醫(yī)院基建檔案管理策略探討

■ 于娟娟 李 凱 郭嘉奇 劉曉蔚 林 康

醫(yī)院作為一個特殊的建筑物，與普通的民用以及工業(yè)建筑有著很大的差別。經(jīng)過醫(yī)院基建項(xiàng)目的工程經(jīng)驗(yàn)，可以總結(jié)出其具有以下幾個特點(diǎn)：專業(yè)化集成高、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)高、可靠性高以及建設(shè)周期長。這“三高一長”雖然看似簡單，但是在實(shí)際應(yīng)用中卻需要較高的項(xiàng)目管理水平才能達(dá)到此要求。也正是由于此特點(diǎn)，需要特別注意醫(yī)院基建檔案的管理工作，才能在醫(yī)院項(xiàng)目的建設(shè)、使用、維護(hù)甚至改造過程中做到工程質(zhì)量有保證，使用維護(hù)有依據(jù)，這也是一個合格的醫(yī)院基建項(xiàng)目的基本要求[1]。但是醫(yī)院基建的檔案管理工作卻令人堪憂，無論從醫(yī)院管理方面還是工程建設(shè)方面，都應(yīng)該充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，積極提高檔案管理的水平，本文將從這方面對醫(yī)院基建項(xiàng)目的檔案管理進(jìn)行深入探討。

1 基建檔案對于醫(yī)院項(xiàng)目的作用

基建檔案對于醫(yī)院的作用可以覆蓋醫(yī)院的整個建設(shè)周期及運(yùn)營周期，甚至對于醫(yī)院的再開發(fā)，以及重大公共衛(wèi)生事件下的緊急改建都具有極高的參考價值。作為醫(yī)院建設(shè)活動中的一手資料，其表面是檔案管理，但是實(shí)質(zhì)具有工程管理屬性，能夠?yàn)獒t(yī)院的設(shè)計(jì)、運(yùn)營維護(hù)、建設(shè)管理提供支撐依據(jù)[2]。完善的基建檔案，不但可以有效控制經(jīng)濟(jì)流失[3]，避免重復(fù)拆改，甚至在緊急時刻可以挽救生命。

2 存在問題

目前基建項(xiàng)目乃至醫(yī)院基建項(xiàng)目的檔案管理受到各級部門嚴(yán)格監(jiān)管。醫(yī)院項(xiàng)目由于其復(fù)雜性、專業(yè)性，僅按照通用的管理規(guī)定執(zhí)行是無法充分發(fā)揮醫(yī)院基建檔案的潛在價值。此外，在建設(shè)過程中，往往出現(xiàn)注重工程現(xiàn)場建設(shè)、忽視檔案管理、沒有從使用者角度去考慮的現(xiàn)象，最后導(dǎo)致檔案管理流于形式，無法在后續(xù)運(yùn)營及改擴(kuò)建過程中起到應(yīng)有的作用。

2.1 思想老舊，重視度不高

重業(yè)務(wù)輕檔案的錯誤觀念在很長一段時間內(nèi)都難以改變，相同的醫(yī)院基建檔案管理往往沒有受到足夠重視。施工單位配備檔案管理人員不具備專業(yè)醫(yī)療知識基礎(chǔ)，管理者不重視其檔案管理工作，導(dǎo)致資料檔案管理不善、記錄不完整、沒有指導(dǎo)意義等諸多問題[4]。

2.2 管理精度不足，專業(yè)人才缺乏

醫(yī)院基建檔案形成過程中涉及眾多專業(yè)，檔案管理者必須是具備一定專業(yè)水平的復(fù)合型人才。然而在大多數(shù)實(shí)際情況中，往往沒有配備這種復(fù)合型人才進(jìn)行專業(yè)化管理，醫(yī)院方面也未開展全面的基建檔案制度管理[5]，最終常常出現(xiàn)檔案分類混亂、難于查閱、關(guān)鍵資料缺失等現(xiàn)象，給使用者造成巨大困擾。而且醫(yī)院基建檔案必須要做到全局分析，不夠?qū)I(yè)的人員難以具備這種全局觀[6]。

2.3 統(tǒng)一性缺乏，相關(guān)支持產(chǎn)業(yè)少

目前基建檔案管理主要還是以企業(yè)為主，各個企業(yè)的管理體系都不盡相同，如此便出現(xiàn)管理系統(tǒng)混亂，人才培養(yǎng)成本高。另外，由于統(tǒng)一化低，相關(guān)的配套支持開發(fā)成本高，配套的支持顧問者較少。由此便形成了一個惡性循環(huán)，集成統(tǒng)一化低-成本高-支持少-作用小-重視程度低-繼續(xù)壓縮成本。

3 醫(yī)院基建檔案管理策略探討

醫(yī)院基建檔案管理必須從人員管理與制度建立相結(jié)合的角度出發(fā)，以服務(wù)使用者為宗旨，同時結(jié)合具體項(xiàng)目的特點(diǎn)以及信息技術(shù)的發(fā)展。首先應(yīng)該從存在問題的方向出發(fā)，解決檔案管理中存在的頑疾，例如意識形態(tài)、專業(yè)人員缺失等方面。其次應(yīng)該具體從以下幾個方面進(jìn)行探討。

3.1 提高服務(wù)意識

目前，基建項(xiàng)目均普遍存在對基建檔案管理不夠重視的現(xiàn)象，造成這種現(xiàn)象主要是建設(shè)過程中沒有從使用者角度考慮，缺乏服務(wù)意識。因此從項(xiàng)目立項(xiàng)階段開始，包括建設(shè)方、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方以及施工方等各單位均要重視檔案管理工作[7]，如果醫(yī)院有單獨(dú)的運(yùn)營方，運(yùn)營方則要安排代表對基建檔案管理進(jìn)行全過程監(jiān)督指導(dǎo)。

3.2 建立適用醫(yī)院基建的檔案管理體系

對內(nèi)來說，醫(yī)院基建檔案的形成涉及眾多部門，檔案管理應(yīng)由醫(yī)院建設(shè)方面牽頭，協(xié)同相關(guān)科室，與其他各參建單位一同組成一個基建檔案管理系統(tǒng)，只有這樣才能編制出高質(zhì)量的基建檔案，并進(jìn)行高水平的檔案管理[8]。

對外來說，例如像援外成套項(xiàng)目，國際知名承包商均有自己體系的基建檔案管理辦法。醫(yī)院項(xiàng)目可以對此進(jìn)行參照，在通用的基建檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，制定一套更具匹配性的醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理辦法，這將會對醫(yī)院建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

3.3 實(shí)現(xiàn)信息化及資源共享

在信息時代，醫(yī)院基建管理的信息化、智能化與資源共享化是大勢所趨[9]。伴隨著信息化領(lǐng)域的深入發(fā)展，檔案管理可以聯(lián)合網(wǎng)上協(xié)作平臺供應(yīng)商，針對醫(yī)院項(xiàng)目的特點(diǎn)，開發(fā)相應(yīng)的檔案存儲系統(tǒng)，與紙質(zhì)版的資料形成互補(bǔ)?；ヂ?lián)網(wǎng)下的檔案管理可以尋求不斷的創(chuàng)新和資源共享化，但是健全統(tǒng)一是互聯(lián)網(wǎng)管理的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上可以進(jìn)一步開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，甚至出臺相應(yīng)的管理規(guī)范，方便專業(yè)化人才的統(tǒng)一培養(yǎng)。另一方面可以和檔案管理單位、消防單位、設(shè)備廠家等多方進(jìn)行信息共享，方便監(jiān)督管理以及提高工作效率[10]。

然而在開展信息化建設(shè)的同時，需要與實(shí)際情況符合，不可盲目追求，要做到檔案管理工作服務(wù)于主體，不能本末倒置。另外在檔案管理的信息化建設(shè)中要重視網(wǎng)絡(luò)安全[11]，檔案的安全管理同樣需要完善的管理制度[12]。

3.4 基建檔案的收集與監(jiān)督管控

所有檔案都是一步一步累積而來，因此醫(yī)院基建檔案的收集也是檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提[13]。醫(yī)院方面要積極參與并作為主導(dǎo)方，指派專人負(fù)責(zé)相關(guān)工作，同時要對各個參建單位提出明確要求，最好在合同中注明檔案收集要求，并納入考核。檔案的收集關(guān)鍵在于人，所有參與檔案收集的人員均應(yīng)開展專項(xiàng)培訓(xùn)，并對各自負(fù)責(zé)收集的檔案完整性以及真實(shí)性負(fù)責(zé)[14]。

由于醫(yī)院基建項(xiàng)目中隱蔽工程比重大，因此其項(xiàng)目檔案具有很強(qiáng)的階段性，實(shí)時的監(jiān)督管控是保證項(xiàng)目檔案完整以及準(zhǔn)確的重中之重。因?yàn)闆]有實(shí)時監(jiān)督，后續(xù)工程遮蓋后檔案的補(bǔ)充難度將會大大提高，同時準(zhǔn)確度也會大大降低[15]。各個單位內(nèi)部應(yīng)該形成自身的監(jiān)督機(jī)制，并定期向醫(yī)院建設(shè)方匯報其檔案的完成情況、完成質(zhì)量，以及對于未按要求落實(shí)的部分是否第一時間進(jìn)行整改等內(nèi)容。

另一方面的監(jiān)督是針對檔案記載的真實(shí)性。首先必須明確檔案的原則，是服務(wù)于建筑而不是管理者。在檔案記錄過程中應(yīng)該形成一個多方互相監(jiān)督機(jī)制，同一事項(xiàng)對比不同參與方記載可以發(fā)現(xiàn)問題。關(guān)鍵項(xiàng)目要做好影像記錄，所有檔案橫向與其他單位，縱向與自己的前后記載內(nèi)容均要對得上，這也是鑒定檔案記載是否真實(shí)的有效方法。根據(jù)工程經(jīng)驗(yàn)，按照此方法核對檢查監(jiān)督檔案，大大提高檔案記錄的作假成本，減少作假情況發(fā)生，這也是常常提到的通過集中統(tǒng)一的管理方式實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的優(yōu)勢體現(xiàn)[16]。通過管理以及激發(fā)工作人員個人責(zé)任感手段的結(jié)合方式保證檔案記載的真實(shí)性。

3.5 檔案管理人員專業(yè)化及培養(yǎng)

醫(yī)院基建項(xiàng)目的檔案第一負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量做到以建設(shè)方或者運(yùn)營方為主體，各參建方也應(yīng)配有專人進(jìn)行檔案管理，所有檔案管理者應(yīng)該在內(nèi)部進(jìn)行管理方針統(tǒng)一化，最后由第一負(fù)責(zé)人及時進(jìn)行匯總整理。醫(yī)院基建檔案管理工作內(nèi)容繁雜，需要具備較高的邏輯思維能力，同時要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感。因此，在嚴(yán)格篩選檔案管理者同時，需要項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層提高重視，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，給予薪酬傾斜等政策支持，提高檔案管理者的工作積極性[17]。要對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，不斷對其視野進(jìn)行拓展，對基建檔案管理的考核制度要科學(xué)化。

3.6 多方協(xié)同

醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案的建設(shè)與管理單位靠任何一方都難以完成，要實(shí)現(xiàn)建立以醫(yī)院建設(shè)方為主導(dǎo)，設(shè)計(jì)、施工、咨詢等各方積極協(xié)同的組織架構(gòu)。建立有明確責(zé)任分工的檔案體系，既要明確各方責(zé)任，又要在責(zé)任下劃定一定的范圍，這樣勢必會造成資料冗雜、重復(fù)等現(xiàn)象[18]。因此在這一框架下需要一個管理細(xì)則的制定者，或者說是需要一個第三方的檔案管理以及軟件使用的顧問機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)時指導(dǎo)以及監(jiān)督，例如工程管理中經(jīng)常聘請的第三方項(xiàng)目管理顧問。按照上文的描述可以清晰勾勒出以下機(jī)構(gòu)圖（圖1）。

圖1 檔案多方協(xié)同示意圖

作為建設(shè)的管理者，首先指導(dǎo)思想必須明確，管理系統(tǒng)組件以及規(guī)則的制定必須與系統(tǒng)管理方一道進(jìn)行，在檔案記錄過程中主要由設(shè)計(jì)、施工、咨詢等方面進(jìn)行檔案錄入，管理者在這一過程中進(jìn)行監(jiān)督，對于錯誤或者不足之處及時提出，及時要求補(bǔ)充完善。另外，檔案管理系統(tǒng)也不必追求過于精簡，檔案只要是標(biāo)記清楚，查閱方便即可，各方重復(fù)的記載也可以對檔案記載的真實(shí)性進(jìn)行校準(zhǔn)，例如施工日志和監(jiān)理日志相互之間的校對。

3.7 檔案驗(yàn)收與移交

所有的基建檔案關(guān)鍵在于積累過程，但是驗(yàn)收與移交過程仍不可忽視。醫(yī)院方面首先需要根據(jù)其制定的檔案管理制度來檢查各單位是否按照要求執(zhí)行，其次按照檔案管理顧問機(jī)構(gòu)給出的程序校驗(yàn)各單位是否按照格式完成。在總體框架以及總體內(nèi)容均完善的情況下，再對細(xì)節(jié)部分進(jìn)行驗(yàn)收。由于工程量巨大，主要核對工作應(yīng)該在建設(shè)過程中把控校驗(yàn)，竣工中按照批次進(jìn)行抽檢即可。交接完成后醫(yī)院方面應(yīng)該對基建檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，認(rèn)真整理分類，確保資料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性[19]。檔案不僅僅是建設(shè)過程內(nèi)部各參加方自己的工作，而是要求工程終身有檔可查、有檔可依，更是需要將檔案統(tǒng)一移交給相關(guān)的管理部門，沒有移交這一步，工程質(zhì)量相當(dāng)于存在缺陷，這就要求各方加大檔案工作的重視程度[20]。

4 結(jié)語

近年來通過工程實(shí)踐以及閱讀各種文獻(xiàn)資料發(fā)現(xiàn)，越來越多的醫(yī)院基建項(xiàng)目管理者在醫(yī)院改擴(kuò)建或者維護(hù)中發(fā)現(xiàn)檔案缺失、檔案管理混亂等現(xiàn)象，在為檔案管理擔(dān)憂的同時也看到了社會各界對醫(yī)院項(xiàng)目基建檔案價值認(rèn)可度的提高。另一方面隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目不斷增多，并逐漸成為一個專業(yè)化模塊，專業(yè)的醫(yī)院基建檔案管理體系也必將應(yīng)運(yùn)而生。同時，基建檔案管理工作也要從人才建設(shè)、體系建立、制度完善等方面不斷創(chuàng)新來提高管理質(zhì)量，更好地滿足醫(yī)療多元化需求，最終使醫(yī)療基建發(fā)展與檔案管理發(fā)展相輔相成，共同進(jìn)步。