PDCA循環(huán)在手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)中的應(yīng)用

宣 平，王緒東，吳俊標(biāo)，徐挺玉

（1.江蘇省人民醫(yī)院基建處，南京 210029；2.江蘇省人民醫(yī)院婦幼分院，南京 210036；3.江蘇省人民醫(yī)院院長(zhǎng)辦公室，南京 210029；4.江蘇省人民醫(yī)院信息處，南京 210029）

0 引言

隨著人民群眾對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生需求的不斷提高，智能化、信息化已成為醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)，而基于智能計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)的高密度倉(cāng)儲(chǔ)物流技術(shù)和設(shè)備的快速發(fā)展，則為醫(yī)院醫(yī)療物品的物流傳輸、存儲(chǔ)、分揀、回收提供了新的解決方案，這也為之前醫(yī)院中普遍存在的諸如實(shí)時(shí)性差、快速便捷性不高、工作效率低的傳統(tǒng)庫(kù)房管理模式轉(zhuǎn)變成智能、快速、高效的智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)模式提供了可能[1-2]。

我院于2012年開(kāi)始實(shí)行手供一體化管理，當(dāng)時(shí)有外科手術(shù)室28間，消毒供應(yīng)中心位于手術(shù)室建筑（外科樓）底層，垂直運(yùn)輸基本滿足手術(shù)器械的清洗消毒需求。2014年，我院規(guī)劃建設(shè)新門(mén)急診綜合大樓，新設(shè)置外科手術(shù)室52間和心臟介入手術(shù)室8間，為實(shí)現(xiàn)手術(shù)器械清洗消毒的高效、高質(zhì)管理，擬將60間手術(shù)室納入手供一體化管理模式。經(jīng)調(diào)研分析，原消毒供應(yīng)中心已不能滿足大幅新增的手術(shù)器械清洗消毒的需求，此外，外科樓與新大樓之間的物理距離將大幅增加手術(shù)器械運(yùn)輸傳遞的時(shí)間成本和人力成本，且原有的消毒供應(yīng)信息系統(tǒng)也不能滿足新大樓手術(shù)室多地點(diǎn)分布、多品規(guī)器械、快節(jié)奏運(yùn)行的業(yè)務(wù)管理需求。因此，新建手供一體消毒供應(yīng)中心和與之配套的智能倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸設(shè)備就顯得尤為迫切和重要。

1 手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)在我院新門(mén)急診綜合樓的應(yīng)用

醫(yī)院手術(shù)室物品的有序供應(yīng)是保障醫(yī)院日常手術(shù)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的重要前提之一。有研究顯示，醫(yī)院每年在物流和相關(guān)勞務(wù)方面的預(yù)算，19%用在人力勞動(dòng)上[3]，而護(hù)士花費(fèi)在運(yùn)輸耗費(fèi)物資方面的時(shí)間是每日工作時(shí)間的10%左右[4]?，F(xiàn)代智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)正是將傳統(tǒng)低效、費(fèi)時(shí)的“人找物”轉(zhuǎn)變成“物找人”[5]，其本質(zhì)是一個(gè)實(shí)時(shí)的計(jì)算機(jī)軟件操控系統(tǒng)，根據(jù)物流要求的運(yùn)作規(guī)則和算法，對(duì)系統(tǒng)涉及的信息資源以及存儲(chǔ)、分揀行為進(jìn)行實(shí)時(shí)匯總和優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)對(duì)物品庫(kù)存、運(yùn)輸、分揀、存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)控制。智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備有效提高了人員工作的效率和物品管理的精確性和實(shí)時(shí)性[6-7]，而手供一體化管理則是將手術(shù)器械交由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并集中使用專(zhuān)業(yè)設(shè)備進(jìn)行清洗消毒。手供一體化管理提高了手術(shù)器械消毒滅菌的合格率，降低了院內(nèi)感染的發(fā)生率[8]。

我院根據(jù)新門(mén)急診綜合樓消毒供應(yīng)中心與各手術(shù)單元的位置及功能需求，定制了一套38 m高的垂直升降存儲(chǔ)運(yùn)輸型智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備，其升降貨架基本結(jié)構(gòu)為200個(gè)存放面積為1.007 m2/個(gè)的單位托盤(pán)，通過(guò)優(yōu)化重疊配置其占地面積僅5 m2，而有效存放面積卻為201.4 m2，如圖1（a）所示；此外，垂直方向上又分別在負(fù)一層消毒供應(yīng)中心、第四層DSA手術(shù)室（介入手術(shù)室8間）、第五層門(mén)診手術(shù)室（日間手術(shù)室11間）、第七層手術(shù)中心（綜合手術(shù)室41間）設(shè)置了4個(gè)提取口，如圖1（b）所示。

消毒供應(yīng)中心與手術(shù)室通過(guò)智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)了2個(gè)部門(mén)在統(tǒng)一管理體系下的人力資源的高度整合，完成了物流、物品和設(shè)備資源的高度優(yōu)化。我院手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)示意圖如圖1所示。

圖1 手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)示意圖

2 PDCA循環(huán)在手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的應(yīng)用

在我院新建的手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)硬件設(shè)備安裝結(jié)束后與實(shí)際使用前的這段時(shí)間，如何將智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行與醫(yī)院現(xiàn)有的醫(yī)療規(guī)范、工作流程以及設(shè)備運(yùn)行的特點(diǎn)相結(jié)合，使智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備真正賦“能”，是一個(gè)有待解決的問(wèn)題。PDCA循環(huán)是國(guó)際公認(rèn)的質(zhì)量管理與改善方法，其所包括的4個(gè)階段，即Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）、Action（改進(jìn)），恰好可以運(yùn)用于我院手供一體倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)的循環(huán)管理，通過(guò)對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題不斷循環(huán)、分步解決落實(shí)，從而使手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)行在質(zhì)量和速度上有了保障。

2.1 計(jì)劃階段（Plan）

2.1.1 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題

2017年11月，我院的手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)硬件設(shè)備安裝結(jié)束。2017年11月至2018年2月定義為改善前，我們就設(shè)備出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，各子系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題33項(xiàng)，其中2017年11月為項(xiàng)目開(kāi)展的首月，出現(xiàn)問(wèn)題16項(xiàng)，占改善前問(wèn)題的48.5%。按照改善前出現(xiàn)問(wèn)題的原因及類(lèi)別分析，其中硬件和軟件問(wèn)題各8項(xiàng)，各占24.24%；人為操作問(wèn)題10項(xiàng)，占比為30.30%；流程問(wèn)題4項(xiàng)，占比為12.12%；環(huán)境問(wèn)題3項(xiàng)，占比為9.10%。各類(lèi)問(wèn)題的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)見(jiàn)表1。

表1 設(shè)備故障問(wèn)題統(tǒng)計(jì)[n（%）]

2.1.2 問(wèn)題分析

根據(jù)每一類(lèi)別問(wèn)題，結(jié)合故障位置、發(fā)生原因，與科室人員、設(shè)備廠家及各配合單位進(jìn)行充分溝通討論，最終匯總、歸類(lèi)相關(guān)問(wèn)題，如圖2所示。

圖2 手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)問(wèn)題分析魚(yú)骨圖

2.1.3 解決策略

根據(jù)故障的類(lèi)別分析，軟件問(wèn)題是智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)運(yùn)行中最主要也是首先要解決的問(wèn)題。其中，智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)與供應(yīng)室、手術(shù)室相關(guān)系統(tǒng)的對(duì)接以及流程交互確認(rèn)，是建設(shè)本系統(tǒng)的關(guān)鍵問(wèn)題之一，具體解決方案如下：

首先，確認(rèn)消毒供應(yīng)中心工作流程節(jié)點(diǎn)、消毒供應(yīng)系統(tǒng)功能及運(yùn)行原理，從消毒供應(yīng)系統(tǒng)中獲取推車(chē)器械信息，包含車(chē)上供應(yīng)包的詳細(xì)信息；隨后，智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)通過(guò)電子掃碼獲取到推車(chē)內(nèi)物品信息，再將物品與設(shè)備送出的托盤(pán)綁定，即可查詢到每個(gè)托盤(pán)所含的具體物品內(nèi)容。

其次，確認(rèn)手術(shù)室工作流程節(jié)點(diǎn)、手術(shù)排班系統(tǒng)功能及運(yùn)行原理，從手術(shù)排班系統(tǒng)中獲取手術(shù)的相關(guān)信息，其中包括手術(shù)類(lèi)型，依據(jù)手術(shù)類(lèi)型給出不同手術(shù)所需物品的清單和數(shù)量；通過(guò)手術(shù)排班獲取實(shí)際手術(shù)所需的物品數(shù)據(jù)，與智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)中顯示的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，確定暫缺物品，并根據(jù)手術(shù)時(shí)間顯示急需物品信息給消毒供應(yīng)中心進(jìn)行配包準(zhǔn)備。

最后，依據(jù)對(duì)接流程提供的對(duì)接表結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)間對(duì)接，做好系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性管理。

在確定了上述有關(guān)軟件問(wèn)題的解決策略之后，其他諸如硬件問(wèn)題、人員操作問(wèn)題等都可以據(jù)此對(duì)應(yīng)解決，此處不再贅述。

2.2 執(zhí)行階段（Do）

通過(guò)4個(gè)月的磨合及測(cè)試，梳理各類(lèi)問(wèn)題的原因和解決方案，在實(shí)施過(guò)程中由新大樓開(kāi)辦工作辦公室牽頭，定期召開(kāi)由設(shè)備廠家、配合單位和使用科室參加的智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備測(cè)試溝通例會(huì)，研究制訂改進(jìn)措施、明確任務(wù)分工、加強(qiáng)協(xié)同實(shí)施推進(jìn)、不斷優(yōu)化軟硬件、制訂完善的工作流程。通過(guò)各執(zhí)行部門(mén)的相互協(xié)作，設(shè)備的功能和優(yōu)勢(shì)得到逐步發(fā)揮，2018年3月設(shè)備主體進(jìn)入穩(wěn)定期。在此期間，我們通過(guò)分析具體故障原因明確了問(wèn)題歸屬的執(zhí)行部門(mén)，并對(duì)問(wèn)題采取了對(duì)應(yīng)的解決措施，見(jiàn)表2。

表2 故障分類(lèi)及問(wèn)題描述表

2.3 檢查階段（Check）

2017年11月至2018年2月共計(jì)發(fā)生和提出各類(lèi)問(wèn)題33項(xiàng)，2018年3—6月定義為改善后，共發(fā)生問(wèn)題11項(xiàng)，具體為：硬件和軟件問(wèn)題各2項(xiàng)，分別占18.18%；人為操作問(wèn)題5項(xiàng)，占比為45.45%；流程問(wèn)題和環(huán)境類(lèi)問(wèn)題各1項(xiàng)，分別占9.09%；相較于改善前（33項(xiàng)），改善后問(wèn)題發(fā)生率下降了66.67%，如圖3所示。

從圖3可以看出環(huán)境問(wèn)題和流程問(wèn)題占比最少，軟件和硬件問(wèn)題同步減少使設(shè)備的故障情況得到了緩解，保證了工作的順利進(jìn)行；人為操作問(wèn)題占比最大，在接下來(lái)的改進(jìn)方面將針對(duì)原因分析提供對(duì)策和措施。

圖3 改善前后問(wèn)題發(fā)生數(shù)量對(duì)比

2.4 改進(jìn)階段（Action）

2.4.1 持續(xù)改進(jìn)

經(jīng)過(guò)改善，手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)入了使用穩(wěn)定期。針對(duì)此期間人為操作故障占比高的問(wèn)題，新大樓開(kāi)辦工作辦公室組織人員進(jìn)行手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)流程（如圖4所示）的培訓(xùn)和考核，以提高科室人員對(duì)手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)的理論和實(shí)際操作水平。同時(shí)，規(guī)定未接受培訓(xùn)的人員不得操作設(shè)備，并進(jìn)一步對(duì)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行考核檢查，依此類(lèi)推到各個(gè)開(kāi)放的站點(diǎn)，把手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)的每一個(gè)環(huán)節(jié)和流程走通，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并給出解決方法。

圖4 手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)整體流程

2.4.2 固化標(biāo)準(zhǔn)流程

在設(shè)備試運(yùn)行期間，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題建立了日常管理與應(yīng)急響應(yīng)組織管理架構(gòu)，在使用科室、維保單位、設(shè)備廠家等參與單位之間的溝通與任務(wù)單落實(shí)過(guò)程中，根據(jù)各類(lèi)問(wèn)題的解決方法制訂出相應(yīng)的作業(yè)流程。例如，針對(duì)軟硬件故障，建立了維保及應(yīng)急響應(yīng)流程，對(duì)故障的應(yīng)急解決時(shí)間、人員到場(chǎng)時(shí)間給出明確的量化要求；針對(duì)人員操作不規(guī)范，建立了供應(yīng)室和手術(shù)室智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備的使用規(guī)范流程；針對(duì)環(huán)境問(wèn)題，建立了智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備清洗消毒流程。這些標(biāo)準(zhǔn)化流程在人員與設(shè)備之間建立起良好的運(yùn)行模式。固化標(biāo)準(zhǔn)流程是將成功經(jīng)驗(yàn)在過(guò)程中進(jìn)行規(guī)范化和常態(tài)化的運(yùn)用，但也要根據(jù)工作的需要進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)[9]。

3 討論

我院手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)是垂直升降于消毒供應(yīng)中心與各手術(shù)室之間的集存儲(chǔ)和運(yùn)輸為一體的高密度動(dòng)態(tài)智能存儲(chǔ)系統(tǒng)，該系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)與醫(yī)院手麻系統(tǒng)、手供追溯系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，可實(shí)現(xiàn)無(wú)菌物品運(yùn)輸及倉(cāng)儲(chǔ)流程的數(shù)字化管理，有效降低了人工差錯(cuò)的發(fā)生率，避免了因人工失誤導(dǎo)致無(wú)菌物品不能在有效期內(nèi)充分使用和及時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)的問(wèn)題。智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備則充分利用手術(shù)室和消毒中心之間的空間高度，設(shè)備占地雖僅有5 m2，卻實(shí)現(xiàn)了201.4 m2的存儲(chǔ)效果，不僅避免了人工運(yùn)送無(wú)菌物品帶來(lái)的人工成本的增加，還避免了人貨混流以及物品在運(yùn)輸過(guò)程中潛在的交叉污染。

對(duì)于在我院訂制的38 m高智能倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備和空間中開(kāi)展手術(shù)無(wú)菌物品傳遞的感控需求，設(shè)備廠家并沒(méi)有現(xiàn)實(shí)可行的設(shè)計(jì)案例，這就需要在安裝結(jié)束后的試運(yùn)行階段發(fā)現(xiàn)智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)在感控方面存在的問(wèn)題，找出對(duì)應(yīng)的解決方法。首先，由感控科對(duì)環(huán)境設(shè)備及物表采樣培養(yǎng)，評(píng)估環(huán)境的潔凈程度，報(bào)告結(jié)果合格方可進(jìn)行測(cè)試流程；隨后，在進(jìn)入測(cè)試的過(guò)程中，感控部門(mén)根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定的無(wú)菌物品儲(chǔ)存環(huán)境要求，室內(nèi)溫度應(yīng)控制在24℃以內(nèi)，相對(duì)濕度應(yīng)低于70%。針對(duì)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出持續(xù)改進(jìn)方案：（1）在井道內(nèi)添裝溫、濕度實(shí)時(shí)感應(yīng)芯片，共8個(gè)點(diǎn)，每4 m 1個(gè)，外部接收器通過(guò)安裝軟件連接到計(jì)算機(jī)，溫、濕度顯示儀直接將實(shí)時(shí)信息顯示在控制屏上進(jìn)行監(jiān)測(cè)；（2）進(jìn)一步規(guī)范各項(xiàng)要求，如：應(yīng)每季度對(duì)室內(nèi)空氣質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)測(cè)，換氣次數(shù)應(yīng)達(dá)到4~10次/h，清潔頻次應(yīng)達(dá)到2次/d，管路清潔頻次每年不得低于2次，每次盛裝無(wú)菌包前應(yīng)使用500 mg/L含氯消毒劑或消毒紙巾擦拭設(shè)備轉(zhuǎn)運(yùn)托盤(pán)表面等，并將上述要求整理成標(biāo)準(zhǔn)化流程，作為管理制度常態(tài)化執(zhí)行。應(yīng)用PDCA循環(huán)管理方法，有效提高了新設(shè)備啟用過(guò)程中的推進(jìn)與相關(guān)問(wèn)題的解決效率。

4 結(jié)語(yǔ)

PDCA循環(huán)在我院手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)備安裝后的調(diào)試和運(yùn)行期的實(shí)際運(yùn)用，為新設(shè)備的啟用管理提供了思路，保證手供一體智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)在使用期間執(zhí)行有標(biāo)準(zhǔn)、過(guò)程有考核、流程持續(xù)優(yōu)化，對(duì)設(shè)備啟用調(diào)試和運(yùn)行質(zhì)量提高起到良好的促進(jìn)作用，提高了設(shè)備管理工作的精準(zhǔn)性和高效性。