基于SPD的醫(yī)院體外診斷試劑精細化管理實踐

【作者】黃艷美，湯國平，周慶利

浙江大學醫(yī)學院附屬第四醫(yī)院，義烏市，322000

0 引言

隨著醫(yī)學檢驗技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的檢驗項目在臨床診斷中得到應(yīng)用，為臨床醫(yī)生提供了快速而準確的疾病診斷、治療和預(yù)防依據(jù)。體外診斷試劑是臨床檢驗的物質(zhì)基礎(chǔ)，在檢驗科室的成本支出中，體外診斷試劑占到80%以上。因此，對體外診斷試劑的質(zhì)量、成本管理十分重要，而傳統(tǒng)的試劑管理模式不能做到全程跟蹤[1-2]。結(jié)合我院新引入的供應(yīng)-加工-配送（supply-processing-distribution，SPD）耗材管理模式，對體外診斷試劑管理進行了全流程的改造，實現(xiàn)了體外診斷從采購入庫、出庫、使用到庫存的全程閉環(huán)精細化管理。我院檢驗試劑的成本從管理前每月210萬～610萬波動不可控，至管理后每月穩(wěn)定至 430萬～445萬。

1 原有檢驗試劑的管理存在的問題

（1）在原有管理模式下，體外診斷試劑采購主要由檢驗科庫管員定期檢查科室?guī)齑?，憑經(jīng)驗下采購訂單，易出現(xiàn)試劑多訂、漏訂、錯訂等問題[3]。

（2）體外診斷試劑存在供應(yīng)商直接送至科室，未經(jīng)中心庫房驗收入庫，由檢驗科人員簽收后將單據(jù)交予中心庫房入賬的現(xiàn)象。用后補入庫、票據(jù)遺失、賬物不符的情況也經(jīng)常發(fā)生，試劑的賬目混亂。

（3）中心庫房采購員對于試劑的采購計劃不能實時跟蹤，特別是一些急需的試劑，卻因為各種原因遲遲無法到達，科室滿意度差。

（4）冷鏈試劑因無專人負責，存在試劑遲送、漏送的情況，導(dǎo)致試劑不能及時入冷庫，影響試劑的效果。

（5）傳統(tǒng)試劑供應(yīng)商各項證件的管理一般依靠庫管人員人工收集整理紙質(zhì)的檔案資料，這種管理方式工作效率低且容易出錯，試劑供應(yīng)商眾多、管理檔案耗時耗力、資質(zhì)過期等情況時有發(fā)生。

（6）檢驗科耗材成本每月相差較大，科室成本不可控。

2 引進SPD耗材管理模式

2020年我院引入了SPD管理模式，該模式分為采購與供應(yīng)（supply）、庫存與加工（processing）、院內(nèi)配送（distribution）三大模塊，實現(xiàn)采購管理、供應(yīng)商供應(yīng)管理、驗收入庫管理、院內(nèi)庫存管理、院內(nèi)配送管理以及科室使用消耗管理等環(huán)節(jié)線上化[4]。規(guī)范化系統(tǒng)將檢驗科定義為二級庫房，二級庫庫管員統(tǒng)一負責與中心庫房的對接，檢驗科二級庫下屬按照專業(yè)小組分為：免疫組、臨檢組、血庫組、分子組、急診組、前處理組、生化組、微生物組、庫務(wù)組9個檢驗科三級庫房。醫(yī)學工程科及檢驗科分工明確：①中心庫房安排專人負責檢驗試劑的采購、入庫、制標、貼碼等工作；②檢驗科內(nèi)部根據(jù)小組設(shè)立三級庫房，設(shè)立組長，負責實際的請領(lǐng)、入庫、驗收、使用登記等工作；③檢驗科二級庫庫管員對三級庫實施操作監(jiān)督；④檢驗科每月進行試劑盤庫，管理部門進行庫存監(jiān)督。

3 具體操作流程

（1）小組提交采購需求。系統(tǒng)上將各個小組專用試劑設(shè)置為?？茖Ｓ脤傩?，各個小組下訂單采購時根據(jù)自己所在的三級庫房直接在系統(tǒng)上提出訂單需求，需求發(fā)送至檢驗科二級庫。

（2）中心庫房采購管理。檢驗科二級庫將各三級庫訂單發(fā)送中心庫房采購處進行審核，審核通過后將采購需求發(fā)送至供應(yīng)商。

（3）供應(yīng)商響應(yīng)配送。供應(yīng)商根據(jù)院方提交的訂單信息，在系統(tǒng)B2B平臺上根據(jù)配送實物信息填寫耗材數(shù)量、批號、生產(chǎn)日期、失效日期、注冊證等信息后點擊配送并打印系統(tǒng)配送單。

（4）院方試劑入庫。供應(yīng)商配送至醫(yī)院前電話聯(lián)系庫房人員，由庫房專員與供應(yīng)商配送人員一起將體外診斷試劑送至檢驗科指定驗收區(qū)域后，由檢驗科各小組驗收人員、庫房人員、供應(yīng)商三方一起進行驗收。庫房人員配合檢驗科驗收人員確認體外診斷試劑數(shù)量、規(guī)格、批號、生產(chǎn)日期、失效日期、產(chǎn)品質(zhì)量和運輸過程的溫度記錄等，確認無誤后由檢驗科驗收人員與庫房人員共同簽字，驗收入庫。這樣可以減少試劑耗材在外流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，保證體外診斷試劑全程冷鏈管理的要求，降低試劑耗材損壞的概率，減少院內(nèi)搬運，節(jié)約了時間成本及人力成本。

（5）驗收完成后制標。檢驗科驗收完成后將試劑放置在檢驗科特定區(qū)域，需放入冷庫的試劑由專人負責放入冷庫。庫房人員根據(jù)簽字后的配送單進行系統(tǒng)驗收入庫操作。根據(jù)系統(tǒng)之前設(shè)置的耗材?？茖Ｓ脤傩?，試劑在入庫時系統(tǒng)就會自動將試劑從中心庫庫存出庫到檢驗科二級庫，檢驗科二級庫自動出庫到對應(yīng)的檢驗科三級庫房。該功能為“一鍵上下架”功能，主要節(jié)約掃描上架、掃描下架的工作時間，并且根據(jù)下單科室直接出庫至對應(yīng)的檢驗科三級庫，避免工作人員手工出庫弄錯科室的可能性。

（6）制標完成后進行貼碼。制標完成后由庫房人員將體外診斷試劑定數(shù)標簽編碼帶至檢驗科，庫房人員貼標簽編碼（見圖1）。該條形碼包含數(shù)量、名稱、規(guī)格、廠家、批號、失效日期、科室、庫位號等信息。一物一碼的管理，不僅在試劑出入庫方面讓管理人員一目了然，而且對于體外診斷試劑的效期管理也非常有意義。

圖1 檢驗試劑定數(shù)標簽編碼Fig.1 Label code of test reagent

（7）檢驗科三級庫試劑日常取用。檢驗科各個小組取用體外診斷試劑時，小組組長使用耗材專用個人數(shù)字助理（personal digial assistant,PDA）登錄員工工號進行取用時的系統(tǒng)掃描，掃一物一碼條形碼進行實時消耗查詢，系統(tǒng)可隨時查詢試劑品名、規(guī)格、廠家、批號、失效日期、使用人等信息，做到精細化管理。

（8）檢驗科各三級庫庫存盤點（見圖2）。檢驗科所有三級庫每月進行一次庫存大盤點，盤點時根據(jù)對貼碼后的實際試劑進行掃描盤點，中心庫房對試劑的單品種盤庫庫存的準確性進行抽查。

圖2 檢驗試劑三級庫工作流程Fig.2 Work flow chart of test reagent level 3 library

4 實踐結(jié)果

在工作實施的過程中，作為體外診斷試劑的管理部門，我們也達成了以下的目標：

（1）建立了科室三級庫管理模式，對在用的試劑實行全程的信息化追溯管理，一物一碼，物資信息精準匹配，避免了配送產(chǎn)品和訂單不相符的情況發(fā)生。

（2）及時準確地掌握試劑入庫、出庫、庫存和使用情況，實現(xiàn)先進先出，先使用較近效期的試劑。通過每月的盤存實時監(jiān)管試劑的使用情況，能夠有效地管理庫存量，確保試劑的最佳庫存量。

（3）體外診斷試劑均貼有條形碼，實現(xiàn)試劑耗材一物一碼管理，科室使用時通過掃碼完成實時消耗，條碼自動關(guān)聯(lián)相關(guān)主要信息，實現(xiàn)了試劑消耗的追蹤管理。

（4）管理人員可以根據(jù)不同的參數(shù)設(shè)定，快速精準地查詢統(tǒng)計相關(guān)管理數(shù)據(jù)?？梢园凑諏I(yè)組別、供應(yīng)商、請領(lǐng)人員進行統(tǒng)計分析從而使管理人員加強對體外診斷試劑成本的有效控制，并且根據(jù)最終消耗使用量與供應(yīng)商進行結(jié)算，做到了試劑科室財務(wù)零庫存的管理。

（5）實現(xiàn)了檢驗科試劑成本每月準確監(jiān)控，有利于科室成本的核算，有效管控。

（6）通過SPD系統(tǒng)實現(xiàn)試劑供應(yīng)商各項資質(zhì)信息化管理，避免了供應(yīng)商資質(zhì)的過期現(xiàn)象，減少了人工整理檔案的人力、物力[5]。

加強體外診斷試劑的管理對醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和成本控制都有著十分重要的意義[6]。我們在SPD耗材精細化管理模式的基礎(chǔ)上建立檢驗科三級庫管理模式，通過“一物一碼”，在檢驗科試劑入庫和出庫的時候，均可以掃描外包裝上的條碼或二維碼[7-8]。從而實現(xiàn)從資質(zhì)管理，到采購入庫，再到使用追溯的全過程記錄，不僅有效保證了體外診斷試劑的質(zhì)量安全，同時改進了體外診斷試劑的采購、庫存管理的效率[9-10]。