探索檔案數字智能化建設的新思路

劉會鳳

（河北省唐山市豐潤區(qū)人民醫(yī)院 河北唐山 064000）

檔案是反映企業(yè)發(fā)展每一個階段的主要文件和歷史資料，是企業(yè)發(fā)展過程中各種經營活動以及工作方式下的真實寫照。檔案管理工作是各個單位不可缺少的一種基礎的管理工具，對于企業(yè)的綜合管理、運維操作、經營管控等都有著較為直接的影響。對于企業(yè)管理人員來說，檔案信息資料記錄著不同管理方式下企業(yè)經營管理的實際情況，也是對企業(yè)獲得成績、經營創(chuàng)新舉措、財務運作情況、人員變化情況等內容的重要記錄［1］。我國當前檔案管理工作已經發(fā)展了較長的時間，對于社會的發(fā)展以及企業(yè)內部的制度管理工作改革有著積極的推動作用。但是在信息化高速發(fā)展的背景下，企業(yè)工作管理方式的不斷變化，傳統的檔案管理制度以及檔案管理措施本身就存在著一定的缺失，為此，作為企業(yè)的管理人員，就要加大現代化企業(yè)管理工作模式的構建，以現代化技術手段，提升檔案管理水平與檔案的利用率。

1 檔案數字智能化實施的必要性分析

1.1 保障檔案的可信度

首先，在傳統的檔案管理工作之中，檔案的傳遞主要是以紙質材料為基礎構建的，因為紙質材料的特殊要求，所以在材料保管的過程中對于檔案存儲的環(huán)境以及條件要求相對較高，同時，在檔案保管的過程中也不可避免地會出現紙張老化、字跡褪色、受潮等問題。隨著時間的延長，一方面會因為檔案數量的增加導致存儲空間變小，另一方面也會面臨檔案損毀的問題。而且檔案內容信息量有限，更新的難度較高，不能為檔案提取者及時有效地提供全面直觀的數據信息。若是在現有的環(huán)境背景下將紙質的檔案轉化為數字化、網絡化的信息存儲模式，存儲的空間也會變大，所占有的實際空間概率也會變小，管理的費用也會相對較低，同時，也能較大程度地延長檔案管理的時間，讓檔案的完整性得以保證。

其次，傳統的檔案管理方案規(guī)范性不足，管理體制和工作模式不公開化、透明化。在進行歸檔的過程中，檔案本身的數據來源廣泛，實際的數據信息內容相對較多，很容易受到管理人員本身的工作能力以及管理部門之間權責劃分不清晰等問題的影響，導致審核過程較為隨意、材料不完整、前后不一致，更有甚者對于檔案的內容進行杜撰等。而檔案數字智能化的構建可以通過模塊結構的劃分以及程序的標準化構建等，有效地減少人為因素所導致的信息質量不高、客觀性不足等問題。

1.2 檔案數字智能化可以提升工作效率

檔案管理工作推進的過程中，辦事人員往往需要大排長龍，同時，個人的文件資料信息都是堆疊成山，尋找起來的難度相對較大，檔案在實際的使用過程中，多數需要專項人員實施手工查閱和數據的登記以及借閱復印等，先在大量的檔案信息庫之中定位一份完整的檔案信息，再完成相關內容的記錄、更新、歸檔等，操作工序相對較為煩瑣，實際的工作量相對較大，檢索的過程較為困難。尤其在實現檔案外借的過程中，多數都是人員自身攜帶、郵寄抑或是其他實體呈現方式進行檔案借閱［2］。而在檔案完成外借的過程中，一旦疏忽，就會導致檔案的遺失，不僅難以保存原始檔案的完整性以及機要性，同時也會花費大量的時間，人力資源成本消耗較高，不能高效地推動下一階段工作的全面實施。在檔案數字智能化建設的過程中，相關的工作人員適當地引入了云存儲、網絡加密的傳輸技術手段，將檔案的資料歸檔、查詢、修改、更新及傳遞等都在計算機網絡系統上進行實現，從而有效地提升了檔案信息的更新速度以及檢索的速度，以保證信息資源的及時性以及有效性，進一步提升檔案管理工作的質量以及工作效率。

1.3 實現了服務對象的擴大

隨著當前市場經濟的高速發(fā)展、企業(yè)發(fā)展速度的不斷加快，企業(yè)所面臨的市場競爭壓力也相對較大，除卻了傳統管理方式下的企業(yè)運維管理等，企業(yè)也需要對自我創(chuàng)新工作中所提出的工作措施、工作方式、管理構思、戰(zhàn)略目標、經營計劃等進行有效的記錄。但是傳統的檔案管理工作僅僅只是對企業(yè)的經營管理內容以及現金流等財務信息和經營信息進行記錄，當企業(yè)在面臨經營風險問題以及管理工作問題時，要想尋找一個特殊時間點的工作方式以及管理方式，難度就相對較大。傳統的檔案管理工作中的功能性較弱，不利于實現信息數據的統計以及流轉，也不能有效地滿足當前的企業(yè)發(fā)展實際要求。而檔案數字智能化的構建將檔案信息管理工作更好地納入到企業(yè)的全面管理工作體系結構之中，實現了信息資源的共享以及流動，為當前的企業(yè)發(fā)展提供了較為完整的檔案服務工作。

1.4 實現檔案信息的系統化

數字化檔案多數的呈現方式都是依托多媒體信息技術所實現的，讓所有的檔案信息資料都能以圖像、文字、聲音以及影像等方式進行存儲和推進，強化了檔案本身的記錄功能以及顯示功能。同時，也可以利用數據倉庫的相關內容以及數據挖掘的技術手段措施等，對于企業(yè)管理過程中的各個方面的內容進行系統的統計分析和工作梳理，強化了檔案信息管理工作的連續(xù)性，充分對人才管理方式、企業(yè)經營模式進行統籌分析，建立起企業(yè)運營管理分析機制，為企業(yè)的發(fā)展提供綜合化的建議，幫助企業(yè)作出相關的經營管理決策。

2 檔案數字智能化發(fā)展現狀以及存在問題

檔案數字智能化的實現主要涵蓋了兩個方面的內容，即檔案實體數字化以及信息管理智能化。檔案實體數字化是整個檔案管理數字智能化發(fā)展的基礎保障，其主要的工作就是將傳統的紙質檔案信息資料內容逐漸地轉化為一種數字化的檔案信息資料內容，以電子智能設備作為當前的綜合存儲的空間環(huán)境，以局域網、互聯網等網絡形式作為基礎的連接，充分地利用計算機系統實現全面的管理，逐漸地構建成為高校全面的檔案信息庫［3］。信息管理智能化主要是實現檔案信息的歸檔、核查、檢索、統計、查閱、傳輸等相關的功能，依托于智能化軟件，可以在計算機以及互聯網之中進行操作，從而全面地推動檔案資源的智能化管理和資源的綜合分析。

2.1 檔案管理人才隊伍的實際水平亟待提高

首先，檔案管理工作的實際決策者仍舊保持較為傳統的管理基礎觀念，對于檔案數字智能化的認識和理解還不夠全面和深入，仍舊停留在基礎的理念層面之中，沒有充分地認識到數字化進程發(fā)展的重要性，沒有充分地了解和認識此項工作推進的各個階段實施步驟、所需要的設備內容、流程內容以及軟硬件的基礎環(huán)境，這就直接導致檔案數字智能化的落實質量受到了直接的影響。

其次，檔案管理工作的實際操作管理工作始終停留在傳統的人管模式下，缺少了專業(yè)化現代化的檔案管理專業(yè)人才。數字化檔案管理工作的推進落實是充分結合數字化技術以及檔案管理相關知識的新型工作內容，需要具備專業(yè)化的信息技術知識以及檔案工作先進經驗和綜合分析能力的優(yōu)質人才?，F階段，很多企業(yè)單位之中的大多數的檔案管理人員都缺乏較為全面、系統、專業(yè)的培訓，知識結構不完善，信息意識不敏銳，本身的服務意識以及綜合素質能力相對較弱，這就成為了制約和阻礙檔案數字智能化發(fā)展的最大限制條件。

最后，檔案管理工作的服務對象以及使用的用戶群體產生了較為直觀的變化。由于檔案信息的查詢管理、信息傳輸等內容多數都是依托于網絡環(huán)境實現的，為此讓整個服務模式都產生了較為全面的變化，極大程度地拓寬了檔案利用的范圍。檔案所面臨的服務對象本身也不再是單一群體，服務對象以及用戶的實際需求相對較高，因此，就需要使用者本身掌握相關的操作技能。

2.2 制度不能滿足檔案數字智能化的基礎要求

結合當前檔案數字智能化的相關單位雖然都為相關的檔案管理單位配置了計算機設備，但是由于檔案管理工作的實際需求會隨著當前社會的發(fā)展以及技術手段的變化產生直觀的變化，多數存在著部分設施基礎設備陳舊、缺乏數字智能化必備設施的問題。例如，一些基礎的識別軟件版本相對較低，掃描儀相對較為陳舊不能清晰地掃描相關的內容，檔案管理系統不能和企業(yè)內部的OA系統之間實現對接等。另外，因本身缺少相關的規(guī)范性指導措施，導致了數字化檔案的實際格式之間標準不一、系統的兼容性不足、管理難度較大等問題。

2.3 檔案數字智能化的質量差

檔案數字智能化的構建主要是依托于電子文件的接收處理以及現有庫存檔案的轉化，而實現現有庫存檔案的轉化工作主要是借助計算機系統、人工收錄系統或是掃描儀等設備對于紙質檔案進行掃描。一是由于檔案本身的檔案管理時間相對較久，多數的企業(yè)單位庫存的資料數據相對較為龐雜，但是從事相關檔案管理工作的人員卻有限，初期實現轉化工作壓力繁重，錯誤率較高且復核困難［4］。二是檔案數字化現階段的推進執(zhí)行沒有構建起統一且全面的標準和要求，因此，在掃描的過程中經常會出現質量不佳、編號錯誤等問題，導致檔案實體數字化質量相對較低。

3 檔案數字智能化建設新思路

3.1 強化專業(yè)人才隊伍建設

檔案數字智能化工作的全面推進需要全新的技術支持以及人員支持，原本的管理理念已經不能維持檔案數字智能化的發(fā)展。為此，首先就要求相關的管理人員強化對于檔案數字智能化的認識和理解，增進對于相關管理觀念的轉變，強化對于檔案數字智能化的理解，在制定相關工作措施的過程中注重對于檔案數字智能化教育指導工作的投資，注重高質量復合型人才的培養(yǎng)工作。其次也要對檔案數字智能化工作人員進行全方位、多角度的培訓指導，全面提升隊伍建設管理綜合質量，加大對于專業(yè)人才業(yè)務的知識更新以及專業(yè)結構的梳理，讓所有的工作人員除卻檔案管理的基礎知識培養(yǎng)之外，進一步地掌握相關的計算機信息處理技術，構建出高效的檔案管理專業(yè)隊伍。最后對于檔案管理工作的服務對象，也應當進行相關知識的普及和宣傳，推廣檔案數字系統的各項功能以及具體的操作方式，讓檔案在實際工作的背景下自身的服務管理功能夠充分地激發(fā)出來。

3.2 進一步完善檔案管理工作制度以及工作標準

要想實現檔案管理智能化工作落實，首先要做的就是在現有的工作體制方面進行梳理，需要制定出全面綜合的管理制度和管理工作標準，完善檔案管理技術的工作流程，為檔案數字化實現過程中的格式、質量以及審核流程等都提供較為全面的指導工作標準，為數字信息標準化以及規(guī)范化奠定較為良好的工作基礎，以此提升管理智能化的工作項工作水平，進一步認識到檔案管理工作中的權責劃分，制定出全方位細致化的管理工作制度手段，從制度以及政策等方面進一步加快檔案數字智能化的建設管理以及綜合利用［5］。其次，在硬件設施方面，應當配置高效的計算機以及掃描儀等基礎設備，以更好地適應設備之中的數據處理工作模式，做好信息的快速處理、文字掃描儀以及聲像資料的傳輸錄入，滿足網絡系統的建設等基礎的功能需求，以此為檔案管理的數字智能化建設發(fā)展提供基礎條件保障。

3.3 做好現有檔案數字化轉存工作落實

由于傳統的檔案存儲的數量相對較多，需要實現數字化轉換的資料數據相對較為龐雜，對于數字化工作就需要分步驟、全方位地進行落實。一是要對現有的庫存檔案信息資料進行梳理，通過相關的檔案管理人員按照順序對于存量檔案進行細致化的甄別，優(yōu)先實現數字化信息內容的記錄。二是要拆除原有的檔案資料原件，分析檔案內容是否符合基礎的掃描要求，按照相關的工作規(guī)范，選擇適宜的掃描方式以及掃描分辨率等。三是要充分地檢查掃描之后的圖像信息資料情況，對于圖像的頁面雜質進行梳理［6］。四是根據目錄完成建庫，進行相關的存儲管理，最終對原件進行重新裝訂。

4 結語

檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的主要內容之一。為了有效地加快企業(yè)的檔案綜合化管理工作的落實，作為企業(yè)管理人員，就應當全面地梳理現階段檔案管理工作所面臨的實際問題，針對當前檔案管理的特點和現狀，對檔案管理工作存在的缺失進行系統的分析。而檔案數字智能化的構建促進了檔案管理綜合化的落實，提升了檔案管理工作的水平，有效地規(guī)避了傳統檔案管理所存在的檔案資料不全面、檔案遺失的問題，也為后期的檔案管理和企業(yè)發(fā)展奠定了堅實的基礎。