精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

韓冰

摘要：基于時(shí)代快速進(jìn)步，在醫(yī)院檔案管理工作方面提出了全新要求。為此，醫(yī)院需對(duì)檔案管理思想和方法加以創(chuàng)新，強(qiáng)調(diào)精細(xì)化檔案管理模式應(yīng)用的重要性，并嚴(yán)格控制檔案管理各環(huán)節(jié)，確定檔案管理工作者職責(zé)和義務(wù)，確保檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，更有利于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展，推動(dòng)現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化;醫(yī)院檔案;信息化;制度

前言：在醫(yī)院檔案管理中，采用精細(xì)化的管理模式，是新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了新的要求，因此，醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理工作人員需要增強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)有效的管理手段，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，不斷提高檔案管理的質(zhì)量，需要注意的是要保證醫(yī)院檔案信息的真實(shí)性和高效性，為后續(xù)的使用提供科學(xué)的幫助，使得醫(yī)院工作能夠順利進(jìn)行，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定一個(gè)科學(xué)的基礎(chǔ)。

1、醫(yī)院檔案管理面臨的困境

1.1檔案保管封閉

當(dāng)前是信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案信息也在從紙質(zhì)版向電子版方向轉(zhuǎn)變，做到了與時(shí)進(jìn)。初步研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理崗位招聘重視的是管理經(jīng)驗(yàn)，錯(cuò)誤的認(rèn)為只要提高了管理效率就是完成了管理任務(wù)，忽視了管理過(guò)程帶來(lái)的激勵(lì)作用。檔案保管封閉主要體現(xiàn)在兩個(gè)角度：第一，檔案內(nèi)容不得外人查閱，只得院內(nèi)工作人員使用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，封閉性極強(qiáng);第二，管理人員以醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理為主，對(duì)于檔案管理實(shí)施的是"開(kāi)放"模式，致使工作人員缺乏管理意識(shí)，檔案信息利用率難以提高。

1.2管理制度不健全

醫(yī)療行業(yè)成為了當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的主流，其存在著嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)壓力。部分醫(yī)院為了改善經(jīng)濟(jì)效益，逐漸忽視了檔案管理的重要性，檔案管理工作形同虛設(shè)。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理缺乏科學(xué)化的管理制度，工作人員的行為難以約束，致使管理效率低下。另外，正是由于醫(yī)院檔案管理制度的缺乏，才使得相關(guān)的科研機(jī)構(gòu)無(wú)法獲得充足的資金支持，導(dǎo)致科研項(xiàng)目進(jìn)展緩慢。

1.3檔案服務(wù)過(guò)于被動(dòng)

檔案管理內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，主要為關(guān)系證明、檔案復(fù)印等，如有需要還參與檔案原件的借閱工作，表現(xiàn)出了極強(qiáng)的被動(dòng)性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)。部分醫(yī)院未學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方式，常常發(fā)生丟件和損壞現(xiàn)象。另外，醫(yī)院對(duì)檔案管理不重視，既不要求檔案信息的更新，也不要求檔案內(nèi)容的共享，久而久之約束了檔案管理效率的改善。值得注意的是，傳統(tǒng)檔案管理人員多數(shù)為退休的后勤人員，其對(duì)檔案管理工作并不熟悉，再加上管理能力和管理經(jīng)驗(yàn)的不足，最終導(dǎo)致檔案管理處于被動(dòng)。

1.4信息化水平難以提升

醫(yī)療改革已經(jīng)成為了一個(gè)必然趨勢(shì)，醫(yī)療水平也在不斷的提升，致使醫(yī)療數(shù)據(jù)出現(xiàn)的爆炸式增長(zhǎng)，管理工作遇到了前所未有的壓力。與此同時(shí)，部分醫(yī)院為了提高疾病治療效率，將絕大多數(shù)的資金投入到了科研層面，忽視了信息化技術(shù)的研究，尤其是檔案管理仍實(shí)施傳統(tǒng)陳舊的方式，無(wú)法滿足管理需求。

2、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用策略

2.1建章立制，規(guī)范檔案管理流程

建立適合醫(yī)院自身檔案管理情況、保證檔案管理規(guī)范有效的制度，是檔案管理精細(xì)化的基礎(chǔ)和前提。醫(yī)院首先應(yīng)當(dāng)將不適宜新時(shí)代發(fā)展的檔案制度取消，在對(duì)本單位檔案情況進(jìn)行深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理理論，制定符合醫(yī)院實(shí)際的檔案管理制度。明確醫(yī)院檔案在歸檔搜集、分類保管、瀏覽調(diào)閱等方面的流程規(guī)范。確保檔案管理有章可依，有章必依。同時(shí)要建立檔案管理責(zé)任制，從醫(yī)院管理者到檔案工作人員，再到全體醫(yī)護(hù)人員，都要明確相關(guān)的職責(zé)定位。醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)在檔案管理中強(qiáng)化自身領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理作為重要工作來(lái)抓。檔案工作者應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)的職責(zé)，做到檔案歸檔時(shí)條理清晰，檔案保管完善有序，檔案調(diào)取及時(shí)高效。普通醫(yī)護(hù)人員則應(yīng)該注重日常的檔案搜集意識(shí)，避免因個(gè)人疏忽將重要檔案丟失。同時(shí)要遵從檔案相關(guān)管理制度，在借閱檔案時(shí)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借閱后及時(shí)歸還。

2.2樹(shù)立正確的管理意識(shí)，明確檔案建設(shè)目標(biāo)

首先來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理必須明確目標(biāo)，從而制定管理計(jì)劃。在具體的管理中，需要以醫(yī)院的實(shí)際狀況為基礎(chǔ)，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案管理規(guī)劃，借助合理的管理制度去提高檔案管理效率，確保檔案信息的安全性。其次來(lái)說(shuō)，檔案管理過(guò)程并非是任意的，需要遵循一定的原則，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)管理人員的管理能力進(jìn)行綜合角度的考核，對(duì)成績(jī)優(yōu)異的管理者給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，其目的是激發(fā)管理人員的熱情。另外，醫(yī)院檔案管理不可忽視分類工作，管理人員需要將繁瑣的檔案信息整合在一起，并根據(jù)檔案信息的類型進(jìn)行分類、存檔，為后續(xù)檔案信息的調(diào)閱創(chuàng)造條件。除此之外，檔案管理人員需要按照規(guī)劃參與專業(yè)技能培訓(xùn)，尤其是學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，即精細(xì)化管理，最大化發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，確保醫(yī)院檔案信息的合理性。

2.3充分發(fā)揮檔案信息功能，提高醫(yī)院檔案管理信息化水平

檔案管理的根本目的就是讓檔案充分發(fā)揮出自身作用，使檔案信息實(shí)現(xiàn)共享應(yīng)用，而體現(xiàn)檔案價(jià)值的最基本路徑是檔案利用，只有做好檔案利用開(kāi)發(fā)，才能將檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大化。醫(yī)院檔案管理人員要想提升管理工作的信息化水平，就要從強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)著手，通過(guò)做好這一環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作，促使檔案管理人員能夠以精細(xì)化管理為核心理念，不斷提升搜集、歸納、甄別以及保管等環(huán)節(jié)的效率及質(zhì)量，促使檔案編目、搜索等工作得以有序進(jìn)行，與此同時(shí)，應(yīng)使用科學(xué)的、與實(shí)際情況相符的搜索工具，借助電子計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展高效的搜索、匯編工作。檔案資源的體系化、組織化，有助于提升醫(yī)院檔案的使用率，鑒于此，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)予以其高度重視，并采取切實(shí)可行的方法，以提升醫(yī)院檔案管理信息化水平。

2.4創(chuàng)新管理方式，培養(yǎng)優(yōu)秀人才

首先，醫(yī)院檔案管理需要做到精細(xì)化，盡可能將類似的文件統(tǒng)一處理，并將文件的差異化標(biāo)記清楚，提高醫(yī)院檔案管理的精確性。當(dāng)因工作需要而發(fā)生檔案材料借閱時(shí)，必須按照規(guī)定征求負(fù)責(zé)人的同意，記錄檔案材料的借閱信息，例如借閱人的名字、借閱時(shí)間、借閱原因、歸還時(shí)間等，避免出現(xiàn)檔案材料的丟失。為了適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院創(chuàng)建了科學(xué)化的檔案信息管理平臺(tái)，管理人員定期將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)，從本質(zhì)角度實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。其次，醫(yī)院成立了專門的醫(yī)患糾紛檔案，其目的是為醫(yī)患問(wèn)題的解決提供理論依據(jù)。一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)患糾紛檔案分為兩大類：第一類是廣義角度的醫(yī)患糾紛，例如患者的隱私侵害、生命受到威脅等;第二類是狹義角度上的醫(yī)患糾紛，例如患者就診過(guò)程出現(xiàn)的分歧事件。最后，管理人員綜合素質(zhì)的提升，這既是醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的方式，也是提高檔案管理質(zhì)量的途徑。值得注意的是，管理人員的篩選并非是任意的，需要重視人才的引進(jìn)，定期對(duì)管理人員開(kāi)展實(shí)踐能力考核活動(dòng)，對(duì)于不符合崗位要求的管理人員給予培訓(xùn)處理，直至綜合素養(yǎng)達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。另外，醫(yī)院檔案管理人員的獎(jiǎng)懲制度同樣不可忽視，科學(xué)化的獎(jiǎng)懲制度對(duì)于管理人員積極性的提高作用巨大，可改善檔案管理質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)：醫(yī)院中多種多樣的醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院工作中不可或缺的重要組成部分，能夠?yàn)獒t(yī)院提供一定的法律支持，對(duì)醫(yī)院工作人員管理能力的發(fā)展具有重要意義。在醫(yī)院的實(shí)際管理工作中，能夠提供有效的指導(dǎo)。在醫(yī)院管理工作的實(shí)踐中，科學(xué)的檔案管理方式，能夠使得醫(yī)院工作順利進(jìn)行，與此同時(shí)，能夠提升醫(yī)院的管理能力。在醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際中，借助精細(xì)化管理方法，可以使得檔案管理工作更加高效，可以對(duì)醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行整合，緩解管理工作人員的壓力，使得實(shí)際的管理工作能夠有效的進(jìn)行。

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