基層事業(yè)單位往來(lái)款管理存在的問(wèn)題及對(duì)策
——以G省B市基層某氣象局為例

王 斌

(浙江省臺(tái)州市氣象局,浙江 臺(tái)州 318000)

0 引 言

隨著氣象事業(yè)快速穩(wěn)定的發(fā)展,氣象工作被各級(jí)政府納入重點(diǎn)工作行列?；鶎託庀蟛块T(mén)是國(guó)務(wù)院垂直管理的事業(yè)單位,實(shí)行分級(jí)管理,雙重計(jì)劃財(cái)務(wù)體制,資金來(lái)源渠道多樣,有中央財(cái)政撥款、地方財(cái)政撥款、上級(jí)補(bǔ)助收入、事業(yè)收入等。自2019年新政府會(huì)計(jì)制度實(shí)施開(kāi)始,氣象部門(mén)以權(quán)責(zé)發(fā)生制核算單位的各項(xiàng)往來(lái)資金,對(duì)往來(lái)款的核算和管理也提出了新的要求。氣象部門(mén)往來(lái)款的核算主要包括兩類,一類是應(yīng)收賬款類的債權(quán)資產(chǎn),另一類是應(yīng)付賬款類的負(fù)債。分別通過(guò)“應(yīng)收賬款”“預(yù)付賬款”“其他應(yīng)收款”“應(yīng)付賬款”“預(yù)收賬款”“其他應(yīng)付款”等科目進(jìn)行核算。

由于基層氣象部門(mén)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)相對(duì)薄弱,資金往來(lái)的監(jiān)督能力不到位,往來(lái)款在管理上暴露出種種問(wèn)題,有的事業(yè)單位的往來(lái)款像滾雪球一樣越滾越大,掛賬的時(shí)間也越來(lái)越長(zhǎng),若不及時(shí)進(jìn)行清理,勢(shì)必影響單位資金的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，造成單位會(huì)計(jì)信息失真，給國(guó)有資產(chǎn)流失開(kāi)了一道門(mén)。本文主要論述了事業(yè)單位往來(lái)款管理中存在的4個(gè)典型問(wèn)題：長(zhǎng)期掛賬不清理，往來(lái)款未定期對(duì)賬，會(huì)計(jì)核算不規(guī)范，質(zhì)保金逾期未退還。以G省B市基層某氣象局往來(lái)款清理工作的實(shí)際為例,提出了加強(qiáng)往來(lái)款管理的一些對(duì)策,同時(shí)結(jié)合實(shí)際工作,提出了往來(lái)款信息化管理的設(shè)想。

1 往來(lái)款管理中存在的主要問(wèn)題

1.1 長(zhǎng)期掛賬不清理

往來(lái)款長(zhǎng)期掛賬是事業(yè)單位往來(lái)款管理中存在的最典型的問(wèn)題。在該次G省B市基層某氣象局往來(lái)款清理中發(fā)現(xiàn),往來(lái)款的賬齡大部分都在3 a以上,最長(zhǎng)的掛賬時(shí)間長(zhǎng)達(dá)17 a。應(yīng)收賬款類基本上是由疏于催討形成的,有些已經(jīng)可以確認(rèn)無(wú)法收回的，還一直掛賬未及時(shí)清理。例如,2006年發(fā)生的一筆經(jīng)營(yíng)收入7萬(wàn)元,發(fā)票當(dāng)年已開(kāi),一直沒(méi)有積極跟進(jìn)催收,直至2018年企業(yè)負(fù)責(zé)人死亡破產(chǎn),企業(yè)注銷而無(wú)法收回。隨著清理工作的深入,發(fā)現(xiàn)有很多債務(wù)方以財(cái)務(wù)管理混亂、詳情不清楚、經(jīng)辦人已離職或經(jīng)營(yíng)不善等等理由為借口賴賬,有的甚至已經(jīng)破產(chǎn)注銷,事業(yè)單位當(dāng)時(shí)有些合同資料也未在會(huì)計(jì)檔案中詳細(xì)記載,無(wú)法為司法訴訟提供充足證據(jù),或者事業(yè)單位內(nèi)部的經(jīng)辦人離任、退休或死亡等原因,導(dǎo)致這類往來(lái)款最終因年代久遠(yuǎn)或信息不詳?shù)惹闆r形成壞賬、死賬,給往來(lái)款的催討和清理工作增加了重重難度。

1.2 往來(lái)款未定期對(duì)賬

一是事業(yè)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)未形成定期的“兩兩對(duì)賬”機(jī)制,未及時(shí)溝通核對(duì)。在實(shí)際工作中業(yè)務(wù)部門(mén)并未建立規(guī)范的臺(tái)賬,一旦業(yè)務(wù)經(jīng)辦人或主管崗位調(diào)整,工作交接不清,往來(lái)款就形成長(zhǎng)期掛賬無(wú)人問(wèn)津。例如G省B市基層某氣象局2015年金額為0.8萬(wàn)元的服務(wù)收入,財(cái)務(wù)當(dāng)年開(kāi)票列入應(yīng)收賬款科目,此次清理時(shí)發(fā)現(xiàn),收據(jù)聯(lián)未交給對(duì)方，尚留在業(yè)務(wù)部門(mén),導(dǎo)致長(zhǎng)期掛賬;二是往來(lái)款雙方不對(duì)賬,造成往來(lái)款掛賬雙方之間的金額不一致,形成債權(quán)和債務(wù)事實(shí)不符。例如,2013年金額為0.28萬(wàn)元的應(yīng)收賬款,由于債務(wù)方發(fā)票遺失,款項(xiàng)未付也未入賬,2014年債權(quán)事業(yè)單位重復(fù)開(kāi)票并收到了款項(xiàng),因?yàn)殡p方不對(duì)賬,截至清理日2013年的往來(lái)款還掛在該事業(yè)單位的應(yīng)收賬款科目中,造成雙方金額不一致。

1.3 會(huì)計(jì)核算不規(guī)范

一是同一筆往來(lái)多頭掛賬,導(dǎo)致實(shí)際可以沖銷而未沖銷,如G省B市基層某氣象局在清理中發(fā)現(xiàn),應(yīng)收賬款名為“×××單位”的掛賬0.5萬(wàn)元與預(yù)收賬款名為“李四”的掛賬0.5萬(wàn)元實(shí)際是同一筆經(jīng)濟(jì)事項(xiàng),經(jīng)查實(shí)“×××單位”0.5萬(wàn)元是以“李四”作為匯款人轉(zhuǎn)入的。二是利用往來(lái)科目調(diào)節(jié)部門(mén)收支,如在年終決算時(shí)將歸屬于次年的業(yè)務(wù)收入,通過(guò)掛其他應(yīng)收款科目,提前確認(rèn)收入,以此達(dá)到單位當(dāng)年收支平衡的現(xiàn)象,而次年該筆業(yè)務(wù)收入未實(shí)際到賬,導(dǎo)致長(zhǎng)期掛賬不能核銷。三是核算科目使用不規(guī)范,其他應(yīng)付款科目和應(yīng)付賬款科目的使用不符合政府會(huì)計(jì)制度要求,例如未區(qū)分工程款、貨款、押金、質(zhì)保金、存入保證金等會(huì)計(jì)核算的不同,科目選擇錯(cuò)誤;同一往來(lái)單位的質(zhì)保金有的掛其他應(yīng)付款,有的又掛在應(yīng)付賬款;核銷往來(lái)款時(shí)未選擇已掛賬科目進(jìn)行沖銷,例如應(yīng)該沖銷其他應(yīng)付款時(shí)，錯(cuò)誤選擇其他應(yīng)收款進(jìn)行核算;四是未設(shè)置輔助明細(xì)核算,導(dǎo)致部分往來(lái)款的債務(wù)人、債權(quán)人信息不明確。

1.4 質(zhì)保金逾期未退還

事業(yè)單位項(xiàng)目建設(shè)暫時(shí)收取的質(zhì)保金,按照合同規(guī)定質(zhì)保到期后質(zhì)保金應(yīng)退還,而在實(shí)際的工作中,經(jīng)辦部門(mén)及經(jīng)辦人未對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤,到期未及時(shí)辦理退還申請(qǐng)手續(xù),財(cái)務(wù)部門(mén)在核算時(shí)未建立往來(lái)款的備查賬,質(zhì)保金到期時(shí)未進(jìn)行核對(duì)提醒,造成質(zhì)保金長(zhǎng)期掛賬,給單位帶來(lái)了逾期未付的法律風(fēng)險(xiǎn)。如G省B市基層某氣象局2013年的一筆質(zhì)保金1405.8元至今掛賬未退還。

2 往來(lái)款管理存在問(wèn)題的原因分析

2.1 對(duì)往來(lái)款管理的重視度不足

基層氣象部門(mén)一般在日常的工作中側(cè)重業(yè)務(wù)管理,平時(shí)管理層重點(diǎn)關(guān)注單位收入和日常的資金需求情況,忽略了對(duì)往來(lái)款項(xiàng)的監(jiān)管,認(rèn)為往來(lái)款管理歸計(jì)財(cái)部門(mén)負(fù)責(zé),缺乏有效的往來(lái)款管理硬性指標(biāo),風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄;二是單位負(fù)責(zé)人調(diào)整后,經(jīng)常存在“新官不管舊賬”的思想,對(duì)一些歷史遺留的舊賬缺乏重視,沒(méi)有充分意識(shí)到往來(lái)款長(zhǎng)期掛賬形成呆賬、壞賬將會(huì)給單位造成的不良影響,將會(huì)增加單位涉稅的風(fēng)險(xiǎn),長(zhǎng)期積累使得往來(lái)款項(xiàng)的清查更加困難,嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)流失。

2.2 單位的內(nèi)部管理制度不健全

基層氣象部門(mén)的內(nèi)部控制環(huán)境較差,對(duì)單位的財(cái)務(wù)制度內(nèi)部控制體系的建設(shè)意識(shí)淡薄,更談不上針對(duì)往來(lái)款的管理制度,平常對(duì)往來(lái)款監(jiān)督控制僅依靠國(guó)家或地方財(cái)政出臺(tái)的相關(guān)制度,有的單位未結(jié)合實(shí)際出臺(tái)可行的實(shí)施細(xì)則,有的雖然制定了往來(lái)款管理制度,但是執(zhí)行不到位,內(nèi)部的核對(duì)機(jī)制未真正落實(shí)到位。

2.3 往來(lái)款的監(jiān)督整改著力不夠

這幾年氣象部門(mén)加大了紀(jì)檢監(jiān)督和內(nèi)部審計(jì)的力度,雖然對(duì)往來(lái)款的清理監(jiān)督日趨加強(qiáng),但是由于往來(lái)款涉及面廣、量大,開(kāi)展紀(jì)檢監(jiān)督或內(nèi)審工作時(shí)很難深入取證,對(duì)往來(lái)款的關(guān)注度不高;很多基層氣象部門(mén)未認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性,對(duì)內(nèi)審提出的“往來(lái)款未清理”問(wèn)題的整改落實(shí)不到位,沒(méi)有真正地推進(jìn)往來(lái)款清理工作,導(dǎo)致往來(lái)款越來(lái)越難以清理;紀(jì)檢和內(nèi)審對(duì)后續(xù)的整改監(jiān)督和評(píng)估措施也未進(jìn)一步跟進(jìn),也是往來(lái)款沒(méi)有真正“銷戶”的原因之一。

2.4 對(duì)往來(lái)款會(huì)計(jì)核算不夠扎實(shí)

一是基層氣象部門(mén)由于編制的原因,財(cái)務(wù)人員基本是臨時(shí)聘用人員,收入不高,穩(wěn)定性差,人員經(jīng)常更換,導(dǎo)致會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱,再加上新老會(huì)計(jì)人員交接時(shí)不涉及往來(lái)款項(xiàng)的內(nèi)容,幾次變動(dòng)造成了往來(lái)款長(zhǎng)期掛賬難以查清。二是有的財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不高,往來(lái)款的科目核算經(jīng)常使用錯(cuò)誤,有的財(cái)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng),不主動(dòng)找業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)賬,也不積極清理往來(lái)款項(xiàng),導(dǎo)致單位往來(lái)款項(xiàng)長(zhǎng)掛不清。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位往來(lái)款管理的建議

3.1 增強(qiáng)往來(lái)款管理意識(shí)

單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)高度重視,增強(qiáng)往來(lái)款管理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),全力支持往來(lái)款管理工作,要認(rèn)識(shí)到往來(lái)款管理是不可放松的工作[1]。明確單位往來(lái)款管理的責(zé)任部門(mén)及各崗位的工作職責(zé),壓實(shí)責(zé)任,把往來(lái)款管理工作納入各個(gè)部門(mén)年終考核指標(biāo),建立“誰(shuí)經(jīng)辦,誰(shuí)負(fù)責(zé)催收”的應(yīng)收賬款管理原則和“誰(shuí)經(jīng)辦,誰(shuí)負(fù)責(zé)申請(qǐng)付款”的應(yīng)付賬款管理原則。完善事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)離任、會(huì)計(jì)人員換崗、經(jīng)辦人員調(diào)離的往來(lái)款交接制度,避免“現(xiàn)任不理前任舊賬”的現(xiàn)象,防止歷史往來(lái)款長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津而形成呆賬、壞賬甚至死賬。

3.2 健全有效的內(nèi)部控制制度

從制度機(jī)制上完善往來(lái)款的管理監(jiān)督,將往來(lái)款的管理納入內(nèi)部控制制度體系建設(shè)之中,使會(huì)計(jì)管理工作流程、方法、要求等制度化、規(guī)范化,防止新增不良債權(quán)債務(wù)[2]。一是要建立往來(lái)款分類管理制度,財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)往來(lái)款的金額、賬齡、來(lái)源、用途以及往來(lái)對(duì)象的類別和重要程度等標(biāo)準(zhǔn)，做好分門(mén)別類的管理;二是要建立完善往來(lái)款的詢證對(duì)賬制度,單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)建立往來(lái)款的核對(duì)制度,提高“業(yè)財(cái)”融合的工作機(jī)制,財(cái)務(wù)人員在登記往來(lái)賬款的過(guò)程中，要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的溝通,全面準(zhǔn)確地登記往來(lái)賬款的掛賬信息,同時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)該建立獨(dú)立檔案,對(duì)往來(lái)單位的資金營(yíng)運(yùn)情況進(jìn)行審查,做好往來(lái)單位的信用評(píng)估檔案。每年應(yīng)定期向往來(lái)單位發(fā)送詢證函對(duì)賬,雙方確定相等的債權(quán)債務(wù)金額,并將核對(duì)結(jié)果形成書(shū)面記錄,按時(shí)間裝訂歸檔,防止呆賬壞賬死賬的形成;三是建立往來(lái)款及時(shí)清理制度,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)堅(jiān)持“前賬未清、后賬不掛”的往來(lái)款清理原則,建立往來(lái)款占用情況實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)跟蹤措施,對(duì)尚在信用期內(nèi)的往來(lái)款項(xiàng)要及時(shí)提醒催收,對(duì)長(zhǎng)期掛賬的往來(lái)款要分析原因,制定操作性強(qiáng)的清理方案,及時(shí)記錄對(duì)賬過(guò)程,重點(diǎn)把掛賬超過(guò)1 a的往來(lái)款項(xiàng)列入跟蹤清理范圍。

3.3 加大往來(lái)款的監(jiān)管力度

紀(jì)檢部門(mén)應(yīng)針對(duì)往來(lái)款是否按時(shí)對(duì)賬、清查,是否長(zhǎng)期掛賬等情況開(kāi)展不定期檢查,對(duì)于沒(méi)有及時(shí)結(jié)算的債權(quán)債務(wù),應(yīng)當(dāng)進(jìn)行源頭把控,全程跟蹤監(jiān)督。在檢查時(shí)如果發(fā)現(xiàn)了重大往來(lái)款管理問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行公示,給予相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)責(zé)處分[3];內(nèi)審部門(mén)審計(jì)時(shí)應(yīng)加大對(duì)責(zé)任人任期形成的往來(lái)款的關(guān)注力度,將往來(lái)款的管理情況列入領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的評(píng)價(jià)指標(biāo);上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)該將基層單位對(duì)紀(jì)檢、內(nèi)審、財(cái)務(wù)等各部門(mén)檢查、審計(jì)提出的往來(lái)款問(wèn)題的整改落實(shí)情況作為考核會(huì)計(jì)工作質(zhì)量的依據(jù),對(duì)未及時(shí)整改的單位給予通報(bào)批評(píng)。

3.4 提高往來(lái)款的會(huì)計(jì)核算水平

一是要定期組織基層事業(yè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的財(cái)經(jīng)法規(guī)及財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。明確財(cái)務(wù)人員在政府會(huì)計(jì)制度下往來(lái)款核算的要點(diǎn),正確區(qū)分預(yù)算會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)往來(lái)款的核算方法,保證會(huì)計(jì)科目使用準(zhǔn)確。二是要利用事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng),在明細(xì)科目設(shè)置時(shí)，要充分利用輔助核算項(xiàng)目,添加正確的往來(lái)款輔助明細(xì)科目,做好一目了然的往來(lái)款備查臺(tái)賬,定期分析往來(lái)款賬齡,同時(shí)認(rèn)真審核往來(lái)款的憑證資料,嚴(yán)禁無(wú)原始憑證掛往來(lái)款,杜絕直接在往來(lái)款科目列收支。三是年底結(jié)賬和年初結(jié)轉(zhuǎn)新賬時(shí)，要認(rèn)真仔細(xì)核對(duì)金額以及掛賬戶數(shù),保證做好前后信息一致,同時(shí)將備查賬打印單與會(huì)計(jì)憑證一起裝訂歸檔。

4 “大數(shù)據(jù)”時(shí)代往來(lái)款信息化管理的設(shè)想

隨著“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的來(lái)臨,各層級(jí)的事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理普遍實(shí)行了自動(dòng)化、智能化、數(shù)字化管理方式,如何利用“大數(shù)據(jù)”信息時(shí)代的信息共享，給往來(lái)款的管理帶來(lái)便捷和高效，筆者就此結(jié)合所在事業(yè)單位的實(shí)際，做了大膽的設(shè)想。事業(yè)單位應(yīng)在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中，優(yōu)化開(kāi)發(fā)往來(lái)款項(xiàng)管理系統(tǒng),固化往來(lái)款的核算。目前氣象部門(mén)計(jì)財(cái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)(即網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng))已實(shí)現(xiàn)與氣象部門(mén)“氣政通”辦公系統(tǒng)的協(xié)同運(yùn)作,應(yīng)該進(jìn)一步設(shè)置與“氣政通OA”辦公系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng),例如在辦公系統(tǒng)中設(shè)置單位的合同管理、票據(jù)管理、收款管理及往來(lái)款管理等系統(tǒng)并加以關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)審批環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的閉環(huán)管理。在財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中添加往來(lái)款信息模塊,建立往來(lái)款信息共享通道,應(yīng)收賬款類只要經(jīng)辦人提交開(kāi)票申請(qǐng),會(huì)計(jì)人員開(kāi)票成功后,系統(tǒng)就能自動(dòng)讀取經(jīng)辦人及開(kāi)票信息反饋至往來(lái)款管理系統(tǒng)。同時(shí),在各級(jí)審批人、經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)人員的報(bào)銷審批系統(tǒng)中設(shè)置查詢功能,能實(shí)時(shí)查詢往來(lái)款項(xiàng)的進(jìn)展情況,在經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)人員“氣政通”辦公系統(tǒng)的“待辦事項(xiàng)”的界面上，設(shè)置到期未結(jié)賬的預(yù)警提醒功能,對(duì)于超期未結(jié)賬的往來(lái)款,系統(tǒng)自動(dòng)提醒經(jīng)辦人不能辦理新的往來(lái)業(yè)務(wù),以此建立單位內(nèi)部的信息溝通橋梁,從源頭上控制往來(lái)款因內(nèi)部溝通、對(duì)賬不及時(shí)造成的長(zhǎng)期掛賬。在財(cái)務(wù)核算平臺(tái)開(kāi)發(fā)往來(lái)款報(bào)表,設(shè)置賬齡、金額、資金往來(lái)情況、摘要、對(duì)方單位信息等要素,以此提高往來(lái)款的管理效率和準(zhǔn)確性。

5 結(jié) 語(yǔ)

總之,加強(qiáng)往來(lái)款的管理,有助于有效地促進(jìn)基層事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度建設(shè),有助于促進(jìn)基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的履職盡責(zé),有助于增強(qiáng)基層事業(yè)單位在新政府會(huì)計(jì)制度環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理能力,有助于提高基層事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作水平。往來(lái)款的規(guī)范管理是全面維護(hù)基層事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)保值增值的重要途徑。