事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新研究

張鐵華 才豐

（遼寧省果樹科學(xué)研究所，遼寧 營口 115009）

引言

在事業(yè)單位的實際業(yè)務(wù)中持續(xù)推進網(wǎng)絡(luò)信息化管理等檔案的創(chuàng)新管理，可以有效地提高歸檔管理的質(zhì)量，事業(yè)單位的相關(guān)人員有必要將一些新技術(shù)和新管理方法應(yīng)用于歸檔管理業(yè)務(wù)，可以提高事業(yè)單位日常工作中檔案管理的標準化和科學(xué)性，還可以通過與電子檔案和信息資料相結(jié)合，快速的對檔案進行檢索。

一、事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理概述

1.事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理的原則

在信息時代的背景下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法跟上時代發(fā)展的步伐。事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)積極改變傳統(tǒng)的管理模式向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。新型的檔案管理是一項系統(tǒng)性的綜合性較強的管理工作，它會密切影響單位的每一個工作環(huán)節(jié)，無論哪個環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤，它都會給檔案的管理工作帶來非常重大的后果。因此，我們必須制定一個嚴格的檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作更加動態(tài)?，F(xiàn)在，事業(yè)單位的檔案管理中也面臨著很多課題，它需要改善管理人員的全面素質(zhì)和技術(shù)水平，以便可以更好地跟進工作進行有效的管理。

2.事業(yè)單位開展檔案管理目的及作用

檔案可以記錄事業(yè)單位的發(fā)展過程和高質(zhì)量的管理成果，準確衡量一個單位的發(fā)展水平，同時，事業(yè)單位的檔案管理也是評價綜合發(fā)展水平、人才培養(yǎng)的成效性、潛在開發(fā)能力等其他方面的重要工作，對事業(yè)單位的綜合發(fā)展有著非常重要的影響。事業(yè)單位的檔案歸檔通常具有以下兩個作用首先，參照的效用。檔案記錄了單位所有內(nèi)部活動的數(shù)據(jù)和信息的狀態(tài)，事業(yè)單位完全可以參照這些內(nèi)部活動的數(shù)據(jù)和信息的狀態(tài)來開展實際工作，因此，檔案的數(shù)據(jù)具有非常高的參考值。第二，是參考和實用的效果。其他參考文獻與檔案最大的區(qū)別在于，檔案是依據(jù)公正性和客觀性的據(jù)實特性來進行記錄的，而且具有一定的法律約束。由于形成檔案的過程比較客觀公正，檔案中記錄的數(shù)據(jù)和信息具有一定的代表性和信服力，是可以作為信息和數(shù)據(jù)參照考核的根據(jù)[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中的問題

1.管理制度不健全

目前，許多事業(yè)單位的業(yè)務(wù)焦點主要集中在社會功能上，因此常常忽視了檔案管理體系，所以很多事業(yè)單位沒有建立完整的檔案管理系統(tǒng)，或者已經(jīng)具備了相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，但沒有嚴格的實施，這降低了檔案管理的效率。由于系統(tǒng)管理的缺乏，在檔案管理的初期階段容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)收集不全、未執(zhí)行管理規(guī)則、不完全信息記錄等問題。這些紕漏降低了檔案管理的有效性，降低了檔案管理過程中的管理效率和利用效率。在沒有明確的系統(tǒng)保證環(huán)境的情況下，檔案管理工作容易出現(xiàn)人員責(zé)任不明確以及勞動熱情下降等問題，同時，它還會受到傳統(tǒng)思想和基礎(chǔ)問題的影響，導(dǎo)致資源信息傳輸速度慢，篡改和丟失的風(fēng)險高，影響了檔案資源價值的體現(xiàn)[2]。

2.技術(shù)水平普遍較低

在信息化水平普遍不高的傳統(tǒng)環(huán)境下，事業(yè)單位的歸檔管理業(yè)務(wù)主要對象是紙質(zhì)材料。紙質(zhì)檔案保存起來困難、查找困難、容易被損壞和出現(xiàn)返潮蟲蛀等情況，并且由于數(shù)據(jù)眾多占據(jù)了很大的空間。隨著信息化水平的不斷提高，事業(yè)單位的歸檔管理技術(shù)水平也需要同步提升，也要向現(xiàn)代化和數(shù)字化的方向發(fā)展。近年來，大部分事業(yè)單位的歸檔案理部門將計算機作為業(yè)務(wù)管理的必要設(shè)施，大大提高了檔案管理的效率。然而，與當(dāng)今社會信息技術(shù)的整體適用相比，許多事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)用并不充分，他們在探索信息共享和大數(shù)據(jù)分析方面有些欠缺，還需要進一步改進技術(shù)水平，為檔案的管理提供更有效的信息。

3.人員工作能力不強

傳統(tǒng)意義上，事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容很多，主要有收藏、排序、記錄和保管等工作。操作的方法比較簡單，歸檔管理人員的技術(shù)水平也不需要太高，因此，事業(yè)單位的檔案管理人員常常是兼職或相對年紀較大的。隨著社會的發(fā)展和科技的進步，事業(yè)單位的檔案管理的管理方法和技術(shù)水平發(fā)生了很大的變化，如果檔案的管理人員不是全職的擔(dān)任方式或者還是傳統(tǒng)落后的管理方式，就無法跟進檔案管理的改革進程，從而耽誤檔案管理的進一步發(fā)展。另一方面，檔案管理人員沒有掌握一定的計算機水平和檔案管理知識的情況下，整理、修改、檢索的工作效率大幅下降，不能夠滿足調(diào)檔管理的必要條件，不但會增大勞動時間、增加勞務(wù)成本，也會影響單位的發(fā)展。檔案管理人員如果不具備一定工作能力，會在檔案管理中產(chǎn)生檔案混亂或丟失的錯誤，工作能力的水平?jīng)Q定了員工對于檔案工作的態(tài)度，如果理解有失偏頗，或者分類不明確，或者分析不當(dāng)，往往會導(dǎo)致歸檔混亂[3]。

三、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

檔案的管理通常包括收集、整理、分類、歸檔等方面，從創(chuàng)新的角度來看，它通常包括檔案管理思維創(chuàng)新、檔案管理工作方式創(chuàng)新、存檔保存模式創(chuàng)新以及管理體系創(chuàng)新。隨著電子信息化在檔案管理中的整合，越來越多的事業(yè)單位改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立了與當(dāng)前檔案管理模式相一致的檔案管理理念，并遵循電子信息化的步伐而進行革新。此外，使用高級專業(yè)技術(shù)，在事業(yè)單位日常工作流程中加強檔案管理工作，取得一定成效[4]。具體戰(zhàn)略如下：

1.科學(xué)合理更新管理制度

檔案管理的核心是檔案的管理制度，健全制度能確保整個管理過程的科學(xué)性。以前的規(guī)則和標準已經(jīng)不適用今天時代的發(fā)展了，我們有必要制定新的規(guī)則和制度來規(guī)范檔案員工的工作職責(zé)。新規(guī)則應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位的工作特性和實際情況進行個性化，規(guī)定的標準和規(guī)章的具體實施也要嚴格進行。在實施過程中，最好有相應(yīng)的薪酬懲罰體系和監(jiān)督體系，在實施中，不僅要公正正義，還要合理。系統(tǒng)的標準化、檔案借出制度、檔案利用和保密系統(tǒng)、文件的完整性等方面要被關(guān)注。為了確保單位范圍內(nèi)的歸檔統(tǒng)一，要對歸檔范圍、時間、要求、步驟等進行標準化，并及時排序以確保其完整性。管理系統(tǒng)的數(shù)字化不容忽視[5]。

2.創(chuàng)新檔案管理思維意識

管理檔案的具體方法非常復(fù)雜、而且流程眾多、中間的關(guān)聯(lián)方眾多、緩慢的過程轉(zhuǎn)換，而且，它顯然不能完全滿足事業(yè)單位對檔案管理的需求。今天，電子信息管理在各個領(lǐng)域普及的情況下，有必要為管理者、經(jīng)營者、機關(guān)操作者創(chuàng)建多級多地點的媒體平臺，同時，有必要在將管理系統(tǒng)標準化的同時，形成檔案保證機構(gòu)、檔案管理與管理機構(gòu)、檔案流通機構(gòu)、衍生檔案機構(gòu)、電子信息執(zhí)行標準化機構(gòu)、電子信息服務(wù)理念意識、安全管理系統(tǒng)等多種機制，因此，只有不斷創(chuàng)新檔案管理的概念，才能不斷完善和完成檔案管理機制。

3.提升檔案人員素質(zhì)水平，奠定良好的管理基礎(chǔ)

事業(yè)單位的檔案部門應(yīng)積極進行人才的引起，結(jié)合檔案管理的需要增加專業(yè)人員，確保人才的綜合質(zhì)量。此外，還需要定期組織對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，明確工作規(guī)范，了解具體檔案工作中需要特別關(guān)注的內(nèi)容，增強責(zé)任感。在教育和培訓(xùn)過程中，建立完善的人員培訓(xùn)考核機制，設(shè)立檔案管理獎懲方案，激發(fā)管理人員對實際工作的積極性，并提升其專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員不僅要掌握檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，也要具備一琮的管理能力及管理知識體系，可熟練運用信息系統(tǒng)，完成各項檔案資源的處理工作，為事業(yè)單位的檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[6]。

4.設(shè)備更新實現(xiàn)管理信息化，引進各種現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備

在信息化時代的背景下，事業(yè)單位的檔案存檔管理遇到了新的課題，信息技術(shù)與檔案管理的整合成為可行性的發(fā)展趨勢。因此，不僅需要對存檔管理方法進行革新，還需要將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運用到檔案管理工作中。另外，利用信息技術(shù)和信息設(shè)備，在存檔的收集、核對、具體應(yīng)用中，可以最大限度地提高檔案管理的有效性，減少錯誤的發(fā)生，提高檔案管理的信息化水平。為了有效地解決數(shù)據(jù)量大、復(fù)雜和不易查找等關(guān)鍵性問題，需要引進一些有效的具有一定規(guī)模的數(shù)字管理設(shè)備信息系統(tǒng)，使檔案管理的業(yè)務(wù)效率得到有效的提高。為了保證檔案信息能夠被安全的存儲，可以根據(jù)單位的實際工作條件，創(chuàng)建適應(yīng)單位特點的現(xiàn)代數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，并與它們自身的資源優(yōu)勢相結(jié)合，嚴格控制數(shù)字檔案信息管理存儲站點的質(zhì)量和安全性。通過數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新，不僅能創(chuàng)造一個良好的檔案管理工作環(huán)境，也能促進和有效提升事業(yè)單位整體檔案工作的順利發(fā)展[7]。

5.創(chuàng)新檔案管理媒介平臺及檔案收集模式

過去，檔案管理模式和檔案收集方法需要事業(yè)單位的檔案部進行紙質(zhì)文件的存檔，該部門定期按照相關(guān)規(guī)定向單位其它管理部門收集檔案，在按照相關(guān)管理規(guī)定收集到檔案后，檔案管理部門存檔并對其進行分類。在這種模式下，管理歸檔變得更加困難，并且管理歸檔的過程常常在實際工作中被中斷。電子檔案獨立收藏模式在檔案管理實際工作中的應(yīng)用，極大地將檔案工作人員從枯燥的工作中解放出來，檔案管理員利用掃描器、計算機和其他電子信息設(shè)備，使用檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫，根據(jù)需要的條件，將需要自動存檔的數(shù)據(jù)傳送到指定的場所，另外，通過自動存檔進行收集存檔的技術(shù)被稱為檔案自動收集技術(shù)[8]。

網(wǎng)絡(luò)信息化是今后事業(yè)單位檔案管理工作順利發(fā)展的必然趨勢。事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的實際實施，應(yīng)有效引入電子信息管理的意識。隨著大規(guī)模數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位檔案的管理中放棄了紙質(zhì)辦公那種枯燥漫長的過程，建立了快速集成的現(xiàn)代管理模式，逐漸成為檔案平臺管理的重要過程模式。通過大數(shù)據(jù)的優(yōu)點，設(shè)置基于信息數(shù)據(jù)庫的綜合管理，工作人員可以根據(jù)注冊的具體權(quán)限，進行資料的保存和管理，最大限度地利用人力物力資源，提高事務(wù)的適時性[9]。

6.創(chuàng)新檔案借閱模式

檔案的借閱是檔案管理操作過程的主要部分，也是檔案機構(gòu)進行管理的主要工作。有效的歸檔借閱可以提高工作效率，節(jié)省人力。以前傳統(tǒng)的手動管理和文件的借用管理方式，有可能在借閱后的規(guī)定時間不能及時收到返還文件，降低了文件的使用頻度。目前，在網(wǎng)絡(luò)信息時代的背景下，工作人員根據(jù)需要設(shè)置單位內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，設(shè)置電子檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)庫管理站點，創(chuàng)建不同的借閱登記和咨詢登記制度規(guī)則。開發(fā)檔案閱覽平臺，根據(jù)檔案保密級別不同，設(shè)置分級查閱權(quán)限，簡化歸檔文件審批過程，提高歸檔文件管理效率，并在不受時間限制的情況下重復(fù)使用每個文件。在檔案管理的實際業(yè)務(wù)中，大大提高檔案的利用率[10]。

結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新應(yīng)從不同層次考慮。本文研究的目的是明確事業(yè)單位的檔案管理工作，完善事業(yè)單位的檔案管理體制，保證系統(tǒng)層面的檔案管理創(chuàng)新。同時，充分發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位的價值，提高檔案管理的綜合效率，推進事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展，變革事業(yè)單位檔案管理形態(tài)，全面提升事業(yè)單位的整體工作效率，更好地服務(wù)群眾。