淺析工程建設(shè)項目采購的精細(xì)化管理

黃飛

沈陽鋁鎂設(shè)計研究院有限公司，中國·遼寧 沈陽 110001

1 引言

隨著中國工程建設(shè)項目規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對建設(shè)項目物資的供應(yīng)也就變成了一項十分關(guān)鍵的問題。在一般情況下，出于工程建設(shè)項目的現(xiàn)實需要，項目方都會開展對建設(shè)項目采購活動，來適應(yīng)項目發(fā)展的實際需要。而采購管理是建設(shè)工程項目管理的一個重要部分，貫穿于工程建設(shè)項目的全部流程中，已經(jīng)成為使建設(shè)工程項目發(fā)展的最基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。所以，我們必須提高人們對工程采購管理工作的重要性認(rèn)識，從而通過提高工程采購管理工作的效率，順利推動整個工程的實施進(jìn)展。

2 精細(xì)化項目管理內(nèi)涵與工程建設(shè)項目采購精細(xì)化管理的重要性

2.1 精細(xì)化管理內(nèi)涵

所謂的精細(xì)化管理，指的是通過正確、細(xì)致的物料質(zhì)量控制，降低物料損失，有效供應(yīng)，以此達(dá)到提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營水平、降低供應(yīng)成本的目的。企業(yè)在物資供應(yīng)精細(xì)化管理過程中，必須注重標(biāo)準(zhǔn)，所以企業(yè)在對其實施的物資采購管理工作過程中，必須采用新的、科學(xué)合理的評價方式，以使管理水平獲得進(jìn)一步提高。在物料供應(yīng)的精細(xì)化管理過程中，相關(guān)人員必須進(jìn)一步熟悉每個細(xì)節(jié)的有關(guān)建筑施工情況，這樣才能為提高建筑施工效率提供堅實基礎(chǔ)。在實施公司物料供應(yīng)精細(xì)化管理中，就需要強調(diào)有關(guān)物料精準(zhǔn)、快捷的供應(yīng)，所以要求相關(guān)人員具有良好的專業(yè)知識水平，可以第一時間反饋尺寸、重量等有關(guān)數(shù)據(jù)。而建筑工程公司需要符合工程單位的物料供應(yīng)要求才能夠達(dá)到精細(xì)化管理目的[1]。

2.2 工程建設(shè)項目采購精細(xì)化管理的重要性

在建筑施工企業(yè)開展物資采購精細(xì)化管理工作時，就需要拓展物資采購的精細(xì)化管理工作渠道，以促使對有關(guān)流程進(jìn)行優(yōu)化與集成，從而減少企業(yè)生產(chǎn)成本，如此一來，就可以在有效控制企業(yè)施工成本的基礎(chǔ)上，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展壯大與提高。而在建筑施工過程中，物資采購精細(xì)化管理工作也同樣有著良好的引導(dǎo)性效果，從而能夠推動企業(yè)建筑施工服務(wù)質(zhì)量的提高。在物資采購精細(xì)化管理工作流程中，政府必須堅持認(rèn)真、細(xì)致的工作態(tài)度，對物資采購活動實施全面深入的監(jiān)督管理。與此同時，政府還必須對有關(guān)工作施工人員作出嚴(yán)格規(guī)范的規(guī)定，以使得所有管理工作都能全面完成，從而優(yōu)化物資采購管理[2]。

3 采購的基本流程

項目采購管理工作包含從組織成立起，經(jīng)購買、催交、檢查，直至最后一個產(chǎn)品經(jīng)過檢查之前的所有管理工作。工程建設(shè)項目的采購管理通?？蓜澐秩N時期，即準(zhǔn)備時期、執(zhí)行時期和結(jié)束階段。在各個時期側(cè)重點也各有不同：準(zhǔn)備時期主要工作重點有建立隊伍、需求分析、了解市場、制定供應(yīng)策略和制定采購計劃；執(zhí)行時期主要工作重點包括受理申請文件、確認(rèn)符合資格供應(yīng)人、公開投標(biāo)或詢價、報價審核或評標(biāo)定標(biāo)、召集企業(yè)協(xié)調(diào)會、簽約、制定采購計劃、催交、驗收、打包和裝運等；收屋環(huán)節(jié)主要工作重點有移交、原物料管理、資料存檔和供應(yīng)材料總結(jié)等[3]。

4 工程建設(shè)項目采購管理現(xiàn)狀

企業(yè)的項目選擇考慮的焦點通常在于與競爭對手的業(yè)務(wù)交換行為上，采用多頭競爭、最低價中標(biāo)的形式來判斷項目的合作方。這樣采購的過程中就會暴露出采購管理中的某些缺陷，貨物品質(zhì)與供應(yīng)時間都可以在進(jìn)行招標(biāo)的時候加以管理，從而丟失了采購過程中品質(zhì)管理的主動性，這也就出現(xiàn)了供應(yīng)貨物的質(zhì)量不能達(dá)到工程施工要求，或者供應(yīng)時間變化不定的現(xiàn)象。同時，由于供應(yīng)價格也是整個供應(yīng)管理流程中的焦點，于是也就產(chǎn)生了各種價格管理漏洞[4]。

4.1 采購信息不對稱

眾所周知，信息對稱是產(chǎn)品交付得以實現(xiàn)的重要基礎(chǔ)，而中國的國際招標(biāo)活動就是一種典型的非信息對稱的博弈行為。因為招標(biāo)機構(gòu)往往為獲取更大的效益、尋找最佳供應(yīng)商，并不會把招標(biāo)中控制價項目的詳細(xì)信息完全公開，從而防止投標(biāo)機構(gòu)有貿(mào)然中標(biāo)情形的出現(xiàn)。不過，在整個國際招投標(biāo)的各個環(huán)節(jié)中始終都面臨著項目信息完全不公開的狀況，而招投標(biāo)方也因此不能充分了解項目的有用內(nèi)容。這也就是說，整個招投標(biāo)的流程已經(jīng)基本變成了招投標(biāo)雙方互相對抗的競賽場，誰可以技壓群雄，發(fā)揮自身的獨門絕技，誰也就可能減少更多盲目競標(biāo)的危險。不過現(xiàn)實的狀況是，以往的招標(biāo)流程現(xiàn)在多為重流程、走過場等，已沒有了招標(biāo)的實際意義[5]。

4.2 質(zhì)量控制難度大

供貨商供應(yīng)的原材料物資的檢查驗收是供應(yīng)部門一項十分關(guān)鍵的工作，但傳統(tǒng)的招標(biāo)采購方法將檢查驗收都進(jìn)行了后置，也就很難有效對產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期進(jìn)行前期管理。一旦供應(yīng)方不能積極參與前期的品質(zhì)管理工作，也不能投入為供貨商供應(yīng)物資的組織生產(chǎn)、品質(zhì)管理等活動中，那就不能做到買賣雙方的產(chǎn)品質(zhì)量信息公開，品質(zhì)檢查的指標(biāo)也就難以實現(xiàn)一致，越來越不能做到精確把控整改項目資源品質(zhì)，所以說品質(zhì)管理的困難就相當(dāng)大[6]。

4.3 溝通響應(yīng)不及時

供需各方的信息溝通都具有一定時限滯后，根本無法有效實現(xiàn)信息溝通傳遞，從而導(dǎo)致對建筑施工進(jìn)度變更、工程建設(shè)項目變更等都沒法形成有效銜接。假如供應(yīng)方由于工程的變更而需要縮短原材料供給，或者因為內(nèi)部協(xié)調(diào)反應(yīng)的遲緩，則勢必會導(dǎo)致供過于求，或者供應(yīng)商的庫存積壓量很大。這樣供需各方將會經(jīng)過談判磋商，再進(jìn)行修改供需協(xié)議，既產(chǎn)生了巨額的磋商工作量，同時又大大降低了工程建設(shè)項目的實施效果[7]。

4.4 對精細(xì)化管理認(rèn)識不正確

施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在物料采購管理過程中，并不能完全意識的精細(xì)化管理的重要意義，將節(jié)省采購成本等同于精細(xì)化管理。在物料采購管理過程中，由于一味注重對資金的管理，不注重質(zhì)量，從而使得精細(xì)化管理的效果無法得以有效發(fā)揮。同時，施工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在制定管理工作目標(biāo)時并未充分考慮物料采購精細(xì)化管理工作，由此使得制定管理工作目標(biāo)與實際施工情況并不一致。但眾所周知，在項目建造過程中，其最關(guān)鍵的基礎(chǔ)因素便是材料，這是施工項目的基礎(chǔ)所在，同時也是企業(yè)物料采購精細(xì)化管理工作的關(guān)鍵組成部分，從而要求施工企業(yè)必須對物料采購工作實施嚴(yán)密的質(zhì)量把關(guān)。但是有的企業(yè)在實施建筑材料采購政策時，往往只關(guān)注材料價格，忽略了建筑材料品質(zhì)，這樣盡管節(jié)約了物料采購成本，卻無法提高施工項目整體品質(zhì)；又或者有的企業(yè)在購買建筑材料時，忽略了對施工工程建設(shè)項目的根本要求，采購的物料往往與施工工程建設(shè)項目質(zhì)量不匹配，從而造成了企業(yè)采購資金的嚴(yán)重浪費。而造成這種狀況發(fā)生的根本原因，正是企業(yè)沒有意識到物料采購精細(xì)化管理的必要性[8]。

4.5 物資精細(xì)化管理體系不健全

建設(shè)項目物資采用計劃明確性管理的另一個缺陷，便是物資采購計劃管理制度不完善。主要表現(xiàn)在，工程建設(shè)物資管理部門缺少有效的物料采購管理方法，從而造成了物料采購質(zhì)量不能達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，也無法根據(jù)有關(guān)的規(guī)范條件和開料規(guī)范來完成項目物資的發(fā)放，由此造成了物料浪費現(xiàn)象嚴(yán)重。而且，項目的物料在進(jìn)行發(fā)放銷號流程中缺乏詳實的資料記載，從而造成物料的有效利用途徑未知，無法在下次建設(shè)項目施工過程中采取相應(yīng)的物料管理方法。同時，施工公司在建立物料供應(yīng)業(yè)務(wù)管理部門的內(nèi)部管理體系時，也面臨著一定缺陷，如相應(yīng)的績效考核制度無法發(fā)揮一定的制約與激勵功能，從而使得有關(guān)管理者工作散漫、缺乏主動性，致使物資采購管理部門工作出現(xiàn)問題[9]。

4.6 采購方式有待調(diào)整

現(xiàn)如今，建筑工程建設(shè)項目單位為維護(hù)物資采購供應(yīng)者價格的公正性，往往采取公開形式進(jìn)行物資采購，可是仍然存在部分物資采購單位在采購過程中，或者未能及時對市場中的物品供求情況和市場價格進(jìn)行充分的研究，或者未能針對所需要物品的價格特點制定合理的購買方法，從而造成了價格競爭不完全，又或者發(fā)生了多批零星購買，采購成本偏高，從而造成了招標(biāo)費用過高。不但如此，材料采購的有關(guān)審核程序還比較復(fù)雜，不但造成了人力資源的損失，還拖慢了施工進(jìn)度，為建筑公司增加了投資經(jīng)營風(fēng)險。

5 提高工程建設(shè)項目采購精細(xì)化管理效率的措施

5.1 組建專業(yè)化采購團(tuán)隊

為了提高招標(biāo)采購的效率和質(zhì)量，將專業(yè)化的招標(biāo)人員引進(jìn)也是精細(xì)化管理工作的重要。綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的項目招標(biāo)服務(wù)，用戶能夠通過比較規(guī)范的方式細(xì)化了招標(biāo)計劃、招標(biāo)公告、對象界定、評審確定、評標(biāo)過程管理等各個過程環(huán)節(jié)，為招標(biāo)公司形成了專業(yè)化、規(guī)范化、模塊化的招標(biāo)項目管理過程，并更好地為項目的過程管控和進(jìn)度管控提供了咨詢服務(wù)。

5.2 構(gòu)建區(qū)域化供應(yīng)模式

去中心化的市場供應(yīng)方式能夠構(gòu)建出更為優(yōu)化的物資供應(yīng)和資源配置中樞系統(tǒng)，減少采購中資源重復(fù)的現(xiàn)象，較大幅度地節(jié)約了供應(yīng)成本。構(gòu)建區(qū)域化的資金供應(yīng)模式能夠在多地形成全國性的多種供給中心，以分散對物資資源的采購供應(yīng)，從而形成簡單、快速、有效的物資供應(yīng)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，并進(jìn)行區(qū)域間的資源調(diào)配供給。

5.3 推行高信用動態(tài)管理

怎樣篩選更優(yōu)秀的供貨商，構(gòu)建起長久的供貨貿(mào)易機制，進(jìn)行供需的動態(tài)監(jiān)管，是采購招標(biāo)方的工作重中之重。經(jīng)過廣泛的市場調(diào)研，對企業(yè)的誠信程度、價格、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)水平、服務(wù)質(zhì)量等方面做出整體判斷，形成動態(tài)的良好供應(yīng)商管理機制，才能保證企業(yè)力量的充足。通過實施對有良好信譽供應(yīng)商的動態(tài)管理機制，將能夠大大提高招標(biāo)效率，提高企業(yè)優(yōu)勝劣汰效率，為進(jìn)行對招標(biāo)供應(yīng)方的精細(xì)化管理，創(chuàng)造出了更大的發(fā)展機會。

5.4 提高精細(xì)化管理的意識

對一個工程建設(shè)項目來說，原物料采購精細(xì)化管理有著十分關(guān)鍵的重要性。施工企業(yè)既要提高有關(guān)人員的物資采購精細(xì)化管理工作思維水平，也要將物資采購精細(xì)化管理工作運用于實際項目之中，還需要對當(dāng)前物資采購精細(xì)化管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的缺陷與問題做出更有效的處理，并進(jìn)一步提高當(dāng)前物資采購的精細(xì)化管理工作力度，如此才能實現(xiàn)建筑施工企業(yè)健康發(fā)展的目的。

5.5 降低物資采購成本，科學(xué)招投標(biāo)

減少采購成本，減少建設(shè)項目總費用，可以降低對項目企業(yè)的投資，這就需要有關(guān)工程技術(shù)人員，在實施貨物購買的詳細(xì)化建設(shè)項目管理過程中，通過正確運用信息技術(shù)，了解被購買物品的結(jié)構(gòu)參數(shù)，并進(jìn)行物品的設(shè)計分級，按照集中購買標(biāo)準(zhǔn)或適當(dāng)分配購買標(biāo)段，并針對目標(biāo)企業(yè)情況制訂實用性和價值的項目招標(biāo)辦法，設(shè)計時應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)的要求和標(biāo)段實際情況，確定必需的、最基本的、與購買標(biāo)段項目相適應(yīng)的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)要求。

企業(yè)的產(chǎn)品等級一般都要根據(jù)企業(yè)承擔(dān)購買標(biāo)段項目要求中的必需或最低資格要求設(shè)計，同時盡可能邀請潛在投標(biāo)企業(yè)報名投標(biāo)，并采用公平途徑選取優(yōu)質(zhì)企業(yè)，這就能夠盡可能確保物資采購的公開透明與合理性，從而能夠有效減少目標(biāo)企業(yè)的投資費用，降低原材料生產(chǎn)成本，增加公司效益。

5.6 強化全流程成本管理

全過程的提升，即是說，總生產(chǎn)成本的下降考慮的并不是某一產(chǎn)業(yè)直接成本費用的下降，而是著眼于項目工程的大局，以企業(yè)整體綜合成本費用的下降為主要目標(biāo)。取得了相對低廉的購進(jìn)價格雖然屬于生產(chǎn)成本的減少，但是得到了良好的售后服務(wù)、快捷有效的供貨、良好的貨源保障、相對下降的采購生產(chǎn)成本等，都是生產(chǎn)成本上的效益。減少采購生產(chǎn)成本時必須兼顧其他“利益相關(guān)者”的利益，不要光從原材料上直接生產(chǎn)成本的減少，要從整個企業(yè)在制造的全過程中尋找減少總體造價的合理方法。

5.6.1 準(zhǔn)確預(yù)算

采購計劃，是在購買以前對采購成本的一個估算與預(yù)計，是對資金運用狀況的一種規(guī)劃，是整個項目采購的基礎(chǔ)。有了正確的計劃，就可以隨時對資金的運用狀況加以監(jiān)測與管理，從而保證資金的運用在合理的時間范圍內(nèi)自由浮動，并合理地管理資金的流向與流量，從而實現(xiàn)了控制采購成本的目的。

5.6.2 充分利用環(huán)境

合理使用政府采購環(huán)境，主要分為以下兩個方面：

一是對市場外部環(huán)境信息的合理利用，建立健全市場信息制度，全面了解市場，深入分析行情，大膽合理預(yù)期，為政府科學(xué)決策提供了有力依據(jù)；

二是加強政府成本費用管理（內(nèi)部環(huán)境），即通過對構(gòu)建成本的所有成本費用實行合理的核算、管理和監(jiān)管，將各種費用控制在既定的基礎(chǔ)以內(nèi)，并剖析形成誤差的因素，制定相應(yīng)的對策，較大程度降低采購成本。

5.6.3 加強對全過程的每一細(xì)節(jié)的管理

在對設(shè)備、材料的設(shè)計研究與工程制定階段，要嚴(yán)格控制對設(shè)備、材料的選擇和核算；在工程執(zhí)行時期，應(yīng)當(dāng)集中主要資金以把好項目的質(zhì)量關(guān)（杜絕返工），但同時又要注意避免物資的浪費與損失；在工程完成階段，對機器設(shè)備和剩余的原材料做出了適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

6 結(jié)語

綜上所述，工程建設(shè)項目的采購必須改革創(chuàng)新，進(jìn)行精細(xì)化管理工作，才可以嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范招標(biāo)步驟，全過程監(jiān)管施工物料的供應(yīng)，進(jìn)而減少由于信息不對稱而引起的施工質(zhì)量管理無法跟上的狀況。運用精細(xì)化管理來加強工程建設(shè)項目招標(biāo)的流程管理，就能夠合理避免工程建設(shè)項目招投標(biāo)中的資金、質(zhì)量管理和物料等經(jīng)營風(fēng)險，最大程度地保護(hù)了公司的和利益，更有助于公司的長期發(fā)展。