檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)防控

劉霞

（重慶市長(zhǎng)壽區(qū)衛(wèi)生健康委員會(huì)干部人事檔案中心，重慶 401220）

一、緒論

干部人事檔案管理是人力資源開(kāi)發(fā)的重要基礎(chǔ)。近年來(lái)，很多單位重視人事檔案管理工作，加大了人事檔案電子化建設(shè)力度，進(jìn)一步拓展人事檔案管理思路，提升人事檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息更大范圍、更廣領(lǐng)域的共享和利用，提升了人事檔案信息的價(jià)值和作用。但同時(shí)我們看到，干部人事檔案電子化建設(shè)還存在著一些亟待解決的問(wèn)題，這些問(wèn)題不僅影響人事檔案管理本身，也對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)乃至單位發(fā)展產(chǎn)生了不利影響。新形勢(shì)下，我們必須正確判斷人事檔案電子化建設(shè)的利弊，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理思路，引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)人事檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展[1]。

二、干部人事檔案電子化建設(shè)的必要性

檔案電子化建設(shè)的重要意義檔案信息包含了歷史發(fā)展中的各類(lèi)信息，可為現(xiàn)實(shí)工作提供依據(jù)。面向海量的檔案信息，在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的前提下，應(yīng)用電子化檔案管理系統(tǒng)是未來(lái)檔案管理的主要方向，基于此背景，檔案電子化建設(shè)具有重要意義。

1.檔案電子化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的提質(zhì)增效具有重要意義

檔案管理工作量大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、使用頻率高，傳統(tǒng)的檔案管理工作程序復(fù)雜且煩瑣，且易產(chǎn)生錯(cuò)漏，需要耗費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行查找與利用。檔案電子化建設(shè)有效緩解了上述問(wèn)題，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)崿F(xiàn)快速全面檢索，提高檔案查詢、管理的效率和質(zhì)量。

2.檔案電子化建設(shè)對(duì)黨和國(guó)家的事業(yè)發(fā)展具有重要意義

檔案形成于人們的社會(huì)活動(dòng)，具有客觀性、真實(shí)性、可靠性等特征，可作為歷史依據(jù)，為黨和國(guó)家決策、構(gòu)建和諧社會(huì)提供重要參考。在實(shí)際工作中，無(wú)論是政府機(jī)構(gòu)還是普通民眾，對(duì)檔案信息的需求量越來(lái)越大，檔案利用頻次逐年增加，利用領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，檔案電子化建設(shè)可適應(yīng)多樣化需求，充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)性作用[2]。

3.檔案電子化建設(shè)對(duì)檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型再發(fā)展具有重大意義

目前，我國(guó)電子化進(jìn)程加快，檔案事業(yè)呈現(xiàn)迅猛發(fā)展的勢(shì)頭，各地檔案部門(mén)的管理理念也從單一保存式向檔案的開(kāi)發(fā)與利用等多元化方向轉(zhuǎn)變，檔案的電子化建設(shè)能夠在檔案的信息挖掘、歸納整理方面，豐富檔案管理內(nèi)涵，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中充分發(fā)揮檔案的重要作用，促進(jìn)檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

4.檔案電子化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)

檔案電子化是檔案工作新技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。當(dāng)前社會(huì)正處于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能普遍使用的時(shí)代，這類(lèi)新技術(shù)在檔案管理中的功能日益凸顯，在面對(duì)急速增長(zhǎng)的信息量、信息處理和信息傳播需求時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理模式明顯落伍，檔案電子化管理以高速、高效、高量的優(yōu)勢(shì)應(yīng)運(yùn)而生。如今，檔案電子化管理已經(jīng)成為全社會(huì)的一種普遍需求與行為。電子化普遍融入檔案管理及檔案服務(wù)的全過(guò)程。新修訂的《檔案法》增加的電子化建設(shè)章節(jié)，正是這種普遍融入的結(jié)果，檔案電子化已經(jīng)成為檔案工作中一個(gè)必然且需要常態(tài)化管理的環(huán)節(jié)。檔案電子化是檔案管理發(fā)展的一個(gè)階段性歷程。隨著與檔案管理有關(guān)的科技成果不斷推陳出新，檔案事業(yè)也歷經(jīng)了一系列發(fā)展過(guò)程，檔案電子化是檔案自產(chǎn)生至今發(fā)展過(guò)程中諸多技術(shù)變遷的一種，現(xiàn)階段檔案電子化建設(shè)的目標(biāo)，即是檔案信息的數(shù)字化，檔案信息的管理標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化[3]。

三、干部人事檔案電子化建設(shè)的主要內(nèi)容

當(dāng)前，干部人事檔案電子化建設(shè)主要包含紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、電子文件檔案的數(shù)據(jù)化、人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用等內(nèi)容。

1.紙質(zhì)干部人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

很長(zhǎng)一段時(shí)間，我國(guó)在干部人事檔案管理方面以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)干部人事檔案成為承載干部人事檔案信息的主體。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，在人事檔案電子化建設(shè)過(guò)程中有必要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，進(jìn)而存儲(chǔ)到信息存儲(chǔ)介質(zhì)或系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息的有效保存和合理利用。在變種轉(zhuǎn)型過(guò)程中，需要檔案管理人員結(jié)合紙質(zhì)檔案的具體特點(diǎn)選擇合適的數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑，對(duì)于近期形成的紙質(zhì)人事檔案信息可以直接用掃描和復(fù)印的方式對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理；對(duì)年代久遠(yuǎn)、無(wú)法進(jìn)行復(fù)制和掃描的檔案，可以通過(guò)拍照的形式將其存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。通過(guò)紙質(zhì)干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠?yàn)楹罄m(xù)干部人事檔案信息資源的管理和開(kāi)發(fā)提供更扎實(shí)的數(shù)據(jù)信息[4]。

2.建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

無(wú)論是紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型所形成的大量人事檔案數(shù)據(jù)資源，還是新收集上來(lái)的干部人事檔案信息資源，都應(yīng)該統(tǒng)一存儲(chǔ)到人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，結(jié)合不同檔案類(lèi)型對(duì)其進(jìn)行合理劃分，確保不同類(lèi)型的干部人事檔案都能夠得到有效的管理，形成干部人事檔案數(shù)據(jù)目錄，方便后續(xù)檢索和查詢。通過(guò)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，能夠使原有的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案得到妥善的保管，形成完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)論是在人力資源開(kāi)發(fā)方面還是在干部選拔任用方面，都可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析判斷，提高選人用人的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

3.開(kāi)發(fā)利用和共享干部人事檔案信息資源

干部人事檔案信息只有得到充分利用，才能體現(xiàn)其價(jià)值和作用。因此，應(yīng)將檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和共享作為工作的重要方面，既應(yīng)圍繞單位中心工作充分利用干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)優(yōu)勢(shì)，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，對(duì)干部人事檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和利用，更好地服務(wù)于干部人事及中心工作。同時(shí)也要加強(qiáng)干部人事檔案信息資源與政府相關(guān)部門(mén)以及其他社會(huì)組織的共享共用，為政府人力資源調(diào)整和社會(huì)組織人才引進(jìn)提供更為全面的人事檔案信息支持，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息系統(tǒng)與政府相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和社會(huì)組織人事管理系統(tǒng)的有效對(duì)接，方便人事檔案信息的互聯(lián)互通[5]。

四、檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)

1.對(duì)檔案電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠全面

首先，檔案電子化是指將社會(huì)、文化、經(jīng)濟(jì)、等信息整合，然后通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案資源的共享和利用。具體來(lái)講，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，結(jié)合電子化平臺(tái)等手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提升檔案管理工作的效率及科學(xué)性。檔案管理傳統(tǒng)觀念就是對(duì)檔案進(jìn)行整理和保存，如今信息資源的重要性越來(lái)越凸顯，檔案電子化管理的核心就是資源的“共享”和“利用”，而不僅僅局限于把檔案保存好，方便查閱，部分檔案工作者傳統(tǒng)守舊，對(duì)于檔案電子化缺乏全面認(rèn)知，一定程度上影響了檔案電子化的進(jìn)程。

2.檔案電子化建設(shè)的資源分配不均

檔案電子化最基礎(chǔ)的工作就是將紙質(zhì)、音頻和視頻等資料轉(zhuǎn)化為電子化存儲(chǔ)，掃描及記錄的精度決定了電子化的質(zhì)量，這些都少不了設(shè)施及設(shè)備的支撐。從目前檔案電子化進(jìn)程不難看出，基層檔案部門(mén)在這一方面較為薄弱。檔案電子化建設(shè)資金不足，導(dǎo)致基層檔案部門(mén)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施購(gòu)置不完善，缺乏專(zhuān)業(yè)的信息處理系統(tǒng)、掃描儀器、聲像檔案采集系統(tǒng)、磁盤(pán)陣列及微縮檔案膠片采集機(jī)等軟硬件。另一方面，一些檔案部門(mén)雖然配備了一定儀器設(shè)施，但是由于思想重視程度不夠或技術(shù)受限，沒(méi)有真正發(fā)揮這些儀器的最大效用，造成一定程度上的資源浪費(fèi)。對(duì)于檔案陳列室、數(shù)字化用房等專(zhuān)門(mén)用于檔案電子化的場(chǎng)所，在基層單位，尤其是高校和企業(yè)也很少見(jiàn)，對(duì)檔案電子化造成了一定阻礙。

3.檔案電子化建設(shè)專(zhuān)門(mén)人才稀缺

檔案管理工作有一定的復(fù)雜性，特別是檔案電子化過(guò)程中需要大量檔案管理、信息技術(shù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才。但目前大學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)屬于冷門(mén)，檔案相關(guān)部門(mén)工作強(qiáng)度大、難顯成績(jī)，薪資待遇一般，難以吸引優(yōu)秀人才投入檔案電子化事業(yè)中。現(xiàn)有的大多數(shù)人員工作結(jié)構(gòu)固化，學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，難以適應(yīng)飛速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)，盡管通過(guò)一定的培訓(xùn)能夠提高業(yè)務(wù)水平，但與專(zhuān)業(yè)人員相比，能力明顯不足，在檔案電子化大趨勢(shì)下，顯得較為被動(dòng)。此外，檔案人才隊(duì)伍一般為勞務(wù)派遣或事業(yè)編制人員，一些能力突出的工作者通過(guò)遴選或考公務(wù)員等方式離開(kāi)檔案管理隊(duì)伍，因此，電子化建設(shè)人才不斷流失。從總體情況來(lái)看，專(zhuān)業(yè)人才缺乏是制約檔案電子化建設(shè)的一個(gè)重要因素[6]。

4.相關(guān)管理制度存在缺陷

各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展脫離不了科學(xué)規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和制度。目前，隨著檔案電子化發(fā)展進(jìn)入深水區(qū)，現(xiàn)行的檔案管理制度難以適應(yīng)新的管理需求，新的運(yùn)行制度調(diào)整不及時(shí)，檔案管理制度的制定不夠及時(shí)、規(guī)范，缺乏一定的時(shí)效性和統(tǒng)一性。監(jiān)督機(jī)制也有待完善，對(duì)于檔案電子化管理過(guò)程中產(chǎn)生的新漏洞及新問(wèn)題，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。此外，安全制度也是不可忽視的一部分，檔案電子化涉及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，均具有一定的安全隱患，存在機(jī)密檔案泄露和丟失等風(fēng)險(xiǎn)，科學(xué)完善的檔案數(shù)據(jù)安全管理制度也亟待構(gòu)建。

五、檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)防控措施

1.建立完善干部人事檔案大數(shù)據(jù)管理體系

各單位應(yīng)將干部人事檔案電子化建設(shè)與有效利用放在重要位置，推進(jìn)干部人事檔案信息的有效整合，不斷提升干部人事檔案電子化管理質(zhì)量。在具體實(shí)施過(guò)程中應(yīng)建立和完善干部人事檔案數(shù)據(jù)管理體系。一是要建立數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。通過(guò)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類(lèi)型的干部人事檔案信息的全面收集，建立更契合單位發(fā)展實(shí)際需要的干部人事檔案信息管理體系，進(jìn)一步增強(qiáng)干部人事檔案信息管理的科學(xué)性、有效性和系統(tǒng)性，通過(guò)對(duì)干部人事檔案信息的合理分類(lèi)，更好地為單位中心工作和發(fā)展提供干部人事檔案信息支持。二是注重?cái)?shù)據(jù)管理系統(tǒng)的安全性。干部人事檔案信息只有完整、安全、有效，才能夠被開(kāi)發(fā)利用。如果干部人事檔案信息失真或泄漏，勢(shì)必會(huì)影響單位發(fā)展和干部人事檔案信息所涉及個(gè)人的合法權(quán)益。因此，在干部人事檔案信息管理過(guò)程中應(yīng)引入更為先進(jìn)的信息技術(shù)，提升干部人事檔案管理系統(tǒng)的安全性。應(yīng)通過(guò)身份識(shí)別和綁定密碼形式對(duì)登錄用戶進(jìn)行認(rèn)證，防止非法惡意登錄。同時(shí)采用加載數(shù)字水印和數(shù)字版權(quán)保護(hù)技術(shù)，防止干部人事檔案信息被惡意篡改，切實(shí)保障干部人事檔案信息安全。干部人事檔案信息只有得到有效開(kāi)發(fā)利用，才能夠體現(xiàn)出價(jià)值。因此，應(yīng)將干部人事檔案數(shù)據(jù)信息開(kāi)發(fā)工作放在干部人事檔案信息化建設(shè)的突出位置。

2.構(gòu)建檔案電子化建設(shè)資源及信息服務(wù)系統(tǒng)

檔案管理水平的提升對(duì)推動(dòng)黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展具有重要作用。要切實(shí)增強(qiáng)檔案電子化建設(shè)的有效性，提高檔案電子化的效率和質(zhì)量，有關(guān)部門(mén)需加大財(cái)政投入，購(gòu)置建設(shè)所需的高質(zhì)量掃描儀、計(jì)算機(jī)、電子化管理系統(tǒng)等基礎(chǔ)軟硬件，為檔案電子化建設(shè)奠定基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，按重要等級(jí)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，利用專(zhuān)業(yè)信息設(shè)備及系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的采集、整理、存儲(chǔ)、利用等，從而建立集成平臺(tái)，即檔案信息資源庫(kù)，真正達(dá)到高效管理、共享和應(yīng)用的要求。同時(shí)，可對(duì)管理流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，提升管理效率。

3.提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

人才是檔案電子化建設(shè)的關(guān)鍵，因此，必須注重檔案電子化專(zhuān)門(mén)人才的培養(yǎng)。一方面，要注重高層次檔案電子化專(zhuān)門(mén)人才的引進(jìn)，加大人才引進(jìn)力度；另一方面，要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案工作人員的工作理念，檔案管理人員要對(duì)檔案電子化建設(shè)建立全面的認(rèn)知，才能投入電子化建設(shè)中。相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、專(zhuān)家講座等方式，為檔案管理人員普及知識(shí)，使檔案管理人員理解電子化建設(shè)的重要性及實(shí)際效用，樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理觀念。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析等知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升檔案電子化人才培養(yǎng)的針對(duì)性，打造一支專(zhuān)業(yè)電子化檔案管理人才隊(duì)伍，使檔案電子化更好地為黨和人民服務(wù)。

4.完善檔案數(shù)據(jù)科學(xué)管理制度

一是完善監(jiān)督管理制度。完善的監(jiān)督管理機(jī)制是檔案電子化高效發(fā)展的前提，因此，在電子化過(guò)程中，針對(duì)新問(wèn)題、新漏洞，需要及時(shí)調(diào)整完善管理流程，確保檔案管理過(guò)程中的科學(xué)規(guī)范。此外，需利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案管理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)應(yīng)對(duì)，并形成長(zhǎng)效管理和監(jiān)督機(jī)制。二是完善安全保密制度。檔案的安全性是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，要確保檔案的安全性，首先要完善檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，制定檔案數(shù)據(jù)安全工作規(guī)范，細(xì)化責(zé)任范圍。在檔案電子化建設(shè)中，要改善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系建設(shè)，使用先進(jìn)技術(shù)，抵御黑客等入侵，從而保障檔案信息在傳輸及共享過(guò)程的安全。運(yùn)行維護(hù)人員應(yīng)定期實(shí)施運(yùn)維，提升電子檔案的管理效率和安全性。

結(jié)語(yǔ)

隨著電子化技術(shù)在社會(huì)生活及各領(lǐng)域中的推廣，檔案電子化已成為必然趨勢(shì)。檔案電子化能夠提升檔案管理效率，提高服務(wù)水平，賦予檔案資源更多的價(jià)值。檔案相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案電子化的重要性以及管理服務(wù)工作中的不足之處，針對(duì)這些不足，早日制定改善的方案，推動(dòng)檔案事業(yè)不斷發(fā)展。