關(guān)于機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的探索

肖莉嵐

摘要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，人們的生活水平在逐步提高，國(guó)家對(duì)于社會(huì)的保障工作也在日益完善，在完善社保的整個(gè)過(guò)程中，對(duì)于機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案的管理工作是整個(gè)過(guò)程的重中之重，所以有必要做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作。在實(shí)際的工作過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，提高整體服務(wù)水平，以便更好地滿(mǎn)足社會(huì)的需求。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)社保;業(yè)務(wù)檔案;管理工作

引言

國(guó)家對(duì)加強(qiáng)和完善我國(guó)社會(huì)保障制度建設(shè)提出了新的要求，隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革的不斷深化，社保工作覆蓋面的不斷擴(kuò)大，參保人數(shù)及范圍的日益增加，參保人員流動(dòng)性增加等，都使得社保檔案管理工作量與日俱增。因此，如何適應(yīng)形勢(shì)需要，規(guī)范社保檔案管理，提升社保檔案管理工作水平，是一項(xiàng)必須引起我們重視和認(rèn)真研究的重大課題。

一、社保業(yè)務(wù)檔案管理開(kāi)展的意義

（一）文件歸檔

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案在開(kāi)展管理的過(guò)程中需要經(jīng)歷，歸納、總結(jié)、分類(lèi)等一系列復(fù)雜的工作流程。由于社會(huì)保險(xiǎn)的各個(gè)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以及參加保險(xiǎn)的職工都通過(guò)直接和間接的方式參與到社保檔案工作中，歸檔社保文件能夠成為社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展的重要依據(jù)。在文件歸檔中記錄參保人員的各項(xiàng)參保情況，包括繳費(fèi)情況、個(gè)人賬戶(hù)情況、繳費(fèi)明細(xì)、特殊工種繳費(fèi)政策，掌握一手信息資料，對(duì)于完善參保人員的切身利益有著深遠(yuǎn)影響。

（二）繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)的依據(jù)

推行社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，能很好地對(duì)繳費(fèi)人員的業(yè)務(wù)繳費(fèi)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以有效減少管理中出現(xiàn)的各類(lèi)漏洞，降低徇私枉法的情況，這對(duì)帶動(dòng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展有著本質(zhì)幫助。另外也可以讓社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)走入可持續(xù)發(fā)展到了，在社會(huì)保障管理過(guò)程中，這些存檔的歷史記載，對(duì)維護(hù)社會(huì)群眾的利益有著重要作用。社會(huì)保障業(yè)務(wù)中開(kāi)展檔案管理，在社會(huì)就業(yè)和保障體系方面有一席之地，有助于社會(huì)的穩(wěn)定以及和諧，對(duì)促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)有著深遠(yuǎn)意義。

二、機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案與其他社保檔案融入度不夠

社會(huì)保障檔案涉及面極廣，由于缺乏專(zhuān)業(yè)社會(huì)保障檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的檔案管理只有根據(jù)自己工作需要和經(jīng)驗(yàn)，參照其他門(mén)類(lèi)檔案管理模式，對(duì)所保管的檔案進(jìn)行必要管理。管理方法不統(tǒng)一，致使機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案難以與其他社會(huì)保障檔案融為一體，即使在本系統(tǒng)內(nèi)部，不同區(qū)域間的信息溝通也存在困難。

（二）社保檔案管理手段需要提升

在現(xiàn)在信息高速發(fā)展的時(shí)代，原先的社保檔案管理方式已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化的節(jié)奏。近幾年來(lái)，隨著人們安全意識(shí)的增強(qiáng)，現(xiàn)在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量逐年增加，因此，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的壓力就越來(lái)越大。雖然社保管理機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案采用了微機(jī)化管理，但是，由于軟件、硬件以及人員的問(wèn)題，微機(jī)化管理模式不能夠充分的發(fā)揮其應(yīng)有的效果。并且大部分的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，這就會(huì)使社保檔案管理的效率十分低下，以及在保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面的工作開(kāi)展也有一定的難度，從而直接影響了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的進(jìn)行。

（三）管理人員素質(zhì)需要提升

檔案管理具有政策性強(qiáng)、規(guī)范性好的特點(diǎn)，由于工作人員的政治素養(yǎng)比較高并且業(yè)務(wù)能力也很強(qiáng)。很多機(jī)關(guān)的社保機(jī)構(gòu)都有相關(guān)檔案人員的配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，但是由于基礎(chǔ)機(jī)關(guān)部門(mén)編制有限，并且最近幾年精簡(jiǎn)裁員，所以很多工作人員都需要一專(zhuān)多能，身兼數(shù)職，因而對(duì)于單項(xiàng)工作的投入精力有限。加之，技術(shù)人員自身學(xué)習(xí)能力不夠，也沒(méi)有積極學(xué)習(xí)的意識(shí)，因而在組織培養(yǎng)方面不能做到完善，導(dǎo)致很多技術(shù)人員在業(yè)務(wù)檔案管理方面不能適應(yīng)當(dāng)前的工作需求。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案管理措施

（一）完善社保檔案管理相關(guān)制度

由于水平存在一定的差距，這就使得社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在不同，為此，為了更好的推進(jìn)社保檔案管理工作需要完善相關(guān)規(guī)章制度，以便更好的提升社保檔案管理工作的有效性。要能夠從國(guó)家層面對(duì)社保檔案管理做好規(guī)范性，做好相關(guān)制度的建設(shè)。在制度建設(shè)中要能夠結(jié)合實(shí)際情況做好對(duì)檔案資料的收集、借閱等，以此更好的推進(jìn)社保檔案工作的科學(xué)性和有效性。

（二）加快信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建

在開(kāi)發(fā)和運(yùn)用規(guī)范性一致的設(shè)備業(yè)務(wù)檔案管理軟件的過(guò)程中，需要了解該軟件的特點(diǎn)就是錄入相關(guān)的存儲(chǔ)平臺(tái)，并且編輯和修改各類(lèi)平臺(tái)信息，信息檢索便于查找，以及保險(xiǎn)征收額度的明細(xì)查詢(xún)。然后要求做好平臺(tái)內(nèi)的信息數(shù)字化錄入工作，根據(jù)相關(guān)檔案館要求，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)以及專(zhuān)門(mén)的應(yīng)用管理軟件，組織相關(guān)的參保人員做好各項(xiàng)信息處理工作，通過(guò)錄入、維護(hù)、管理幾個(gè)步驟，提升服務(wù)效率以及服務(wù)質(zhì)量，在推動(dòng)機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)開(kāi)展的同時(shí)，提倡法制化、規(guī)范化和人性化的管理要求。做好開(kāi)發(fā)和利用工作也很有必要，機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)的檔案在經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中要求做到信息公開(kāi)化和透明化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化辦公讓信息實(shí)心最大限度的共享，組織好資源的利用以及開(kāi)發(fā)工作。通過(guò)開(kāi)辟創(chuàng)新精神的推動(dòng)，帶動(dòng)信息資源的利用以及服務(wù)領(lǐng)域推進(jìn)。

（三）強(qiáng)化員工培訓(xùn)交流，提高人員素質(zhì)

機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。為此，要積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)，樹(shù)立依法管檔觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性和責(zé)任感。采取走出去學(xué)習(xí)、請(qǐng)進(jìn)來(lái)傳經(jīng)的“雙向并舉”辦法，加強(qiáng)與檔案行政管理部門(mén)的聯(lián)系，依托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)人才優(yōu)勢(shì)積極組織培訓(xùn)檔案管理人員;加強(qiáng)與上級(jí)及兄弟單位的溝通與交流，相互間參觀考察，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，提高干部職工檔案管理意識(shí)和管理水平;加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案管理隊(duì)伍。

（四）清理歷史遺留問(wèn)題

在長(zhǎng)期的工作過(guò)程中一定會(huì)存在歷史遺留問(wèn)題，如果不能妥善解決這些問(wèn)題，將其管理更具科學(xué)化和規(guī)范性，那么就不能順利的開(kāi)展接下來(lái)的各項(xiàng)工作，第一要求科學(xué)的制定檔案管理規(guī)范，詳細(xì)的標(biāo)明檔案管理的范圍和保管期限的具體劃分情況，并且組織人員做好檔案的清理工作。第二要求明確職責(zé)分工，歸檔好年度業(yè)務(wù)檔案管理的歸檔工作，機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案存在動(dòng)態(tài)管理特征，參與保險(xiǎn)的人員都隸屬于一個(gè)單位，因而整理過(guò)程中要以人頭為基礎(chǔ)進(jìn)行整理。整理依據(jù)需要按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，在清理歷史積欠的情況下，可以及時(shí)整理現(xiàn)有的管理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)合理性，并且達(dá)成檔案管理的原則，記錄一生，服務(wù)一生的科學(xué)管理目標(biāo)。

（五）改善工作條件，規(guī)范有序管理

社保檔案是不可再生的資源，是孤本性的歷史記錄。干部職工要不斷強(qiáng)化安全防火、防盜、防失意識(shí);安排專(zhuān)門(mén)經(jīng)費(fèi)，騰出專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所，購(gòu)置檔案柜、滅火器、空調(diào)、除濕器、除塵器、計(jì)算機(jī)、掃描儀等檔案管理專(zhuān)用設(shè)備，指定專(zhuān)人開(kāi)展規(guī)范有序的日?；芾砗途S護(hù)，使檔案庫(kù)房的“八防”措施落實(shí)到位。

結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)機(jī)關(guān)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作不僅僅是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需求，而且還社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然需求，但是就目前來(lái)看，該項(xiàng)工作還存在著一些不足和問(wèn)題，因此社保部門(mén)就要對(duì)癥下藥，使社保檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行。在新時(shí)期下，保障社保服務(wù)的整體水平，從而保障更好的社會(huì)發(fā)展。

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