企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理探討

郭冬梅

摘? 要： 本文首先分析了企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問(wèn)題，接著分析了企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理。希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提 供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞： 企業(yè);電子文件歸檔;電子檔案管理

引言

在數(shù)字時(shí)代，信息化系統(tǒng)管理在企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)中 發(fā)揮著極其重要的作用，其間產(chǎn)生了大量電子文件，電子文件的產(chǎn)生，改 變了傳統(tǒng)檔案的形式、特性，歸檔成為電子文件管理的重要環(huán)節(jié)。因此， 企業(yè)需要加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的管理力度，利用信息化技術(shù)和大 數(shù)據(jù)技術(shù)，提升電子文件檔案的利用效率，同時(shí)要確保電子檔案的完整 性、安全性和可用性。

1 企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1? 管理強(qiáng)度不足

首先，電子文件收集歸檔不及時(shí)，電子文件歸檔和電子檔案管理在信 息的傳輸中造成了一定延遲，嚴(yán)重影響了信息管理的及時(shí)性。其次，由于 在電子文件歸檔和電子檔案管理過(guò)程中很少使用信息技術(shù)來(lái)增強(qiáng)檔案的交 流換，直接影響企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理的質(zhì)量與效率。同時(shí)， 在電子文件歸檔和電子檔案管理過(guò)程中，員工的檔案素質(zhì)意識(shí)直接影響電 子文件歸檔質(zhì)量和效率。

1.2? 缺少檔案管理信息

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化系統(tǒng)已應(yīng)用到企業(yè)的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，在 企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，電子檔案管理涉及很多原始數(shù)據(jù)， 其 中一些數(shù)據(jù)可以反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)狀況。當(dāng)前，各類(lèi)企業(yè)正在實(shí)施檔案管理的 信息化， 但是由于對(duì)電子文件歸檔的復(fù)雜性認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法解決各管理系統(tǒng) 鏈接問(wèn)題，造成大量的電子文件歸檔時(shí)缺少元數(shù)據(jù)， 最終導(dǎo)致電子文件檔案 數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法及時(shí)更新，嚴(yán)重影響了企業(yè)管理水平的提升和風(fēng)險(xiǎn)管控力度。

1.3? 電子文件歸檔的安全問(wèn)題

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理過(guò)程中存在安全問(wèn) 題。一是企業(yè)信息管理系統(tǒng)本身在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中存在一些安全隱患，企業(yè) 電子文件在線歸檔存儲(chǔ)信息或利用物理存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保管時(shí)，一定離不開(kāi)局 域網(wǎng)、服務(wù)器、管理系統(tǒng)、電子文件元數(shù)據(jù)等因素背景，物理存儲(chǔ)介質(zhì)具有 人為損壞的可能性。當(dāng)計(jì)算機(jī)連接到網(wǎng)絡(luò)時(shí)，很容易受到某些病毒的攻擊， 這可能導(dǎo)致盜竊和篡改文件數(shù)據(jù)。二是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)本身與各業(yè)務(wù)信息 管理系統(tǒng)兼容的問(wèn)題，在檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部署前期，與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)技 術(shù)參數(shù)考慮不夠全面，很大程度上影響企業(yè)各類(lèi)電子文件在線流傳，造成一 些類(lèi)別的電子文件不能及時(shí)歸檔或在線歸檔時(shí)文件數(shù)據(jù)的缺失。

2 企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理

2.1? 做好電子文件收集積累工作

電子檔案管理中不可或缺的環(huán)節(jié)就是電子文件收集與資料積累，它 們有著至關(guān)重要的地位。跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件收集工作相比，電子文件收集 不僅方便高效，而且收集范圍也在持續(xù)擴(kuò)大，收集方法多樣化。在企業(yè)電 子文件歸檔管理中，電子文件的收集整理工作可以由電子文件形成部門(mén)負(fù) 責(zé)，正式電子文件包含發(fā)送、接收文件。電子文件形成部門(mén)將文件發(fā)送給 相關(guān)人員后，不僅需要對(duì)原始文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔整理，還需要?dú)w檔修改后 的文件內(nèi)容以及發(fā)送記錄，接收文件后同樣需要進(jìn)行歸檔工作。部分文件 可能不在正式文件范疇內(nèi)，但是它的文件內(nèi)容價(jià)值高，可供參考的東西比 較多，此類(lèi)文件必須嚴(yán)格按照正式文件的歸檔整理流程進(jìn)行收集保存，收 集整理過(guò)程中一定要認(rèn)真仔細(xì)，避免重要文件遺漏給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

2.2? 強(qiáng)化電子文件歸檔的“四性”保障

進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，需要做好“四性”檢測(cè)，為電子檔案文件的后 續(xù)管理利用提供強(qiáng)有力保障?！八男浴睓z測(cè)內(nèi)容具體為：真實(shí)性檢測(cè)主要 是檢測(cè)固化信息、數(shù)字摘要、元數(shù)據(jù)、電子屬性、信息包等;完整性檢測(cè) 主要是檢測(cè)歸檔文件中數(shù)據(jù)數(shù)量、大小、數(shù)目編號(hào)、文件內(nèi)容的真實(shí)性和 完整性;可用性檢測(cè)內(nèi)容是比較多的，涵蓋了電子文件數(shù)據(jù)、目錄、信息 等方方面面，主要是確保人們能夠使用、檢索電子檔案;安全性檢測(cè)是電子文件歸檔最重要的檢測(cè)環(huán)節(jié)，通過(guò)檢測(cè)查看電子檔案管理過(guò)程中是否存 在人為改動(dòng)或非法侵入的情況，提高電子文件保管的安全系數(shù)。

2.3? 規(guī)范管理電子檔案移交工作

電子文件形成部門(mén)主要的工作任務(wù)就是對(duì)電子文件進(jìn)行移交、歸檔處 理。電子文件的歸檔方式有兩種： 其一是邏輯歸檔， 其二是物理歸檔。這兩 種歸檔方式借助的辦公平臺(tái)存在差異性，企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部實(shí)際情況選擇合 適的歸檔方式。各部門(mén)將電子文件移交給檔案部門(mén)后，檔案部門(mén)需要立馬審 核、判定文件內(nèi)容，避免電子文件存在內(nèi)容失真、丟失問(wèn)題，如果移交的電 子文件不符合相關(guān)規(guī)定要求，必須要求相關(guān)部門(mén)檢查整理后再重新移交， 從 而確保電子文件的真實(shí)性。如果電子文件內(nèi)容真實(shí)完整、安全性好，檔案部 門(mén)經(jīng)過(guò)審核后就需要確定好文件價(jià)值，明確規(guī)定好保管期限，最后進(jìn)行移交 手續(xù)辦理，移交部門(mén)與檔案部門(mén)需要同時(shí)審查移交清冊(cè)，并且妥善保管移交 清冊(cè)。整理歸檔電子文件時(shí)，檔案部門(mén)需要首先確定好基礎(chǔ)單位，再?lài)?yán)格按 照相關(guān)的管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件分類(lèi)歸檔工作，確保各種文件擺放在 正確位置上。如果歸檔電子文件在公文類(lèi)別范疇，檔案部門(mén)就需要重視此類(lèi) 文件的審核工作，審核的著錄項(xiàng)目需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適量調(diào)整增加。如 果隸屬于其他類(lèi)型，此類(lèi)電子文件就可以進(jìn)行常規(guī)審核操作，審核過(guò)程中需 要注重審核文件信息的真實(shí)性和完整性。如果歸檔電子文件具有較高的保存 價(jià)值，檔案部門(mén)就需要采取電子方案與紙質(zhì)檔案兩者同時(shí)使用的保存方式， 從而使歸檔電子文件的安全性得到進(jìn)一步提升。

2.4? 高度重視電子檔案保管安全

在線保管主要是使用專(zhuān)業(yè)安全的服務(wù)器存儲(chǔ)電子檔案，其他存儲(chǔ)介 質(zhì)的電子文件檔案應(yīng)做專(zhuān)庫(kù)或?qū)９翊娣?，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。如 果歸檔載體是光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)等物理存儲(chǔ)形式，需要做好防磁處理，定時(shí) 檢查介質(zhì)的安全，確保歸檔文件的可讀性。檢測(cè)工作可以計(jì)劃為每?jī)赡暌?次，主要是抽取一定數(shù)量的樣本載體對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行“四性”檢測(cè);如果 檢測(cè)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)歸檔載體存在問(wèn)題，需要及時(shí)采取有效措施解決問(wèn)題。此 外，還需要做好電子檔案的安全備份工作，異質(zhì)異地的全數(shù)據(jù)備份是常用 的備份方式，企業(yè)中的信息部門(mén)需要提供技術(shù)保障，從而確保電子檔案存 儲(chǔ)的完整性和安全性。

2.5? 加強(qiáng)電子檔案的利用安全

在線提供電子檔案利用時(shí)，要根據(jù)企業(yè)人員管理級(jí)別限定利用權(quán)限。 企業(yè)最高管理者不僅能夠調(diào)閱各類(lèi)電子檔案，還能查閱電子資料的收發(fā)記 錄。電子檔案嚴(yán)禁在企業(yè)外部流傳和使用，企業(yè)內(nèi)部可以公開(kāi)流傳一些非 密的規(guī)章制度，含有企業(yè)商業(yè)秘密的電子文件只能限定企業(yè)局域網(wǎng)流傳， 并且需要增加物理防護(hù)和病毒防護(hù)系統(tǒng)。企業(yè)的財(cái)務(wù)情況、發(fā)展計(jì)劃、決 策內(nèi)容、科技研發(fā)成果等電子文件檔案，限定一般員工利用閱覽。企業(yè)普 通員工需要查閱一些電子檔案，因權(quán)限不足，需要通過(guò)系統(tǒng)向檔案管理部 門(mén)提出申請(qǐng)，申請(qǐng)審批通過(guò)后才能查看文件。借閱人查閱電子檔案時(shí)，需 要保護(hù)好檔案，避免電子檔案信息被其他人修改，而檔案管理部門(mén)需要詳 細(xì)記錄每個(gè)借閱人的部門(mén)、姓名、借閱時(shí)間等，制作成管理臺(tái)賬。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作能夠提高檔案管理 效率和質(zhì)量，節(jié)約管理成本，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供助力。因此，企業(yè)需要 加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理，以使其更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

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