信息化時代基層檔案管理質(zhì)量的提升及發(fā)展研究

康平 孫欣

（1.遼寧省鞍山市岫巖滿族自治縣自然資源事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鞍山 114300；2.遼寧省鞍山市岫巖滿族自治縣阜昌街道辦事處，遼寧 鞍山 114300）

引言

就通常情況而言，基層單位的檔案管理工作的內(nèi)涵非常豐富，這既是由其所面對的工作對象——即以群眾為代表的基層社會群體的巨大數(shù)量所決定的，也離不開其工作模塊的多元化和動態(tài)化特性的因素影響。在過去的基層檔案管理當(dāng)中，大量的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)都要消耗大量的人力和時間成本，且在文件的保管安全、查找利用的便捷性和準(zhǔn)確性上都無法提供可靠的保證，這就難免會給檔案的利用和其他各項工作的高效開展帶來嚴(yán)重的阻礙。隨著信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)的發(fā)展與日臻成熟，基層檔案管理工作者看到了一條新的工作優(yōu)化之路，也對這一條道路的行進(jìn)方法形成了一系列的研究和實踐成果，成為促進(jìn)各項基層事業(yè)長足進(jìn)步的強(qiáng)勁驅(qū)動力。

一、利用信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)優(yōu)化工作人員檔案建設(shè)管理

基層單位的工作人員是開展社會服務(wù)活動、維持單位基本運(yùn)轉(zhuǎn)、落實二次活動管理的核心力量，也是決定一所基層單位整體工作效力和社會口碑的核心所在，而這些功能的發(fā)揮無一不需要以完備、準(zhǔn)確、具體的人員檔案作為綜合保障，因此可以說針對工作人員檔案建設(shè)管理的水平直接決定著基層檔案管理工作總體質(zhì)量的高低優(yōu)劣?；谶@一認(rèn)知，基層檔案管理工作者要將工作人員檔案建設(shè)管理作為信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)在基層檔案管理中應(yīng)用的首要環(huán)節(jié)[1]。在執(zhí)行這一項工作時，基層檔案管理工作者可充分利用工作人員個人的入職檔案和人社信息資料，將這些內(nèi)容導(dǎo)入到工作人員數(shù)據(jù)庫中（如有必要，也可建立綜合性的數(shù)據(jù)庫集），而后以工作人員的畢業(yè)院校、專業(yè)、工作年限、既往工作經(jīng)驗等信息項作為一類條目，以此為參考優(yōu)化對工作人員的配工方向和崗位職責(zé)分配，從而在最大程度上做到對工作人員的“人盡其才”，并使有關(guān)檔案建設(shè)管理成果具備更高的單位工作調(diào)整參考價值。

需要強(qiáng)調(diào)的是，基層檔案管理工作者在開展這一項工作時應(yīng)當(dāng)適當(dāng)體現(xiàn)出檔案信息構(gòu)建的雙元交互性，即根據(jù)具體情況和實際工作需要向工作對象開放一定的檔案信息錄入、補(bǔ)充權(quán)限，讓后者得以通過更為主動的方式來豐富個人的電子檔案內(nèi)容，進(jìn)而在減輕管理者工作負(fù)擔(dān)的同時也可以進(jìn)一步提高檔案信息的準(zhǔn)確度。

例如在對街道辦事處的工作人員進(jìn)行社區(qū)服務(wù)任務(wù)分配時，基層檔案管理工作者可以將缺口崗位作為目標(biāo)詞目，通過對工作人員信息數(shù)據(jù)庫的動態(tài)篩錄來完成第一次匹配，即篩選出具有對應(yīng)工作服務(wù)經(jīng)驗和專業(yè)資質(zhì)的工作人員；而后再根據(jù)信息降序排列將符合條件工作人員的工作年限或?qū)I(yè)等級展示出來，便可結(jié)合缺口額度來確定最為合適的崗位任職人選。在完成這一工作后，基層檔案管理工作者便可將安排的結(jié)果同步錄入到對應(yīng)人員的數(shù)據(jù)宏中，使其可以在經(jīng)過AI程序的計算后自動融入該人員的初始檔案模塊中，使后續(xù)的有關(guān)調(diào)整同樣可以從中獲取必要的資訊參考。

二、利用信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)優(yōu)化工作項目檔案建設(shè)管理

工作項目是引導(dǎo)工作人員實現(xiàn)職能履行和綜合素養(yǎng)提高的主要平臺，也是基層檔案管理工作鏈條中的關(guān)鍵一環(huán)。基層檔案管理工作者在開展工作項目檔案建設(shè)管理時應(yīng)充分發(fā)揮出信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)在信息整合、數(shù)據(jù)排列和智能數(shù)據(jù)分析方面的效率優(yōu)勢，將工作項目設(shè)立的基本宏以信息基模的形式導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫二次程序當(dāng)中，再利用本季度、年度或工作階段、方案階段各類項目的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和工作目標(biāo)制作數(shù)據(jù)期望條目，最后利用數(shù)據(jù)庫中的整合鍵完成兩項數(shù)據(jù)內(nèi)容的快速匹配，進(jìn)而完成項目檔案的部門化、模塊化分建等工作項目檔案建設(shè)管理任務(wù)。在這里需要格外強(qiáng)調(diào)的是，基層檔案管理工作者在利用信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)完成這一任務(wù)后，還要以人工的方式進(jìn)行后續(xù)校對，以避免可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)沖突等問題，同時還應(yīng)當(dāng)在條件允許的情況下進(jìn)行檔案管理工作成果的二次數(shù)據(jù)傳錄[2]。

此外，對于工作項目檔案的建設(shè)管理通常需要涉及與其他單位之間的信息溝通和工作協(xié)調(diào)。因此，基層檔案管理工作者還應(yīng)當(dāng)預(yù)留出足夠的信息端口和數(shù)據(jù)存儲空間來為后續(xù)的補(bǔ)充檔案建立做準(zhǔn)備，同時還應(yīng)當(dāng)在需要的情況下利用“數(shù)據(jù)鎖”等技術(shù)對端口、存儲空間做區(qū)域劃分，以便更好地體現(xiàn)檔案管理工作的條理性。

比如在每一年的工作周期剛剛開始時，基層檔案管理工作者可以將所設(shè)常規(guī)工作項目的名稱和服務(wù)時數(shù)要求作為基本宏錄入到數(shù)據(jù)庫中，而后根據(jù)工作項目的負(fù)責(zé)人員、參與人員等信息鏈設(shè)立基本沖突項目，避免一名工作人員同時負(fù)責(zé)、參與多個工作項目的問題出現(xiàn)；在匹配完成后，基層檔案管理工作者還可通過復(fù)檢功能對項目分配表、人員任職表或項目進(jìn)度考核表等做基模校對，檢查有無項目環(huán)節(jié)分布過于集中的現(xiàn)象；最后則可將管理數(shù)據(jù)成果作為固定內(nèi)容保存到數(shù)據(jù)庫中，以滿足后續(xù)可能出現(xiàn)的項目、人事調(diào)整或項目環(huán)節(jié)刪減等方面的工作需要。

三、利用信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)優(yōu)化物資物品檔案建設(shè)管理

任何一項工作的開展都離不開必要的物質(zhì)條件，因此涉及物資物品的檔案建設(shè)管理必然是基層檔案管理工作中具象化特征最為明顯的一個環(huán)節(jié)，故而也會在工作過程中以實地方式作為常規(guī)手段來開展；然而這并不意味著信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)就在這一領(lǐng)域就失去了自己的“用武之地”，恰恰相反，信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)對于物資物品檔案建設(shè)管理的過耗降低等目標(biāo)的實現(xiàn)還有著不可替代的作用。具體而言，基層檔案管理工作者可以在物資物品采買或入庫時便根據(jù)由廠家或基層單位采買部門提供的電子清單直接將物資物品的名稱、類別、數(shù)量、價格、用途、使用須知等信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，而后通過實地調(diào)查的方式補(bǔ)入各類物資物品的實際質(zhì)量狀況和其他諸如具體規(guī)格、材質(zhì)等方面的細(xì)節(jié)信息。在完成這些工作后，基層檔案管理工作者便可根據(jù)對應(yīng)工作項目的服務(wù)時數(shù)和對應(yīng)工作項目的開展進(jìn)度、物資物品的臨時取用情況來調(diào)整物資物品的庫存數(shù)量和類型比例，從而提高這一項工作的效率。應(yīng)當(dāng)格外注意的是，為確保這一項工作的執(zhí)行質(zhì)量，基層檔案管理工作人員同樣要將電子檔案建立和人工檔案復(fù)核相結(jié)合，并在一定程度上提高針對電子檔案的復(fù)檢頻率[3]。

此外，對于以提供倉儲服務(wù)為主要業(yè)務(wù)內(nèi)容的基層單位，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建資源上進(jìn)一步提高物資物品檔案建設(shè)管理工作的占比，并可在一定程度上將這一方面的工作和工作項目檔案建設(shè)管理相合并，還可在情況允許或需要的情況下實行“倉機(jī)對接”型的專檔管理措施；而對于以提供非實體服務(wù)為主要業(yè)務(wù)內(nèi)容的基層單位，這一方面的工作則可完全轉(zhuǎn)入到線上空間進(jìn)行，但要同時做好對數(shù)據(jù)檔案的多元備份和轉(zhuǎn)錄工作，以提高檔案管理工作的安全系數(shù)。

例如對于一些基層化學(xué)研究或化驗服務(wù)提供單位的化學(xué)試劑、藥品的檔案建設(shè)管理，基層檔案管理工作者可以根據(jù)試劑、藥品的名稱、外觀狀態(tài)、化學(xué)性質(zhì)、采買價格、單位成本、用途和使用須知來設(shè)計一套復(fù)合型的信息條目，并將這些條目以宏的形式錄入到電子檔案庫中。在后續(xù)檔案建設(shè)和管理環(huán)節(jié)中，基層檔案管理工作者可建立這一電子檔案庫的副本并將之納入工作項目檔案管理數(shù)據(jù)庫中，或者在兩個數(shù)據(jù)庫間建立信息聯(lián)動程序，這樣就可以讓試劑、藥品數(shù)據(jù)庫中的信息隨著單位工作項目的開展進(jìn)度而自動變化。

四、利用信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)優(yōu)化工作對象檔案建設(shè)管理

很多基層單位都是以為社會提供基本服務(wù)為主要職能的，因此對工作對象的有效檔案建設(shè)管理在基層檔案管理工作中便始終處于一個比較特殊的位置——它的執(zhí)行效果在很大程度上是受工作對象個體或群體的主觀因素影響的，但卻又可以通過各項客觀數(shù)據(jù)的整合而形成準(zhǔn)確、豐富的工作參考?；谶@一基本認(rèn)識，基層檔案管理工作者在進(jìn)行工作對象檔案建設(shè)管理時，首先要借助由前段服務(wù)單位（或工作對象本人、親屬、工作單位）提供的工作對象個人檔案形成起始數(shù)據(jù)宏，而后以此為基礎(chǔ)建立起反映包括工作對象性別、年齡、民族、籍貫、政治面貌、工作單位（包括以往工作單位）和教育經(jīng)歷等重要信息的數(shù)據(jù)庫。在完成這一環(huán)節(jié)的工作后，基層檔案管理工作者要將數(shù)據(jù)庫和各有關(guān)服務(wù)部門管理者、工作人員的電子檔案以實時端口的方式連接起來，自動對后者的內(nèi)容（包括更新內(nèi)容）做數(shù)據(jù)備份和轉(zhuǎn)植，從而對每個工作對象的個體情況、家庭情況、社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)條件和社會服務(wù)需求等信息形成更加完整的掌握[4]。

需要格外提到的一點是，基層檔案管理工作人員在開展這一方面工作時，應(yīng)當(dāng)確保信息調(diào)查范圍和本單位的服務(wù)范圍、職權(quán)范圍相一致，避免對工作對象的非必要信息做調(diào)查，以免造成不必要的矛盾糾紛；此外，對于工作對象的檔案隱私保護(hù)工作也要體現(xiàn)出足夠的力度，并在檔案的備份方面采取相對保守的工作策略，在最大程度上體現(xiàn)出工作者的謹(jǐn)慎性和人文關(guān)懷性。

比如對于基層辦事處而言，面對剛剛遷入本轄區(qū)的外來務(wù)工人員或者因婚姻關(guān)系而遷入的居民，基層檔案管理工作者可以在既有數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)設(shè)一個臨時宏，通過對工作對象檔案的掃描和約談后的人工錄入等方法在宏中存儲工作對象的社會經(jīng)歷信息和經(jīng)濟(jì)收入、文化程度量化資料，并利用“大數(shù)據(jù)”的信息篩選、匹配功能為其尋找在各個方面均與之具有較高適配度的基層服務(wù)項目，以此來作為給這名工作對象推薦社會服務(wù)項目乃至對應(yīng)工作人員的可靠參考。

五、利用信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)優(yōu)化基層單位間交流檔案建設(shè)管理

對于絕大多數(shù)基層單位來說，單位和單位之間的業(yè)務(wù)交流不僅是擴(kuò)大單位社會影響、優(yōu)化單位公共形象的重要渠道，也是提高單位總體職能履行水準(zhǔn)、爭取各方態(tài)度或資源支持的一項關(guān)鍵工作，因此與之有關(guān)的檔案建設(shè)自然也就成為基層檔案管理的必要項目。對于這一方面的工作，基層檔案管理工作者可以將本單位目前的資源缺口和缺額、社會服務(wù)范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和方向、工作人員隊伍建設(shè)方向等信息內(nèi)容錄入到數(shù)據(jù)庫中，而后利用周邊同類型、同等級基層單位的官網(wǎng)信息或民政、工商、醫(yī)療、環(huán)保、公安等部門的公開信息直接建立交流目標(biāo)的數(shù)據(jù)庫，最后將二者的數(shù)據(jù)內(nèi)容按照建立補(bǔ)差或量換宏的方法做快速匹配，從而確定后續(xù)基層單位之間交流的重點對象和主要方向。當(dāng)然，這一項工作應(yīng)當(dāng)更多地體現(xiàn)出信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)的整合優(yōu)勢，而不是根據(jù)整合結(jié)果進(jìn)行過多的數(shù)據(jù)共享活動，否則反而會給單位和單位之間的交流工作帶來諸多不便。

對于提供社區(qū)醫(yī)療保障服務(wù)的衛(wèi)生服務(wù)站，基層檔案管理工作者可根據(jù)服務(wù)站所在社區(qū)內(nèi)老人數(shù)量較多的狀況或者根據(jù)當(dāng)前的高發(fā)病癥，選擇社區(qū)范圍內(nèi)或者鄰近社區(qū)的醫(yī)院、私立衛(wèi)生保健服務(wù)單位作為合作對象，將服務(wù)站當(dāng)前的薄弱服務(wù)項目和社區(qū)老人普遍的身體情況錄入到數(shù)據(jù)庫中，通過與合作對象數(shù)據(jù)庫信息的量換宏轉(zhuǎn)化來形成比較清晰的醫(yī)療服務(wù)優(yōu)化目標(biāo)或具體方案，從而在一定程度上為服務(wù)站醫(yī)療保障工作質(zhì)量的提升提供更為有力的保障。

除了以上幾方面主要策略之外，基層檔案管理工作者還應(yīng)當(dāng)注重從檔案資料的建設(shè)源頭環(huán)節(jié)就開始體現(xiàn)出信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，在本單位條件和主要業(yè)務(wù)、服務(wù)工作性質(zhì)允許的情況下，積極構(gòu)建單位的線上服務(wù)端口，讓更多的工作對象通過線上途徑獲取相應(yīng)的服務(wù)，從而讓業(yè)務(wù)、服務(wù)信息直接以數(shù)據(jù)的形式自動導(dǎo)入到網(wǎng)站或應(yīng)用軟件后臺當(dāng)中，進(jìn)而大大縮短電子檔案庫的構(gòu)建路徑，實現(xiàn)有關(guān)工作質(zhì)量、效率和精度的三維提升。

結(jié)語

基層單位是直接面向社會大眾的第一線社會單元，其所承擔(dān)的往往是最為人民所關(guān)心也最能影響人民生活質(zhì)量的工作，對于這些單位的檔案建設(shè)和管理工作必須得到更高層級的重視和優(yōu)化研究。基層檔案管理工作者要充分重視起信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)在本單位各方面檔案建設(shè)管理工作中的巨大價值和遠(yuǎn)大發(fā)展空間，通過在工作人員檔案管理、工作項目檔案管理、物資物品檔案管理、工作對象檔案管理和單位與單位之間交流檔案管理等方面的深度踐行，將信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)的價值和能量開發(fā)到最大、發(fā)揮到最大，令基層檔案管理工作實現(xiàn)質(zhì)量和效率的雙重提升，從而為社會各行各業(yè)建設(shè)事業(yè)的推進(jìn)作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。