大數(shù)據(jù)背景下基層事業(yè)單位檔案管理工作研究

孫雅媛

（遼寧省朝陽(yáng)縣凌河保護(hù)區(qū)管理局，遼寧 朝陽(yáng) 122629）

大數(shù)據(jù)技術(shù)的全面應(yīng)用促使水利單位檔案管理迎來轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新發(fā)展契機(jī)，為保證檔案管理開展符合水利單位相關(guān)業(yè)務(wù)開展需求，需在積極轉(zhuǎn)變管理觀念的前提下，深入分析當(dāng)前水利工程檔案管理存在問題，在此基礎(chǔ)上借助科學(xué)技術(shù)與有效措施來創(chuàng)新管理模式，結(jié)合對(duì)檔案管理隊(duì)伍的高素質(zhì)建設(shè)，為水利工程檔案管理的高水平開展提供支撐。因此，探討如何借助有效對(duì)策來促進(jìn)水利單位檔案管理轉(zhuǎn)型，對(duì)助力水利工程檔案管理作用與價(jià)值的最大化體現(xiàn)有著重要影響。

一、水利工程檔案管理概述

1.檔案管理內(nèi)涵

水利工程檔案管理是指對(duì)水利單位工程項(xiàng)目建設(shè)與使用全過程進(jìn)行檔案管理的覆蓋，具體環(huán)節(jié)涉及工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)等，利用科學(xué)技術(shù)手段對(duì)工程建設(shè)、運(yùn)維階段形成的圖表、數(shù)據(jù)、文字等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合與管存[1]。通過對(duì)水利工程檔案管理的高水平開展，可為日后水利項(xiàng)目的建設(shè)、檢測(cè)、維護(hù)、管理、改建等作業(yè)環(huán)節(jié)提供科學(xué)支撐，并為水利單位的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

2.檔案管理特點(diǎn)

經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，我國(guó)水利工程建設(shè)規(guī)模與數(shù)量逐年增大，促使其檔案管理的作用與價(jià)值逐漸體現(xiàn)。縱觀當(dāng)前水利工程檔案管理開展，其主要特點(diǎn)表現(xiàn)為：

2.1 檔案數(shù)據(jù)廣泛性

通常情況下，水利工程能否順利施工建設(shè)受到各單位協(xié)同配合的直接影響。而因水利項(xiàng)目建設(shè)期間涉及建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等諸多單位主體的參與，使得檔案管理開展呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)廣泛性的特點(diǎn)。同時(shí)，水利工程按性質(zhì)特點(diǎn)可劃分為土建、基礎(chǔ)、機(jī)電等分項(xiàng)工程，在實(shí)際建設(shè)過程中不同單位、工程可形成海量數(shù)據(jù)信息，使得檔案管理難度增大[2]。

2.2 檔案數(shù)據(jù)復(fù)雜性

在水利工程規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)維等建設(shè)會(huì)產(chǎn)生海量不同類型的數(shù)據(jù)信息，使得檔案管理呈現(xiàn)出復(fù)雜性、煩瑣性等特點(diǎn)。如在水利工程規(guī)劃與建設(shè)階段，產(chǎn)生的各類批復(fù)、報(bào)告等文件，以及設(shè)計(jì)、施工圖紙等資料信息。而在水利工程運(yùn)維階段，則會(huì)隨著運(yùn)行時(shí)間的延長(zhǎng)生成大量數(shù)據(jù)文檔[3]。另外，水利工程資源數(shù)據(jù)的形成會(huì)以不同種類形式體現(xiàn)，具體包括CAD圖紙、紙質(zhì)文檔、運(yùn)行數(shù)據(jù)、配置數(shù)據(jù)等。因海量信息資源以不同形式存在于不同系統(tǒng)和空間中，使得檔案管理愈發(fā)復(fù)雜。

2.3 檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)性

水利工程檔案管理期間所有數(shù)據(jù)資源并非固定不變，隨著設(shè)計(jì)、施工變更的出現(xiàn)，意味著檔案管理需依據(jù)變更內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)資源的更換與變更。同時(shí)，水利工程運(yùn)維階段設(shè)備檢修、更換，以及相關(guān)設(shè)備參數(shù)調(diào)整，均涉及對(duì)相關(guān)檔案資源的持續(xù)調(diào)整與更新[4]。正因此，水利工程檔案管理的強(qiáng)化開展，對(duì)促進(jìn)水利工程項(xiàng)目的高水平建設(shè)以及穩(wěn)定運(yùn)行維護(hù)有著重要影響。

二、水利工程檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善

盡管現(xiàn)階段檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)與作用得到充分體現(xiàn)，但仍有個(gè)別水利單位未正確認(rèn)知水利工程檔案高效管理的必要性，再加上資金條件匱乏，使得檔案管理存在信息化建設(shè)不到位的問題，因基礎(chǔ)管理設(shè)施、設(shè)備的缺失導(dǎo)致水利工程檔案管理水平始終停滯不前，無法為水利單位相關(guān)業(yè)務(wù)項(xiàng)目開展提供科學(xué)參考與支撐[5]。

2.檔案管理人員素質(zhì)缺位

水利工程檔案管理能否高水平開展受到管理隊(duì)伍配置的直接影響，而縱觀當(dāng)前水利單位檔案管理，個(gè)別單位尚未做到對(duì)檔案管理隊(duì)伍的高素質(zhì)建設(shè)，未以相關(guān)管理規(guī)定為參照進(jìn)行高素質(zhì)人才的選拔，因部分人員為臨時(shí)抽調(diào)，使得檔案管理開展頻繁出現(xiàn)人為失誤，再加上抽調(diào)人員缺乏對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)、技能的掌握，導(dǎo)致水利工程檔案管理無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用與價(jià)值，在實(shí)際管理期間只能做到對(duì)相關(guān)資料檔案的被動(dòng)接收與整合，極易因檔案資料不齊全等問題出現(xiàn)影響到檔案管理質(zhì)量[6]。

三、大數(shù)據(jù)背景下水利單位檔案管理工作創(chuàng)新策略

1.構(gòu)建檔案管理信息管理系統(tǒng)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在水利工程建設(shè)領(lǐng)域中的有效應(yīng)用，海量化增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)資源對(duì)水利工程檔案管理工作提出更高要求。傳統(tǒng)管理模式的應(yīng)用無法滿足水利單位發(fā)展需求，所以需積極借助先進(jìn)技術(shù)來促進(jìn)水利工程檔案管理創(chuàng)新，依托于信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建來提升檔案管理水平，為水利單位相關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[7]。鑒于此，水利單位可結(jié)合檔案管理要求的分析，依據(jù)自身能力與條件構(gòu)建基于PDM的檔案管理系統(tǒng)，并通過對(duì)水利工程全生命周期的覆蓋來提升檔案管理水平。

基于PDM的水利工程檔案管理系統(tǒng)，具體框架構(gòu)成如圖1所示，可依托于PDM軟件將檔案管理貫穿于水利工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等過程中。結(jié)合水利工程項(xiàng)目特點(diǎn)的分析，可將水利工程檔案管理系統(tǒng)功能劃分為以下幾點(diǎn)：（1）水利工程檔案管理?？山柚撃K對(duì)水利工程全壽命周期數(shù)據(jù)資源的整合，檔案類型包括圖像文檔、CAD圖紙、圖形文檔、普通文檔、RF文檔、掃描文檔等?；趯?duì)相關(guān)資料信息的全面整合，相關(guān)人員可依據(jù)自身需求進(jìn)行檔案資料的上傳、下載、查詢以及瀏覽。（2）設(shè)備檔案管理。通常情況下，水利工程建設(shè)期間涉及諸多機(jī)械設(shè)備的應(yīng)用，如平倉(cāng)機(jī)、反鏟、震動(dòng)夯、皮帶機(jī)、推土機(jī)等。同時(shí)，水利工程運(yùn)行階段涉及對(duì)視頻監(jiān)控、傳感器等設(shè)備的配置?？衫迷撃K進(jìn)行設(shè)備維修信息、運(yùn)行參數(shù)、狀態(tài)數(shù)據(jù)的采集與整合，以此為相關(guān)人員進(jìn)行設(shè)備維護(hù)、更換提供參考。（3）評(píng)審管理。在現(xiàn)階段水利工程建設(shè)中，需依托于校、審、批流程對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)進(jìn)行把控與完成。借助檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)以電子化數(shù)據(jù)來取代傳統(tǒng)紙質(zhì)化技術(shù)數(shù)據(jù)，相關(guān)人員可借助評(píng)審管理功能對(duì)設(shè)計(jì)文檔進(jìn)行在線審核、校對(duì)以及批注，在保證審批工作效率得以顯著提升的同時(shí)，降低出現(xiàn)人為失誤問題的概率。（4）水利工程日志管理。以往水利單位對(duì)于圖檔資料會(huì)指派專人進(jìn)行管理，具體工作職責(zé)包括對(duì)檔案資料的分發(fā)、歸還、借閱管理等，但在多方面因素的影響下，使得檔案管理開展不可避免地出現(xiàn)人為失誤。而借助管理系統(tǒng)應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)對(duì)水利工程日志管理的電子化轉(zhuǎn)變，不僅有效規(guī)避人為失誤出現(xiàn)，亦可提升日志管理的便捷性，并做到對(duì)日志操作記錄的動(dòng)態(tài)化監(jiān)控，避免出現(xiàn)保密性技術(shù)資料泄露、丟失等情況。通過對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的合理構(gòu)建，可為水利單位的檔案管理高效化開展提供支撐。

2.重視檔案管理人才素質(zhì)培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，水利工程檔案管理的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新對(duì)管理隊(duì)伍的建設(shè)提出更高要求。為保障管理人員的配備符合水利工程檔案數(shù)字化、信息化管理要求，水利單位需以管理人員素質(zhì)培養(yǎng)為切入點(diǎn)，重視對(duì)檔案管理隊(duì)伍的高素質(zhì)、高水平建設(shè)。鑒于此，在實(shí)際檔案管理過程中，水利單位需構(gòu)建完善人才培養(yǎng)機(jī)制，并將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等內(nèi)容納入人才培訓(xùn)體系中，以幫助管理人員掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用能力，實(shí)現(xiàn)管理隊(duì)伍的高素質(zhì)建設(shè)。同時(shí)，在嚴(yán)格把控人才選拔與招聘的前提下，水利單位可定期開展講座、學(xué)術(shù)交流會(huì)等活動(dòng)，并結(jié)合考核工作開展來提升人員培訓(xùn)的規(guī)范性，充分端正管理人員對(duì)參與檔案管理的態(tài)度。此外，水利單位可組織優(yōu)秀員工開展進(jìn)修學(xué)習(xí)活動(dòng)，以幫助管理人員及時(shí)掌握檔案管理領(lǐng)域的前沿知識(shí)與最新技術(shù)，并依托于學(xué)術(shù)交流、探討實(shí)踐等活動(dòng)開展來幫助管理人員進(jìn)行新知識(shí)、新技能的內(nèi)化，以此為水利單位檔案管理的高水平開展人提供人才支撐。

3.積極引入云存儲(chǔ)與云服務(wù)技術(shù)

水利單位檔案管理要想順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，需以云服務(wù)、云存儲(chǔ)技術(shù)的積極引進(jìn)與應(yīng)用為重要基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在水利工程領(lǐng)域中的有效應(yīng)用，項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)維階段形成海量數(shù)據(jù)信息。為保證水利工程檔案管理契合數(shù)據(jù)海量化增長(zhǎng)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，水利單位一方面需借助云存儲(chǔ)技術(shù)來優(yōu)化檔案管理，結(jié)合對(duì)檔案管理實(shí)際需求的分析，以云存儲(chǔ)服務(wù)器為載體進(jìn)行海量化數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)利用。另一方面，則可借助云服務(wù)技術(shù)來促進(jìn)水利工程檔案管理的有效交互。從某種角度而言，云服務(wù)技術(shù)的合理應(yīng)用可進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)際水利工程檔案管理期間，可基于網(wǎng)絡(luò)授權(quán)規(guī)則對(duì)不同部門、崗位人員賦予不同權(quán)限，并以權(quán)限劃分為參照選擇相應(yīng)的檔案管理服務(wù)，在促進(jìn)檔案管理優(yōu)化開展的同時(shí)，為水利工程檔案資源價(jià)值的最大化體現(xiàn)提供技術(shù)支撐。

4.借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化檔案管理

海量化增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)信息使得水利工程檔案管理面臨更為艱巨的挑戰(zhàn)，為保證檔案管理能夠?yàn)樗麊挝豢沙掷m(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)助力，需重視檔案管理與大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，依托于先進(jìn)技術(shù)來優(yōu)化水利工程檔案的整合、處理以及利用。鑒于此，水利單位可結(jié)合檔案管理實(shí)際需求的分析，結(jié)合以下技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理開展：

4.1 HDFS文件管理系統(tǒng)應(yīng)用

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，以Hadoop為核心的HDFS文件管存系統(tǒng)技術(shù)在當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用取得一定成效，其主要特點(diǎn)包括：（1）可以低廉硬件為載體進(jìn)行系統(tǒng)部署，所以應(yīng)用成本相對(duì)較低，并且系統(tǒng)具備擴(kuò)容特性。（2）能夠?yàn)閼?yīng)用程序高并發(fā)、高吞吐量訪問提供支撐，避免并發(fā)量過大且數(shù)據(jù)集過大對(duì)檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行產(chǎn)生影響。（3）在運(yùn)行效率、可靠性等方面存在顯著優(yōu)勢(shì)，對(duì)于相關(guān)文檔資源可借助Hadoop實(shí)現(xiàn)分布存儲(chǔ)。（4）在系統(tǒng)拓展方面存在顯著優(yōu)勢(shì)，可有效解決以往檔案管理中資料信息無法大量集中存儲(chǔ)的問題。（5）該技術(shù)應(yīng)用可為音像類、文檔類、圖片類等常規(guī)格式數(shù)據(jù)資料的存儲(chǔ)與利用提供技術(shù)支撐。同時(shí)，基于對(duì)Impala、HIVE等技術(shù)應(yīng)用，能夠?yàn)镠DFS數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)提供查詢、更新等功能。所以在水利工程檔案管理中融合應(yīng)用HDFS數(shù)據(jù)庫(kù)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)多結(jié)構(gòu)、海量化數(shù)據(jù)信息的有效、安全存儲(chǔ)，為水利單位相關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的有效開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.2 ES檢索

目前ES檢索在檔案資料檢索管理中的應(yīng)用較為常見，該技術(shù)以Java為基礎(chǔ)進(jìn)行開發(fā)與升級(jí)，結(jié)合對(duì)Web接口的有效應(yīng)用，可為檔案管理系統(tǒng)賦予分布式多用戶檢索功能?？v觀當(dāng)前水利工程檔案管理開展，其中文檔檢索功能的實(shí)現(xiàn)直接影響到檔案資料價(jià)值的體現(xiàn)，并與檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升之間存在密切關(guān)聯(lián)。鑒于此，可基于對(duì)ES檢索技術(shù)的融合應(yīng)用進(jìn)行水利工程檔案管理創(chuàng)新。相較于常規(guī)檢索技術(shù)應(yīng)用，ES檢索技術(shù)在檢索效率、配置成本等方面存在顯著優(yōu)勢(shì)，且適用于Java與HDFS系統(tǒng)中。同時(shí)，該檢索技術(shù)通過對(duì)庖丁解牛、Lucene等工具的集成，可保證其檔案資料的檢索符合精準(zhǔn)性與效率性要求。

4.3 知識(shí)圖譜技術(shù)

知識(shí)圖譜從本質(zhì)角度而言屬于語義網(wǎng)絡(luò)，作為基于圖的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，主要構(gòu)成涉及邊與節(jié)點(diǎn)。通過將知識(shí)圖譜技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，可將現(xiàn)實(shí)“實(shí)體”與圖譜可節(jié)點(diǎn)進(jìn)行對(duì)應(yīng)，而節(jié)點(diǎn)之間關(guān)系則以每條邊來體現(xiàn)。所以，在水利工程檔案管理中，可借助知識(shí)圖譜技術(shù)來體現(xiàn)不同數(shù)據(jù)資源之間存在關(guān)聯(lián)。簡(jiǎn)而言之，知識(shí)圖譜技術(shù)的集成，可在數(shù)據(jù)信息管理中以關(guān)系網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行不同種類數(shù)據(jù)資源的連接、關(guān)聯(lián)。所以，在檔案管理中融合應(yīng)用知識(shí)圖譜技術(shù)，可幫助管理人員進(jìn)行不同數(shù)據(jù)資源關(guān)聯(lián)關(guān)系的確定，為相關(guān)數(shù)據(jù)資源價(jià)值的挖掘提供支撐。

通過對(duì)上述大數(shù)據(jù)技術(shù)的集成應(yīng)用，可在促進(jìn)水利工程檔案管理模式創(chuàng)新的同時(shí)，進(jìn)一步助力水利單位檔案管理工作的數(shù)字化、信息化建設(shè)，為檔案管理效能、價(jià)值的體現(xiàn)提供保障。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理水平與水利單位相關(guān)業(yè)務(wù)項(xiàng)目能否高質(zhì)、高效開展之間存在密切關(guān)聯(lián)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，水利工程檔案管理要想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與變革，需做到對(duì)當(dāng)前檔案管理存在問題的深度剖析，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化管理隊(duì)伍的建設(shè)與培養(yǎng)，構(gòu)建契合水利單位發(fā)展需求的檔案管理信息化系統(tǒng)，重視對(duì)云存儲(chǔ)、云服務(wù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理引進(jìn)與應(yīng)用，通過管理模式創(chuàng)新來促進(jìn)水利工程檔案資源價(jià)值體現(xiàn)，并為水利工程檔案管理的數(shù)字化、信息化發(fā)展創(chuàng)設(shè)理想環(huán)境。