信息技術(shù)在行政審批單位檔案管理中的應(yīng)用研究

摘要：為了解決行政審批單位檔案管理中信息資源整合不到位、信息管理系統(tǒng)不完善等問題文章以信息技術(shù)在行政審批單位檔案管理中的應(yīng)用為研究對象闡述了信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合的優(yōu)勢并提出建議旨在為相關(guān)人士提供參考

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);行政審批單位;檔案管理;資源共享

中圖法分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Application of information technology in archives management ofadministrative examination and approval units

JIN Lihong

（Administrative Examination and Approval Bureau of LonghuaCounty，Chengde，Hebei 068150，China）

Abstract：In order to solve the problems of inadequate integration of information resources and imperfect information management system in the archives management of administrative examination and approval units， this paper takes the application of information technology in the archives management of administrative examination and approval units as the research object，and expounds the advantages of the combination of information technology and archives management， and puts forward suggestions，hoping to provide reference for relevant people.

Key words： information technology， administrative examination and approval unit， archives management，resource sharing

在行政審批單位檔案管理中利用信息技術(shù)可以優(yōu)化信息資源管理效果、提升檔案管理工作質(zhì)量。如何將信息技術(shù)有效應(yīng)用于行政審批單位檔案管理中，是目前需要解決的問題。

1? 優(yōu)勢

（1）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

在信息化時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作模式逐漸被信息化檔案管理工作模式所取代。在信息技術(shù)的支持下，檔案信息以數(shù)字化的方式保存在網(wǎng)絡(luò)平臺中，為信息的收集、處理、使用提供便利，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，可以優(yōu)化檔案整理、歸檔流程，為信息查詢、調(diào)用與共享提供便利。當(dāng)行政審批單位的業(yè)務(wù)人員需要閱讀檔案信息時，可以通過線上操作的方式獲取檔案部門保存的信息，既節(jié)省了時間，又提升了工作效率?；诖耍粌H可以解決檔案管理中信息收集不全面、利用率不高的問題，也可以提升各部門人員的信息資源共享意識，有利于行政審批單位更好地開展業(yè)務(wù)工作。

（2）節(jié)約檔案管理成本

將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，可以節(jié)省人力成本、管理成本與物質(zhì)成本。在傳統(tǒng)檔案管理中，工作人員需要投入較多的時間與精力，通過對檔案信息的收集、歸檔與日常維護(hù)管理，保證檔案管理質(zhì)量。由于行政審批單位的檔案信息資源較多，所以對保存場所的要求也較高，要求工作人員做好檔案室的日常管理，以減少環(huán)境因素對檔案的影響。開展信息化檔案管理工作可以節(jié)省物質(zhì)成本與人力成本，為檔案管理提供基礎(chǔ)保障。在信息化檔案管理工作中，工作人員通過線上操作的方式即可獲取各部門產(chǎn)生的信息資源，并做好信息資源的分類[1]。在日常工作中，落實(shí)信息化檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)即可?？傊谛姓徟鷨挝坏臋n案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以節(jié)省管理成本、提升管理效果。

（3）延長檔案信息的保存期限

在傳統(tǒng)檔案管理中，紙張是信息資源的主要載體。因?yàn)榧垙堅(jiān)诒４孢^程中非常容易受到環(huán)境因素的影響，所以可能出現(xiàn)信息丟失與被破壞的問題。落實(shí)信息化檔案管理工作，可以保證檔案信息資源的安全，能夠減少環(huán)境因素的影響，延長檔案信息的保存期限。因此，在檔案管理中加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理模式，可以為行政審批單位檔案管理提供便利。

2? 問題

（1）檔案數(shù)據(jù)檢索存在問題

行政審批單位中的檔案管理十分重要，不僅要記錄業(yè)務(wù)信息，同時是落實(shí)各項(xiàng)工作的依據(jù)。檔案數(shù)據(jù)的檢索工作比較重要，是提升信息資源利用率與應(yīng)用價值的重要手段。雖然部分行政審批單位在努力推動檔案數(shù)字化發(fā)展，但在實(shí)際工作中，其比較重視檔案信息的處理，忽略檢索功能的建設(shè)。由于對檢索工作的重視程度不夠，所以行政審批單位中的數(shù)據(jù)檢索功能比較單一，無法為相關(guān)工作提供支持[2]。在后續(xù)工作中，行政審批需要對檢索功能的建設(shè)提起重視，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，促使信息化檔案管理工作順利開展。

（2）檔案管理信息化系統(tǒng)有待完善

在行政審批單位中，信息化檔案管理已經(jīng)得到較多管理者與工作人員的認(rèn)可。通過對信息化檔案管理工作進(jìn)行分析，我們發(fā)現(xiàn)部分行政審批單位構(gòu)建了檔案信息化管理系統(tǒng)。能否合理利用該系統(tǒng)直接影響信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平，反映出信息技術(shù)的應(yīng)用價值。通過調(diào)研分析，我們發(fā)現(xiàn)部分行政審批單位的檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)與實(shí)際經(jīng)營管理不適應(yīng)的情況，無法將行政審批單位經(jīng)營管理產(chǎn)生的信息有機(jī)整合在一起，影響檔案管理信息化建設(shè)。這反映了當(dāng)前行政審批單位檔案管理信息化系統(tǒng)不夠完善，不能為行政審批單位信息資源集中管理提供支持，同時會影響行政審批單位內(nèi)部創(chuàng)新與改革，是目前需要解決的問題。

（3）檔案信息資源整合存在問題

在檔案管理中，工作人員需要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，落實(shí)信息資源的整合與歸檔工作，將信息資源有序地保存在一起，為后續(xù)開展管理工作提供依據(jù)。通過對當(dāng)前工作情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，由于行政審批單位的業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門與檔案管理部門使用的信息系統(tǒng)不統(tǒng)一，所以無法實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一收集，增加了檔案資源的處理難度。由于各個系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與使用要求不同，所欲無法將業(yè)務(wù)、財務(wù)等相關(guān)信息在第一時間內(nèi)整合在一起，影響信息化檔案管理工作效率。出現(xiàn)這一問題的主要原因是各個系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不同，不能實(shí)現(xiàn)資源共享，從而影響檔案信息的收集與處理。這直接影響了檔案管理工作成效，無法保證檔案信息的全面性與完整性。

（4）檔案服務(wù)能力有待提升

在檔案管理中，我們發(fā)現(xiàn)檔案管理人員服務(wù)意識薄弱，缺乏檔案服務(wù)能力，無法為信息化檔案管理工作提供支持。檔案管理人員是開展信息化檔案管理工作的重要力量，是提升檔案管理工作水平與能力的核心[3]。若檔案管理工作人員的檔案管理水平與信息技術(shù)利用能力低下，不僅無法提升行政審批單位的檔案管理能力，同時會對行政審批單位開展經(jīng)營管理工作造成消極影響。這需要相關(guān)人員提起重視，注重人員素質(zhì)與能力的培養(yǎng)，采用科學(xué)有效的方法提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)，使其掌握信息技術(shù)的利用方法，并可以將其應(yīng)用于檔案管理中，以發(fā)揮信息化檔案管理工作的作用，促使行政審批單位更好地發(fā)展。

3? 對策

（1）完善檔案數(shù)據(jù)信息檢索功能

開展信息化檔案管理工作的目的是提升工作效率、降低成本。若在信息化檔案管理中出現(xiàn)信息檢索困難的問題，那么就會失去信息化檔案管理工作的意義，無法提升檔案管理工作效率。針對以往檔案管理信息檢索方面的問題，可以采取以下方式為檔案資源的利用提供技術(shù)支撐。首先，加強(qiáng)對信息技術(shù)的普及與推廣，引起檔案管理人員對信息技術(shù)的重視，并將其應(yīng)用于檔案檢索功能建設(shè)中，為檔案信息的使用與管理提供支持。在檔案檢索功能建設(shè)中，需要對檔案類型進(jìn)行分析，確定主題詞來對應(yīng)檢索內(nèi)容，使檔案檢索變得簡單、易操作，以提升檢索效率。其次，利用可視化技術(shù)來分析檔案中的信息資源，從而提升檢索工作的有效性。檔案信息類型較多，包含文字、圖表、聲音等?？梢暬夹g(shù)不僅可以提升檢索效率，同時可以提高管理質(zhì)量。最后，加強(qiáng)對特殊信息的管理[4]。在檔案信息保存工作中，利用信息技術(shù)處理特殊信息，可以為特殊信息的利用提供便利，以實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理目標(biāo)。

（2）落實(shí)檔案信息化管理體系的建設(shè)工作

在行政審批單位檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用可以轉(zhuǎn)變檔案管理工作的方式與方法。信息化檔案管理系統(tǒng)不僅為檔案管理提供便利，同時可以優(yōu)化業(yè)務(wù)工作效果，為檔案信息的使用提供支持，提升檔案管理工作質(zhì)量。在實(shí)際工作中，需要對信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作提起重視，明確這一工作的重要性，要求相關(guān)人員做好檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作。

第一，立足行政審批單位的實(shí)際情況，開展檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)工作，設(shè)計(jì)符合實(shí)際情況的管理系統(tǒng)，覆蓋內(nèi)部所有的業(yè)務(wù)，為數(shù)據(jù)信息的處理提供便利。在構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)前，需要對經(jīng)營管理情況進(jìn)行分析，了解業(yè)務(wù)類型與特點(diǎn)，將其作為檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的依據(jù)，為開展檔案信息針對性管理工作提供基礎(chǔ)保障。

第二，對檔案信息化管理需求進(jìn)行分析，對當(dāng)前系統(tǒng)的功能、性能進(jìn)行分析，結(jié)合行政審批單位的需求，對檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與性能進(jìn)行完善與創(chuàng)新，為該系統(tǒng)的運(yùn)用提供基礎(chǔ)保障。這一工作十分重要，能夠提升檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，同時可以解決檔案管理中存在的問題，對個性化檔案管理工作具有重要意義[5]。因此，需要對檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)提起重視，做好系統(tǒng)功能的完善工作，保證該系統(tǒng)的安全性。

第三，主動學(xué)習(xí)其他行政審批單位檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，積累成功經(jīng)驗(yàn)，將其運(yùn)用在檔案管理中，為信息化系統(tǒng)的建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)支持。我國很多行政審批單位都構(gòu)建了信息化檔案管理系統(tǒng)，在實(shí)踐中取得比較理想的效果。通過對成功經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，可以促使檔案管理工作改革創(chuàng)新，能夠解決以往管理中存在的問題，對推動行政審批單位可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

（3）落實(shí)檔案信息資源的整合與利用工作

在行政審批單位檔案管理中，若要發(fā)揮檔案信息的作用，提升管理工作水平，需要工作人員做好檔案信息的收集工作，為行政審批單位開展各項(xiàng)工作提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支持。目前，在檔案管理中，“檔案孤島”問題頻頻出現(xiàn)，不僅無法保證檔案信息的完整性，同時會對開展業(yè)務(wù)工作造成不良影響[6]。因此，需要做好檔案信息的整合與利用工作。

針對以往工作中存在的不足，可以從以下方面入手：第一，對檔案資源的特征進(jìn)行分析，了解檔案信息管理與檔案服務(wù)體系建設(shè)的需求，保證檔案信息系統(tǒng)與檔案服務(wù)體系的一致性，為檔案信息的收集與管理提供便利。第二，對檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督與管理，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，為開展信息化管理工作提供支持。檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理工作十分重要，是保證檔案管理工作順利開展的前提，若系統(tǒng)出現(xiàn)問題，會對信息收集與利用產(chǎn)生較大的影響，無法為相關(guān)工作的開展提供技術(shù)支持。因此，需要做好日常的監(jiān)督與管理工作，保證檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。第三，統(tǒng)一業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為信息資源共享提供支持。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作中，可以參考業(yè)務(wù)部門信息系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，保證兩者的統(tǒng)一性，促使資源收集、處理與保存工作順利進(jìn)行。

（4）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，對檔案管理人員進(jìn)行思政教育，培養(yǎng)其服務(wù)意識，以做好檔案管理工作，為發(fā)揮檔案服務(wù)作用做好鋪墊[7]。其次，開展信息技術(shù)培訓(xùn)工作，將檔案信息化管理工作的方法與技巧傳授給工作人員，使其在培訓(xùn)的過程中掌握信息技術(shù)的應(yīng)用方法，并主動開展檔案管理與服務(wù)工作。在培訓(xùn)活動中，可以采用演示教學(xué)與經(jīng)驗(yàn)交流的方式傳遞知識與技能，利用豐富多彩的培訓(xùn)活動，提升檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，為提高工作質(zhì)量提供支持。最后，開展檔案管理理論知識和技能培訓(xùn)活動，豐富工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，使其在學(xué)習(xí)中提升專業(yè)素質(zhì)，為開展信息化檔案管理工作提供理論支撐。

4? 結(jié)語

在行政審批單位中開展信息化檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享、節(jié)省檔案管理成本、提升業(yè)務(wù)工作效果。在實(shí)際工作中，完善檔案管理檢索功能，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集與處理，以優(yōu)化檔案的服務(wù)功能，促使行政審批單位更好地發(fā)展。

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作者簡介：

金麗紅（1983—） ，專科，助理館員，研究方向：行政審批單位檔案管理。