施工企業(yè)物資管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

鐘玉/ZHONG Yu

（中鐵十六局集團(tuán)物資貿(mào)易有限公司，北京 100018）

隨著工程建設(shè)領(lǐng)域?qū)τ谑┕すて诘囊笥l(fā)嚴(yán)格，以及工程主體的復(fù)雜性帶來(lái)的物資的多樣性、流動(dòng)性等因素，施工企業(yè)對(duì)物資管理的信息化需求越來(lái)越高。成本控制成為施工企業(yè)物資管理的首要目標(biāo)，物資管理水平也是企業(yè)保障利潤(rùn)的重要環(huán)節(jié)。施工企業(yè)的物資管理面對(duì)的問(wèn)題有很多，例如，在物資采購(gòu)入庫(kù)后數(shù)量如何與實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中所消耗的相匹配、在施工工期緊張時(shí)如何做到物資合理采購(gòu)從而減少浪費(fèi)、在市場(chǎng)行情波動(dòng)較大時(shí)如何快速地補(bǔ)充企業(yè)庫(kù)存的空缺、通過(guò)企業(yè)物資臺(tái)賬如何解決物資分配的問(wèn)題等。這些因素能否有效的解決關(guān)系著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能夠達(dá)到可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，更是企業(yè)決策層迫切關(guān)注的事項(xiàng)。

1 物資管理系統(tǒng)概述

物資管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的以“計(jì)劃配給”為中心的企業(yè)物資管理模式逐漸喪失了活力，已經(jīng)不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，對(duì)企業(yè)物資管理進(jìn)行創(chuàng)新成為一個(gè)重要方向。加強(qiáng)物資管理系統(tǒng)建設(shè)，可提高工作效率和降低資源浪費(fèi)，對(duì)企業(yè)發(fā)展起著至關(guān)的重要作用。

物資管理系統(tǒng)是指對(duì)物資信息進(jìn)行處理的人機(jī)系統(tǒng)，是現(xiàn)代信息技術(shù)在物資管理中的應(yīng)用，包括主體工程和配套工程兩個(gè)方面，主體工程包含若干個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用子系統(tǒng)，配套工程是指由計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和信息代碼組成的運(yùn)行環(huán)境。

物資管理系統(tǒng)是施工企業(yè)物資管理體系中重要的組成部分，開(kāi)發(fā)應(yīng)用物資管理系統(tǒng)能夠更好地完善企業(yè)管理體系，可以及時(shí)的明確施工生產(chǎn)過(guò)程中物資需求計(jì)劃，掌握企業(yè)物資總量，在各個(gè)施工環(huán)節(jié)可以精細(xì)化的調(diào)動(dòng)企業(yè)物資資源。在對(duì)市場(chǎng)行情把控的同時(shí)，掌握好施工項(xiàng)目的物資計(jì)劃。通過(guò)物資管理系統(tǒng)的智能分析選擇出最優(yōu)的分配方案，可以有效地避免物資信息統(tǒng)計(jì)緩慢、物資過(guò)于集中或分散、無(wú)法有效的及時(shí)掌控企業(yè)物資總量、采購(gòu)過(guò)量造成不必要的成本浪費(fèi)等現(xiàn)象。

2 物資管理系統(tǒng)的規(guī)劃與開(kāi)發(fā)

2.1 框架規(guī)劃

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，市場(chǎng)已有的物資管理系統(tǒng)眾多，多數(shù)系統(tǒng)操作煩瑣、不便于維護(hù)、存在信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要想長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，需自身開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)一套物資數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)于程序的應(yīng)用管理與日常運(yùn)行，以及涉及的各類擴(kuò)展功能都可以與公司無(wú)縫對(duì)接。管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路主要涉及“數(shù)據(jù)集成、合同為綱、管理內(nèi)嵌、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)、業(yè)務(wù)互證、伺服監(jiān)控”，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中包含基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)管理、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、結(jié)算管理、法律風(fēng)控、統(tǒng)計(jì)分析、辦公協(xié)同、財(cái)務(wù)管理等基礎(chǔ)模塊，各個(gè)模塊又細(xì)分若干個(gè)子模塊，將所有模塊進(jìn)行整合最終開(kāi)發(fā)出完整的企業(yè)物資信息管理系統(tǒng)，并在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行全覆蓋應(yīng)用。物資管理系統(tǒng)應(yīng)具有自主開(kāi)發(fā)、符合企業(yè)特點(diǎn)、可操作性強(qiáng)、推廣使用方便等特點(diǎn)，整體風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)低、開(kāi)發(fā)成本低、學(xué)習(xí)難度低，利于企業(yè)全面使用，對(duì)于物資管理系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)和信息可分權(quán)限對(duì)各個(gè)生產(chǎn)施工部門進(jìn)行授權(quán)，保障其物資信息的全局掌控。

2.2 進(jìn)度管理

物資管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)通常采用分解工具將任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分解。物資管理系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中，需按照輸出要求規(guī)劃，并將開(kāi)發(fā)任務(wù)分解成諸多小任務(wù)派發(fā)從而推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。由于審核跟蹤和成果輸出在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中有諸多不確定因素，這就要求在物資管理系統(tǒng)軟件的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中進(jìn)行有效的進(jìn)度管理。對(duì)工作時(shí)間的安排是項(xiàng)目進(jìn)度管理中的重要環(huán)節(jié)之一，要合理科學(xué)的安排對(duì)接溝通時(shí)間。此外，人力資源的欠缺和更迭的目標(biāo)也會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成一定的影響。最后，進(jìn)度管理過(guò)程中，要明確項(xiàng)目管理中各工作之間的關(guān)系，開(kāi)展編碼工作的基礎(chǔ)是對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，因此，數(shù)據(jù)分析、框架開(kāi)發(fā)、監(jiān)督預(yù)警、質(zhì)檢等工作任務(wù)要在編碼之前進(jìn)行設(shè)計(jì)。

2.3 質(zhì)量管理

施工企業(yè)物資管理系統(tǒng)的質(zhì)量管理由開(kāi)發(fā)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)這兩部分組成。開(kāi)發(fā)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是根據(jù)施工企業(yè)既往積累的豐富經(jīng)驗(yàn)制定的，質(zhì)量管理優(yōu)化改進(jìn)的最后一步是根據(jù)物資管理系統(tǒng)的特點(diǎn)來(lái)優(yōu)化調(diào)整。項(xiàng)目質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)是對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行控制和執(zhí)行，要及時(shí)的做好記錄并向上級(jí)匯報(bào)，分析問(wèn)題的成因，并制定出一個(gè)合理的解決方案，這樣才能提升項(xiàng)目質(zhì)量的管理。

2.4 開(kāi)發(fā)保障措施

1）進(jìn)度保障措施 物資管理系統(tǒng)軟件的項(xiàng)目想要順利開(kāi)展，就要在前期做好大量的準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目前期的準(zhǔn)備工作包括設(shè)置規(guī)章制度，合理安排計(jì)劃，勘察項(xiàng)目工作的環(huán)境，為項(xiàng)目更好的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

2）資金保障措施 資金的保障是決定系統(tǒng)能否正常進(jìn)行的基本條件。物資管理系統(tǒng)是施工企業(yè)專用的信息化建設(shè)項(xiàng)目，從運(yùn)行到立項(xiàng)，資金費(fèi)用根據(jù)開(kāi)發(fā)要求提出申請(qǐng)。為預(yù)防資金不足的情況發(fā)生，應(yīng)按時(shí)結(jié)算項(xiàng)目款。增加系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的管理成本、隨意調(diào)動(dòng)人員、未及時(shí)對(duì)項(xiàng)目設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)等，都是影響開(kāi)發(fā)進(jìn)度的原因。

3）服務(wù)保障措施 在項(xiàng)目管理工作中要建立明確的工作制度，及時(shí)進(jìn)行工作反饋和責(zé)任劃分。采用一對(duì)一的方式，把項(xiàng)目的工作模塊細(xì)化到具體的責(zé)任人。定期召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)，根據(jù)需要整理項(xiàng)目進(jìn)度問(wèn)題，并及時(shí)進(jìn)行反饋溝通，及時(shí)解決問(wèn)題。另外，要想項(xiàng)目高效進(jìn)行，必須建立良好的溝通機(jī)制，及時(shí)的調(diào)整版塊的設(shè)計(jì)與內(nèi)容。最后進(jìn)行嚴(yán)格測(cè)試，并根據(jù)測(cè)試的效果對(duì)其中的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，從而進(jìn)一步完善項(xiàng)目設(shè)計(jì)的內(nèi)容和項(xiàng)目進(jìn)度的計(jì)劃。

3 物資管理系統(tǒng)的功能

管理系統(tǒng)的功能可分為系統(tǒng)功能、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、辦公協(xié)同、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)審計(jì)、結(jié)算管理、風(fēng)險(xiǎn)管控、智能分析等8 大版塊，通過(guò)這8大版塊可以輕松方便的掌握企業(yè)物資管理。

1）系統(tǒng)功能版塊 主要涉及用戶使用權(quán)限、組織機(jī)構(gòu)匹配和數(shù)據(jù)管理三類數(shù)據(jù)內(nèi)容。①用戶使用權(quán)限由系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)人員來(lái)控制，根據(jù)現(xiàn)實(shí)中人員的崗位職務(wù)分配授權(quán)管理功能；②組織機(jī)構(gòu)匹配通過(guò)與企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)的對(duì)接并植入到管理系統(tǒng)，讓現(xiàn)實(shí)中各個(gè)部門能同步到系統(tǒng)管理中；③數(shù)據(jù)管理根據(jù)對(duì)不同級(jí)別人員錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、組織、分析、搜索、加工、儲(chǔ)存、傳輸?shù)雀鱾€(gè)過(guò)程的管理。

2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)版塊 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)版塊是物資管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，儲(chǔ)存著企業(yè)的物資編碼庫(kù)（圖1）、客戶庫(kù)、供應(yīng)商庫(kù)、合作方警示名錄、國(guó)稅編碼庫(kù)、發(fā)票信息庫(kù)、核心業(yè)務(wù)庫(kù)以及公共數(shù)據(jù)庫(kù)等重要數(shù)據(jù)，也是企業(yè)重要的公共數(shù)據(jù)資源庫(kù)。開(kāi)發(fā)管理員對(duì)于企業(yè)重要物資數(shù)據(jù)資源根據(jù)各個(gè)層級(jí)關(guān)系錄入到系統(tǒng)中，方便及時(shí)調(diào)用。

圖1 物資管理系統(tǒng)物資編碼庫(kù)

3）辦公協(xié)同版塊 可為企業(yè)員工提供工作溝通、智能人事、移動(dòng)審批、存儲(chǔ)等功能版塊，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)協(xié)同在線，每個(gè)任務(wù)之間相互支持，在有序間高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4）市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)版塊 主要涉及現(xiàn)有承攬業(yè)務(wù)、物資需求、采購(gòu)方向、物資招標(biāo)，詢價(jià)系統(tǒng)等內(nèi)容，根據(jù)承攬業(yè)務(wù)的報(bào)表臺(tái)賬在此版塊中可以迅速的檢索出需要的物資資源，減少人工翻閱資料的煩瑣工作。

5）財(cái)務(wù)審計(jì)版塊 涉及收付款的控制、銷項(xiàng)發(fā)票的控制、印花稅的控制等內(nèi)容，是系統(tǒng)管理的重要版塊，也是系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中與現(xiàn)實(shí)財(cái)務(wù)對(duì)應(yīng)的重要組成部分。

6）結(jié)算管理版塊 涉及物資計(jì)劃、物流信息、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票、費(fèi)用支付、債務(wù)分析、結(jié)算清單、業(yè)務(wù)報(bào)表等內(nèi)容，對(duì)應(yīng)著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)核算部門，是重要的核心版塊。通過(guò)結(jié)算管理版塊的工作內(nèi)容與財(cái)務(wù)審計(jì)版塊的協(xié)同完成物資的結(jié)算。

7）風(fēng)險(xiǎn)管控版塊 涉及物資臺(tái)賬的數(shù)據(jù)、合同信息的履約、風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)的把控、司法案例的普及等內(nèi)容，一般由企業(yè)的法務(wù)部門來(lái)管理。

8）智能分析版塊 根據(jù)用戶上傳的物資數(shù)據(jù)通過(guò)系統(tǒng)智能的分類整理、數(shù)字化的分析，將企業(yè)的物資資源進(jìn)行整合，合理的分配到各個(gè)承攬項(xiàng)目上。也可對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，使不同層級(jí)用戶快速提取自己所需的數(shù)據(jù)。

4 物資管理系統(tǒng)的應(yīng)用

我司在工程建設(shè)項(xiàng)目中對(duì)物資管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了物資需求的動(dòng)態(tài)化信息管理，創(chuàng)建了模塊化管理窗口、平臺(tái)化物資集采、供應(yīng)鏈物資分享等全新的組織物資管理模式，從而達(dá)到了物資管理的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化和有效化，在新時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息管理模式競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，滿足了企業(yè)發(fā)展的需求。企業(yè)升級(jí)原有的基礎(chǔ)物資管理，新的物資管理系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中不斷地解決物資信息更新慢，市場(chǎng)行情多變，地域性差異等造成的物資信息獲取不及時(shí)的短板，避免企業(yè)在物資管理上出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，減少員工的工作強(qiáng)度的同時(shí)又能保證工作質(zhì)量和效率，有效提高了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中物資基礎(chǔ)保障水平，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

隨著建筑工程企業(yè)的新工藝、新技術(shù)、新設(shè)備、新材料的不斷創(chuàng)新發(fā)展，物資管理系統(tǒng)軟件的更新?lián)Q代還需要不斷的與市場(chǎng)匹配。在物資管理的過(guò)程中，物資信息的動(dòng)態(tài)追蹤、實(shí)時(shí)更新、數(shù)據(jù)分析、清單核算、云端工序、市場(chǎng)反饋等功能的不斷優(yōu)化，可有效提高企業(yè)的物資管理水平。

5 結(jié)語(yǔ)

施工企業(yè)的物資管理既具有獨(dú)特性，又有普遍性。物資管理工作要順應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展需求，跟上社會(huì)的發(fā)展腳步，施工企業(yè)必須要對(duì)項(xiàng)目的工作方式進(jìn)行改革，開(kāi)發(fā)應(yīng)用物資管理系統(tǒng)。要保證物資管理系統(tǒng)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)應(yīng)用順利進(jìn)行，就要引進(jìn)科學(xué)的管理模式，根據(jù)物資管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定針對(duì)性的規(guī)劃和保障措施，又快又好的完成物資管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。

在信息化的新時(shí)代，物資管理系統(tǒng)可精準(zhǔn)、及時(shí)、方便的提取物資信息，為建筑企業(yè)在施工生產(chǎn)工作時(shí)提供有力的后勤保障，既能給企業(yè)帶來(lái)管理上的優(yōu)勢(shì)，又能在企業(yè)發(fā)展中降低因物資管理不善造成的直接經(jīng)濟(jì)損失。O