普通高中學(xué)籍紙質(zhì)檔案和電子檔案融合發(fā)展的探討

唐曉軍

普通高中學(xué)籍檔案是學(xué)生在高中階段學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)業(yè)水平、道德品行、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、遵紀(jì)守法、社會(huì)關(guān)系等情況的原始材料，具有憑證和參考的重要作用，特別是在個(gè)人高考報(bào)名、學(xué)歷證明、招工提干等都需要使用，所以對學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理的重要性不言而喻。隨著信息技術(shù)和辦公軟件的廣泛應(yīng)用，陜西省中小學(xué)生電子學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，這對學(xué)籍檔案管理工作提出了更高的要求，也促使學(xué)籍檔案管理工作必須走紙質(zhì)檔案和電子檔案融合發(fā)展之路。

普通高中學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀問題

對學(xué)籍檔案管理認(rèn)識(shí)不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理開啟了信息化模式。但普通高中的學(xué)籍檔案管理還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，部分學(xué)校管理者還沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)生的電子學(xué)籍檔案管理在整個(gè)學(xué)校檔案管理中的重要作用，只是簡單地認(rèn)為電子學(xué)籍檔案管理就是用電腦錄的學(xué)籍信息而已，從而對電子學(xué)籍操作系統(tǒng)的重要性和使用電子學(xué)籍檔案管理軟件的必要性認(rèn)識(shí)不足，也就難以發(fā)揮電子學(xué)籍檔案管理軟件和計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)高效的檢索、查詢等功能，最后導(dǎo)致高中學(xué)籍檔案管理電子化工作效果提升不明顯。

學(xué)籍檔案管理信息化程度低

在信息化未普及前，高中學(xué)籍檔案均采用紙質(zhì)的形式管理。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，部分學(xué)校的學(xué)籍檔案管理員逐漸發(fā)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的不足，各級部門也對學(xué)籍檔案信息化提出了具體要求，于是便開始使用電腦來進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，這是學(xué)生學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新和信息化工作的雛形。但是部分高中學(xué)校并沒有發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢以提高學(xué)籍檔案工作的質(zhì)量，如學(xué)校只是利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備錄入、存儲(chǔ)信息，打印相關(guān)檔案。這只是信息技術(shù)很小一部分的功能，現(xiàn)代信息化技術(shù)的功能不止于存儲(chǔ)和打印，還有快速查閱、異地辦公、互聯(lián)網(wǎng)學(xué)籍轉(zhuǎn)接等作用。由此可見，學(xué)籍檔案管理信息化程度比較低，并不能滿足當(dāng)前信息化的要求，也沒有跟上信息化的步伐。

學(xué)籍檔案管理電子化制度不完善

高中有針對學(xué)籍管理工作的管理制度，這些學(xué)籍管理制度時(shí)間都比較長，只適合信息化出現(xiàn)之前的紙質(zhì)學(xué)籍檔案管理，與目前電子學(xué)籍檔案管理工作不匹配。因此還存在一些制度不完善的問題，如電子學(xué)籍檔案操作流程的問題、電子學(xué)籍安全的問題、學(xué)籍系統(tǒng)利用的問題等。

檔案員計(jì)算機(jī)技能有待提高

學(xué)籍檔案已經(jīng)開始步入信息化管理時(shí)代，這就對學(xué)籍檔案管理人員的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)提出了比較高的要求。學(xué)籍檔案管理人員不僅要有檔案收集、整理、歸檔等基本素養(yǎng)，還要求具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能，要主動(dòng)接受新鮮事物，主動(dòng)學(xué)習(xí)前沿技術(shù)。但是由于人才儲(chǔ)備不足，年輕教師主要在教學(xué)一線，學(xué)籍管理人員普遍年齡偏大，信息化管理技能較低，有的教師連計(jì)算機(jī)的基本操作都不熟悉，這就造成了信息采集工作速度慢且不夠全面，后續(xù)的電子學(xué)籍檔案的管理和開發(fā)利用發(fā)揮的效果也就相對較差。

紙質(zhì)檔案和電子檔案優(yōu)缺點(diǎn)對比

紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)分析

1.優(yōu)點(diǎn)

在研究紙質(zhì)檔案資料本質(zhì)特征的前提下，形象直觀、可讀性強(qiáng)、方便查看是紙質(zhì)檔案資料的顯著優(yōu)點(diǎn)；紙質(zhì)檔案資料可以充當(dāng)某種數(shù)據(jù)資料，擁有可操作性，不需要嚴(yán)謹(jǐn)精確的頁面設(shè)計(jì)，為數(shù)據(jù)分析提供了基礎(chǔ)；很多紙質(zhì)檔案都是第一手資料，有人文附加值，以及收藏價(jià)值。在一般的檔案整理中，紙質(zhì)檔案是主要的媒介形式，紙質(zhì)檔案資料的長期存在和流通意味著對前人的充分肯定，突顯了數(shù)據(jù)資料的人文附加值。隨著時(shí)間的推移，科技的進(jìn)步，紙質(zhì)檔案資料中所記載的信息已變?yōu)槟撤N稀有的資源。在紙質(zhì)檔案資料的生成過程中，相關(guān)人員對其進(jìn)行核實(shí)是非常有必要的，比如進(jìn)行簽字和封存，確保檔案資料資源的真實(shí)可靠。與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案資料還具有特定的法律效力，可以充當(dāng)法律依據(jù)。

2.缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案資料儲(chǔ)存和管理存在一定的局限性。紙質(zhì)檔案資料需要一定的區(qū)域空間進(jìn)行儲(chǔ)存，而且對儲(chǔ)存的環(huán)境要求也較高，比如溫度濕度、防災(zāi)驅(qū)蟲等。同時(shí)，在數(shù)據(jù)管理過程中，紙質(zhì)資料特別容易發(fā)生毀損等問題，不利于整體的檔案整理工作的進(jìn)行。此外，紙質(zhì)檔案無法保存音視頻。

電子檔案優(yōu)缺點(diǎn)分析

1.優(yōu)點(diǎn)

電子檔案在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)應(yīng)用層面優(yōu)勢相對較多。主要表現(xiàn)為：電子檔案可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快捷存儲(chǔ)，有利于信息即時(shí)獲取、快速查詢及應(yīng)用，傳遞和讀取步驟更為簡潔明了；不需要很大的實(shí)際空間；信息的安全系數(shù)高，可以規(guī)避人為失誤；電子檔案的數(shù)字化交互效率高，共享資源優(yōu)越性更為明顯；信息搜索效率的提高，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化定制功能，及時(shí)掌控信息動(dòng)態(tài)，做好數(shù)據(jù)長期有效的儲(chǔ)存，根據(jù)數(shù)據(jù)變化作出及時(shí)調(diào)整；還可以保存大量的音頻、視頻、圖片等資料。

2.缺點(diǎn)

電子檔案雖然有很多優(yōu)勢，但也有很多不盡如人意的地方，主要是在數(shù)據(jù)安全性方面。電子檔案容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，安全性備受質(zhì)疑。電子檔案更易被修改且不露痕跡，這讓大眾對電子檔案的安全性感到擔(dān)憂，鑒別紙質(zhì)檔案的原始記錄可選用“正本”來比較，而電子檔案鑒于其數(shù)據(jù)和各種載體能夠分離出來，鑒別工作顯得更加有難度，所涵蓋的跨學(xué)科行業(yè)領(lǐng)域多、業(yè)務(wù)知識(shí)多、難度系數(shù)大，普通檔案管理人員難以做好鑒別工作，這就增加了檔案真實(shí)性的甄別成本和鑒別電子檔案原生性的難度系數(shù)。并且電子檔案難以以獨(dú)立的形式存在，是無法直接查看的，需要借助電腦或者電子儀器才可查看到具體內(nèi)容。如今的技術(shù)水平更新快，如果無法找到與生成電子檔案階段相匹配的軟硬件，會(huì)導(dǎo)致大量的電子檔案無法查看到，從而導(dǎo)致電子資料的遺失；電子檔案的各種載體不穩(wěn)定，不滿足長期保存的條件，且其安全性、穩(wěn)定性也相對比較差；電子檔案對檔案管理人員要求很高，需要一定的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)。

普通高中推動(dòng)電子學(xué)籍檔案的必要性

學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展的需要

高中學(xué)籍檔案電子化管理對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。當(dāng)電子化學(xué)籍檔案建成并投入使用后，學(xué)籍管理人員只需要按時(shí)做好錄入工作，學(xué)校就不用再投入人力和精力進(jìn)行學(xué)籍信息的搜集、整理、歸檔，減輕了管理員的工作量，同時(shí)也提高了管理效率。同時(shí)通過建設(shè)電子化學(xué)籍檔案，可以推動(dòng)學(xué)校檔案管理的信息化發(fā)展，提升學(xué)校檔案管理工作的信息化水平。

保障學(xué)籍檔案安全的需要

紙質(zhì)學(xué)籍檔案多為手寫或打印，在使用過程中容易出現(xiàn)磨損、丟失等現(xiàn)象，一旦丟失和損毀就難以復(fù)原。而電子化學(xué)籍檔案通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)接、查閱、存貯，不僅在使用中方便高效，還能夠避免紙質(zhì)學(xué)籍檔案出現(xiàn)的磨損、丟失現(xiàn)象，只需要記住授權(quán)的登錄賬號(hào)密碼就可隨時(shí)隨地查閱，無需擔(dān)心磨損、丟失等安全性問題。

實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案“網(wǎng)簽”的需要

普通高中是高等教育入學(xué)和義務(wù)教育結(jié)束的“中轉(zhuǎn)站”，在普通高中學(xué)籍檔案管理中，一方面需要從義務(wù)教育階段調(diào)取高中所錄取學(xué)生的學(xué)籍信息，另一方面又需要將考入大學(xué)的學(xué)生的學(xué)籍信息轉(zhuǎn)入到錄取的高校。而在傳統(tǒng)模式下，學(xué)生的學(xué)籍檔案主要是紙質(zhì)形式，需要自己到就讀的學(xué)校提取紙質(zhì)學(xué)籍檔案交于錄取的學(xué)校，還會(huì)存在紙質(zhì)檔案遺失、缺失、涂改等情況，如此高校審核就會(huì)比較困難。如果是電子學(xué)籍的話，學(xué)籍檔案就可以通過學(xué)籍檔案專用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行“網(wǎng)簽”，不僅可以提高學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)接的效率，也避免了紙質(zhì)檔案遺失、缺失等情況的發(fā)生。

學(xué)籍檔案管理多元化的需要

普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容十分廣泛，包括學(xué)生的學(xué)業(yè)成績、表彰懲處、黨團(tuán)員發(fā)展、課外實(shí)踐活動(dòng)等內(nèi)容。隨著教育改革和新課程的實(shí)施，教育教學(xué)活動(dòng)不斷豐富，學(xué)籍檔案的內(nèi)容也五花八門，各種學(xué)籍信息不斷出現(xiàn)，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)下社會(huì)、教育部門、學(xué)校、家庭對檔案多元化的需求。通過建設(shè)電子化學(xué)籍檔案能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息的綜合管理和資源共享，既能夠滿足教育部門、師生、家長填報(bào)、查閱學(xué)籍檔案，還能夠使教師及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)情，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的價(jià)值，為教育改革和新課程的實(shí)施提供幫助。

紙質(zhì)學(xué)籍檔案和電子學(xué)籍檔案融合發(fā)展的建議

提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

從傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變到紙質(zhì)檔案和電子檔案融合發(fā)展是目前學(xué)籍檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)，因此必須提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，要提升學(xué)籍檔案管理人員的計(jì)算機(jī)理論和實(shí)際操作技能，使其樹立終身學(xué)習(xí)理念，以適應(yīng)不斷發(fā)展的信息化步伐，從而有效提升學(xué)籍檔案管理工作的信息化水平；其次，要加強(qiáng)對教職員工的宣傳和教育，讓全體教職員工認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)學(xué)籍檔案和電子學(xué)籍檔案融合發(fā)展的必要性和重要性，鼓勵(lì)和提倡他們?yōu)閷W(xué)籍檔案管理員提供電子版信息；最后，強(qiáng)化電子檔案的安全意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全對電子檔案的潛在威脅，按照流程操作，及時(shí)安裝相應(yīng)的殺毒軟件、防火墻，同時(shí)檔案管理人員在工作中要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全隱患。

完善必要的軟硬件設(shè)備

由于普通高中紙質(zhì)檔案和電子學(xué)籍檔案融合發(fā)展的需要，所以必須完善必要的軟硬件設(shè)備。一是要配備具有相應(yīng)計(jì)算機(jī)水平的學(xué)籍檔案人員來處理學(xué)籍檔案電子化工作；二是要投入一定的財(cái)力購置相應(yīng)的硬件設(shè)備和軟件，如計(jì)算機(jī)、集打印和掃描以及存儲(chǔ)為一體的設(shè)備、檔案管理軟件等，為學(xué)籍檔案電子化工作做好后勤保障。

實(shí)現(xiàn)電子檔案的資源共享

電子檔案和紙質(zhì)檔案的最終目的是提高利用率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。因此，在高中學(xué)籍檔案數(shù)字化過程中可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)同時(shí)建立檔案信息共享平臺(tái)，可以滿足師生及家長在信息查閱、調(diào)取等方面的需求。通過檔案資源共享平臺(tái)，師生查閱授權(quán)范圍內(nèi)的學(xué)籍信息，是不受時(shí)間、空間限制的。隨著檔案數(shù)字化發(fā)展，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱授權(quán)范圍內(nèi)的個(gè)人信息、學(xué)業(yè)成績、成長情況，教師可以查閱所帶班級的整體情況，可以根據(jù)學(xué)情制定教學(xué)計(jì)劃。這樣不僅提高了學(xué)籍檔案電子化的利用率，還能更好地服務(wù)于師生，以達(dá)到學(xué)籍電子化的目的。

健全融合發(fā)展的規(guī)章制度

實(shí)現(xiàn)普通高中電子學(xué)籍檔案和紙質(zhì)學(xué)籍檔案融合發(fā)展離不開完善的規(guī)章制度。只有健全科學(xué)、規(guī)范的規(guī)章制度，明確電子學(xué)籍檔案和紙質(zhì)學(xué)籍檔案融合發(fā)展的責(zé)任與要求，才能夠更好地促進(jìn)二者的融合。教育行政部門應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況對學(xué)校提出具體要求，并制定融合發(fā)展的制度，為學(xué)校提供指導(dǎo)依據(jù)。學(xué)校在日常管理中要落實(shí)好學(xué)籍檔案信息的紙質(zhì)填寫和電子錄入工作，區(qū)別哪些工作是紙質(zhì)、電子都需要的，哪些只需其中一種即可，這樣就可以實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)檔案的同時(shí)保存。

加大學(xué)籍檔案信息技術(shù)開發(fā)力度

信息化技術(shù)對高中學(xué)籍檔案管理工作而言具有十分重要的作用。因此，高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極關(guān)注信息化工作發(fā)展，針對當(dāng)前信息化程度不足的問題，積極開發(fā)信息技術(shù)功能，并將這些功能應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理工作中，提高其信息化程度，進(jìn)而借助新功能來提高工作質(zhì)量，強(qiáng)化檔案管理水平。除信息儲(chǔ)存功能以外，高中學(xué)校還可以在學(xué)籍檔案管理工作中加入兩項(xiàng)工作：一是學(xué)?？梢砸胫悄芗夹g(shù)，如人臉識(shí)別、身份證識(shí)別等，該項(xiàng)技術(shù)具有信息識(shí)別功能，借助該功能，檔案管理系統(tǒng)可以自動(dòng)完成信息錄入、信息分類、信息分析等工作，一方面能減輕管理人員的工作壓力，另一方面也保障了學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。二是開發(fā)學(xué)籍檔案管理的APP軟件，APP軟件不僅使用起來十分方便，還能向?qū)W生展示自己的學(xué)籍檔案信息，為學(xué)生提供良好的學(xué)籍查詢服務(wù)；此外，教師、家長可以根據(jù)檔案信息，進(jìn)一步了解學(xué)生的學(xué)習(xí)生活動(dòng)態(tài)，從而引導(dǎo)學(xué)生更好地成長。例如，教師、家長可以通過檔案信息關(guān)注學(xué)生的最近表現(xiàn)，若發(fā)現(xiàn)其狀態(tài)不佳，學(xué)習(xí)積極性不足，則可以積極引導(dǎo)激發(fā)學(xué)生的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，從而促進(jìn)學(xué)生的不斷發(fā)展。

綜上所述，紙質(zhì)學(xué)籍檔案和電子學(xué)籍檔案都是十分重要的，不能顧此失彼。普通高中紙質(zhì)學(xué)籍檔案和電子學(xué)籍檔案的融合發(fā)展，不僅可以有效避免其各自的缺陷，還可以為充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的價(jià)值起到良好的作用，促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化的不斷發(fā)展。由此可見，二者的融合發(fā)展是當(dāng)下普通高中學(xué)籍檔案管理的有效手段。

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