作都需要一定的制度作為依據(jù)，如果管理工作存在問題，很大可能是因為制度的缺失或者是不完善造成的。在很多企業(yè)等單位的電子文件歸檔和電子檔案管理工作中也存在這樣的問題。很多企業(yè)或單位把工作的重點放在了發(fā)展方面，對于電子文件歸檔和電子檔案管理沒有提高重視，因此也不會耗費精力去建立或完善相關(guān)的制度。這樣的情況導(dǎo)致相關(guān)人員在開展具體的電子檔案管理工作時沒有依據(jù)可循，整個工作流程缺乏規(guī)范性。這會使電子檔案管理工作陷入無序的狀態(tài)，大大降低了工作的效率和質(zhì)量，也會影響企業(yè)或單位的發(fā)展。

（二）電子文件存儲的格式不清晰

無論是電子文件歸檔還是電子檔案管理，電子文檔的存儲是一個很重要的工作。只有確保電子文檔存儲的安全性和有效性，才會使整個管理工作運行起來。電子文檔的存儲需要多個步驟才能完成，其中電子文檔的存儲格式影響著后期電子文件能否長期保存和正常使用。但是在很多單位中并沒有明確規(guī)定電子文檔的存儲格式，所以相關(guān)人員存儲文件時會使用多種格式，經(jīng)常會出現(xiàn)文件存儲不完整，或者是文件有損傷，不能多次使用文件等問題。電子文檔的存儲格式看似是一個小問題，但是卻容易引起大麻煩。

（三）元數(shù)據(jù)設(shè)置的不規(guī)范

在進(jìn)行電子文件歸檔和電子檔案管理工作中需要管理一個很龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，為了提高對這些數(shù)據(jù)的管理質(zhì)量，就需要對這些數(shù)據(jù)設(shè)置合適的元數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)管理的科學(xué)性。但是在很多企業(yè)或單位的數(shù)據(jù)管理中，元數(shù)據(jù)的設(shè)置經(jīng)常會出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象。這樣設(shè)置的元數(shù)據(jù)降低了數(shù)據(jù)管理的效果，不利于對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)化的管理。另外，由于元數(shù)據(jù)設(shè)置的不規(guī)范，會極大影響對一些特殊文檔格式的管理，比如多媒體、圖像等信息[3]。

（四）文檔檢測沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)

電子文件在進(jìn)行存儲和管理時需要對文件進(jìn)行一定的檢測，只有達(dá)到一定的檢測標(biāo)準(zhǔn)才能進(jìn)行存儲和管理，也為后期有效利用這些文件做好鋪墊工作。但是很多企業(yè)或單位進(jìn)行電子文件歸檔和管理時并沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，因此也就無法對電子文件進(jìn)行檢測。

四、優(yōu)化電子文件歸檔和電子檔案管理的策略

（一）建立科學(xué)的制度

企業(yè)或單位在進(jìn)行電子文件和電子檔案的管理中要想得到較好的管理效果必須建立科學(xué)的制度。在建立制度時不僅要考慮目前存在的問題，還要考慮到企業(yè)或單位的實際情況和各部門的實際需求。管理制度的建立要細(xì)化到電子文件歸檔和電子檔案管理的工作環(huán)節(jié)，明確相關(guān)人員的工作范圍，把具體的責(zé)任落實到位。比如明確規(guī)定操作的步驟，統(tǒng)一檢測標(biāo)準(zhǔn)和存儲格式。只有建立一個科學(xué)、全面的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，才能使管理更加規(guī)范化和科學(xué)化，提高其管理水平，更好發(fā)揮其作用。

（二）制定出有效的元數(shù)據(jù)管理方案

高質(zhì)量的電子文件歸檔和電子檔案管理離不開合適的元數(shù)據(jù)信息。企業(yè)或單位制定管理方案時要根據(jù)實際情況，也有利于對元數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理。之所以制定有效的元數(shù)據(jù)是因為元數(shù)據(jù)具有描述文檔特征、類型的作用?；谠獢?shù)據(jù)的作用，管理好元數(shù)據(jù)可以更好地對文檔進(jìn)行歸檔、分類、存儲等，這會提高管理工作的效率。在制定電子文檔的管理方案時要體現(xiàn)出科學(xué)性和有效性。只有明確元數(shù)據(jù)的內(nèi)容、獲取方式才能更好的實現(xiàn)對電子文檔的各種處理。

（三）明確歸檔范圍

不同的企業(yè)或單位對于文件的歸檔范圍有不同的標(biāo)準(zhǔn)，只有明確了文件的歸檔范圍才能使相關(guān)人員有選擇的對文件進(jìn)行歸檔。電子文件的歸檔范圍應(yīng)該包含所有有價值的文件，這涵蓋了企業(yè)或單位所有的部門。因此企業(yè)或單位要根據(jù)實際情況，來確定哪些文件是有價值的。只有對這些工作進(jìn)行明確，相關(guān)人員才能更好的判斷不同文件的價值，從而更好的開展文件歸檔工作。

（四）做好文檔的檢測工作

文檔的檢測是文檔進(jìn)行歸檔和管理的一個不可或缺的環(huán)節(jié)，這不僅有利于后期對文檔的管理，還有利于文檔的反復(fù)利用，提高文檔的利用率。之所以對文檔進(jìn)行檢測是為了保證文檔的安全性、完整性、真實性等，只有符合這些條件的文檔才能進(jìn)行歸檔和管理，也才能實現(xiàn)文檔管理的意義。從以上可以看出文檔的檢測具有很重要的作用，所以相關(guān)人員應(yīng)該重視這部分工作，明確檢測標(biāo)準(zhǔn)，提高歸檔文件的質(zhì)量[4]。

（五）制定出合理的歸檔接口

電子文件的歸檔和電子檔案的管理還有一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是歸檔接口的制定。歸檔接口的制定是否合理直接影響著電子文檔的管理工作，因此歸檔接口的制定也要根據(jù)企業(yè)或者是單位的實際情況。在制定歸檔接口時要科學(xué)設(shè)計方案，并不斷優(yōu)化，使其發(fā)揮出更大的作用。

五、電子文件和電子檔案管理的創(chuàng)新

目前，在很多企業(yè)或者是單位中既存在著紙質(zhì)檔案的形式，也存在著電子檔案的形式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)或單位的實際需求，以電子方式進(jìn)行檔案管理是必然的趨勢。特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛使用，更加推進(jìn)了檔案管理的信息化水平。在現(xiàn)階段，相關(guān)技術(shù)對電子文件的長期保存還不太成熟，在一定程度上制約了電子檔案的管理。但是采用“雙套制”的歸檔管理模式不僅會浪費大量的資源，而且還會阻礙了檔案管理的信息化發(fā)展，降低了檔案管理的效率。在這種情況下急需要對電子文件和電子檔案管理進(jìn)行模式的創(chuàng)新，以滿足各方面的需求?！皢翁字啤惫芾砟Ｊ綉?yīng)運而生。這種管理模式大大改變了傳統(tǒng)電子檔案文件收集、文件歸檔等方式，實現(xiàn)了在一定條件下的在線文件歸檔，并在電子檔案管理制度方面進(jìn)行了創(chuàng)新。這種模式雖然已經(jīng)出現(xiàn)，但是還沒有配套的法律法規(guī)，實際運作起來有一定的困難。另外，“單套制”還需要一定的軟件和硬件支持，這種管理模式還不能在更大范圍內(nèi)得到應(yīng)用。如果企業(yè)或者是單位想利用“單套制”來進(jìn)行電子檔案管理，需要做到以下幾點：第一，要提高電子檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的技術(shù)水平；第二，要具有法律保障，使電子檔案和紙質(zhì)檔案能發(fā)揮同樣的法律效能；第三，還需要企業(yè)或者單位領(lǐng)導(dǎo)重視“單套制”管理模式的應(yīng)用，為其提供各種支持[5]。

六、結(jié)語

電子檔案管理比起傳統(tǒng)的管理方式具有很多的優(yōu)點，因此相關(guān)人員要勇于打破傳統(tǒng)檔案管理的束縛，積極學(xué)習(xí)各種新的技術(shù)，保障檔案管理電子化的順利進(jìn)行。另外，電子文件和電子檔案管理要嚴(yán)格遵守相關(guān)的制度，確保實施的各個環(huán)節(jié)更加規(guī)范化和科學(xué)化，提升電子文件的管理水平，促進(jìn)我國檔案管理向更好的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點項目通過國家檔案局驗收[J].浙江檔案，2018（1）：10.

[2]徐伊莉.企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理[J].機電兵船檔案，2017（5）：66-67.

[3]李從衛(wèi)，傅艷華.企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策研究[J].機電兵船檔案，2020（1）：73-75.

[4]張新，王瑋.探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式[J].中國檔案，2018（5）：70-71.

[5]楊禎.電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].城建檔案，2019（12）：12-13.

作者簡介：謝玉娟（1976-），女，河北省張家口市，大學(xué)，副研究館員（現(xiàn)職稱），研究館員（即將申報），研究方向為地質(zhì)檔案管理。