機關文書檔案數字化管理分析

劉志超

（凌源市住房和城鄉(xiāng)建設局，遼寧 凌源 122500）

大數據時代到來之后，機關事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時，已經對原有管理理念和內容進行了全面更新，并且引進了更加先進管理方式，通過構建信息化管理系統(tǒng)，對文書檔案進行了科學分類，也根據不同檔案安全等級，對其進行了針對性管理。盡管當前機關事業(yè)單位在開展文書檔案數字化管理工作時，已經根據時代發(fā)展要求，對現有管理內容進行了及時更新，但各項工作在開展時，依然存在一定不足之處，需要對其進行持續(xù)完善和優(yōu)化，才能提高文書檔案數字化管理工作開展質量和效率[1]。

一、機關文書檔案數字化管理要求

1.提高數據檢索效率

機關事業(yè)單位在發(fā)展期間，產生的文書檔案，對各種業(yè)務活動進行了記載，可以對機關事業(yè)單位發(fā)展情況進行真實反映，對機關事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略制定，存在重要參考價值。傳統(tǒng)文書檔案管理工作在開展時，主要是對紙質文件進行管理，在對各項數據進行檢索時，依靠人工作業(yè)形式開展相關工作，因此檢索效率比較低。在對檔案信息進行數字化處理之后，可以將其轉化為電子文本形式，通過對各項信息進行全文檢索，提高了檢索工作開展效率，檢索的內容更加準確。在對各項數據信息進行數字化管理時，只需要在信息化系統(tǒng)中輸入關鍵詞，就能在較短時間內檢索到相關文檔，并且對文檔進行在線編輯和使用，可以為各項業(yè)務活動開展提供有效數據支持[2]。

2.提升綜合服務水平

在進行紙質文書檔案應用時，要到檔案保存地點，對紙質檔案信息進行查詢和使用。用戶需要根據自身需求，對檔案信息進行查詢，還需要提交證明，才能獲取相應信息。在對紙質檔案信息進行使用時，主要存在復印和證明以及閱覽等業(yè)務。因為在對文書檔案信息進行使用時，涉及到的環(huán)節(jié)比較繁雜，且整體工作成本比較高，會對各項業(yè)務活動發(fā)展產生不良影響。在對文書檔案進行數字化儲存和管理時，可以提高檔案信息利用率，數字化檔案打破了空間和時間限制，用戶可以在信息化平臺上提交申請和證明。在獲得審批之后，可以對檔案信息進行在線利用和傳輸，用戶還可以借助自動查詢系統(tǒng)，對各項數據信息進行查詢和使用。盡管當前檔案自助查詢系統(tǒng)使用范圍比較窄，但再對其進行推廣和使用之后，將成為檔案信息利用最主要方式，可以進一步提高檔案服務水平[3]。

3.對檔案原件進行全面保護

傳統(tǒng)管理工作在開展時，主要是對紙質檔案信息進行保存和處理。機關事業(yè)單位在引進信息化技術之后，構建了OA辦公系統(tǒng)，并且對系統(tǒng)進行了推廣使用。在進行辦公系統(tǒng)應用時，可以對電子文檔信息進行傳輸和查詢。但實際上紙質檔案信息，對各項工作開展依然存在重要影響。在對紙質檔案信息進行保存時，會受到儲存環(huán)境濕度和溫度影響，容易出現原件數據遺失等情況。機關事業(yè)單位需要投入更多人力和物力資源，才能提高紙質檔案管理水平。在對紙質檔案信息進行使用時，如果查詢次數比較高，就會引發(fā)原件破損等問題，還存在字跡褪色等風險。將紙質文書檔案轉化文電子文件，在對其進行數字化儲存時，可以在信息化系統(tǒng)中對副本進行高效共享，還可以對數據信息進行整合應用，減少了紙質文書檔案使用頻次，降低了檔案信息損失風險，可以對原件進行充分保護。但因為紙質文件轉化為電子信息工作量比較大，需要加強轉化環(huán)節(jié)管理，才能避免出現數據誤差等問題[4]。

二、機關文書檔案數字化管理措施

1.建立長效管理機制

1.1 完善管理內容。在對文書檔案進行管理時，要想提高數字化建設水平，就需要建立長效管理機制，并且對原有管理制度內容進行更新和完善，才能為各項工作開展提供有效依據。機關事業(yè)單位在對文書檔案進行管理時，需要嚴格按照我國法律要求，制定針對性制度體系，促進數字化建設工作有序開展。機關事業(yè)單位要對數字化管理內容進行科學梳理，并且從綜合層面開展頂層設計工作。國家政府也要出臺相應法律法規(guī)，為各項工作開展提供行政依據。在對文書檔案進行數字化管理時，需要按照最新檔案法要求，對保管期限進行科學劃分，還要做好文書檔案數據處理。在對各類材料進行管理時，需要對現有工作流程進行完善和優(yōu)化，還要將數字化技術融合到管理各個環(huán)節(jié)中[5]。

1.2 規(guī)范管理流程。機關事業(yè)單位可以建設數字檔案室，并且嚴格按照管理標準，對各種載體檔案進行數字化處理，還要加強基礎設施建設力度。在進行數字化管理系統(tǒng)建設時，要對保護等級進行科學劃分，還要引進更加先進技術，對系統(tǒng)功能進行完善和優(yōu)化，通過對系統(tǒng)進行定期收集，提高綜合管理水平。在對專門文件進行管理時，要對其進行保密處理。我國在進行機關檔案數字化管理師，已經出臺了相應參考標準，可以為機關事業(yè)單位管理工作開展提供科學指導。機關事業(yè)單位在開展相關工作時，需要積極積累經驗，并且對現有管理標準和要求進行深入探究，通過對各項管理內容進行完善和優(yōu)化，進一步提高數字化建設水平[6]。

2.構建統(tǒng)一管理標準

在對文本檔案信息進行數字化管理時，工作系統(tǒng)性特征比較強，要從多個角度對影響因素進行全面分析和控制。在進行管理制度建設時，機關事業(yè)單位需要在現有制度體系基礎上，對其進行完善和優(yōu)化，還要構建統(tǒng)一管理標準。機關事業(yè)單位需要根據自身管理要求，結合法律規(guī)定制定符合自身特色的管理制度。在進行數字化管理時，還要對各項工作流程進行完善和優(yōu)化，并且將管理內容細化分解到具體建設環(huán)節(jié)中。因為在進行數字化管理時，會受到多元化因素影響，可能會出現管理缺陷問題。機關事業(yè)單位需要建立健全責任制度，將權責落實到個人身上，確保所有管理人員都能明確自身崗位職責和要求，要促進文書檔案管理工作向著規(guī)范化方向進行更好發(fā)展。在對紙質檔案信息進行數字轉化時，需要引進更加先進設備，并且對各個環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一管理。如果機關事業(yè)單位采用了外包形式開展數字化建設工作，要對各個工作環(huán)節(jié)進行全方位追蹤和管理[7]。

3.優(yōu)化資源配置

3.1 提高資源利用率。要想提高文書檔案數字化管理水平，管理人員需要強化自身責任心，要轉變原有工作思路和方法，將被動服務轉化為主動服務。在對現有數據資源進行管理和應用時，需要對各項資源潛力進行充分開發(fā)，還要為檔案管理工作開展提供有效支持。機關事業(yè)單位需要借助信息化技術構建檔案網站。如果單位條件比較好，還可以創(chuàng)建專題網站，要對檔案行業(yè)相關信息進行定期推送，還可以公布可公開的檔案數據。在進行檔案網絡管理時，需要設置用戶入口，用戶可以通過在線申請調取檔案信息，并且對檔案資源進行科學利用。在對現有檔案信息進行開發(fā)和使用時，管理人員需要根據不同保護等級資源應用特點，制定針對性管理措施，提高數據資源應用安全性[8]。

3.2 加強工作宣傳。在對檔案專題進行編研時，機關事業(yè)單位需要利用重要時間節(jié)點，舉辦檔案展覽等活動，還要借助多媒體對檔案管理工作進行大力宣傳，要保證所有部門工作人員都能認識到這項工作重要性，還要強化工作人員檔案管理意識。每年6月9日屬于國家檔案日，機關事業(yè)單位可以利用這一日期，策劃檔案宣傳活動。在進行展覽活動設計時，可以將線上活動和線下活動進行有機融合，通過對檔案管理內容進行宣傳。強化工作人員檔案管理意識。機關事業(yè)單位還可以開發(fā)檔案小程序，并且借助微博等軟件，對檔案信息資源進行開發(fā)和利用。在對檔案信息資源進行開發(fā)時，需要做好數據處理，要對可公開的數據和需要保密的數據進行準確區(qū)分，還要強化安全意識，才能對各項資源進行科學利用。

4.加大基礎設施建設力度

4.1 做好設備更新。在進行數字化建設和管理時，各項工作開展都需要充足設備支撐。但因為有些機關事業(yè)單位在開展數字化管理工作時，沒有加大資金投入力度，導致自身信息化建設水平比較低，影響了數字化管理工作開展。因此機關事業(yè)單位需要提高對管理工作重視程度，要根據基礎設施建設要求，加大人力、物力資源投入力度。在進行數字化設施和設備建設時，需要引進最新設備，并且對設施應用情況進行全方位管理。如果發(fā)現設施已經存在問題，要對其進行針對性維修，還要對損壞比較嚴重的設施進行全面更新。機關事業(yè)單位在對基礎設施建設情況進行管理時，需要對各項設施應用情況進行詳細記錄，將其作為后期維修和保養(yǎng)依據。機關事業(yè)單位還要對市場上一些新型設備進行重點關注，并且將其融入到自身建設中，要盡可能引進性能更加優(yōu)越的設施和設備，確保各項設施和設備在使用時，能夠發(fā)揮更大作用。

4.2 規(guī)范設施建設。在進行基礎設施和設備建設時，主要存在自動化辦公設備和管理系統(tǒng)以及檔案網站等內容。在進行自動化辦公設備研發(fā)時，可以通過溫度和濕度控制系統(tǒng)以及監(jiān)控系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、數字化掃描儀等設備，提高辦公質量和效率。在進行檔案管理系統(tǒng)建設時，機關事業(yè)單位需要根據自身的管理需求，引進符合管理要求的檔案系統(tǒng)。系統(tǒng)不僅要具備基礎數字化管理功能，還要通過系統(tǒng)升級，對功能進行拓展。管理人員要借助這項系統(tǒng)進行檔案信息錄入和輸出，還要實現全文檢索以及資源在線利用。在進行網站建設時，可以構建專題檔案或者設置專項管理模塊，要對有關檔案工作的信息進行定期推送，還可以將能夠進行公開的信息資源發(fā)布到網站中，提高資源利用率。

5.組建專業(yè)工作團隊

5.1 加強人才管理。在進行文書檔案數字化建設和管理時，對工作人員要求比較高，工作人員不僅要掌握基礎管理知識，還要學習一些新型信息化技術，才能提高數字化建設水平。目前大多數機關事業(yè)單位在進行管理人員選擇時，僅僅是對管理能力進行了考核，并沒有組織管理人員定期學習一些新型信息化技術和知識，導致管理人員數字化系統(tǒng)操作水平比較低，無法對檔案數據信息管理期間，存在的各項風險問題進行及時發(fā)現和解決。且檔案管理行業(yè)缺乏有效人才支撐，很多管理人員缺乏專業(yè)背景，不具備數字化管理能力，難以滿足受到數字化管理要求。機關事業(yè)單位需要拓寬人才引進渠道，并且建立健全人才培養(yǎng)機制，為數字化管理工作開展，提供有效人才支持。在進行人才引進時，機關事業(yè)單位需要對人才專業(yè)背景進行全面了解，要引進能夠掌握基本數字化技能的專業(yè)人才，還要通過制定實踐活動，提高人才動手能力，對現有檔案管理隊伍結構進行完善和優(yōu)化。

5.2 提高人才能力。在人才進行教育和培訓時，機關事業(yè)單位要根據自身發(fā)展要求，對現有人才培養(yǎng)機制進行完善和優(yōu)化，并且對教育培訓內容進行定期更新，要鼓勵人才積極參與各項教育和培訓活動，提高人才能力水平。機關事業(yè)單位也可以定期舉辦線上講座和研討會以及培訓班等活動，還可以讓專家講授工作經驗，并且在單位內部營造積極愉悅工作范圍，對人才進行潛移默化影響，確保專業(yè)人才理論知識更加豐厚，實踐能力能夠得到進一步提升，還要提高人才綜合素質。機關事業(yè)單位還可以建立健全人才激勵機制，要通過對人才能力進行定期考核，并且制定針對性獎勵和懲罰措施，充分調動人才積極主動性。機關事業(yè)單位還要對現有職務競爭機制和評優(yōu)評獎、職稱評價等措施進行適當調整，通過對人才發(fā)展需求進行全面了解，并且制定針對性激勵內容，促進人才進行更好發(fā)展。在對人才進行管理時，要對表現比較好的人才進行物質獎勵，還要對存在重大失誤的人才進行嚴重懲罰，確保人才能夠自覺規(guī)范自身行為，降低失誤問題發(fā)生幾率。

結語

綜上所述，機關事業(yè)單位在對文書檔案進行數字化管理時，不僅要從各個層面對管理風險問題進行全面預防，還需要提高文書檔案服務水平。將傳統(tǒng)管理模式轉化為數字化管理模式，是一項長期任務，不能一蹴而就。機關事業(yè)單位需要根據文書檔案管理工作要求，對各項內容進行同步更新，還要對數字化管理期間存在的技術難題進行深入分析和解決，才能降低檔案數據丟失等問題發(fā)生幾率。機關事業(yè)單位需要積極積累經驗，提高自身綜合管控能力，還要引進更加專業(yè)復合型技術人員，提高數字化建設水平。