實(shí)驗(yàn)室低值易耗品智能審批管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

胡慧，王薇，胡銀萍

（嘉興南湖學(xué)院，浙江嘉興，314001）

1 實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理系統(tǒng)需求分析

1.1 數(shù)據(jù)需求

在實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理中需要對(duì)物品、設(shè)備儀器的信息屬性加以充分分析，構(gòu)建實(shí)驗(yàn)室低值易耗品知識(shí)信息庫，將此作為基礎(chǔ)，按照用例定義描述操作，對(duì)管理階段基礎(chǔ)數(shù)據(jù)加以充分分析，初步擬定的數(shù)據(jù)信息包括以下內(nèi)容：①實(shí)驗(yàn)室低值易耗品基本屬性，編號(hào)、規(guī)格型號(hào)、類型號(hào)、用途、金額、數(shù)量以及計(jì)量單位等；②計(jì)劃申購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)實(shí)驗(yàn)室、申購金額、申購理由以及數(shù)量和低值易耗品基本屬性；③庫存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理包括：庫存數(shù)量、庫存容量、入庫時(shí)間和數(shù)量、出庫時(shí)間和數(shù)量、管理者單位和姓名、損壞情況以及保存位置等信息；④申請(qǐng)使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理：申請(qǐng)人姓名、物品、時(shí)間、用途以及借出單據(jù)等信息。

1.2 功能需求

實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理系統(tǒng)是為任課教師和實(shí)驗(yàn)員提供相關(guān)服務(wù)。功能需求框架如圖一所示。實(shí)驗(yàn)員屬于實(shí)驗(yàn)室使用者和管理人員，主要負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室低值易耗品的管理和申購工作。任課教師屬于系統(tǒng)使用人員，兩者均屬于系統(tǒng)使用參與者，因此，實(shí)驗(yàn)員需要進(jìn)行計(jì)劃申購、物品管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、借出物品等工作，其中物品管理又包括基本操作、構(gòu)建知識(shí)庫、關(guān)聯(lián)設(shè)備、庫存管理。庫存管理包括出庫、入庫以及盤庫操作。任課教師包括計(jì)劃查詢、申請(qǐng)使用。在系統(tǒng)管理使用中當(dāng)查詢庫存、庫存報(bào)警后，按照現(xiàn)有庫存、需求量開展申購計(jì)劃，并編制申請(qǐng)表。物品管理中實(shí)驗(yàn)員按照低值易耗品的入庫情況，盤查數(shù)量以及物品、儀器設(shè)備質(zhì)量，把物品相關(guān)信息輸入至數(shù)據(jù)庫內(nèi)，在出庫操作時(shí)，實(shí)驗(yàn)員按照低值易耗品的出庫情況進(jìn)行出庫處理，其中包括標(biāo)識(shí)閑置存放位置、減少數(shù)量，把相關(guān)信息輸入至數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)中的庫存容量減少。在盤庫操作時(shí)，實(shí)驗(yàn)員清查低值易耗品，明確質(zhì)量、數(shù)量以及存放位置，對(duì)過期和損壞的低值易耗品進(jìn)行清理，填寫報(bào)表，用于后續(xù)檢查工作。在關(guān)聯(lián)設(shè)備管理中因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)的儀器設(shè)備均需要配置必備的、相應(yīng)的低值易耗品，因此，需要設(shè)定庫存報(bào)警系統(tǒng)，當(dāng)?shù)椭狄缀钠返膸齑鏀?shù)量小于警戒線的數(shù)值時(shí)，系統(tǒng)彈出申購提示，確保實(shí)驗(yàn)室相關(guān)實(shí)驗(yàn)有效開展?；静僮髦饕傅氖窃诮虒W(xué)時(shí)以及設(shè)備運(yùn)行時(shí)獲取低值易耗品使用存在問題和故障信息，按照現(xiàn)有設(shè)備分類體系，按低值易耗品的性質(zhì)進(jìn)行分類。教師使用時(shí)，可以對(duì)低值易耗品信息進(jìn)行查詢、添加以及查詢。實(shí)驗(yàn)員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)報(bào)表編制時(shí)能夠?qū)δ硶r(shí)間段低值易耗品庫存、借出情況以及使用情況、損壞情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按照物品價(jià)值自動(dòng)生成時(shí)間報(bào)表。借出物品時(shí)，按照學(xué)生或者老師所提供使用單，對(duì)庫存情況進(jìn)行查詢，進(jìn)行低值易耗品物品或儀器設(shè)備出庫處理。除此之外，任課教師遞交低值易耗品使用單據(jù)，將單據(jù)中相關(guān)信息輸入至數(shù)據(jù)庫，實(shí)驗(yàn)員進(jìn)行核查，審批通過后任課教師可按照系統(tǒng)提示領(lǐng)取物品或被拒絕。

圖1 功能需求框架

1.3 非功能需求

對(duì)于實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)具備身份管理性能，因?yàn)橄到y(tǒng)的使用人員主要為實(shí)驗(yàn)員、任課老師，因此需要設(shè)計(jì)針對(duì)實(shí)驗(yàn)員、任課教師兩種類型的用戶權(quán)限，不同用戶具備不同的權(quán)限控制。同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理系統(tǒng)需要具備定期備份功能，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞情況，并通過定期數(shù)據(jù)備份，增量處理。系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)簡潔易操作，數(shù)據(jù)修改、插入、刪除、查詢應(yīng)當(dāng)具有較高的效率，確保系統(tǒng)的高效使用。

2 實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)

實(shí)驗(yàn)室低值易耗品系統(tǒng)的開發(fā)是采用結(jié)構(gòu)化，通過B/S模式開發(fā)系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)后，將以往實(shí)驗(yàn)室低值易耗品人工審批方式替換為自動(dòng)化、無紙化辦公方式，系統(tǒng)功能開發(fā)分析包括以下內(nèi)容：首先，在校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上構(gòu)建管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)通過校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)便能夠進(jìn)行低值易耗品申請(qǐng)、審批操作。為確保系統(tǒng)安全使用，對(duì)系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置應(yīng)當(dāng)按照：二級(jí)學(xué)院申請(qǐng)者、二級(jí)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理處設(shè)備管理科相關(guān)人員、實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理處主管領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)處設(shè)備科相關(guān)人員、資產(chǎn)處主管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。登錄系統(tǒng)時(shí)，任課老師遞交申請(qǐng)表，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可使用低值易耗品物品和儀器設(shè)備的使用。另外，系統(tǒng)需要設(shè)置電子郵箱、手機(jī)短信提醒功能，有部門進(jìn)行操作后便會(huì)發(fā)送信息提醒。

2.2 系統(tǒng)開發(fā)模式

管理系統(tǒng)開發(fā)模式通常包括C/S模式、B/S模式，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，B/S模式的應(yīng)用逐漸普及，并且具有更加廣闊的應(yīng)用空間，本文以B/S開發(fā)模式為主展開分析。第一，對(duì)客戶端加以簡化，B/S模式不需要在大量客戶機(jī)中安裝不同的應(yīng)用程序，只需要安裝瀏覽器APP，有效節(jié)省用戶客戶端硬盤內(nèi)存和空間，安裝過程也較為靈活、簡便。第二，對(duì)系統(tǒng)維護(hù)和開發(fā)加以簡化，系統(tǒng)開發(fā)人員不需要針對(duì)不同用戶級(jí)別設(shè)計(jì)不同應(yīng)用程序，在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中設(shè)置相關(guān)功能即可，并按照不同功能為不同組別用戶設(shè)置權(quán)限即可，用戶借助HTTP請(qǐng)求在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中權(quán)限范圍中調(diào)用不同的處理程序，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效使用。第三，實(shí)現(xiàn)用戶簡單操作。相比于C/S模式，B/S模式運(yùn)行時(shí)，客戶端完全可以通過瀏覽器進(jìn)行，不需要設(shè)計(jì)用戶專用規(guī)格，用戶不需要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。最后，通過互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)操作簡便、維護(hù)集中、跨平臺(tái)應(yīng)用等特點(diǎn)，用戶可在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中展開相關(guān)操作，打破地域限制，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)實(shí)用性。同時(shí)，現(xiàn)階段很多高校有多個(gè)校區(qū)，通過B/S開發(fā)模式，以校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的高效應(yīng)用。對(duì)于數(shù)據(jù)庫的選用，Access2000操作簡單，安全性能較低，而B/S開發(fā)模式則是將系統(tǒng)應(yīng)用安全性放在首要位置，Access表容量存在一定的限制，無法進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。但SQL Server數(shù)據(jù)庫能夠提供XML支持。其能夠構(gòu)建較大的網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)存儲(chǔ)組件，提供安全性、可用性、伸縮性功能，增加數(shù)據(jù)一致約束限制，用戶能夠根據(jù)設(shè)定優(yōu)先級(jí)、分配權(quán)限操作，確保系統(tǒng)內(nèi)部使用安全性。

2.3 系統(tǒng)功能模塊

按照實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理工作流程，可以將系統(tǒng)分為展示臺(tái)、申報(bào)模塊、系統(tǒng)管理和倉庫管理四個(gè)部分，如圖2所示。首先，展示臺(tái)模塊。展示臺(tái)的主要作用是向?qū)嶒?yàn)人員和任課教師提供實(shí)驗(yàn)工具、器皿、實(shí)驗(yàn)材料等產(chǎn)品和儀器設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品名稱、用途范圍、技術(shù)參數(shù)、參考價(jià)格、實(shí)物圖片以及生產(chǎn)廠家等資料，等同于為實(shí)驗(yàn)人員和任課教師提供低值易耗品信息詞典。其次，申報(bào)模塊。申報(bào)功能主要是為管理人員服務(wù)的，功能作用是通過院系管理人員申報(bào)，借助系統(tǒng)對(duì)低值易耗品需求情況進(jìn)行反饋，管理人員審核申報(bào)物品與數(shù)量，之后將審核信息反饋至院系，管理人員按照審批結(jié)果對(duì)申請(qǐng)表修改或者刪除，也可添加其他申請(qǐng)物品，如果審批通過則不可進(jìn)行修改。第三，管理模塊。管理模塊的設(shè)計(jì)最為復(fù)雜，是為系統(tǒng)管理人員提供服務(wù)。管理模塊功能作用包括用戶管理、低值易耗品管理、庫存管理、信息處理以及匯總和打印功能。第一，用戶管理是管理人員賬號(hào)管理。管理人員的賬號(hào)是通過SQL Server安全機(jī)制，是不同用戶具備不同使用權(quán)限。第二，低值易耗品的管理。此管理功能包括添加物品類別、修改或者添加物品信息。修改或者添加物品信息時(shí)，按照不同種類物品或儀器設(shè)備技術(shù)參數(shù)指標(biāo)，通過靈活方式設(shè)計(jì)，僅需要輸入指標(biāo)數(shù)量，由系統(tǒng)自動(dòng)生成交互框，用戶只需在交互框內(nèi)輸入名稱和指標(biāo)即可。第三，庫存管理。庫存管理本身相當(dāng)于倉庫管理模塊，除具備出庫、入庫、查詢功能外，還具備以下功能：①出庫界面設(shè)置院系對(duì)物品或儀器設(shè)備申報(bào)數(shù)量信息、領(lǐng)取數(shù)量信息，通過信息對(duì)院系申請(qǐng)領(lǐng)用物品信息。當(dāng)領(lǐng)用數(shù)量達(dá)申報(bào)數(shù)量，能夠按照具體情況約束院系領(lǐng)用數(shù)量。②匯款管理。該功能主要是對(duì)入庫的物品或儀器設(shè)備匯款情況加以記錄，記錄入庫物品、儀器設(shè)備的發(fā)票號(hào)、入庫時(shí)間、供貨商、匯款情況以及匯款時(shí)間。借助該功能能夠快速查詢貨物入庫付款情況，匯款情況信息，對(duì)采購部門了解低值易耗品信息起到積極作用。第四，信息處理。處理院系所申報(bào)低值易耗品相關(guān)信息包括訂單的信息審核、信息處理、新物品的信息審核、信息處理以及訂單信息的匯總和打印。訂單和新物品信息的審核工作開展主要為系統(tǒng)管理人員對(duì)院系所申報(bào)的訂單、新物品的信息審核，審核物品單價(jià)、規(guī)格型號(hào)，物品不滿足標(biāo)準(zhǔn)要求不給予審核通過，并附注審核不通過原因，院系的管理人員能夠利用申報(bào)模塊修改、刪除系統(tǒng)管理人員沒通過物品信息，在審核通過之后便不可對(duì)物品信息加以修好、刪除。訂單信息的處理指的是各個(gè)院系的申報(bào)在結(jié)束時(shí)處理申報(bào)信息，對(duì)于不同的情況處理方式分為普通處理、強(qiáng)制處理。首先，普通處理指的是院系的申報(bào)信息沒有未通過的審核信息，能夠進(jìn)行普通處理，而強(qiáng)制處理指的是院系的申報(bào)訂單物品信息存在沒有審核通過信息，但已經(jīng)到申報(bào)截止時(shí)間，此時(shí)通過普通處理，系統(tǒng)將反映院系訂單信息內(nèi)存在未通過申報(bào)信息，則需要通過強(qiáng)制處理，將未通過的訂單信息刪除，留下審核通過訂單信息。第五，匯總和打印功能。因?yàn)椴糠指咝４嬖诙鄠€(gè)校區(qū)，為確保院系使用和領(lǐng)用的便捷性，將多個(gè)校區(qū)物品分別匯總、申報(bào)。

圖2 系統(tǒng)功能模塊