淺談農(nóng)業(yè)機(jī)械檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的文件控制

內(nèi)蒙古自治區(qū)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)推廣中心

□ 王靖 劉波 郭海杰

文件是信息的載體。管理體系文件是建立并保持體系有效運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是指導(dǎo)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作的根本依據(jù)，制定程序?qū)ξ募M(jìn)行控制必不可少。文件控制是對(duì)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、變更和廢止等環(huán)節(jié)的管理，貫穿于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系運(yùn)行全過(guò)程。近年來(lái)，隨著認(rèn)證認(rèn)可要求等因素不斷更新，對(duì)文件控制提出了新要求。

一、檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)文件控制要求

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系文件控制，需滿(mǎn)足中國(guó)計(jì)量認(rèn)證（CMA）、中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)（CNAS）等認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則要求。在RB/T 214—2017《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià) 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》和CNAS—CL01：2018《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》、CNAS—CL01—G001：2018《CNAS—CL01〈檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則〉應(yīng)用要求》等標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則中提出規(guī)定。

根據(jù)表1所示，文件控制要求可歸納為以下幾點(diǎn)：

表1 認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件控制的要求

1.建立和保持控制管理體系內(nèi)部和外部文件程序，明確文件全過(guò)程管理要求，并執(zhí)行程序控制管理體系文件。

2.定期對(duì)管理體系文件進(jìn)行審查和跟蹤，確保文件現(xiàn)行有效，防止使用無(wú)效、作廢文件。

3.管理體系文件應(yīng)傳達(dá)至有關(guān)人員，并確保在使用地點(diǎn)可獲得適用文件的相關(guān)版本。

二、文件分類(lèi)和管理

（一）文件的結(jié)構(gòu)和分類(lèi)

農(nóng)業(yè)機(jī)械檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的管理體系文件，在滿(mǎn)足CMA、CNAS認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則要求的同時(shí)，還要結(jié)合《農(nóng)業(yè)機(jī)械試驗(yàn)鑒定辦法》等行業(yè)政策法規(guī)及機(jī)構(gòu)自身管理要求制定。管理體系文件內(nèi)容繁多、形式多樣，可以是政策聲明、規(guī)范、程序、計(jì)劃，也可以是圖表、張貼品、制造商的說(shuō)明書(shū)、圖紙等。文件可以承載于各種載體上，包括硬拷貝和數(shù)字形式等。

管理體系文件適用于檢驗(yàn)檢測(cè)工作相關(guān)部門(mén)、人員和全過(guò)程，滿(mǎn)足機(jī)構(gòu)內(nèi)檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果質(zhì)量要求，指導(dǎo)和規(guī)范農(nóng)業(yè)機(jī)械試驗(yàn)鑒定工作。在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中，通常將管理體系文件分為內(nèi)部文件和外部文件。

內(nèi)部文件：機(jī)構(gòu)內(nèi)部編制、發(fā)布的文件。包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄表格等。采取自上而下的層次結(jié)構(gòu)，上層是綱領(lǐng)，下層是支撐，上下層互相銜接，有利于文件的發(fā)放、保持和理解。（如圖1）

圖1 管理體系內(nèi)部文件層次結(jié)構(gòu)圖

外部文件：來(lái)自機(jī)構(gòu)外部，對(duì)質(zhì)量和技術(shù)等活動(dòng)有影響或有指導(dǎo)性、指令性作用的文件，包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定大綱以及相關(guān)規(guī)范性文件等。

（二）文件全過(guò)程管理

管理體系文件全過(guò)程管理，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要控制，主要包括編制、審核、批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、變更和廢止等。（如圖2）

圖2 文件控制流程圖

1.文件編制：包括內(nèi)部文件編寫(xiě)和外部文件納入。通過(guò)成立體系文件編制組或確定編寫(xiě)人，按照要求編寫(xiě)和納入，不斷構(gòu)建和完善管理體系文件。

2.文件審核：包括編制后審核和定期評(píng)審。文件控制程序中需對(duì)文件審核人員的權(quán)限進(jìn)行規(guī)定。

3.文件批準(zhǔn)：編制好的內(nèi)、外部文件發(fā)布前,必須經(jīng)授權(quán)人員審核批準(zhǔn)方可使用。

4.文件標(biāo)識(shí)：為區(qū)分不同文件及版本，受控文件應(yīng)有唯一性標(biāo)識(shí)。為防止使用作廢或非受控文件，可對(duì)紙質(zhì)文件加蓋“受控”或“作廢”章。

5.文件發(fā)放：內(nèi)部文件根據(jù)程序文件中規(guī)定的發(fā)放范圍發(fā)放，外部文件根據(jù)具體工作需要發(fā)放。為便于文件跟蹤和管理，不同人員獲取的文件上應(yīng)有受控/分發(fā)標(biāo)識(shí)。

6.文件變更：在識(shí)別出文件的適宜性、符合性和有效性不滿(mǎn)足要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行變更。文件編寫(xiě)人員執(zhí)行文件變更流程，由相關(guān)審核人員批準(zhǔn)。為便于識(shí)別文件更改和當(dāng)前修訂狀態(tài)，文件變更時(shí)需保留修改標(biāo)記。

7.文件廢止：當(dāng)文件不滿(mǎn)足管理體系要求或無(wú)法變更時(shí)，對(duì)文件進(jìn)行作廢處理。對(duì)于個(gè)人需要保留或參考的作廢文件，應(yīng)由文件管理員添加標(biāo)記，如加蓋“作廢”章。

三、文件控制的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）唯一性標(biāo)識(shí)

文件的唯一性標(biāo)識(shí)是識(shí)別文件受控狀態(tài)的重要手段。內(nèi)部文件的唯一性標(biāo)識(shí)，一般包括文件類(lèi)型、文件號(hào)、發(fā)布/實(shí)施日期、修改狀態(tài)、發(fā)布機(jī)構(gòu)、受控/分發(fā)號(hào)等信息。外部文件一般沿用自身的識(shí)別標(biāo)識(shí)，如標(biāo)準(zhǔn)/大綱號(hào)、文件號(hào)、文件名稱(chēng)、發(fā)布/實(shí)施日期、修改單號(hào)等，納入管理體系后增加受控/分發(fā)號(hào)等信息。

隨著管理手段不斷提升，文件唯一性標(biāo)識(shí)也由傳統(tǒng)的文字代碼、標(biāo)記符號(hào)發(fā)展為由計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)輔助的條形碼、二維碼或其編碼等表現(xiàn)形式。但無(wú)論形式如何轉(zhuǎn)換，其本質(zhì)依然是體現(xiàn)文件的狀態(tài)、分類(lèi)及歸屬，便于管理和控制。

（二）文件評(píng)審

定期的文件評(píng)審必不可少。通常以年為周期，在內(nèi)部審核之前進(jìn)行。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)也可根據(jù)具體需求，不定期或適時(shí)開(kāi)展文件評(píng)審活動(dòng)。

文件評(píng)審應(yīng)重點(diǎn)考察以下內(nèi)容：是否滿(mǎn)足現(xiàn)行國(guó)家法律、法規(guī)和行業(yè)政策要求；是否滿(mǎn)足機(jī)構(gòu)自身質(zhì)量管理、技術(shù)管理和行政管理要求；是否滿(mǎn)足農(nóng)業(yè)機(jī)械試驗(yàn)鑒定業(yè)務(wù)發(fā)展和行業(yè)水平提升要求；各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的職責(zé)范圍和目的要求是否明確；體系文件中各項(xiàng)規(guī)定是否具有可操作性，與實(shí)際檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)是否相匹配；內(nèi)、外部文件是否現(xiàn)行有效；現(xiàn)行體系文件是否根據(jù)檢驗(yàn)檢驗(yàn)活動(dòng)變化情況進(jìn)行增加、刪減或合并等。

文件評(píng)審應(yīng)做好相關(guān)記錄，及時(shí)對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題整理和匯總，按文件控制程序要求執(zhí)行文件變更或文件作廢，文件評(píng)審結(jié)果也可為管理體系改進(jìn)服務(wù)。

（三）紙質(zhì)文件與電子文件的控制

文件控制是一項(xiàng)繁瑣工作。傳統(tǒng)依托于紙質(zhì)文件，文件管理員通過(guò)發(fā)放和回收等方式實(shí)現(xiàn)文件有效控制。隨著檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，涉及的標(biāo)準(zhǔn)和大綱不斷增加，內(nèi)、外部受控文件數(shù)量日益龐大，紙質(zhì)受控文件的管理存在著諸多困難。

借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范便捷、高效節(jié)能的體系管理成為檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)選擇的新方向。通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng)和實(shí)現(xiàn)人員授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)文件控制電子化。授權(quán)人員登錄管理系統(tǒng)后，根據(jù)權(quán)限對(duì)文件查看和下載。系統(tǒng)對(duì)打印受控文件自動(dòng)生成唯一性標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)受控文件的管理和追蹤。電子文件控制可減少管理成本，將過(guò)程繁瑣的紙質(zhì)文件發(fā)放登記流程便捷化，同時(shí)利于檢驗(yàn)人員隨時(shí)查閱，及時(shí)獲取文件信息。在外部文件管理上，可借助標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)公共服務(wù)平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)托管等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檢測(cè)方法動(dòng)態(tài)跟蹤。通過(guò)及時(shí)接收平臺(tái)發(fā)送的作廢、變更的信息，代替機(jī)構(gòu)主動(dòng)發(fā)起的標(biāo)準(zhǔn)集中查新，能便捷、高效地防止使用過(guò)期作廢文件。

四、小結(jié)

紙質(zhì)文件在管理體系運(yùn)行中雖存在一定不足，但在目前還不能完全被電子文件所替代。提升電子文件控制覆蓋面，把二者更好地相結(jié)合是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)不斷探索的方向。通過(guò)不斷研究探討，尋求文件控制高效、準(zhǔn)確和便捷的途徑，推動(dòng)體系文件管理規(guī)范化、流程化，進(jìn)而提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的整體管理水平。