信息化背景下人力資源和社會保障局檔案管理探究

楊爽

（遼寧省葫蘆島市綏中縣就業(yè)和社會保障服務(wù)中心，遼寧 葫蘆島 125200）

引言

在信息化條件下人力資源和社會保障局進(jìn)行檔案管理工作中需要按照行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求提高信息化管理的效果，并且以信息化為主導(dǎo)的條件變革以往的管理思路，提高檔案管理本身的服務(wù)水平，重新思考檔案管理的原則和理論，從而符合信息化時代的發(fā)展方向，使檔案管理水平能夠得到全面的提升。

一、人力資源和社會保障局檔案信息化管理存在的問題

1.信息化管理時間較短

在信息化條件下為了使人力資源和社會保障局檔案管理水平能夠得到全面提高，需要認(rèn)真地分析在新時期背景下所產(chǎn)生的挑戰(zhàn)之后，再按照現(xiàn)有的管理模式，提出更加科學(xué)的創(chuàng)新方案，推動總體管理水平能夠符合預(yù)期的要求，凸顯檔案管理工作與時俱進(jìn)的特征。在信息化條件下對檔案管理的模式和要求提出了諸多的標(biāo)準(zhǔn)，面臨著新的挑戰(zhàn)如果在短時間內(nèi)并沒有加強(qiáng)對檔案管理模式優(yōu)化重視程度，會導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)入到惡性循環(huán)中，影響各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。例如信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用時間較短，相關(guān)人員并沒有掌握信息化的操作技巧及方法，也沒有形成完善的管理思維，對方案信息化管理造成了一定的影響，并且也沒有使各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)變得更加科學(xué)，仍然采取傳統(tǒng)人工的方式來進(jìn)行檔案管理。不僅會浪費(fèi)大量的時間，還會導(dǎo)致人工操作和信息化之間的矛盾越來越突出，無法實(shí)現(xiàn)有效的協(xié)調(diào)，限制了檔案管理工作在新時期下的穩(wěn)定進(jìn)步。

2.基礎(chǔ)管理不夠完善

基礎(chǔ)管理的不完善也是當(dāng)前人力資源和社會保障局檔案管理工作中所存在的問題，在信息化時代下需要管理部門加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，引進(jìn)高素質(zhì)的工作人員，更加靈活的應(yīng)對在檔案管理工作中存在的問題，避免對信息化建設(shè)造成一定的影響。但是在當(dāng)前檔案管理工作中，由于對信息技術(shù)管理認(rèn)知不徹底，信息化建設(shè)仍然是停留于表面，無法及時地優(yōu)化當(dāng)前的檔案管理模式，導(dǎo)致各項(xiàng)數(shù)據(jù)管理存在著不到位的問題。部門內(nèi)部缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施支撐檔案管理工作的順利進(jìn)行，再加上培訓(xùn)工作中講解信息管理方式的不全面，為管理人員講解檔案管理的技巧以及新型的利用方法，導(dǎo)致相關(guān)人員在檔案管理中存在著盲目性的特征，無法完善自身的工作模式，各項(xiàng)工作也出現(xiàn)了太過形式化和不規(guī)范的問題，無法優(yōu)化當(dāng)前檔案管理模式，使檔案管理工作在信息化背景下出現(xiàn)停滯不前的問題，無法充分發(fā)揮信息化管理本身的價值。與此同時在檔案管理工作中，在檔案管理工作中還執(zhí)行傳統(tǒng)管理思維，仍然停留于傳統(tǒng)人工操作管理，這和信息化建設(shè)出現(xiàn)了相互違背的情況。再加上評價機(jī)制更新的不及時，無法指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。

二、信息技術(shù)在人力資源和社會保障局檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

1.有助于符合時代發(fā)展的需要

為了使信息技術(shù)能夠在人力資源和社會保障局檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的價值以及效果，在實(shí)際工作中需要了解信息技術(shù)應(yīng)用的功能，再根據(jù)人力資源和社會保障局檔案管理的相關(guān)要求，促進(jìn)兩者之間的有效融合，構(gòu)建新型的管理體系，從而使整體檔案管理效果能夠符合預(yù)期的要求，在以往人力資源和社會保障局檔案管理工作中，大多數(shù)的操作是通過人工的方式來完成，這一方式比較適用于信息資源量較少的情況，但是隨著我國新技術(shù)的不斷發(fā)展，人力資源和社會保障局檔案的數(shù)量和類型在逐漸地增多，如果仍然采取以往的工作方式不僅會增加人工操作壓力，還會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在儲存時出現(xiàn)丟失以及損毀的問題，無法滿足單位發(fā)展需要。因此在實(shí)際工作中需要迎合時代發(fā)展趨勢，融入先進(jìn)的信息技術(shù)來滿足人力資源和社會保障局檔案的管理要求。在各行各業(yè)發(fā)展過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為常見的技術(shù)模式，并且隨著我國科技水平的不斷提高，其中的技術(shù)含量也在逐漸增加，因此在人力資源和社會保障局檔案管理工作中需要把握時代發(fā)展最新趨勢，創(chuàng)新當(dāng)前的管理模式，融入信息技術(shù)來用于信息的解鎖以及調(diào)閱等等，突出人力資源和社會保障局檔案管理與時俱進(jìn)的工作思路。

2.有助于提高檔案管理工作的質(zhì)量

將信息技術(shù)融入到人力資源和社會保障局檔案管理工作中，還有助于提高檔案管理工作本身的質(zhì)量，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)模式而言在融入信息技術(shù)之后，檔案管理工作的數(shù)字化特點(diǎn)較為明顯，有效地保證了檔案管理工作本身的質(zhì)量。在信息技術(shù)利用的過程中能夠更加快速的整合不同信息，之后再按照數(shù)字化平臺的功能自動化的分類不同檔案信息，之后再傳遞到相關(guān)部門中進(jìn)行統(tǒng)一的審核，在確認(rèn)沒有任何問題之后，再錄入到系統(tǒng)平臺中進(jìn)行統(tǒng)一的管理。在后續(xù)工作中如果相關(guān)部門想要調(diào)取相關(guān)信息時，可以直接在系統(tǒng)平臺中輸入自己的身份信息后調(diào)取相關(guān)的關(guān)鍵詞，在短時間內(nèi)就可以獲取相關(guān)的信息了，有效地提高了信息技術(shù)本身的運(yùn)用效果，進(jìn)一步地降低對人工的依賴感[1]。同時也可以防止人為操作失誤而對檔案管理工作的影響，使各項(xiàng)管理能夠更加有條不紊地進(jìn)行，貼合當(dāng)前人力資源和社會保障局檔案管理數(shù)字化發(fā)展要求，減少滯后因素對檔案管理的影響。

3.有助于提高檔案的利用率

在人力資源和社會保障局檔案管理工作中要持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化當(dāng)前的信息系統(tǒng)管理模式，從而激發(fā)各個部門人員在系統(tǒng)調(diào)取檔案的積極性，有效提高人力資源和社會保障局檔案管理的利用率，在以往工作中有大多數(shù)操作屬于人工操作的范疇，增加了繁瑣程序的發(fā)生，在調(diào)取信息時需要經(jīng)過長時間的等待才可以獲取相對應(yīng)的信息。然而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在當(dāng)前人力資源和社會保障局檔案管理工作中融入信息技術(shù)能夠快速提取想要的信息，為單位各項(xiàng)活動的順利實(shí)施奠定基礎(chǔ)，逐漸地轉(zhuǎn)變以往落后式的管理模式。更加貼合于當(dāng)前的檔案管理要求，減少各種不規(guī)范問題的發(fā)生。使整體檔案管理實(shí)效性能夠得到全面的提高，走檔案管理持續(xù)發(fā)展之路，為單位各項(xiàng)活動的實(shí)施提供重要的信息資料。

三、信息化背景下人力資源和社會保障局檔案管理工作的開展策略

1.更新現(xiàn)有的管理模式

在信息化條件下為了使人力資源和社會保障局檔案管理工作可以更加順利的實(shí)施，在實(shí)際工作中需要更新現(xiàn)有的管理模式，逐漸地上升辦案管理本身的工作地位，避免對各項(xiàng)活動的發(fā)展造成較為嚴(yán)重的影響。隨著科技水平的不斷進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的必然趨勢了，相關(guān)部門需要增強(qiáng)思想認(rèn)知，以保證檔案管理工作實(shí)效性為主，提高檔案管理工作本身的效果[2]。在信息化建設(shè)時需要掌握正確的信息化建設(shè)目標(biāo)，并且還需要完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)模式，在部門內(nèi)部設(shè)置專項(xiàng)資金投入先進(jìn)的設(shè)備，支持信息化管理工作的順利進(jìn)行，并且還需要認(rèn)識到信息化管理和員工管理之間的差異性，在部門內(nèi)部擴(kuò)大信息化的宣傳范圍，促進(jìn)各個檔案管理人員能夠轉(zhuǎn)變自身的工作思路，減少在檔案管理工作中所存在的問題，突出檔案管理工作重點(diǎn)，迎合數(shù)字化的管理方向。例如從以往的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源的管理，以數(shù)字化資源為主要的管理對象，形成不同門類檔案并要完成數(shù)字化的加工，利用現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行檔案信息資源的有效管理，避免出現(xiàn)各種繁瑣的問題，經(jīng)過信息化檔案資源的建設(shè)組成，高效利用的信息資源管理平臺，充分的彰顯檔案信息資源管理本身的價值。在人力資源和社會保障局內(nèi)部形成良好的工作氛圍，加快方案信息化建設(shè)的進(jìn)程，為信息管理提供重要的基礎(chǔ)。

2.安全使用電子檔案

雖然在信息化背景下進(jìn)行人力資源和社會保障局檔案管理模式的轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為重要的工作重點(diǎn)，但是也要靈活地應(yīng)對在實(shí)際管理中所存在的挑戰(zhàn)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，保證電子檔案的安全使用，避免對各項(xiàng)檔案服務(wù)造成較為嚴(yán)重的影響。首先相關(guān)部門需要改進(jìn)和規(guī)范計(jì)算機(jī)的應(yīng)用模塊，多方位的符合當(dāng)前檔案管理需要，例如根據(jù)文件處理流程進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，之后在部門內(nèi)部貫徹落實(shí)責(zé)任機(jī)制，避免對信息化管理造成較為嚴(yán)重的影響。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展。電子檔案所包含的信息逐漸朝著擴(kuò)大的趨勢不斷地發(fā)展，數(shù)量也在持續(xù)增加，隨之而來的安全問題頻繁發(fā)生，對電子檔案的安全管理造成了一定的影響。因此在管理工作中要在軟件設(shè)置相對安全防護(hù)系統(tǒng)，并且做好數(shù)據(jù)流通渠道的有效加密，減少數(shù)據(jù)泄露問題的發(fā)生，從而保證電子檔案管理工作的順利進(jìn)行[3]。其次在后續(xù)管理過程中，還需要保證電子檔案本身的真實(shí)性，電子文件的生成和歸檔如果缺少程序化的管理模式，會間接導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰，也會致使信息整合無法符合預(yù)期的要求。因此在實(shí)際工作中需要實(shí)現(xiàn)電子化管理模式的有效優(yōu)化，并且還需要和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案建立相互的聯(lián)系，搭建統(tǒng)一的管理模式，從而保證各項(xiàng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使檔案信息能夠具備較強(qiáng)的真實(shí)性[4]。

3.提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

在信息化條件下進(jìn)行人力資源和社會保障局檔案管理工作中離不開高素質(zhì)人員的支持，因此在實(shí)際工作中需要根據(jù)檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，督促管理人員認(rèn)真地對待在檔案管理中的任務(wù)，促進(jìn)檔案管理水平能夠符合預(yù)期的要求。在實(shí)際檔案管理的過程中，需要加強(qiáng)對基本理論和技巧的有效融合，講解電子化檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系以及聯(lián)系等等，保障相關(guān)管理人員能夠明確自身的工作重點(diǎn)和工作職能，形成完整的思想認(rèn)知，更加高效率地完成當(dāng)前的檔案管理任務(wù)。之后還需要總結(jié)當(dāng)前信息化建設(shè)方面的經(jīng)驗(yàn)和問題，在培訓(xùn)工作中進(jìn)行有效的溝通和交流，提高檔案管理工作本身的效果。值得注意的是，由于檔案管理并沒有固定的載體，因此在實(shí)際管理過程中，需要精細(xì)化的落實(shí)電子化檔案管理的細(xì)則，單位可以借鑒其他單位在電子化檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，之后，再根據(jù)本單位電子檔案管理需求，提高電子檔案管理培訓(xùn)工作本身的針對性，符合信息化條件下對檔案管理工作本身的要求，保障各項(xiàng)工作科學(xué)性能夠得到充分的提升。領(lǐng)導(dǎo)人員要定期對檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行定期的考察，嚴(yán)格按照檔案管理的需求以及標(biāo)準(zhǔn)指出重要的完善方法，增強(qiáng)人員的思想認(rèn)知，更加認(rèn)真和一絲不茍地完成當(dāng)前的檔案管理任務(wù)。檔案管理人員要在日常工作中總結(jié)豐富的工作經(jīng)驗(yàn)之后，在后續(xù)培訓(xùn)活動中提出自身關(guān)于檔案管理方面的困惑，方便培訓(xùn)人員提出有效的應(yīng)對方法，構(gòu)建成熟的檔案管理模式。

4.規(guī)范性管理

雖然在信息化條件下便捷了人力資源和社會保障局檔案管理模式，但是也要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對規(guī)范性管理的優(yōu)化力度，利用信息技術(shù)逐漸地完善當(dāng)前的管理模式，推動各項(xiàng)檔案管理工作能夠符合預(yù)期的要求。為檔案管理各項(xiàng)活動的實(shí)施提供重要的保障作用，逐漸地剔除在以往檔案管理工作中的落后局面。在實(shí)際檔案管理的過程中需要和單位戰(zhàn)略目標(biāo)以及信息化發(fā)展方向進(jìn)行相互融合，避免出現(xiàn)脫節(jié)的問題，要有效地應(yīng)對在以往工作中所產(chǎn)生的矛盾，更加規(guī)范地完成檔案管理的任務(wù)。在人力資源和社會保障局檔案管理的過程中，需要根據(jù)檔案管理的要求利用信息技術(shù)更加嚴(yán)謹(jǐn)監(jiān)督不同的檔案管理項(xiàng)目，及時的發(fā)現(xiàn)在檔案管理中的不規(guī)范行為，防止對檔案管理產(chǎn)生諸多的影響。在實(shí)際工作中還需要落實(shí)精細(xì)化的工作原則，利用信息技術(shù)使各項(xiàng)檔案信息能夠具備基本的完整性和真實(shí)性，在進(jìn)行信息錄入和整合時需要進(jìn)行反復(fù)的審查，如果發(fā)現(xiàn)某些檔案資料存在諸多的空白，要和相關(guān)部門開展有效的溝通和交流，之后，再將對應(yīng)的檔案信息補(bǔ)充到檔案信息化管理平臺中，避免對正常檔案管理產(chǎn)生干擾。在進(jìn)行電子檔案管理時，需要統(tǒng)一規(guī)格以及文體等等，使各個文件規(guī)范性能夠得到充分的保障。在進(jìn)行歸檔和分類時，需要在信息平臺中清晰的標(biāo)示好檔案的編號，之后要做好信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)，防止電子檔案在儲存時存在丟失和被損壞的問題，使各項(xiàng)管理工作能夠更加順利的實(shí)施。

四、結(jié)語

在信息化條件下為了促進(jìn)人力資源和社會保障局檔案管理工作可以更加有效地推進(jìn)，在實(shí)際工作中需要以信息化為主要載體實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，改進(jìn)以往的工作觀念，建立行之有效的檔案信息化管理模式，并通過信息化的管理平臺加快信息流通的速度，為各項(xiàng)信息資源的使用提供良好的基礎(chǔ)，充分地發(fā)揮檔案管理功能本身的價值[5-6]。