提升軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案規(guī)范化管理水平研究

王磊 何苗

（陸軍炮兵防空兵學(xué)院 職業(yè)教育中心，安徽合肥 230031）

軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案是軍隊(duì)人員在軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是軍隊(duì)人員特有的檔案，也是個(gè)人終身學(xué)習(xí)檔案的重要組成部分。如何規(guī)范管理軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案，使其更好地發(fā)揮長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，是值得我們研究的問(wèn)題。

1.軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案的作用

1.1 為個(gè)人學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)提供詳實(shí)依據(jù)

軍事職業(yè)教育主要依托信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開(kāi)展在線學(xué)習(xí)，同時(shí)輔以圖書(shū)閱讀、課題研究、專業(yè)培訓(xùn)等其他線下學(xué)習(xí)，是終身持續(xù)性的學(xué)習(xí)過(guò)程。學(xué)習(xí)是一種獲取知識(shí)、提升能力的手段，而最終獲取了多少知識(shí)、提升了多少能力必須通過(guò)學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)來(lái)衡量。學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)幾乎是開(kāi)展任何學(xué)習(xí)項(xiàng)目都必備的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，目的是檢驗(yàn)學(xué)習(xí)者的學(xué)習(xí)成效，找出差距不足，為下一步的學(xué)習(xí)指明方向。在整個(gè)軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)過(guò)程中學(xué)習(xí)者在注冊(cè)賬號(hào)、線上學(xué)習(xí)、線下培訓(xùn)、課題研究、考試考核等環(huán)節(jié)中會(huì)產(chǎn)生包括紙質(zhì)、電子等各種形態(tài)的材料，這些材料既是對(duì)個(gè)人學(xué)習(xí)過(guò)程的真實(shí)反映，同時(shí)也構(gòu)成了個(gè)人終身學(xué)習(xí)檔案。檔案的基本價(jià)值之一便是憑證價(jià)值，對(duì)學(xué)習(xí)過(guò)程中產(chǎn)生的各種有價(jià)值的材料進(jìn)行全面收集和規(guī)范管理，可以為個(gè)人學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)提供詳實(shí)依據(jù)，助力于實(shí)現(xiàn)評(píng)價(jià)的客觀公正。

1.2 為提升在線課程質(zhì)量提供重要參考

軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案中有很大一部分是軍隊(duì)人員在軍綜網(wǎng)平臺(tái)選擇學(xué)習(xí)在線課程的材料，包括選課情況、課后習(xí)題答題情況及考試成績(jī)等信息，對(duì)這些大數(shù)據(jù)匯總分析，有助于提升在線課程質(zhì)量。對(duì)選課情況進(jìn)行分析，可以對(duì)比出哪些課程比較受歡迎，哪些課程受眾較少，對(duì)于受眾較少的課程，課程建設(shè)團(tuán)隊(duì)則要分析具體原因，比如是課程框架設(shè)置不夠科學(xué)？亦或是課程內(nèi)容不夠與時(shí)俱進(jìn)、不是學(xué)習(xí)者急需的等，據(jù)此考慮是否需要調(diào)整、更新內(nèi)容，以改進(jìn)課程質(zhì)量；對(duì)課后習(xí)題及考試答題尤其是錯(cuò)題情況進(jìn)行分析。例如，通過(guò)分析每一道題的錯(cuò)誤率，從錯(cuò)誤率較高的題目上可以判斷學(xué)員學(xué)習(xí)中存在的問(wèn)題和難點(diǎn)在哪一章節(jié)，從而掌握學(xué)員學(xué)習(xí)情況，對(duì)于普遍存在的難點(diǎn)，則要有針對(duì)性地調(diào)整課程內(nèi)容重點(diǎn)，對(duì)難點(diǎn)多些講述、輔導(dǎo)，同時(shí)適時(shí)更新、豐富題庫(kù)，不斷提升課程質(zhì)量，永葆課程生命力。

1.3 為學(xué)分銀行建設(shè)提供有力支撐

學(xué)分銀行是一種模擬或借鑒銀行的功能特點(diǎn)，將不同類型的學(xué)習(xí)成果以學(xué)分的形式進(jìn)行認(rèn)定、積累、轉(zhuǎn)換，方便學(xué)生自由選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容、學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)習(xí)地點(diǎn)的管理模式，是目前軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)研究探索的新方向。在學(xué)分銀行中，學(xué)分和學(xué)習(xí)成果是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，學(xué)分的認(rèn)定需要學(xué)習(xí)成果佐證；學(xué)分的積累過(guò)程就是學(xué)習(xí)成果的累積過(guò)程，學(xué)習(xí)成果的最終載體是終身學(xué)習(xí)檔案，學(xué)分銀行間接成為集中管理學(xué)分及學(xué)習(xí)檔案的“檔案館”[1]。同樣，軍事職業(yè)教育學(xué)分銀行建設(shè)也必須依托軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案開(kāi)展，雖然目前還在起步探索階段，學(xué)習(xí)檔案在建設(shè)學(xué)分銀行的過(guò)程中作用還不明顯，但學(xué)分銀行建設(shè)和學(xué)習(xí)檔案收集是一個(gè)不斷積累的過(guò)程，隨著軍事職業(yè)教育學(xué)分銀行建設(shè)的不斷推進(jìn)，沒(méi)有學(xué)習(xí)檔案的有力支撐，學(xué)分銀行的公信力勢(shì)必受到影響。

2.軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案材料保管意識(shí)薄弱

軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)全面推開(kāi)的時(shí)間不長(zhǎng)，形成的學(xué)習(xí)檔案在短時(shí)間內(nèi)還不能顯現(xiàn)出其價(jià)值，因此對(duì)學(xué)習(xí)檔案的規(guī)范管理還沒(méi)有引起重視，檔案材料保管意識(shí)薄弱。主要表現(xiàn)在：（1）學(xué)習(xí)人員檔案意識(shí)薄弱，提交檔案不主動(dòng)、不及時(shí)。軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)要求參學(xué)人員要制訂個(gè)人年度學(xué)習(xí)計(jì)劃并填寫個(gè)人學(xué)習(xí)檔案卡，部分學(xué)習(xí)者只重視最終的學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)結(jié)果，無(wú)視體現(xiàn)學(xué)習(xí)過(guò)程檔案卡的重要性，主觀上認(rèn)為自己只要完成學(xué)習(xí)就可以，或是不按時(shí)填報(bào)學(xué)習(xí)計(jì)劃，或是個(gè)人學(xué)習(xí)檔案卡隨意放置；個(gè)別人員還出現(xiàn)在學(xué)習(xí)檔案卡上隨意涂改、學(xué)習(xí)檔案卡污損甚至丟失的情況。（2）學(xué)習(xí)管理員檔案管理意識(shí)缺乏。軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)通過(guò)各單位在軍綜網(wǎng)平臺(tái)，以學(xué)習(xí)小組形式對(duì)本單位及下級(jí)單位成員實(shí)施樹(shù)狀管理，在開(kāi)展學(xué)習(xí)的過(guò)程中，檔案卡暫時(shí)由學(xué)習(xí)管理員負(fù)責(zé)管理。學(xué)習(xí)管理員的首要任務(wù)就是指導(dǎo)小組成員按照要求制訂學(xué)習(xí)計(jì)劃并及時(shí)填報(bào)。有的管理員催交學(xué)習(xí)檔案卡不及時(shí)，對(duì)于未交的檔案卡不管不問(wèn)，任由其拖延時(shí)間；部分單位學(xué)習(xí)管理員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，學(xué)習(xí)檔案卡的交接不及時(shí)，甚至一度處于無(wú)人管理的真空地帶。

2.2 檔案管理制度不夠健全

目前，上級(jí)文件中只規(guī)定了軍事職業(yè)教育實(shí)行學(xué)習(xí)檔案管理制度，并沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)的具體規(guī)章和制度，在學(xué)習(xí)檔案的實(shí)際管理中仍然存在很多問(wèn)題。首先是“誰(shuí)來(lái)管”，在學(xué)習(xí)的不同階段都會(huì)產(chǎn)生學(xué)習(xí)檔案，不同階段的學(xué)習(xí)檔案應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)管理，沒(méi)有明確；檔案管理員的具體工作職責(zé)不明晰；學(xué)習(xí)檔案管理涉及參學(xué)單位、教育訓(xùn)練部門和職業(yè)教育中心，不同單位之間存在著工作交叉，如何對(duì)這些部門的學(xué)習(xí)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一，沒(méi)有明確規(guī)定。其次是“如何管”，一是缺乏檔案資料保管場(chǎng)所的條件要求，檔案應(yīng)該在哪里保管，是歸屬教學(xué)檔案由教育訓(xùn)練部門集中管理還是由職業(yè)教育中心統(tǒng)一管理不明確。二是缺乏歸檔條件要求，學(xué)習(xí)檔案涉及線上的課程學(xué)習(xí)、線下的圖書(shū)學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)、課題研究等過(guò)程中產(chǎn)生的各類結(jié)業(yè)證書(shū)和階段性研究成果等，對(duì)這些材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔方式及保管時(shí)間等沒(méi)有具體要求。三是“誰(shuí)監(jiān)管”，檔案管理是各個(gè)單位自行把控，沒(méi)有有效監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理的質(zhì)量沒(méi)有評(píng)估，容易出現(xiàn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)的情況，弱化了檔案的服務(wù)效應(yīng)。前文中提到的人員提交檔案拖延、管理員催交檔案不及時(shí)等現(xiàn)象也是缺乏有效監(jiān)管而出現(xiàn)問(wèn)題的最好證明。

2.3 檔案管理的信息化程度滯后

軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案是個(gè)新生事物，目前其構(gòu)成主要是紙質(zhì)版的個(gè)人學(xué)習(xí)檔案卡，采用的還是傳統(tǒng)的、比較落后的手工管理模式，既沒(méi)有先進(jìn)的信息化設(shè)備，也缺乏相匹配的管理系統(tǒng)，檔案管理的信息化程度幾乎為零，資源共享更是無(wú)從談起。軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)貫穿參學(xué)人員的職業(yè)生涯，隨著學(xué)習(xí)的不斷推進(jìn)，學(xué)習(xí)的內(nèi)容更為豐富，學(xué)習(xí)的范圍更廣，學(xué)習(xí)方式也更加靈活，相伴而生的檔案種類和數(shù)量也會(huì)逐年增多，信息量的增大使得學(xué)習(xí)檔案管理的工作量也逐步加大，單純依靠手工管理的弊端會(huì)越來(lái)越凸顯，產(chǎn)生諸如工作效率低、不方便信息查詢和資源共享及人員反復(fù)接觸檔案材料，加速檔案實(shí)體的磨損和老化等問(wèn)題。

2.4 檔案的利用率較低

檔案利用是指檔案工作者開(kāi)發(fā)檔案資源，傳輸檔案信息，滿足利用者需求的行為過(guò)程[2]。對(duì)檔案科學(xué)高效管理的最終目的是服務(wù)于檔案利用，這也是檔案的重要價(jià)值之一?！爸夭剌p用”一直以來(lái)都是困擾檔案管理工作的難題，在軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案管理中表現(xiàn)的更為突出。軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案在歸檔后，除了在教育監(jiān)察及個(gè)人考核時(shí)顯現(xiàn)出其憑證價(jià)值外，大部分時(shí)間都是“躺在”檔案柜中，其潛在的信息價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)未被發(fā)掘，檔案的利用率較低。

3.軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化檔案在個(gè)人學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)中的作用

對(duì)檔案的重視，很大程度上取決于人們的檔案意識(shí)。檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)，通常會(huì)受到檔案認(rèn)知、檔案利用和檔案價(jià)值的影響。當(dāng)人們對(duì)檔案認(rèn)知有局限，檔案利用少，未發(fā)現(xiàn)檔案價(jià)值時(shí)，自然就難以形成較強(qiáng)的檔案意識(shí)，對(duì)檔案管理的重要性也就無(wú)法產(chǎn)生共鳴。檔案只有涉及人員切身利益時(shí)才會(huì)被關(guān)注，因而要提高對(duì)學(xué)習(xí)檔案管理的重視，必須強(qiáng)化學(xué)習(xí)檔案在個(gè)人學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)中的作用，凸顯學(xué)習(xí)檔案的價(jià)值。（1）加強(qiáng)日常提醒。軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)是貫穿全年、循序漸進(jìn)的過(guò)程，學(xué)習(xí)管理員要履行好管理員的職責(zé)，定期提醒小組成員整理、保存好學(xué)習(xí)相關(guān)佐證材料，為個(gè)人學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)做好準(zhǔn)備。（2）嚴(yán)格個(gè)人學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)。在開(kāi)展個(gè)人學(xué)習(xí)綜合評(píng)價(jià)時(shí)，必須明文規(guī)定學(xué)習(xí)人員必須按時(shí)按要求提交、歸檔完整的年度學(xué)習(xí)計(jì)劃及相應(yīng)的成果證明材料，必須同時(shí)滿足上述兩個(gè)要求，否則不予成果認(rèn)定。通過(guò)制度約束將檔案意識(shí)滲透到人員軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)的全程，在潛移默化中增強(qiáng)人員檔案意識(shí)，提升對(duì)檔案管理的重視程度。

3.2 建立科學(xué)完善的檔案管理制度

任何工作都需要規(guī)范的制度作為支撐，軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的工作，也必須通過(guò)相關(guān)制度指導(dǎo)各項(xiàng)工作有序規(guī)范開(kāi)展。科學(xué)完善的檔案管理制度應(yīng)該在符合單位自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上制定，盡可能完整的涵蓋學(xué)習(xí)檔案的實(shí)體管理、信息管理等方面的工作程序和實(shí)施細(xì)則。（1）明確職能分工，理順關(guān)系，解決“誰(shuí)來(lái)管”的問(wèn)題。學(xué)習(xí)檔案從形成到移交涉及很多單位，必須明文規(guī)定學(xué)習(xí)檔案在不同管理階段相關(guān)部門和管理人員的關(guān)系及職責(zé)，防止出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)學(xué)習(xí)檔案無(wú)人管理的情況。（2）建立一套完整的學(xué)習(xí)檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，解決“如何管”的問(wèn)題。收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是所有檔案管理通用的工作流程，但檔案類型不一樣，具體的工作要求和方法也不一樣。因而需要建立符合學(xué)習(xí)檔案管理實(shí)際的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每個(gè)工作環(huán)節(jié)的實(shí)施細(xì)則做出具體的規(guī)定，以保證檔案管理的質(zhì)量。（3）建立學(xué)習(xí)檔案管理監(jiān)督考核制度，解決“誰(shuí)監(jiān)管”的問(wèn)題。監(jiān)督考核是改進(jìn)工作作風(fēng)、提高工作質(zhì)量、完成工作目標(biāo)的有效手段。以制度的形式明確監(jiān)督考核的對(duì)象、考核內(nèi)容、考核方式和獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，不定期開(kāi)展學(xué)習(xí)檔案管理的檢查與抽查工作，對(duì)于那些責(zé)任不履行、責(zé)任不落實(shí)、責(zé)任執(zhí)行不到位的行為進(jìn)行相應(yīng)的追責(zé)[3]，以此提升學(xué)習(xí)檔案管理工作的質(zhì)量。

3.3 提升檔案管理信息化水平

先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)是提高檔案科學(xué)化管理水平的一個(gè)必要手段，隨著軍事職業(yè)教育參學(xué)人數(shù)的不斷增多，產(chǎn)生的檔案信息越來(lái)越復(fù)雜，面對(duì)海量復(fù)雜檔案信息的管理，傳統(tǒng)手工管理的方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)需要。因此，構(gòu)建先進(jìn)的學(xué)習(xí)檔案管理信息化體系是解決當(dāng)前學(xué)習(xí)檔案管理工作中存在問(wèn)題的必由之路。一般來(lái)說(shuō)，可以從以下3個(gè)層面采取措施提升檔案管理信息化水平：（1）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。根據(jù)本單位學(xué)習(xí)檔案管理的實(shí)際引入進(jìn)計(jì)算機(jī)、快速掃描儀等信息化設(shè)備，對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。同時(shí)，引入相匹配的軟件管理系統(tǒng)，做好管理模塊的設(shè)定，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，為檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。（2）做好系統(tǒng)維護(hù)。定期對(duì)學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，既要提升系統(tǒng)的安全性，也要提升平臺(tái)數(shù)據(jù)處理速度，推動(dòng)檔案管理者利用信息化系統(tǒng)更好、更安全地開(kāi)展學(xué)習(xí)檔案管理工作。（3）實(shí)現(xiàn)資源共享。構(gòu)建軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案管理信息庫(kù)，將學(xué)院所有人員的學(xué)習(xí)檔案存放在信息庫(kù)中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)，設(shè)定管理人員訪問(wèn)權(quán)限，并通過(guò)信息安全認(rèn)證、信息傳輸加密等方式[4]，在保證信息安全的前提下方便數(shù)據(jù)資源共享。

3.4 加強(qiáng)檔案信息的利用

檔案利用是整個(gè)檔案管理工作的最終環(huán)節(jié)，是檔案工作的最終目的，也是檔案信息資源潛在價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。加強(qiáng)檔案信息的利用要做好以下幾點(diǎn)：（1）強(qiáng)化服務(wù)理念。檔案的利用功能在很大程度上依賴于檔案工作者的履職盡責(zé)來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，必須強(qiáng)化服務(wù)至上的理念，提升學(xué)習(xí)檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)尤其是著錄方面的工作質(zhì)量，變被動(dòng)為主動(dòng)，為利用工作打下良好的基礎(chǔ)。（2）加大學(xué)習(xí)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度。檔案的利用率主要取決于對(duì)檔案信息資源挖掘的深度和廣度，學(xué)習(xí)檔案主要是反映人員學(xué)習(xí)情況的數(shù)據(jù)，對(duì)這些大數(shù)據(jù)匯總分析，可以看出人員的選課趨勢(shì)、考核情況、存在問(wèn)題和矛盾困難等，間接為在線課程建設(shè)團(tuán)隊(duì)在完善課程內(nèi)容、提升課程質(zhì)量等方面發(fā)揮輔助決策的作用。檔案工作者必須準(zhǔn)確把握用戶需求的發(fā)展趨勢(shì)，開(kāi)闊視野和思路，不斷優(yōu)化檔案信息資源開(kāi)發(fā)，切實(shí)提升檔案提供利用服務(wù)水平[5]。

軍事職業(yè)教育學(xué)習(xí)檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又復(fù)雜的工作，要想提升學(xué)習(xí)檔案管理的質(zhì)量和效率，必須要提升該項(xiàng)工作的重視程度，制定健全的管理制度，并且還要加強(qiáng)信息化建設(shè)，深度開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用，才能夠推動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理走向更加規(guī)范的方向。