試析房產(chǎn)檔案管理的重要意義及對策

江世林

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟不斷發(fā)展與現(xiàn)代化進程加快，房產(chǎn)行業(yè)也呈現(xiàn)出了欣欣向榮的景象。房屋數(shù)量越來越多，相應的，房產(chǎn)檔案也與之俱增。房產(chǎn)檔案是記載房屋詳情的憑證，也是進行房產(chǎn)經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)。為了便于房產(chǎn)檔案的查找與應用，應對其進行有序管理，采取科學有效的措施加以規(guī)范，這對于提高工作效率，促進房產(chǎn)行業(yè)的繁榮發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案管理 重要性 對策

一、重要意義

（一）明確法律責任。

在出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛時，司法部門通常是以房產(chǎn)檔案作為判定依據(jù)，它具有唯一可靠性，能夠真實反映房產(chǎn)責任歸屬問題，便于司法部門作出有效判斷。因此，房管局對房產(chǎn)檔案進行嚴格、有序的管理，能夠有效規(guī)避非法交易現(xiàn)象的發(fā)生，防止出現(xiàn)執(zhí)行不到位的狀況，為房產(chǎn)問題提供了有力的法律依據(jù)，保證處理結(jié)果的公平與公正。

（二）為產(chǎn)權(quán)管理提供憑證。

房屋產(chǎn)權(quán)并非是固定且單一的，由于房屋出售與產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移等諸多因素，為房屋的產(chǎn)權(quán)歸屬增添了多變性。而房產(chǎn)檔案作為產(chǎn)權(quán)的最具真實性數(shù)據(jù)憑證，有利于防止違法現(xiàn)象的發(fā)生，保障變更行為的可行性，并為一些新的變化狀況提供基礎(chǔ)幫助，促成變更活動的實現(xiàn)。

（三）便于市場調(diào)控。

隨著當前社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，政府為了維系市場均衡，促進各行各業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，也逐漸參與到了市場調(diào)控當中。作為那只“看不見的手”，市場調(diào)控的主要數(shù)據(jù)來源即是各行業(yè)所保存的檔案信息，通過這些信息的整合，政府能夠從中了解到最真實的房產(chǎn)市場現(xiàn)狀，并對其加以分析，便于后續(xù)制定合理的政策幫助房產(chǎn)行業(yè)實現(xiàn)更好、更快的發(fā)展。

（四）幫助領(lǐng)導有效決策。

當前房產(chǎn)行業(yè)雖然遍地開花、成員廣泛，但實際上，各部門都在有序的開展工作，職責分工明確，這也為交易行為的達成提供了更多便利，而房產(chǎn)檔案作為主要的數(shù)據(jù)來源，也離不開各部門的積極配合，通過對檔案信息加以科學化、合理化的整理歸納，能夠有效減輕檔案管理者的壓力，提高房產(chǎn)管理的效率，更能夠為領(lǐng)導的決策行為提供可靠的數(shù)據(jù)憑證，協(xié)助制定更加有利于單位效益的決策方案。

二、房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏重視。

就目前而言，各房產(chǎn)單位無論是員工還是管理人員，大多缺乏對檔案管理的重視。一方面，由于檔案信息過多，整理起來也比較繁瑣，因此自然而然的忽略了對其進行管理的重要性。另一方面，當前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更新迭代迅速，隨之而來的，許多計算機軟件也應運而生，這為人們的日常工作提供了極大便利，但同時，由于技術(shù)應用不夠成熟，部分工齡較大的員工仍舊采用傳統(tǒng)的方式進行操作，導致檔案管理效率降低。

（二）缺乏創(chuàng)新。

對于大部分工作人員而言，房產(chǎn)檔案管理工作是極其枯燥且乏味的，它既不具備挑戰(zhàn)性，又缺乏相應的競爭，只能“溫水煮青蛙”式的重復著機械性工作，時間一久，必然會降低對檔案管理工作的重視度，同時也會導致工作人員愈發(fā)淡漠，從潛意識里忽視掉檔案管理工作的創(chuàng)新，阻礙了房產(chǎn)檔案管理的發(fā)展。

（三）缺乏人才。

正所謂專業(yè)的事應有專業(yè)的人來做，目前房產(chǎn)行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)尚不完善，同時進行檔案管理工作的人員年齡跨度比較大，對于新興技術(shù)的接受能力也參差不齊，缺乏統(tǒng)一的管理標準。因此造成了團隊內(nèi)整體的業(yè)務水平失衡，缺乏對工作的服務意識與專業(yè)的技術(shù)能力。

三、對策。

（一）提高管理重視程度。

房管部門應當結(jié)合市場現(xiàn)狀，加強對房產(chǎn)檔案管理的宣傳力度，采用科學合理的手段，提高管理人員對于房產(chǎn)檔案管理的重視程度，應當按照嚴格要求對檔案信息及時進行規(guī)整和管理，提高檔案管理工作的效率，使得檔案信息能夠更好地服務于房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，保障居民住得安全、住得放心，減少經(jīng)濟糾紛，促進社會和諧。

（二）開展專業(yè)化培訓。

檔案管理工作的開展需要具備較強的專業(yè)度，能夠及時、準確的運用專業(yè)知識對檔案信息加以管理，為后續(xù)查找提供便捷。因此，應當定期開展專業(yè)化技能培訓，提升工作人員的專業(yè)性，使其擁有扎實、熟練的知識功底，能夠更好地服務于檔案管理工作，為房產(chǎn)行業(yè)的繁榮貢獻自己的一份力量。同時，在培訓過程中，應當加強對管理人員規(guī)范意識與保密意識的培訓，從而樹立良好的職業(yè)道德，避免受到阻礙發(fā)展的現(xiàn)象威脅。除此之外，在原有的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，適當工作理念，摒棄固有的思維模式，不斷精進管理工作。

（三）增強檔案管理意識。

為了便于后期檔案的查找，前期在進行檔案管理時就應當保障工作的質(zhì)量，對檔案資料進行有效、準確的記錄，確保信息的真實性和完整性，為數(shù)據(jù)查找提供可靠的依據(jù)。因此，管理人員需要增強檔案管理意識，在資料收集過程中，對相關(guān)手續(xù)與證件反復進行檢查確認，進而將其裝訂成冊妥善保存，在繁瑣的工作中完善細節(jié)能夠真實反映管理者的職業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理的成效。

（四）引進專業(yè)人才。

檔案管理的特殊性決定了其相關(guān)工作的開展需要綜合各方面的專業(yè)知識，例如，管理者不僅需要具備專業(yè)的管理能力與房產(chǎn)理論，同時還應當具有計算機技能，以便于接受新興的技術(shù)手段，從而提高檔案管理工作的效率。對此，可以通過校招等方式引進具有相關(guān)專業(yè)能力的畢業(yè)生，或者通過其他途徑招攬具有專業(yè)經(jīng)驗的人才，對其實施統(tǒng)一的培訓規(guī)范，為團隊注入更多的新鮮血液，激發(fā)團隊活力，提高日常工作的積極性。

（五）實施數(shù)據(jù)共享。

網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展為房產(chǎn)檔案管理工作提供了極大地便利，管理者可以脫離傳統(tǒng)的手工操作模式，利用科技化手段對檔案加以管理，實現(xiàn)文檔一體化。這樣既減輕了檔案管理庫的空間負擔，更使得管理工作變得更加規(guī)范有序，提高了工作的效率。通過合理應用網(wǎng)絡技術(shù)，對數(shù)據(jù)信息進行有效處理，不僅減輕了管理者的工作量，也能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免在檔案不慎遺失的情況下所帶來的一些風險，對于提升檔案管理工作的質(zhì)量也起到了助推效果，有利于更好的為社會進步提供服務。

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