優(yōu)化口岸檔案管理 助推跨境貿(mào)易穩(wěn)步發(fā)展

摘 要：近兩年，因?yàn)槿蛞咔椴粩喾磸?fù)，世界經(jīng)濟(jì)遭受嚴(yán)重影響，跨境貿(mào)易更是受到重創(chuàng)。國際物流供應(yīng)鏈不暢，船舶運(yùn)力資源供需失衡，對(duì)航空和中歐班列的運(yùn)力提出更高的要求。濟(jì)南作為內(nèi)陸口岸城市，在這種大背景下，面臨著發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的時(shí)機(jī)。為了更好地利用口岸資源，促進(jìn)外貿(mào)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步快速地發(fā)展，加快口岸檔案資源科學(xué)整合，優(yōu)化檔案管理，充分發(fā)揮口岸檔案助推外貿(mào)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要的意義。本文以濟(jì)南市口岸物流辦檔案管理為實(shí)例，分析口岸檔案的意義和價(jià)值，梳理當(dāng)前口岸檔案管理存在的問題和不足，并對(duì)優(yōu)化口岸檔案管理助推跨境貿(mào)易發(fā)展的路徑進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：口岸檔案;跨境貿(mào)易;檔案管理

引言

口岸是一國主權(quán)的象征之一，是國家對(duì)外開放的門戶，是對(duì)外交往和經(jīng)貿(mào)合作的橋梁，也是改善區(qū)域投資環(huán)境，提升參與國際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國改革進(jìn)入攻堅(jiān)期和深水區(qū)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，對(duì)外開放步入新階段，這些都對(duì)口岸工作提出了新的更高要求。為適應(yīng)新形勢(shì)新要求，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理思路，優(yōu)化提升檔案管理技術(shù)手段，已成為新時(shí)期口岸檔案管理工作面臨的重要課題。

1 口岸檔案管理的重要性和價(jià)值性

1.1 口岸檔案是研究跨境貿(mào)易發(fā)展情況和特點(diǎn)的有效憑證

口岸檔案不僅記錄口岸事業(yè)的歷史發(fā)展軌跡，而且反映了跨境貿(mào)易的發(fā)展脈絡(luò)?？诎稒n案是各級(jí)口岸單位在履行職能過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式和載體的重要?dú)v史記錄。從1990年山東濟(jì)南被列入沿海經(jīng)濟(jì)開放區(qū)以來，濟(jì)南跨境貿(mào)易得到快速發(fā)展。1992年，濟(jì)南國際機(jī)場(chǎng)正式通航，后來又經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)對(duì)外國籍飛機(jī)開放，濟(jì)南正式擁有國際航空口岸，國際航空物流通道就此打開。2017年8月，濟(jì)南中歐班列正式運(yùn)營，自此，“一帶一路”下以中歐班列為代表的國際物流行業(yè)得到迅速發(fā)展。據(jù)濟(jì)南市統(tǒng)計(jì)局的數(shù)據(jù)顯示，2018年全市進(jìn)出口總額131.8億美元，是1993年的48倍，年均增長16.8%，口岸發(fā)展有效帶動(dòng)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？诎稒n案的各種數(shù)據(jù)有效地反映了濟(jì)南市的對(duì)外開放程度和跨境貿(mào)易特點(diǎn)。又如：2020年，受疫情影響，濟(jì)南空運(yùn)口岸出入境航班2417架次，同比下降74.92%，濟(jì)南空運(yùn)口岸及時(shí)調(diào)整工作重心，重點(diǎn)發(fā)展國際航空貨運(yùn)，全年新開通11條國際貨運(yùn)航線（含客改貨），出口防疫物資和商品，大大緩解了部分國家的資源緊缺，體現(xiàn)了中國的風(fēng)范和擔(dān)當(dāng)，為全球穩(wěn)定做出了重要貢獻(xiàn)。

1.2 口岸檔案是外貿(mào)企業(yè)節(jié)約成本的重點(diǎn)抓手

跨境貿(mào)易通關(guān)業(yè)務(wù)涉及海關(guān)、邊檢、出入境檢驗(yàn)檢疫、海事、商務(wù)、交通運(yùn)輸、國稅等部門單位及港口、航運(yùn)公司、機(jī)場(chǎng)、航空公司、鐵路等口岸經(jīng)營單位。過去企業(yè)通關(guān)需要填報(bào)涉及的各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)，現(xiàn)在通過集合各單位的檔案資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，可極大提高通關(guān)效率，減少企業(yè)重復(fù)填報(bào)和跑腿。例如：山東省電子口岸實(shí)行國際貿(mào)易“單一窗口”受理，“單一窗口”實(shí)現(xiàn)企業(yè)一次錄入相關(guān)部門要求的標(biāo)準(zhǔn)化單證和電子數(shù)據(jù)后，平臺(tái)向多個(gè)管理部門的系統(tǒng)同時(shí)進(jìn)行申報(bào)，實(shí)現(xiàn)國際貿(mào)易申報(bào)“一個(gè)平臺(tái)、一次遞交、一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”，口岸管理部門實(shí)現(xiàn)“信息互換、監(jiān)管互認(rèn)、執(zhí)法互助”，進(jìn)一步提高申報(bào)效率，優(yōu)化通關(guān)業(yè)務(wù)流程，極大節(jié)約了外貿(mào)企業(yè)的時(shí)間和財(cái)力成本，進(jìn)一步促進(jìn)貿(mào)易便利化。

1.3 口岸檔案是跨境貿(mào)易決策決定的重要依據(jù)

檔案的一項(xiàng)重要功能就是以史資政，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局。口岸檔案不僅反映地區(qū)經(jīng)濟(jì)的變化情況以及發(fā)展趨勢(shì)，而且在服務(wù)黨委政府決策、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、群眾生產(chǎn)生活等方面發(fā)揮了越來越重要的作用。口岸檔案作為管理要素參與管理活動(dòng)，可有效提高經(jīng)濟(jì)管理、生產(chǎn)管理、外貿(mào)物流的水平，作為生產(chǎn)要素進(jìn)入產(chǎn)品化和產(chǎn)業(yè)化的過程，獲取經(jīng)濟(jì)效益[1 ]。以豐富的檔案信息支持決策者，可以避免或者降低因信息失靈而導(dǎo)致的市場(chǎng)缺陷和決策失誤，有利于經(jīng)濟(jì)朝著健康穩(wěn)定的方向發(fā)展。例如：濟(jì)南作為全省對(duì)外開放的重要口岸，承擔(dān)著濟(jì)南等中西部11個(gè)市進(jìn)出口郵件的轉(zhuǎn)運(yùn)封發(fā)工作，在2016年前進(jìn)出口郵件需要繞行青島、天津等地的互換局。從郵政、海關(guān)、機(jī)場(chǎng)的相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，中韓自貿(mào)協(xié)定落地山東后，濟(jì)南口岸對(duì)韓跨境電商口岸作用日益凸顯，通過韓國輻射美、日、歐等地區(qū)的跨境電商及郵件市場(chǎng)發(fā)展?jié)摿薮?。隨后，濟(jì)南市政府將國際郵件互換局兼交換站建設(shè)作為促進(jìn)對(duì)外經(jīng)貿(mào)發(fā)展的重點(diǎn)工作，列入重點(diǎn)督辦項(xiàng)目。2016年9月經(jīng)海關(guān)總署、國家郵政局批準(zhǔn)，原濟(jì)南國際郵件經(jīng)轉(zhuǎn)局升格為濟(jì)南國際郵件互換局兼交換站。2016年，濟(jì)南郵政速遞物流處理郵件6035.29萬件，其中國際郵件704.20萬件，同比分別增長53.29%、12.46%。濟(jì)南國際郵件互換局成立，對(duì)于優(yōu)化國際郵路，提升郵件運(yùn)輸時(shí)限，加快郵政服務(wù)跨境電商協(xié)同發(fā)展，擴(kuò)大濟(jì)南市對(duì)外開放起到積極促進(jìn)作用。

1.4 口岸檔案為口岸執(zhí)法提供法律依據(jù)

隨著法治觀念的不斷深入發(fā)展，人們的法律意識(shí)在不斷提升，口岸檔案為口岸執(zhí)法提供重要依據(jù)，也是后期案件審理過程中的重要證據(jù)?？诎稒n案管理工作作為涉及法律責(zé)任的一項(xiàng)重要工作，其重要性不言而喻，應(yīng)該在財(cái)力、人力和組織協(xié)調(diào)上給予充分重視，從而推進(jìn)口岸檔案管理的有效發(fā)展，為跨境貿(mào)易發(fā)展和口岸管理提供依據(jù)。

1.5 口岸檔案是持續(xù)優(yōu)化營商環(huán)境的有力推手

習(xí)近平總書記高度重視營商環(huán)境優(yōu)化，強(qiáng)調(diào)要“加快營造市場(chǎng)化、法治化和國際化的營商環(huán)境”。持續(xù)優(yōu)化口岸營商環(huán)境是立足新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、融入和服務(wù)新發(fā)展格局的必然要求，是促進(jìn)外貿(mào)高質(zhì)量發(fā)展的有力舉措?？诎稒n案可以有效指導(dǎo)當(dāng)前工作，促進(jìn)營商環(huán)境提升。例如：應(yīng)企業(yè)實(shí)際需求，口岸相關(guān)單位企業(yè)制定完善了口岸收費(fèi)目錄清單，并在口岸現(xiàn)場(chǎng)、口岸網(wǎng)站和山東國際貿(mào)易“單一窗口”向社會(huì)公布了通關(guān)環(huán)節(jié)各項(xiàng)收費(fèi)，口岸收費(fèi)更加規(guī)范透明。

2 現(xiàn)階段濟(jì)南市口岸檔案管理存在的主要問題

2.1 對(duì)口岸檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠

一是對(duì)口岸檔案重視程度不足，有些部門未能意識(shí)到口岸檔案對(duì)于口岸其他工作的重要意義，對(duì)檔案的投入不足，相關(guān)的檔案工作推進(jìn)速度緩慢;二是在實(shí)際工作中重工作，輕收集，導(dǎo)致檔案資料收集不及時(shí)、不全面，質(zhì)量不高，嚴(yán)重地造成部分檔案資料缺失;三是資料收集方式缺乏創(chuàng)新，對(duì)口岸檔案管理面臨的新形勢(shì)和新任務(wù)認(rèn)識(shí)不深，普遍存在重視紙質(zhì)文字材料的收集，而忽視對(duì)音視頻、實(shí)物等其他載體形式資料收集的現(xiàn)象;四是口岸是保密工作的重要前哨，口岸單位普遍應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)，需要加強(qiáng)檔案信息保密管理。

2.2 口岸檔案管理制度不完善

各口岸單位檔案管理水平不一，面臨的實(shí)際情況也不一樣，但是總的來說，如果口岸檔案相關(guān)工作不能得到及時(shí)有效的開展和完善，便不利于口岸檔案功能的充分發(fā)揮。以濟(jì)南市口岸物流辦為例，該單位是2019年集合原口岸處、物流處、打私處三個(gè)副局級(jí)單位而成立的一個(gè)正局級(jí)單位。原口岸處、物流處和打私處在履職過程中經(jīng)歷若干次機(jī)構(gòu)改革，辦公地點(diǎn)也幾經(jīng)變化，造成少量原始檔案的丟失以及破損。又由于重視程度不足，在搬遷工作開展之前缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，檔案材料沒能得以及時(shí)妥善整理。目前新的檔案室尚處于建設(shè)狀態(tài)，口岸檔案得不到及時(shí)整理上架。有些檔案材料數(shù)據(jù)庫里有文件目錄，但文件內(nèi)容不全，不能找到與目錄對(duì)應(yīng)的全文數(shù)據(jù)。造成此類檔案不完善不系統(tǒng)的根本原因還在于檔案管理制度和體系的不完善，因此在新舊機(jī)構(gòu)合并之際應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理。

2.3 口岸檔案管理專業(yè)性人才不足

口岸檔案管理信息化建設(shè)趨勢(shì)下，綜合型檔案管理人才處于缺失狀態(tài)，造成檔案管理相關(guān)工作的優(yōu)化不能持續(xù)進(jìn)行。要保障檔案管理工作能夠不斷發(fā)展，還需要對(duì)口岸具有全面了解、對(duì)信息技術(shù)具有全面了解等專業(yè)性較強(qiáng)、又具備綜合性技能的人才的加入。另外檔案工作流程相對(duì)枯燥乏味，不同程度上減弱了工作人員工作熱情及工作積極性，長此以往則可能產(chǎn)生工作惰性，無法及時(shí)記錄全面搜集原始數(shù)據(jù)與原始資料，直接影響口岸檔案整體質(zhì)量，因此需要完善相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。

2.4 口岸檔案的聯(lián)通共享不充分

口岸系統(tǒng)是由海關(guān)、機(jī)場(chǎng)、港口、鐵路、代理服務(wù)、外貿(mào)企業(yè)等不同隸屬關(guān)系、不同行業(yè)組成的綜合體，各單位都不同程度建立了檔案館（室），目前依托山東電子口岸“單一窗口”可實(shí)現(xiàn)部分信息免費(fèi)共享，但隨著跨境貿(mào)易的發(fā)展和企業(yè)對(duì)營商環(huán)境的需求不斷增強(qiáng)，互通共享的程度仍然不足。如果把口岸系統(tǒng)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)整合，圍繞企業(yè)和市場(chǎng)需求，將各個(gè)相關(guān)口岸單位的檔案信息通過專門的檔案管理平臺(tái)匯集起來，形成一個(gè)完整的口岸檔案管理體系，這就能為企業(yè)和社會(huì)提供更加便利的服務(wù)，有利于促進(jìn)外向型經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3 優(yōu)化口岸檔案管理路徑探析

3.1 提高對(duì)口岸檔案管理重視程度，深入探究檔案管理問題

檔案管理的質(zhì)量直接影響口岸相關(guān)工作的效率，因此需要持續(xù)了解檔案管理先進(jìn)管理理念，對(duì)檔案管理的功能進(jìn)行細(xì)分，明確各項(xiàng)工作內(nèi)容的優(yōu)化要點(diǎn)，不斷對(duì)現(xiàn)階段口岸檔案管理存在的問題進(jìn)行深入探究，并及時(shí)進(jìn)行解決，防止對(duì)口岸相關(guān)工作產(chǎn)生不良影響[2 ]。一是應(yīng)該強(qiáng)化《檔案法》的宣傳工作，提高大家對(duì)口岸檔案重要性的的認(rèn)識(shí);二是加大對(duì)口岸檔案管理的資金投入，及時(shí)更換陳舊破損的基礎(chǔ)設(shè)施，引入先進(jìn)管理方式，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理;三是檔案管理必須嚴(yán)格遵守保密制度和管理制度，同時(shí)加強(qiáng)信息化技術(shù)的保密管理，一旦出現(xiàn)非法行為，要嚴(yán)厲懲處。

3.2 完善檔案管理制度體系，提升口岸檔案管理質(zhì)量

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，也是一項(xiàng)需要責(zé)任心且需長期搜集整理的工作。而口岸檔案管理工作往往缺乏明確具體有效的操作規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏有效指導(dǎo)，檔案收集、管理較為隨意，從而影響檔案管理的質(zhì)量和效率，因此必須建立一套行之有效的檔案管理制度體系，以充分發(fā)揮出檔案的功能和價(jià)值。一是制定科學(xué)的檔案管理工作制度與操作標(biāo)準(zhǔn)，明確基本的檔案管理操作方法、步驟和要求。并借助已有的成功經(jīng)驗(yàn)來完善和修訂原有檔案管理體系，構(gòu)建出與現(xiàn)代化發(fā)展模式相融合的新體系。二是明確檔案管理崗位職責(zé)，注重發(fā)揮各部門的積極性，單位各科室與職能部門之間需要堅(jiān)持管理需求的融合性發(fā)展。三是要將檔案管理工作列入單位考核體系，提高大家對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作考核監(jiān)督管理。四是針對(duì)機(jī)構(gòu)改革對(duì)檔案管理工作造成的影響提出解決方案。要樹立“一盤棋”的思想，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決，長遠(yuǎn)來看待檔案管理問題，盡可能地“切尾巴”，把積存的文件盡快整理歸檔，將有問題的檔案加緊整理搶救，能挽回的予以挽回。

3.3 引入檔案管理專業(yè)性人才，多路徑優(yōu)化檔案管理

口岸物流辦的檔案管理工作不僅復(fù)雜而且還具有專業(yè)性，需要通過引入專業(yè)性檔案管理人才，以及相關(guān)技術(shù)人才，打造檔案管理人才隊(duì)伍，對(duì)檔案管理進(jìn)行全面優(yōu)化。一是在人才的引入上，可以通過編制招聘、人才引進(jìn)等方式，拓寬人才招聘范圍，促使人才不斷加入到檔案管理工作中。二是加強(qiáng)培訓(xùn)力度，使檔案管理人員不僅僅具備檔案管理知識(shí)，而且能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的使用能力，同時(shí)具備口岸的專業(yè)知識(shí)。三是暢通人員晉升渠道。通過職稱評(píng)定聘用等方式提升檔案管理人員待遇，增強(qiáng)工作人員對(duì)本職工作的歸屬感和認(rèn)同感，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展。

3.4 應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理共享聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)

目前，數(shù)字化檔案管理技術(shù)已滲透到各個(gè)行業(yè)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛地運(yùn)用在檔案領(lǐng)域，但是應(yīng)用的深度還不夠。目前依托“單一窗口”可實(shí)現(xiàn)機(jī)場(chǎng)、港口等口岸部門信息聯(lián)通共享，要依托這個(gè)平臺(tái)，深入開發(fā)和推廣符合口岸工作要求的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建互聯(lián)互通、共建共享的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。要利用一切有利條件，推動(dòng)數(shù)字化檔案的發(fā)展。充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行快速整合處理[3 ]。目前“單一窗口”列入航空和港口信息，但是歐亞班列信息并未列入。在條件成熟情況下，可積極推進(jìn)歐亞班列平臺(tái)信息系統(tǒng)建設(shè)，推動(dòng)海關(guān)、機(jī)場(chǎng)、港口、鐵路、多式聯(lián)運(yùn)中心、聯(lián)運(yùn)經(jīng)營人等多方信息聯(lián)網(wǎng)，為計(jì)劃調(diào)度、實(shí)時(shí)監(jiān)控、費(fèi)用結(jié)算、稅務(wù)征收、物流配送等提供全程可視化、智能化服務(wù)，為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。其次，要按照相關(guān)法律法規(guī)要求，依法公開納入政府信息公開的現(xiàn)行文件，主動(dòng)在檔案聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享，提高檔案的利用率和共享率。再次，要為檔案管理部門配備有利的工作條件，對(duì)現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)、維護(hù)和更新，保障系統(tǒng)合理運(yùn)行，為優(yōu)化檔案管理工作提供有力的保障。在推動(dòng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的同時(shí)，還需明確檔案信息安全責(zé)任，確保數(shù)字化管理的保密性和安全性，尤其是口岸檔案處在涉密前沿，目前竊密技術(shù)也越來越高端，保密難度也越來越大，需要不斷提高保密和自我防范意識(shí)，利用最新信息技術(shù)做好防范工作。

結(jié)語

隨著對(duì)外開放不斷拓展，跨境貿(mào)易深入發(fā)展，口岸檔案管理產(chǎn)生的作用和效益也越來越重要，檔案管理工作的開展是物流渠道拓展下的必然要求，也是口岸各項(xiàng)工作規(guī)范發(fā)展的必要條件[4 ]。通過深入分析目前口岸檔案管理的不足，加強(qiáng)對(duì)口岸檔案管理的認(rèn)識(shí)，引入專業(yè)性的人才強(qiáng)化檔案管理體系建設(shè)，充分應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建檔案管理共享聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)等一系列辦法，能夠有效實(shí)現(xiàn)口岸檔案管理工作的優(yōu)化，進(jìn)而充分發(fā)揮出口岸物流辦和各個(gè)口岸單位的優(yōu)勢(shì)，助推跨境貿(mào)易穩(wěn)步發(fā)展，這對(duì)于全面提升黃河流域中心城市輻射帶動(dòng)能力，打造國內(nèi)大循環(huán)的戰(zhàn)略節(jié)點(diǎn)、國內(nèi)國際雙循環(huán)的戰(zhàn)略樞紐具有重要的意義。

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作者簡介：王偉，碩士研究生學(xué)歷;濟(jì)南市口岸物流事業(yè)發(fā)展中心館員;研究方向：檔案管理。

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