新時代事業(yè)單位檔案信息化管理

文/文亞丹

（作者單位系邯鄲市衛(wèi)生健康委綜合監(jiān)督執(zhí)法局）

近年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)得到廣泛的推廣和應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理工作在迎來新的發(fā)展機遇的同時，也同樣面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。以往的事業(yè)單位檔案資料以人工管理為主要方式，以紙張作為主要載體，工作效率相對低下。隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)規(guī)模的擴大，各類型的數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展需求。由此，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，將信息化理念應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作中變得尤為重要。事業(yè)單位檔案可以利用信息化的優(yōu)勢，做好登記、分類、篩選以及信息傳輸和分享等工作，簡化檔案管理的工作內(nèi)容并降低工作難度，滿足機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展同時，也能促進事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

檔案管理是指檔案部門“對國家或地區(qū)檔案事業(yè)實行有組織有計劃的領(lǐng)導(dǎo)或監(jiān)督、指導(dǎo)，并協(xié)調(diào)其內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系的工作。”檔案信息化管理是指采用信息技術(shù)方法配置檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)平臺作為基礎(chǔ)和支持，對檔案信息資料進行處理、存儲、管理和利用。伴隨著科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)領(lǐng)域逐漸拓展和延伸到社會各個方面，互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)產(chǎn)業(yè)更是加大了大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用程度，將其和人們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ鞲泳o密的結(jié)合到一起。大數(shù)據(jù)背景下，以通信技術(shù)與計算機為核心的檔案信息化管理逐漸成為各個機關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)基本業(yè)務(wù)開展的前提。檔案信息化管理借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢通過相關(guān)的硬件和軟件途徑完成數(shù)據(jù)處理、存儲、管理和利用功能，改進以往紙質(zhì)檔案操作方式為電子類型的檔案管理方式，全面劃分檔案的類型，簡化工作流程，提升檔案管理工作的有效性，逐步實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化管理。其高質(zhì)量、高速度的特點，改善了檔案管理工作，對檔案管理具有深遠影響。

傳統(tǒng)檔案主要依靠人工填寫和記錄，難以嚴格的做到標(biāo)準(zhǔn)化，雖然修改后的《檔案法》明確規(guī)定檔案管理的內(nèi)容和要求，但是各地方的管理形式有所不同，出現(xiàn)了法律法規(guī)落實不全面的問題，使得檔案信息不夠規(guī)范。檔案信息化建設(shè)，可以通過設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)程序來約束相關(guān)檔案的記錄行為，通過對不符合規(guī)范要求的檔案內(nèi)容進行信息提示，只有當(dāng)檔案信息與設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)一致后，檔案信息才能夠被記錄保存，否則不能進行保存和提交，大大提高了推動了檔案管理的規(guī)范化水平。同時，可以在數(shù)字媒介的支持下，對檔案信息進行全面梳理，對不規(guī)范內(nèi)容可發(fā)回進行補充和修正，這樣便于對檔案進行規(guī)?；团炕拇鎯褪褂谩．?dāng)檔案信息逐漸增多后，規(guī)范化管理可以提高檔案信息的檢索和分類效率，并將各種管理功能進行呈現(xiàn)，按照規(guī)范使用說明可以全面調(diào)取所需檔案信息，大大提高檔案應(yīng)用的實效性，也便于提高事業(yè)單位檔案應(yīng)用價值和服務(wù)水平。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理較為煩瑣，工作人員整理檔案時需分類歸檔，工作量較大，耗時較多，后期查詢紙張原件時也費時費力。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化檔案管理有著明顯的優(yōu)勢，單位各部門人員能夠直接將文件、資料等相關(guān)信息傳輸至檔案管理員電腦中，提高檔案收集整理速度。在查閱時，只需根據(jù)分類號或關(guān)鍵詞進行查詢就能夠快速查閱到想要的內(nèi)容，能以較快的速度利用好檔案資料。還可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺能夠和其他單位實現(xiàn)互聯(lián)互通，共享信息資源，共同發(fā)展，同時還能夠了解其他單位部門的工作情況，與自身的情況進行對比，相互交流經(jīng)驗，共同進步，大幅度提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

傳統(tǒng)檔案以紙張為媒介，通過人工錄入的方式形成，維護過程中需做好防火、防潮、防霉除蟲等工作，并且需要足夠的空間來存放，耗費大量的資源。而信息化檔案管理則以網(wǎng)絡(luò)平臺為媒介，將數(shù)據(jù)信息以電子化、數(shù)據(jù)化的形式儲存在載體上，通過硬盤、光盤、U 盤等存儲媒介能夠存儲海量的信息。存儲載體占地少、成本低，節(jié)省了大量的人力、物力和財力，促進檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展的同時，節(jié)約檔案管理成本。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管和利用過程中，極易受到溫度、濕度等不利環(huán)境問題或人為因素的影響，產(chǎn)生發(fā)霉、損壞的現(xiàn)象，進而無法對檔案進行長久性存儲，甚至出現(xiàn)因檔案人員或使用者粗心大意導(dǎo)致檔案丟失的情況。而信息化檔案管理建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，存儲在計算機磁盤之中，不僅可以有效利用檔案存儲空間，避免因檔案保存環(huán)境惡劣造成檔案的損害及對紙質(zhì)檔案的直接借閱造成紙質(zhì)檔案的陳舊和老化的問題出現(xiàn)，還可以通過計算機密匙的使用，有效避免發(fā)生檔案信息泄露的情況，實現(xiàn)檔案資源永久性存儲。

在過去的很長一段時間內(nèi)，所謂的檔案管理常常只是單純地對檔案進行錄入、保管以及查詢，其更深層次的作用沒有得到挖掘，很多單位缺乏正確的檔案管理觀念，沒有意識到加快檔案信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致信息化檔案管理建設(shè)緩慢，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫也存在不健全的情況，無法讓檔案工作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提出戰(zhàn)略決策提供有力支撐。此外，一些事業(yè)單位檔案管理方式十分死板，完全是按照以往的傳統(tǒng)檔案管理方式做事，沒有建立科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的規(guī)范流程和處理措施，導(dǎo)致檔案管理的方式缺乏統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性，信息化管理無法發(fā)揮實效性作用。

我國事業(yè)單位部門多，供應(yīng)服務(wù)多，在實際的紙質(zhì)化檔案向信息化檔案的建設(shè)轉(zhuǎn)型中面臨著一系列的難題。有的事業(yè)單位程序化和官僚主義嚴重，不能及時落實相關(guān)措施;有些事業(yè)單位檔案部門的設(shè)備和設(shè)施不足以滿足信息化建設(shè)的要求;有的事業(yè)單位雖然緊跟時代步伐引進了計算機設(shè)備進行電子檔案的管理，但相關(guān)方面的信息化技術(shù)卻沒有及時跟進。整體來說，事業(yè)單位的檔案信息化程度不高，無法將電子檔案的優(yōu)勢發(fā)揮出來,嚴重影響了事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理人員的個人素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)熟練程度和認知水平都是影響文書檔案管理信息化的重要因素。事業(yè)單位檔案信息化管理，需要工作人員以大量的時間學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識。實踐中，有些事業(yè)單位的負責(zé)人并不了解檔案管理工作，認為檔案管理只是將材料存放保管好即可，對檔人員的進修、培訓(xùn)等都認為沒有必要，甚至有個別事業(yè)單位檔案管理人員平均年齡50歲以上，檔案管理部門淪為“養(yǎng)老”部門。檔案管理人員的素能參差不齊，無法適應(yīng)檔案管理智能化發(fā)展的形勢，從而使事業(yè)單位檔案管理工作的效率降低。

檔案是一種信息資源的集合，必然會涉及到社會群體的部分隱私，若不加防范被人盜用、惡意篡改，會對個人乃至社會造成嚴重的傷害。檔案信息化建設(shè)依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)與相關(guān)信息產(chǎn)業(yè)聯(lián)合的不斷深化，在逐步落實跨界融合、萬物互聯(lián)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)戰(zhàn)略的同時，也使得檔案管理面臨著更復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。例如，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫防護體系不完善導(dǎo)致的信息泄露、遺失風(fēng)險；管理人員缺乏風(fēng)險防范意識，權(quán)限管理不嚴格、移動存儲設(shè)備使用不規(guī)范等，也會導(dǎo)致關(guān)鍵數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。除此之外，部分工作人員沒有深刻認識到信息技術(shù)革命帶來的影響，在數(shù)據(jù)處理與信息服務(wù)的過程中，對檔案信息系統(tǒng)操作技術(shù)掌握不熟練，成為阻礙事業(yè)單位安全管理體系整體建設(shè)的重要問題。保證檔案管理的安全性是信息化數(shù)據(jù)管理體系建設(shè)的重要前提，需要檔案部門圍繞互聯(lián)網(wǎng)平臺的信息安全管理要點，對技術(shù)、制度與管理模式等進行合理調(diào)整、創(chuàng)新，做好安全保障工作。而現(xiàn)有的硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施并不能完全實現(xiàn)信息化安全的生產(chǎn)需求，檔案信息化技術(shù)還需要被不斷完善和優(yōu)化。

大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，事業(yè)單位的檔案管理該順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，了解并掌握新形勢下檔案管理工作重難點內(nèi)容，創(chuàng)新管理理念，通過科學(xué)規(guī)劃、合理建設(shè)等方式，大力開展信息化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案信息化管理工作的順利開展創(chuàng)造良好條件。首先，檔案管理部門應(yīng)在現(xiàn)代檔案管理與開發(fā)思維的指導(dǎo)下，轉(zhuǎn)變原有的工作思維，全面認識檔案資源在事業(yè)單位新時期發(fā)展建設(shè)中的作用，立足實際，系統(tǒng)性地規(guī)劃工作創(chuàng)新路徑，切實為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展而服務(wù)；其次，事業(yè)單位應(yīng)在明確檔案信息化管理體系建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，做好統(tǒng)籌工作，加大資金的投入合理引進信息設(shè)備，夯實信息化建設(shè)的硬件配套。第三，要重視紙質(zhì)檔案和電子檔案的結(jié)合，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制的管理模式，比如，在掃描設(shè)備的引進方面，可以選擇批量、高清功能的掃描程序與設(shè)備，提升紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化效率，建立起紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案同步管理模式，實現(xiàn)對線上、線下檔案信息的高效整合。在信息平臺的輔助下，各部門信息資料傳輸效率會大幅度提升，打破“信息孤島”，全面提升事業(yè)單位綜合檔案管理水平。

數(shù)據(jù)共享中心是開展信息化檔案管理的基礎(chǔ)和媒介，可以借助信息平臺的傳輸、交互、共享等服務(wù)功能，向檔案工作者提供便捷化、高效化的信息服務(wù)，有效提升事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)處理的時效性、準(zhǔn)確性。在建設(shè)數(shù)據(jù)共享中心的過程中，可以基于身份驗證來區(qū)分管理員和使用者，所有的數(shù)字化檔案信息都會存儲于一個數(shù)據(jù)庫中，使用者提出使用申請后，經(jīng)過檔案管理人員的審核批準(zhǔn)，可以完成檔案信息的調(diào)取，基于對應(yīng)的身份驗證就可以直接進行查閱和調(diào)取，大大提高了信息化檔案管理的效率?？梢越柚畔⑵脚_的傳輸、交互、共享等服務(wù)功能，向檔案工作者提供便捷化、高效化的信息服務(wù)，有效提升事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)處理的時效性、準(zhǔn)確性。

事業(yè)單位綜合檔案管理工作較為復(fù)雜，難度大，需要對檔案進行收集、分類、整理、編輯、入冊等，且在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，對檔案人員專業(yè)能力也提出了更高要求。傳統(tǒng)的人才培訓(xùn)多以集體培訓(xùn)為主，通過開展會議和灌輸式的口頭說教來提升人員的綜合素質(zhì)。這種方式使得檔案管理人員十分被動，效果并不理想。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作對民生經(jīng)濟、社會發(fā)展都有重要的影響，新時期，面對社會發(fā)展的復(fù)雜形勢，為更好地履行政府部門公共管理與服務(wù)職能，事業(yè)單位應(yīng)在多角度分析檔案管理與開發(fā)工作改革需求的基礎(chǔ)上，樹立現(xiàn)代化信息管理思維，深度挖掘檔案資源的重要作用，通過提升檔案信息化體系建設(shè)投入，完善網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防護體系，強化實踐人才培養(yǎng)與引進力度，建立健全共享數(shù)據(jù)平臺等方式，在事業(yè)單位內(nèi)部確立起信息化檔案管理模式，從而為新時代下事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展創(chuàng)造有利條件，最終全面帶動機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化綜合建設(shè)發(fā)展。