掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策建議

摘要：本文結(jié)合調(diào)研結(jié)果，得出以S省Y市為代表的大部分地區(qū)存在傳統(tǒng)辦公方式效能低下、現(xiàn)代辦公方式存在瑕疵、掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)行動(dòng)遲緩等問(wèn)題的結(jié)論，從宏觀視角、中觀、微觀三個(gè)視角進(jìn)行歸因分析，提出先行試點(diǎn)、行推廣，轉(zhuǎn)變思想、提升能力，互聯(lián)共通，化繁就簡(jiǎn)等對(duì)策性建議，以期最大限度促進(jìn)機(jī)關(guān)工作減負(fù)增效。

關(guān)鍵詞：數(shù)字政府;協(xié)同辦公;行政效率

1 S省Y市掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀

1.1傳統(tǒng)辦公方式效能低下。第一，紙質(zhì)辦公浪費(fèi)資源。被調(diào)查者中，認(rèn)為“紙質(zhì)辦公耗時(shí)較長(zhǎng)且易丟失”的占71.25%，紙質(zhì)公文傳遞效率過(guò)低，浪費(fèi)紙張資源，破壞生態(tài)環(huán)境，與“綠色”“無(wú)紙化”辦公理念背道而馳。第二，現(xiàn)場(chǎng)辦公耗時(shí)費(fèi)力。被調(diào)查者中，認(rèn)為“現(xiàn)場(chǎng)辦公有時(shí)浪費(fèi)時(shí)間精力”的占25%，現(xiàn)場(chǎng)辦公方式既浪費(fèi)了公務(wù)資源，又耗費(fèi)了時(shí)間精力，甚至導(dǎo)致形式主義、官僚主義。第三，協(xié)同辦公收效甚微。被調(diào)查者中，認(rèn)為“部門(mén)協(xié)同辦公效率較為低下”的占57.5%，辦公主體依然以“點(diǎn)”的方式分布，連點(diǎn)成線(xiàn)、成面可能性低，條塊分割、推諉扯皮不同程度存在，導(dǎo)致信息鴻溝巨大、行政效率低下，難以實(shí)現(xiàn)政務(wù)協(xié)同。

1.2現(xiàn)代辦公方式存在瑕疵。第一，電子政務(wù)優(yōu)勢(shì)漸失。被調(diào)查者中，使用電子政務(wù)和OA系統(tǒng)的僅分別占7.5%、6.25%，二者雖然實(shí)現(xiàn)了文件快速傳輸，但其文件傳輸受設(shè)備、場(chǎng)景制約明顯，造成“信息孤島”現(xiàn)象，原有的快速化優(yōu)勢(shì)不再明顯。第二，新興媒介良莠不齊。被調(diào)查者中，認(rèn)為“QQ、微信辦公侵占私人空間”的占58.75%，QQ、微信是一般社交平臺(tái)，作為辦公工具使用，存在許可度不明、安全度不高、公私界限度模糊等問(wèn)題。

1.3掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)行動(dòng)遲緩。第一，部分地區(qū)先行先試，效果顯著。在被問(wèn)及“您是否了解浙江、廣東、貴州、甘肅等省份的機(jī)關(guān)事業(yè)單位已全面使用掌上協(xié)同辦公平臺(tái)”這一問(wèn)題時(shí)，81.25%的被調(diào)查者表示不了解，僅有18.75%的被調(diào)查者表示了解。浙江、廣東、貴州、甘肅分別建立了“浙政釘”“粵政易”“貴政通”“隴政釘”等掌上協(xié)同辦公平臺(tái)，成為現(xiàn)代移動(dòng)智慧辦公領(lǐng)跑者，上述幾省公務(wù)處理效率平均提升40%以上，公職人員傳統(tǒng)的工作模式向“掌上辦公”轉(zhuǎn)變。第二，目前S省Y市等待觀望，行動(dòng)遲緩。被調(diào)查者在被問(wèn)及“所在單位、行業(yè)、地區(qū)是否已啟動(dòng)掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)和運(yùn)行工作”時(shí)，回答“未啟動(dòng)”的占88.75%，回答“有啟動(dòng)計(jì)劃但未開(kāi)始實(shí)施”的占11.25%，通過(guò)電話(huà)調(diào)查市委辦、市政府辦等部門(mén)發(fā)現(xiàn)，S省Y市尚未開(kāi)展掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)工作，另外，據(jù)調(diào)查調(diào)查有關(guān)部門(mén)，S省省直機(jī)關(guān)和市州均為開(kāi)展平臺(tái)建設(shè)工作。

2 S省Y市掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)遲緩的主要原因

2.1宏觀視角：上級(jí)支持認(rèn)同尚要時(shí)日。一是上下聯(lián)動(dòng)難。被調(diào)查者中，認(rèn)為本市乃至本省掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)存在“上下聯(lián)動(dòng)難”問(wèn)題的占73.75%。而下級(jí)部門(mén)“自下而上”的提議建議與上級(jí)部門(mén)“自上而下”的安排部署是一個(gè)復(fù)雜的政策過(guò)程，二者的有機(jī)結(jié)合受多種因素影響，耗時(shí)較長(zhǎng)。二是資金技術(shù)缺。被調(diào)查者中，認(rèn)為本市乃至本省掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)存在“資金技術(shù)缺”問(wèn)題的占48.75%。相對(duì)技術(shù)問(wèn)題，資金問(wèn)題更為突出，要考慮到部分縣（區(qū)）財(cái)政能力較弱，自身無(wú)法全部承擔(dān)購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用，需要提請(qǐng)上級(jí)財(cái)政資金支持，因而缺少資金的情況也需考慮。

2.2中觀視角：干部觀念能力尚待提升。一是亟需打通觀念瓶頸。被調(diào)查者中，認(rèn)為本市乃至本省掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)存在“干部觀念轉(zhuǎn)變難”問(wèn)題的占58.75%。在掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)初期，可能遭到干部質(zhì)疑，誤以為是形式主義的“新花樣”，會(huì)增加基層負(fù)擔(dān)，因此，引導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)到該平臺(tái)的簡(jiǎn)約便捷功能極有必要。二是亟需提高能力水平。被調(diào)查者中，認(rèn)為本市乃至本省掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)存在“干部能力水平不足”問(wèn)題的占32.5%。部分干部對(duì)智能終端、新媒體、辦公軟件的熟練程度不夠，一旦掌上協(xié)同辦公平臺(tái)開(kāi)始運(yùn)用，將提出更高標(biāo)準(zhǔn)的操作要求，干部的數(shù)字辦公能力需進(jìn)一步提高，以適應(yīng)新的工作模式。三是亟需破除領(lǐng)導(dǎo)顧慮。被調(diào)查者中，認(rèn)為本市乃至本省掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)存在“領(lǐng)導(dǎo)傳統(tǒng)偏好改變難”問(wèn)題的占53.75%。領(lǐng)導(dǎo)干部工作繁忙，且習(xí)慣于紙質(zhì)辦公、現(xiàn)場(chǎng)辦公，時(shí)間非常寶貴，需要平衡好掌上辦公與個(gè)人偏好的關(guān)系，有必要由辦公室（綜合部門(mén)）承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人賬號(hào)操作任務(wù)。

2.3微觀視角：保密知悉范圍尚需明確。一是保密制度遭受挑戰(zhàn)。被調(diào)查者中，認(rèn)為本市乃至本省掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)存在“保密制度建設(shè)跟進(jìn)難”問(wèn)題的占40%。國(guó)家保密部門(mén)對(duì)公務(wù)內(nèi)容通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸有嚴(yán)格規(guī)定，甚至不允許公文和限定知悉范圍的其他內(nèi)容傳輸，但“法未禁止皆可為”的觀念難以短期內(nèi)取得保密部門(mén)認(rèn)同。二是保密能力有待提高。部分干部保密意識(shí)不強(qiáng)、保密能力較差，在掌上協(xié)同辦公平臺(tái)運(yùn)用后，可能催生使用該平臺(tái)“不會(huì)涉密”的錯(cuò)誤思想，有意或無(wú)意向無(wú)關(guān)人員泄露平臺(tái)內(nèi)的工作內(nèi)容，違反保密規(guī)定，造成工作被動(dòng)。

3加快掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)的對(duì)策建議

3.1分步實(shí)施：先行試點(diǎn)，再行推廣。一要上下聯(lián)動(dòng)。建議由市委辦、市政府辦等部門(mén)在對(duì)部分市直部門(mén)，縣（區(qū)）黨委、政府和平臺(tái)供應(yīng)商深入調(diào)研后，草擬建議方案，呈送市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)班子研究。市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)班子要形成共識(shí)，將掌上協(xié)同辦公平臺(tái)建設(shè)提高到實(shí)現(xiàn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的高度，并作為一項(xiàng)重要議題納入市政府常務(wù)會(huì)、市委常委會(huì)研究范圍，抓緊研究后形成議定事項(xiàng)實(shí)施。二要科學(xué)試點(diǎn)。建議報(bào)請(qǐng)省委、省政府挑選部分有條件的省直部門(mén)和市（縣、區(qū)）黨委、政府（含S省Y市）作為試點(diǎn)單位，爭(zhēng)取通過(guò)6個(gè)月時(shí)間，在試點(diǎn)單位的政務(wù)移動(dòng)辦公、“網(wǎng)格化管理”等共管領(lǐng)域試用試點(diǎn)，發(fā)揮掌上協(xié)同辦公平臺(tái)即時(shí)通訊、消息提醒、協(xié)同辦公等基礎(chǔ)服務(wù)作用，試點(diǎn)期間，要深化平臺(tái)功能建設(shè)，組織線(xiàn)上、線(xiàn)下培訓(xùn)，推動(dòng)試點(diǎn)單位各級(jí)組織和干部用好平臺(tái)，并及時(shí)收集反饋用戶(hù)體驗(yàn)，采取有效技術(shù)手段修正平臺(tái)“堵點(diǎn)”“痛點(diǎn)”。三要全面鋪開(kāi)。建議在試點(diǎn)結(jié)束后，由專(zhuān)門(mén)部門(mén)（工作領(lǐng)導(dǎo)小組）牽頭負(fù)責(zé)整體推進(jìn)，按照實(shí)施方案，組織全省各級(jí)各部門(mén)有序開(kāi)展平臺(tái)建設(shè)工作（建議命名為“蜀政通”或“川政通”），并對(duì)財(cái)政困難的艱苦偏遠(yuǎn)地區(qū)予以支持，盡快通過(guò)政府采購(gòu)后，將平臺(tái)接入省市縣鄉(xiāng)村組六級(jí)組織機(jī)構(gòu)，分階段逐步推進(jìn)平臺(tái)運(yùn)用，不斷完善相關(guān)功能，提升用戶(hù)體驗(yàn)度，最大限度為干部減負(fù)增效，打造機(jī)關(guān)內(nèi)部“最多跑一次”甚至“一次都不用跑”掌上協(xié)同辦公平臺(tái)。

3.2培訓(xùn)提能：轉(zhuǎn)變思想，提升能力。一要打通觀念瓶頸。建議對(duì)已運(yùn)用平臺(tái)的浙江、廣東、貴州等省份進(jìn)行體驗(yàn)度調(diào)研，結(jié)合平臺(tái)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品參數(shù)，對(duì)平臺(tái)的功能模塊、操作規(guī)程、優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)歸納，并在全省、全市各級(jí)各部門(mén)發(fā)布，以具體數(shù)據(jù)和用戶(hù)感受引導(dǎo)全省干部形成思想共識(shí)，從內(nèi)心深處接納掌上協(xié)同辦公平臺(tái)。二要適應(yīng)數(shù)字辦公。建議采取分級(jí)分類(lèi)培訓(xùn)的方式，對(duì)全省、全市干部開(kāi)展一輪全覆蓋業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)平臺(tái)模塊設(shè)置、功能使用、問(wèn)題反饋三個(gè)方面的內(nèi)容，讓干部成為運(yùn)用平臺(tái)的行家里手，加快實(shí)現(xiàn)全省各級(jí)各部門(mén)組織在線(xiàn)、溝通在線(xiàn)、協(xié)同在線(xiàn)、決策在線(xiàn)，提升協(xié)同效應(yīng)和行政效能。三要兼顧領(lǐng)導(dǎo)需求。建議考慮部分領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人習(xí)慣和時(shí)間寶貴等因素，由辦公室（綜合部門(mén)）掌握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人賬號(hào)，以紙質(zhì)方式將文件、通知等內(nèi)容呈送領(lǐng)導(dǎo)，將領(lǐng)導(dǎo)處理意見(jiàn)輸入平臺(tái)，再進(jìn)行“鏈?zhǔn)絺鬏敗?，兼顧平臺(tái)運(yùn)行和領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣。

3.3高效簡(jiǎn)約：互聯(lián)共通，化繁就簡(jiǎn)。一要整合數(shù)字資源。建議將掌上協(xié)同辦公平臺(tái)作為全省各級(jí)干部移動(dòng)辦公的總?cè)肟?，全面整合各?jí)非涉密移動(dòng)辦公應(yīng)用，關(guān)停清理功能重復(fù)、使用率低、關(guān)注量少、無(wú)力維護(hù)的政務(wù)APP、微信公眾號(hào)、微信、QQ群組;要引導(dǎo)各單位基于平臺(tái)快速開(kāi)發(fā)滿(mǎn)足自身業(yè)務(wù)需求的優(yōu)質(zhì)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)與各類(lèi)移動(dòng)應(yīng)用深度融合;要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)、新手段，深入挖掘和開(kāi)發(fā)利用海量數(shù)據(jù)資源，推進(jìn)平臺(tái)與政務(wù)內(nèi)、外網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)安全有效融合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)全貫通，達(dá)到“一網(wǎng)集成”“內(nèi)聯(lián)外暢”的效果。二要確保信息安全。建議請(qǐng)保密部門(mén)根據(jù)《保密法》和相關(guān)保密工作要求，列出不能導(dǎo)入平臺(tái)的“禁止性清單”，確保互聯(lián)網(wǎng)信息安全，“禁止性清單”外的內(nèi)容均導(dǎo)入平臺(tái)處理;要建立安全“防火墻”，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字安全認(rèn)證、通道密碼保護(hù)、沙箱技術(shù)隔離等多重有效技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全鏈路數(shù)據(jù)安全防護(hù)，有效保證非涉密信息傳輸處理安全;要教育引導(dǎo)干部嚴(yán)格遵守保密工作紀(jì)律，提升保密意識(shí)和保密工作能力，不得泄露工作秘密。三要不斷迭代升級(jí)。建議通過(guò)政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的方式，與供應(yīng)商保持密切溝通配合，在工作實(shí)際需要、用戶(hù)體驗(yàn)反饋、平臺(tái)功能升級(jí)等基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化、更新平臺(tái)功能，保持平臺(tái)生命力，不斷提升干部用戶(hù)運(yùn)用滿(mǎn)意度，讓平臺(tái)成為感知群眾需求“最先一公里”和辦理群眾訴求“最后一公里”的橋梁，大力發(fā)展現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)，努力以“內(nèi)部治理”數(shù)字化助推全域治理數(shù)字化、智能化。

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作者簡(jiǎn)介：鄭維，男，1995-，西華師范大學(xué)碩士研究生。