事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討

李金蘭

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)提供了技術(shù)上的支持，事業(yè)單位要為檔案數(shù)字化管理提供必要的支持，建立完善的制度體系，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提供充足的資金，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，構(gòu)建保密性強(qiáng)和安全防護(hù)等級(jí)高的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，將功能完善的檔案數(shù)字管理平臺(tái)應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理工作中。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化檔案;管理工作

前言：事業(yè)單位的類型較多，如科研單位、教育單位、醫(yī)療單位等，在實(shí)際的工作中會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，每個(gè)單位都會(huì)安排專門的人員管理單位中的檔案，但是檔案的數(shù)量較多，人事、文書、基建方面的檔案管理起來(lái)非常復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，采用檔案數(shù)字化管理模式，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

一、建立檔案數(shù)字化管理體系

事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作的流程、內(nèi)容、要求完善檔案管理的制度體系，為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)提供指導(dǎo)，對(duì)設(shè)備采購(gòu)、軟件開發(fā)、運(yùn)營(yíng)管理等工作進(jìn)行調(diào)研，建立一個(gè)執(zhí)行性強(qiáng)的檔案數(shù)字化管理體系，讓各部門人員根據(jù)規(guī)章制度的要求展開工作。檔案管理工作比較繁瑣，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的工作量相對(duì)較大，很容易出現(xiàn)混亂的狀況，要想讓檔案管理數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，需要將檔案數(shù)字化管理工作分成不同的部分，由專人負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)的效率。可以安排專門的人員負(fù)責(zé)檔案的錄入，將紙質(zhì)檔案錄入到管理系統(tǒng)中，在錄入的過程中對(duì)電子檔案進(jìn)行分類，由專門的人員負(fù)責(zé)管理平臺(tái)系統(tǒng)，對(duì)不同保密等級(jí)的檔案采用不同的管理方式，通過工作的劃分提高數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。檔案數(shù)字化管理體系還應(yīng)包含科學(xué)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各崗位管理人員的工作進(jìn)行考核，如檔案分類的合理性評(píng)價(jià)，檔案是否有遺漏和缺失，檔案內(nèi)容是否準(zhǔn)確，錄入、管理和服務(wù)的效率，可以從這些方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，確保各崗位的檔案管理人員明確自身的職責(zé)和工作的標(biāo)準(zhǔn)[1]。

二、提高管理人員的技術(shù)水平

事業(yè)單位的檔案管理人員的管理觀念和管理方式都比較傳統(tǒng)，檔案數(shù)字化管理對(duì)管理人員的技術(shù)水平提出了較高的要求，事業(yè)單位需要根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作的需求對(duì)部門中的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)管理人員的數(shù)字化技術(shù)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，詳細(xì)講解檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的操作方法。為了讓培訓(xùn)更具有針對(duì)性，需要先劃分檔案管理崗位，對(duì)管理人員的職位進(jìn)行調(diào)整，學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、技術(shù)水平高的管理人員可以負(fù)責(zé)檔案錄入和系統(tǒng)管理工作，有較多工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員可以負(fù)責(zé)整個(gè)檔案數(shù)字化管理的協(xié)調(diào)溝通工作和人員管理工作，年齡比較大、技術(shù)水平較低的人員可以繼續(xù)對(duì)紙質(zhì)檔案和保密級(jí)別較高的檔案進(jìn)行管理，根據(jù)各個(gè)管理人員的實(shí)際情況展開培訓(xùn)，讓所有的檔案管理人員都能了解最新的管理模式、管理制度、管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)計(jì)算機(jī)水平較高的人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)上的培訓(xùn)，讓該人員掌握電子檔案的錄入方法、分類方法和管理方法，為事業(yè)單位培養(yǎng)更多的復(fù)合型人才。

三、保證電子檔案的保密性和安全性

事業(yè)單位的檔案中含有較多的保密信息，不同的檔案有不同的保密級(jí)別，如果檔案中的保密信息泄露，將會(huì)帶來(lái)非常大的損失，在數(shù)字化建設(shè)的過程中，一定要做好保密工作，保證檔案的安全，將保密性和安全性當(dāng)成檔案管理工作的最高原則。在檔案管理的保密工作中，首先，確定各個(gè)檔案的保密級(jí)別，在數(shù)字管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的保密級(jí)別，同時(shí)還要設(shè)置不同的管理權(quán)限，其他人員想要查看保密等級(jí)較高的檔案時(shí)，必須要向上級(jí)提交申請(qǐng)。其次，增加平臺(tái)系統(tǒng)的安全防護(hù)等級(jí)，技術(shù)人員應(yīng)建設(shè)防護(hù)等級(jí)較高的防火墻，確保事業(yè)單位檔案數(shù)字管理系統(tǒng)能夠抵御各種入侵和攻擊，保護(hù)好系統(tǒng)中的文件，避免檔案文件受到竊取或破壞。最后，采用多樣化的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，每個(gè)工作人員都要設(shè)置不同的開機(jī)密碼，打開系統(tǒng)的時(shí)候也要輸入密碼，在計(jì)算機(jī)中安裝防毒軟件，還可以設(shè)置不需要使用U盤的工作站，對(duì)安全防護(hù)等級(jí)較低的程序和端口進(jìn)行保護(hù)[2]。

四、提供充足的資金和先進(jìn)的設(shè)備

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供充足的資金，軟件的開發(fā)、硬件設(shè)備的引進(jìn)、系統(tǒng)的維護(hù)和管理都需要資金的支持，無(wú)論是前期的建設(shè)還是后期的維護(hù)，都需要一定的資金，只有解決資金的問題，才能讓檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作順利開展。系統(tǒng)的構(gòu)建還要考慮檔案文件的安全性，為了有效抵抗黑客攻擊，消除系統(tǒng)中的漏洞，需要及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，這些工作需要技術(shù)和設(shè)備的支持，系統(tǒng)的開發(fā)還要考慮承載力的問題、兼容性的問題和運(yùn)行速度的問題，要想解決這些問題，只能請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行建設(shè)，這樣才能減少后期實(shí)際管理中的問題，同時(shí)還要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行、高效運(yùn)行、安全運(yùn)行。完成這些工作之后，還要在使用之前進(jìn)行調(diào)試，在使用的過程中也要進(jìn)行定期檢測(cè)和系統(tǒng)更新，解決數(shù)字管理系統(tǒng)中的各種問題。

五、建立檔案數(shù)字管理平臺(tái)

事業(yè)單位需要邀請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員構(gòu)建檔案數(shù)字管理平臺(tái)，完善檔案數(shù)字管理平臺(tái)的功能，根據(jù)數(shù)字化管理工作的需求加入不同的模塊，管理人員可以在平臺(tái)中根據(jù)特定的日期和關(guān)鍵詞查找歷史檔案，還可以將新錄入的檔案保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，為了提高整個(gè)事業(yè)單位的工作效率，應(yīng)提供資源共享的功能，如果其他部門需要一些沒有保密要求的檔案，檔案管理部門可以直接將檔案發(fā)送給其他部門的工作人員，將事業(yè)單位的檔案打造成智慧檔案，加強(qiáng)數(shù)字檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)智能化管理。檔案數(shù)字管理平臺(tái)應(yīng)包含視圖化功能，傳統(tǒng)的檔案都是以文字為主，在現(xiàn)代化辦公中，很多文件都能以圖片和表格的形式呈現(xiàn)出來(lái)，還有一些檔案屬于音頻檔案和視頻檔案，可以直接將這類檔案直接收錄到平臺(tái)系統(tǒng)中，在系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將不同格式的檔案劃分到數(shù)據(jù)庫(kù)的不同類別中。

結(jié)論：新時(shí)期的事業(yè)單位全面采用了現(xiàn)代化辦公的方式，加快了信息化建設(shè)的速度，提高了單位各部門人員的工作效率，檔案管理部門也要進(jìn)行創(chuàng)新，改變低效的檔案管理模式，將傳統(tǒng)的檔案文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，在檔案數(shù)字化管理模式的發(fā)展和應(yīng)用中，讓事業(yè)單位的檔案管理工作更加高效和有序。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙爽.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討[J].內(nèi)江科技，2021，42（11）：10-11.

[2]楊玉蓉.事業(yè)單位實(shí)施檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐與探討[J].今日財(cái)富，2020（15）：111-112.