檔案數(shù)字化建設(shè)的策略探討

李寧寧

（晉冀魯豫烈士陵園 河北 邯鄲 056001）

0 引言

檔案是歷史的見證，是人類社會實踐活動中形成的具有保存價值的資料文件，其中記載著重要的數(shù)據(jù)信息，因此檔案建設(shè)工作受到來自社會各界的高度重視，具有重要的現(xiàn)實意義與價值[1]。長期以來，我國對于檔案管理與檔案利用價值的重視程度并不高，這導(dǎo)致檔案工作始終處于封閉狀態(tài)，無法更好順應(yīng)時代發(fā)展，應(yīng)將傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂欣脙r值的電子版資料信息，逐步加快信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷豐富信息資源，以便更好滿足現(xiàn)代化的檔案建設(shè)需求。本文以下，將就“檔案數(shù)字化建設(shè)”展開深入剖析。

1 檔案數(shù)字化的概述及其主要特征

“檔案數(shù)字化”建設(shè)主要以多種高新技術(shù)為依托，將各種形式載體的檔案資源逐漸轉(zhuǎn)化為檔案信息，通過“數(shù)字化”的方式進(jìn)行管理與存儲，并在網(wǎng)絡(luò)形式下進(jìn)行相互連接，借助計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)管理，逐步構(gòu)建相對完善且有序的檔案信息庫，進(jìn)而便于各類信息資源的靈活運(yùn)用與共享。在傳統(tǒng)工作中，我國檔案建設(shè)、存儲及管理工作，多數(shù)以“底片、膠片、紙質(zhì)”形式為主，即便在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，各地區(qū)檔案館中檔案信息保存方式亦是如此，這在當(dāng)下信息化社會建設(shè)中，其適應(yīng)性較低，無法真正發(fā)揮出檔案資料的社會價值與經(jīng)濟(jì)價值，因此檔案數(shù)字化建設(shè)工作刻不容緩。

數(shù)字化檔案的主要形式與特征，就是在計算機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀等多種先進(jìn)設(shè)備的輔助下，對磁帶、膠片、紙張等傳統(tǒng)載體內(nèi)容實行數(shù)字化的處理，進(jìn)而逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榭晒┯嬎銠C(jī)系統(tǒng)識別、處理的數(shù)字文字與圖像[2]。相較于以往的檔案存儲模式，數(shù)字化檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)信息具有“強(qiáng)保密性、高安全性”等主要特點(diǎn)，受到來自社會各界的廣泛應(yīng)用與一致好評，為企事業(yè)單位的辦公管理帶來更多便利。值得一提的是，盡管數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢與價值十分顯著，但在日常管理與處理中，要切實做好防潮、防火以及防盜工作，防止檔案老化、數(shù)據(jù)信息丟失等問題的出現(xiàn)。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)遵循的幾點(diǎn)原則

2.1 規(guī)范性原則

無論是檔案數(shù)字化建設(shè)還是管理，“規(guī)范化”都是基礎(chǔ)前提，檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)，需要通過規(guī)范化管理來實現(xiàn)。實踐證明，檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上影響檔案信息的整合、存儲與利用，就目前我國多地區(qū)的數(shù)字檔案館運(yùn)行情況來看，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，規(guī)范化的體系構(gòu)建十分關(guān)鍵，這是規(guī)范工作流程，保證數(shù)字化質(zhì)量發(fā)展成效的有效途徑，更是數(shù)字化工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，由于涉及領(lǐng)域比較廣泛，因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，應(yīng)著重關(guān)注以下幾個方面的規(guī)范：（1）數(shù)字內(nèi)容創(chuàng)建方面。數(shù)字檔案的資料形成，應(yīng)保證數(shù)字信息的原生態(tài)；（2）元數(shù)據(jù)方面。元數(shù)據(jù)在開放建設(shè)、數(shù)據(jù)選擇以及應(yīng)用方面應(yīng)具備相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，尤其在檔案數(shù)據(jù)中的語言描述、內(nèi)容主體等方面，應(yīng)作出明確規(guī)范；（3）數(shù)字服務(wù)與資源整合方面。數(shù)字服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，在進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的整合處理時，應(yīng)在相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，以保證檔案資料的完整性；（4）數(shù)據(jù)保護(hù)方面[3]。無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還是現(xiàn)代化的數(shù)字檔案，數(shù)據(jù)保護(hù)始終被視為重點(diǎn)任務(wù)，各地區(qū)檔案館進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)與管理中，不但要充分考慮數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，還需著重加強(qiáng)對檔案資料的內(nèi)容的保護(hù)，避免在數(shù)據(jù)匯總、處理等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)弊端，以此保證數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)能夠滿足現(xiàn)代規(guī)范化建設(shè)的基本要求。

2.2 安全性原則

檔案數(shù)字化建設(shè)期間，其數(shù)據(jù)信息的安全性、可靠性將直接影響到最終建設(shè)效率的高或低。在不同機(jī)構(gòu)的檔案資料中，所記錄的數(shù)據(jù)信息形式大不相同，但其重要性是相對一致的，屬于本單位的重點(diǎn)信息。例如：事業(yè)單位檔案資料中記錄著單位的整體絕密信息，關(guān)系到單位整體運(yùn)營活動；企業(yè)檔案資料中存儲著企業(yè)的起源、發(fā)展歷程等；而高校檔案中則記錄著全體學(xué)生的學(xué)籍信息。無論在任何組織機(jī)構(gòu)中，檔案資料的重要性不言而喻，一旦遭到破壞出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、泄密等問題，將會嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)的安全與可靠性，致使各級組織遭受不必要的麻煩與嚴(yán)重?fù)p失。并且，檔案數(shù)字化建設(shè)需要依托計算機(jī)系統(tǒng)等多種硬件平臺來實現(xiàn)，在與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)連接與交換，保證各項數(shù)據(jù)信息真實完整的同時，借助系統(tǒng)內(nèi)部的權(quán)限授予、遠(yuǎn)程訪問等多個技術(shù)領(lǐng)域，能夠更好地滿足不同數(shù)據(jù)需要。

2.3 共享性原則

信息共享是數(shù)字化建設(shè)的核心目標(biāo)，相比于傳統(tǒng)檔案管理模式下管理范圍、管理對象以及數(shù)據(jù)使用的局限性，信息共享在一定程度上促進(jìn)了數(shù)字建設(shè)的前行進(jìn)程，尤其在電子行業(yè)快速興起的今天，各種形式的文件中心逐漸建立，有效縮短了人們與檔案之間的距離，進(jìn)一步拓展了檔案的使用范圍，其中信息資源的共享，便是成為現(xiàn)代檔案信息建設(shè)的首要目標(biāo)。自數(shù)字檔案出現(xiàn)后，促使我國多年以來傳統(tǒng)檔案管理下的局限性就此打破，不再以只提供檔案館服務(wù)為主，人們只需操作互聯(lián)網(wǎng)，便可享受先進(jìn)的數(shù)字化檔案服務(wù)，能夠從多個角度滿足不同地區(qū)、不同需求的用戶資源共享要求[4]。不僅如此，互聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展，使用戶與檔案館之間的交流溝通頻率得到明顯提高，二者之間的距離更加密切，傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式出現(xiàn)轉(zhuǎn)變，從以往的電話服務(wù)、上門服務(wù)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)猷]箱傳輸、電子移動設(shè)備等將多種檔案信息發(fā)送至用戶群體，進(jìn)一步擴(kuò)大了用戶受益范圍，使資源共享真正變?yōu)榭赡?。正因如此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時，各級組織單位應(yīng)嚴(yán)格遵循“共享性”原則，合理運(yùn)用多種網(wǎng)絡(luò)渠道，將更多合適的檔案信息發(fā)送至用戶群體，使他們的多方面需求得到真正滿足。

3 關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的推行策略分析

針對檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，需要從以下幾個方面入手：

3.1 加大資金投入力度，促進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

想要順利實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，不斷提升檔案數(shù)字化建設(shè)水平，企業(yè)單位應(yīng)著重加大資金投入，將檔案數(shù)字化建設(shè)作為首要任務(wù)來抓，給予該項工作高度的配合與扶持，在條件允許的范圍內(nèi)，適當(dāng)引進(jìn)更多先進(jìn)的數(shù)字基礎(chǔ)硬件設(shè)施，以便更好為數(shù)字化軟件的開發(fā)、應(yīng)用、更新等創(chuàng)造有利空間。在進(jìn)行硬件設(shè)施購進(jìn)時，各級組織單位應(yīng)充分考慮自身發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合實際發(fā)展需求，合理制定硬件設(shè)施的采購計劃，確保其本身使用性能處于良好狀態(tài)，進(jìn)而推動檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量更上一層樓。以檔案管理的工作性質(zhì)與基本特點(diǎn)為標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)引入ERP、云計算、大數(shù)據(jù)等信息軟件，逐步搭建起數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，借助系統(tǒng)平臺這一重要載體，全力推動內(nèi)部資源共享目標(biāo)的達(dá)成[5]。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支撐數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的重要依托，如果網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不能保證良好的穩(wěn)定性，將會為病毒、木馬以及不法分子入侵留下空間，在受到外部惡意攻擊時，管理系統(tǒng)極易發(fā)生癱瘓現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致內(nèi)部機(jī)密檔案出現(xiàn)丟失、泄漏以及竊取等不良情況，對各級組織單位的健康發(fā)展帶來不利影響。為改變這一現(xiàn)狀，應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)平臺內(nèi)部安裝殺毒軟件和防火墻，最大限度地增強(qiáng)系統(tǒng)安全防御能力，減少惡意病毒對系統(tǒng)帶來的沖擊和影響力，使檔案資料的安全性、完整性得以有力保障。系統(tǒng)維護(hù)工作固然重要，應(yīng)安排專人定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)檢修、優(yōu)化與升級，保證系統(tǒng)平臺始終處于良好運(yùn)行狀態(tài)，進(jìn)一步提高檔案文件的準(zhǔn)確性，增強(qiáng)掃描的清晰程度，以此有效提高檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。

3.2 強(qiáng)化制度建設(shè)，完善檔案數(shù)字化規(guī)章制度

制度是治理之基，是工作的保障，完善的制度體系能夠規(guī)范工作流程，約束人員工作行為，帶領(lǐng)整體工作走向正確、科學(xué)化的發(fā)展道路，這些對于檔案數(shù)字化建設(shè)亦是如此。為進(jìn)一步提高檔案數(shù)字化建設(shè)與管理水平，相關(guān)部門應(yīng)在充分了解該項工作性質(zhì)的基礎(chǔ)上，認(rèn)真梳理數(shù)字化建設(shè)流程，制定相對完善的檔案數(shù)字化管理機(jī)制，必要時可落實配套的崗位責(zé)任制，對各級檔案管理人員的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確劃分，使其清晰明白自己應(yīng)做些什么，不應(yīng)該發(fā)生哪些行為，進(jìn)而嚴(yán)于律己，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。

檔案文件中的資料信息涉及領(lǐng)域比較廣泛，關(guān)系到組織機(jī)構(gòu)的整體運(yùn)營發(fā)展，因此種類與數(shù)量十分龐大，為保證檔案數(shù)字化的可靠性、有效性，應(yīng)實行分批管理制，對一部分重要檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。在此期間，領(lǐng)導(dǎo)干部需要做好檔案數(shù)字化的質(zhì)量監(jiān)督與檢查，在實現(xiàn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案資料的前期，應(yīng)重點(diǎn)檢驗檔案文件的完整性，查看是否存在信息丟失、殘缺等現(xiàn)象，針對缺頁少頁、字跡模糊的資料信息，要及時進(jìn)行修復(fù)處理，為后期掃描與電子文件生成提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考，這是保證檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性的有效途徑。檔案管理人員應(yīng)具備良好的崗位責(zé)任意識，根據(jù)自身工作性質(zhì)，統(tǒng)一制定檔案管理流程，明確工作發(fā)展思路，確保檔案管理系統(tǒng)中的紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案目錄和原文保持高度吻合，盡可能規(guī)避數(shù)據(jù)出入問題的出現(xiàn)[6]。

3.3 梳理工作思路，明確檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)控內(nèi)容

首先是檔案質(zhì)量監(jiān)控內(nèi)容的明確。在此環(huán)節(jié)，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢與基本特點(diǎn)，結(jié)合本單位的實際建設(shè)需求，制定切合實際的檔案數(shù)字化管理計劃，對各個類型的數(shù)字化檔案實行分類處理，落實統(tǒng)一管理機(jī)制，重點(diǎn)查看檔案管理計劃內(nèi)容是否與實際相互匹配，保證做好有遺漏及時補(bǔ)充，確保檔案管理計劃能夠切合實際，保證其中內(nèi)容的科學(xué)與合理性。

其次是數(shù)字化檔案管理軟件的合理運(yùn)用。檔案管理者的業(yè)務(wù)水平要過硬，靈活選用符合建設(shè)目標(biāo)的數(shù)字化軟件，充分考慮到不同數(shù)字軟件的優(yōu)勢與特色，結(jié)合實際情況進(jìn)行合理選擇，保證數(shù)字化軟件的謹(jǐn)慎選擇。不僅如此，相關(guān)部門在實行數(shù)字化建設(shè)前，應(yīng)做好前期的市場信息調(diào)研工作，將市場需求作為首要參考標(biāo)準(zhǔn)，以提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量為目標(biāo)，合理選擇最為適宜的數(shù)字化軟件。

最后是電子檔案的質(zhì)量驗收控制。加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理力度，嚴(yán)格把控檔案文件質(zhì)量關(guān)，定期開展檔案數(shù)字化評估工作，合理借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的便捷與優(yōu)勢，對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)流程實行全過程追蹤管控，確保將數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)準(zhǔn)確落實到位。針對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的全過程追蹤管控，主要從設(shè)備管理、過程管理、人員管理三方面入手，重點(diǎn)查看數(shù)據(jù)庫建設(shè)流程是否在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行，保證建設(shè)問題的準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)、及時處理。為保證使用軟件的安全與可靠性，需要定期檢測其安全性能，利用軟件檢修、維護(hù)、管理等多種手段，確保各類軟件的安全性能可以滿足實際需求，避免軟件問題對數(shù)字化檔案質(zhì)量帶來不利影響。只有切實做好數(shù)字化檔案建設(shè)的全過程追蹤管控，借助現(xiàn)代化管理手段的優(yōu)勢與便捷，才能促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的順利達(dá)成，使其可靠性、實時性得以全面發(fā)揮。

3.4 做好檔案保密控制，保證數(shù)據(jù)安全

無論是傳統(tǒng)檔案管理工作，還是現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理工作，保密工作都十分關(guān)鍵，通過對檔案資料進(jìn)行保密控制，可以使其內(nèi)部信息的安全性、真實性得到有力保障，降低信息泄漏風(fēng)險的出現(xiàn)概率。在此期間，應(yīng)注重檔案信息保密控制模式的優(yōu)化與創(chuàng)新，結(jié)合新時期的建設(shè)需求，深入分析檔案保密控制中存在的不足和不安全因素，找出具體形成因素，由此開展深入探討[7]。營造良好的數(shù)字化檔案建設(shè)與管理環(huán)境，充分考慮到人員、設(shè)備、制度體系等諸多影響工作效率的因素，在此基礎(chǔ)上落實配套的檔案保密控制機(jī)制，要求相關(guān)管理人員簽署保密協(xié)議，賦予其獨(dú)立的崗位權(quán)力，將其法律職責(zé)劃分到位，在制度體系與法律法規(guī)的多重保障下，嚴(yán)厲杜絕檔案信息泄漏等不良問題的出現(xiàn)。編制網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)安全保密管理方案，為數(shù)字化檔案建設(shè)推波助瀾，保證數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)匯總、備份、使用、管理以及系統(tǒng)維護(hù)等每個環(huán)節(jié)的管理舉措落實到位，以此來形成健全、完善的數(shù)字化檔案安全保密體系。

3.5 推行數(shù)字化加工處理，注重檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

數(shù)字化建設(shè)是一項需要長期堅持的任務(wù)，這就需要相關(guān)部門做好檔案的類別劃分，根據(jù)檔案的數(shù)量、種類、使用方向以及重要程度進(jìn)行分類處理，針對個別不重要的檔案文件，可以暫時采用紙質(zhì)版進(jìn)行管理，而對于關(guān)系組織機(jī)構(gòu)的經(jīng)營發(fā)展、經(jīng)營活動等重要檔案資料，應(yīng)實行數(shù)字化的加工與處理。在此期間，應(yīng)配備“互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、計算機(jī)、掃描儀”等多種現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在電子文件管理系統(tǒng)內(nèi)部增設(shè)檔案整理、編目、掃描、處理、存儲、備份以及信息查詢等模塊，檔案管理人員只需操作鼠標(biāo)，便可一鍵查詢檔案信息的全部情況，實現(xiàn)實時在線的業(yè)務(wù)查詢與交流，在保證各工作環(huán)節(jié)規(guī)范性的同時，不斷提高檔案管理水平。合理借助OA、FMIS等辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資料的電子化、數(shù)字化加工處理，利用技術(shù)手段自動集成的會計數(shù)據(jù)，凡是能查閱到的，無須添加原始憑證，只需明確標(biāo)注數(shù)據(jù)出處即可，以此實現(xiàn)憑證數(shù)量的精簡，實現(xiàn)電子化的檔案原始憑證處理，降低數(shù)據(jù)集成難度，減輕檔案管理人員的工作壓力，其工作效率也會大幅度提升。

對于檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，應(yīng)定期組織教育培訓(xùn)工作，在做好檔案管理專業(yè)知識講解的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化技術(shù)軟件操作技能培訓(xùn)，促進(jìn)各級檔案管理人員專業(yè)知識與信息操作水平的有效提升，通過理論知識與實踐工作的有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步提高工作人員的管理能力。同時，企事業(yè)單位應(yīng)學(xué)習(xí)更先進(jìn)的數(shù)字化管理方法，借鑒同行業(yè)較為成熟的實踐經(jīng)驗，以此來夯實自身專業(yè)基礎(chǔ)，彌補(bǔ)自身的不足之處，以更專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度投入到檔案電子化建設(shè)工作中，全力推動各項工作的有序進(jìn)行。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)已然成為大勢所趨，受到社會各界的高度重視。在推行檔案數(shù)字化建設(shè)期間，在充分了解該項工作的含義與特征的基礎(chǔ)上，應(yīng)認(rèn)真遵循規(guī)范性、安全性、共享性幾點(diǎn)建設(shè)原則，從資金投入、制度建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)控、保密控制、數(shù)字加工處理等多角度出發(fā)，將檔案數(shù)字化建設(shè)工作準(zhǔn)確落地，爭取取得更理想的建設(shè)成果。