人力資源管理對人事檔案管理工作要求分析

●賀宏青

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，直接影響著人力資源的利用效率，但從目前來看，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理并未實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，基于此，有必要對其展開更加深層次的探究。

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）提升信息真實(shí)性

優(yōu)化開展人事檔案管理工作，能夠有效提升各項(xiàng)信息的真實(shí)性，可以在進(jìn)行人事檔案梳理工作時(shí)，幫助管理人員對現(xiàn)職工作人員過去所采用的工作方式以及工作內(nèi)容展開更加全面和詳細(xì)的了解，單位的負(fù)責(zé)人可以在此基礎(chǔ)上對職工的綜合能力進(jìn)行簡單的評價(jià)，并深層次挖掘其在后續(xù)工作中的潛力。根據(jù)人事檔案中的相關(guān)信息合理分析工作人員能力，能夠更加詳細(xì)地劃分具體工作，進(jìn)而更加系統(tǒng)化地安排后續(xù)工作，提升工作的質(zhì)量和效率，最大限度展現(xiàn)出其自身的能力，有效減少由于信息和數(shù)據(jù)缺乏所造成的限制工作人員才能的問題。此舉能夠進(jìn)一步提高人事檔案管理成效，是提高人力資源管理效益的重要手段。

（二）提高資源利用率

除了提升信息真實(shí)性以外，良好的人事檔案管理工作，能夠進(jìn)一步提升資源的利用率。近些年，我國現(xiàn)代化發(fā)展水平得到了極大程度的提升，而在這一時(shí)代背景下，人事檔案管理工作的開展將會(huì)深層次地同其他部門之間相結(jié)合，并構(gòu)建起健全完善的信息資源共享機(jī)制，支撐各部門之間就相關(guān)信息進(jìn)行交流，并有效突破以往在時(shí)間和空間方面的限制，提升信息傳達(dá)的有序性和科學(xué)性。

（三）合理預(yù)測需求

對于人力資源管理工作來說，強(qiáng)化開展對于人事檔案的管理和梳理工作，可以幫助機(jī)關(guān)單位更為準(zhǔn)確地進(jìn)行人力資源需求的識別，對當(dāng)前機(jī)關(guān)中急需要和比較缺少的人才類型進(jìn)行合理分析，在此基礎(chǔ)上對相應(yīng)的人力資源需求計(jì)劃進(jìn)行科學(xué)制定。這樣便能夠在強(qiáng)化分析人事檔案的過程中可以更為高效地得到其所需要的資料和信息，與此同時(shí)，這也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過招聘不斷擴(kuò)大影響力的重要途徑之一[1]。

二、人力資源管理對人事檔案管理工作的要求及實(shí)施路徑

（一）工作要求

1.健全完善人力資源體系。在當(dāng)前社會(huì)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，人力資源管理工作的高質(zhì)量開展要求人事檔案管理能夠在原有的基礎(chǔ)上對人力資源體系進(jìn)行健全和完善，對于人力資源管理工作來說，其最主要的目的便在于培養(yǎng)更加多樣化、職業(yè)化以及專業(yè)化的人才。若想促使單位的工作人員能夠充分同當(dāng)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制一體化的發(fā)展趨勢相適應(yīng)，在進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化保障人才管理的力度，人事檔案管理需要能夠構(gòu)建起職工的職業(yè)工作能力要求準(zhǔn)則?；诖?，人力資源管理人員不僅僅要有著極強(qiáng)的組織能力，還需要積極自覺地提高自身的業(yè)務(wù)管理和監(jiān)督能力，這樣便可以強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人力資源水平，為其未來的持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件[2]。

2.增強(qiáng)人事檔案管理深度。在人事檔案管理方面，工作人員不僅僅要保障檔案信息本身的真實(shí)性以及完整性，與此同時(shí)還要注重對于信息的安全化管理，在當(dāng)前現(xiàn)代化信息化水平迅速提升的背景下，信息安全對于行政機(jī)關(guān)發(fā)展有著極為深遠(yuǎn)的影響。因此，工作人員需要加大對個(gè)人隱私信息的保護(hù)力度，以免出現(xiàn)他人肆意篡改和利用檔案的現(xiàn)象，進(jìn)而對檔案本身的真實(shí)性以及精準(zhǔn)性產(chǎn)生負(fù)面影響?；诖耍嚓P(guān)工作人員需要在實(shí)踐過程中不斷強(qiáng)化其人事檔案管控的力度，更為系統(tǒng)化地開展對于管理人員的培訓(xùn)工作，幫助其形成更加良好的服務(wù)態(tài)度以及崗位責(zé)任意識，以提升檔案信息管控的全面性和實(shí)效性，進(jìn)一步提高檔案信息的安全、真實(shí)水平，高效支撐機(jī)關(guān)人力資源管理成效的提升[3]。

3.強(qiáng)化落實(shí)信息化建設(shè)。信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升人事檔案信息管理的實(shí)效性，在以往所開展的人事檔案管理工作中大多會(huì)采用紙質(zhì)資料的形式，并用人工的形式在計(jì)算機(jī)中錄入相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，但這種方法過于繁瑣，難以同當(dāng)前高效率和高質(zhì)量的要求相適應(yīng)，所以為了能夠提升人力資源管理的實(shí)效性，應(yīng)當(dāng)加大力度開展信息化建設(shè)工作，這樣一來便能夠有效緩解檔案管理的工作壓力，并進(jìn)一步提升人事檔案管理成效，對于機(jī)關(guān)單位整體的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要意義[4]。

（二）實(shí)施路徑

1.加強(qiáng)人員培訓(xùn)。（1）提升工作意識。為了進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的實(shí)效性，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加大力度進(jìn)行人力資源培訓(xùn)，而工作意識作為后續(xù)各項(xiàng)工作開展的原動(dòng)力，應(yīng)當(dāng)是人力資源培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，為人事檔案管理工作的高質(zhì)量開展創(chuàng)造良好的條件。機(jī)關(guān)單位需要立足于管理層工作人員管理意識的提升，在原有的基礎(chǔ)上擴(kuò)大其在人事管理工作中對于人力、物力以及財(cái)力等多種資源的投入。除此以外，行政事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于普通基層職工的宣傳工作，使其能夠?qū)θ耸聶n案本身的重要性有更加明確的認(rèn)識和理解。具體可以采用組織檔案知識講座的方式，聘請國內(nèi)外的專家向在職職工傳授檔案管理相關(guān)知識，或者可以利用信息技術(shù)進(jìn)行短視頻的制作，以便于擴(kuò)大其影響力，更好地促進(jìn)全員歸檔意識的進(jìn)一步提升。（2）提高人員素質(zhì)。除了要提升工作人員意識以外，還要注重工作人員素質(zhì)的提高，具體可以從以下幾方面內(nèi)容著手。一方面，需要注重對于人才聘用的把控，盡可能在人事檔案管理人員的選拔方面進(jìn)行較高標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置。其所選用的工作人員需要有著良好的政治素養(yǎng)，與此同時(shí)還要有著較強(qiáng)的職業(yè)素質(zhì)，能夠嚴(yán)格遵守工作要求，并用積極和細(xì)致耐心的態(tài)度開展檔案管理工作。另一方面，單位應(yīng)當(dāng)加大力度落實(shí)對于人事檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)工作。專業(yè)能力是人力資源管理對于人事檔案管理工作人員最基本的要求。首先，單位需要對剛?cè)肼毜墓ぷ魅藛T進(jìn)行入職培訓(xùn)，讓其初步對人事檔案管理的內(nèi)容、機(jī)制以及要點(diǎn)問題進(jìn)行明確，再采用一幫一的形式，讓老職工帶新職工，這種形式可以幫助新職工在老職工針對性的指導(dǎo)下短時(shí)間范圍內(nèi)快速上手，掌握人事檔案日常管理工作的各項(xiàng)重點(diǎn)和難點(diǎn)[5]。其次，機(jī)關(guān)單位需要綜合考慮各方面影響因素，結(jié)合實(shí)際情況展開重點(diǎn)培訓(xùn)，工作人員在剛?cè)肼毜臅r(shí)候盡管能夠?qū)θ耸聶n案管理工作產(chǎn)生初步的了解，但部分問題有著較高的專業(yè)性，對于這一類問題新入職的工作人員往往存在較強(qiáng)的不確定性，而對其的重點(diǎn)培訓(xùn)可以幫助職工更加高效地解決業(yè)務(wù)實(shí)踐中所存在的各種具體問題，以便深化其對于檔案管理知識的認(rèn)識和解讀。最后，單位需要與時(shí)俱進(jìn)，對社會(huì)發(fā)展過程中所產(chǎn)生的新成果、新經(jīng)驗(yàn)以及新技術(shù)展開全方位的學(xué)習(xí)，并及時(shí)向人事檔案管理人員宣傳，具體可以組織進(jìn)行安全性培訓(xùn)以及信息化建設(shè)培訓(xùn)等等。這種培訓(xùn)活動(dòng)的組織開展可以為工作人員的迅速成長提供助力，進(jìn)一步提升人事檔案管理的實(shí)效性，最大限度促進(jìn)人事檔案利用效率的優(yōu)化提升[6]。

2.深化檔案管理。首先是立卷歸檔，檔案室需要針對各類文件材料展開收集整理分類工作，接下來便是錄入機(jī)讀目錄，完成檔案整理工作之后要對檔案進(jìn)行裝訂，然后制作檢索工具，最后檔案會(huì)入庫并按照相應(yīng)的類別進(jìn)行上架。其次便是借閱管理，借閱管理主要涉及到兩種類型，分別為本單位人員和外單位人員，其在流程方面存在一定的差異性。最后，是對于資料的收集、交接、整理以及統(tǒng)計(jì)工作，立卷部門檔案員需要從單位所指定的檔案歸檔范圍出發(fā)，在日常開展工作的時(shí)候處理好相關(guān)文件材料的形成、收集以及保存工作，進(jìn)而保障歸檔文件材料具有較強(qiáng)的完整性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)立足于文件材料的實(shí)際特點(diǎn)，按照要求進(jìn)行案卷類目歸卷工作，并合理進(jìn)行分類整理、編制檔號，在入庫之后便要進(jìn)行檔案的統(tǒng)計(jì)和保管，為檔案的合理利用創(chuàng)造良好的條件，接下來則要展開文件匯編工作，針對檔案信息進(jìn)行二次和三次加工。在深化檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)注重以下幾部分要點(diǎn)內(nèi)容[7]。（1）收集信息。在收集信息的過程中，工作人員需要從相關(guān)規(guī)章制度出發(fā)針對資料檔案展開科學(xué)的篩選以及歸納工作，人事檔案信息相對較復(fù)雜，涉及到諸多的分類，所以人事檔案管理工作人員需要事先制定可行的實(shí)施計(jì)劃，盡可能更加全面和完整地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)收集，以免出現(xiàn)遺漏影響后續(xù)工作的高質(zhì)量開展。（2）完善信息。人力資源管理工作在開展過程中有著較強(qiáng)的變化性，其所涉及到的資料數(shù)據(jù)也會(huì)呈現(xiàn)出實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)變化的特點(diǎn)，所以管理人員在完成好資料收集工作之后要注重對其后續(xù)內(nèi)容的及時(shí)更新和完善，以免資料出現(xiàn)滯后性，對后續(xù)的決策造成負(fù)面影響。（3）信息管理。人事檔案管理工作人員需要立足于時(shí)間段、項(xiàng)目類型以及工作種類等對檔案信息進(jìn)行細(xì)化分類，以便于為機(jī)關(guān)管理層作出科學(xué)合理的決策提供參考。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以構(gòu)建起相應(yīng)的人事檔案分類系統(tǒng)，并通過對各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)對于資料的優(yōu)化整理，為信息管理成效的提高提供方便。

3.信息技術(shù)應(yīng)用。（1）系統(tǒng)升級。近些年來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平得到了大幅度的提升，各種科學(xué)手段以及信息技術(shù)開始在各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，特別是在機(jī)關(guān)單位現(xiàn)代化的人事檔案管理工作當(dāng)中。在實(shí)際開展人事檔案管理工作的時(shí)，靈活實(shí)現(xiàn)對計(jì)算機(jī)等各種信息化設(shè)備的應(yīng)用能夠有效實(shí)現(xiàn)對于勞動(dòng)強(qiáng)度的降低，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的進(jìn)一步提升。基于此，機(jī)關(guān)單位需要在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步增加系統(tǒng)升級的力度，基于大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對于信息采集、分類以及分析的高效融合，構(gòu)建起更為安全和全面的信息化平臺(tái)，支撐機(jī)關(guān)人事檔案管理智能化以及數(shù)據(jù)化水平的提升，為人事檔案管理工作成效的提高注入一股全新的活力[8]。（2）安全管理。互聯(lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，其在提升人事檔案管理工作效率的同時(shí)還會(huì)對其信息安全造成一定的負(fù)面影響，所以為了強(qiáng)化人事檔案管理效果，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案信息安全的重視。行政機(jī)關(guān)需要建立起完整健全的管理法規(guī)以及應(yīng)急機(jī)制，盡可能保障其具有較高的信息安全管理和對于問題的應(yīng)對能力，保障各項(xiàng)制度執(zhí)行的實(shí)效性。此外，機(jī)關(guān)單位還需要采用適當(dāng)?shù)氖侄翁嵘畔踩藛T的崗位責(zé)任意識，使其能夠更加積極主動(dòng)地投入到安全防護(hù)工作中，用自身的專業(yè)知識的專業(yè)技能為信息化技術(shù)的應(yīng)用提供良好的保障。

綜上所述，高質(zhì)量的人事檔案管理工作能夠有效提升人力資源管理的質(zhì)量，對于行政事業(yè)單位的持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對其的重視，進(jìn)而為人力資源利用效率的提升創(chuàng)造良好的條件。