教體局單位人事檔案管理策略研究與思考

甘金萍

摘要：現(xiàn)代化人事檔案管理機(jī)制和管理運(yùn)行策略離不開信息技術(shù)支持，人事檔案需要進(jìn)行理念創(chuàng)新，發(fā)揮面向內(nèi)部管理的服務(wù)升級作用，為單位管理決策提供數(shù)據(jù)幫助。教體局作為分管教育體育的政府部門，在檔案管理方面面臨信息混亂、管理機(jī)制落后等問題。在后續(xù)的管理升級中，教體局需要不斷進(jìn)行管理理念更新，通過引入信息管理技術(shù)，實現(xiàn)管理優(yōu)化，提升管理效率和管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：教體局;政府部門;檔案管理;人力資源

人事檔案管理在現(xiàn)代檔案管理當(dāng)中已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)單純信息記錄的管理方式，開始進(jìn)入到重要的數(shù)據(jù)資源管理領(lǐng)域當(dāng)中。傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制除了需要對檔案管理模式等進(jìn)行不斷革新，還需要進(jìn)一步進(jìn)行檔案管理理念的創(chuàng)新，認(rèn)識到檔案管理的創(chuàng)新思路和其在現(xiàn)代化單位內(nèi)部管理的重要支持價值，才能夠真正使人事檔案管理實現(xiàn)全面更新，更好地為單位高效管理提供服務(wù)。

一、教體局人事檔案管理的基本情況

教育體育局（以下簡稱“教體局”）使各地教育、體育工作的主管政府工作部門，在內(nèi)部檔案管理當(dāng)中涉及到的檔案環(huán)節(jié)眾多。由于分管類型較為特殊，檔案管理主要包含內(nèi)部檔案和外部檔案兩個工作系統(tǒng)，其中外部檔案主要是指分管學(xué)校教育系統(tǒng)的信息檔案，內(nèi)部檔案則是指內(nèi)部人事檔案等。受限于傳統(tǒng)管理模式影響，紙質(zhì)、人工檔案管理模式管理混亂復(fù)雜，導(dǎo)致管理效率不高，管理過程問題嚴(yán)峻。結(jié)合檔案管理實際情況，目前主要存在的人事檔案管理主要面臨幾個問題。

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在材料不全問題

目前教體局在人事檔案管理方面仍然沿用紙質(zhì)檔案管理方式，部分檔案在存儲過程中由于調(diào)取、調(diào)閱不規(guī)范，導(dǎo)致容易出現(xiàn)檔案資料遺失，最終在進(jìn)行人力資源統(tǒng)計中，常常出現(xiàn)資料不全的問題。

（二）檔案信息搜集整理不夠及時

紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案信息無法第一時間進(jìn)行更新，對于調(diào)崗、離職或者新入職職員，檔案管理無法第一時間完成檔案數(shù)據(jù)的搜集和實時更新，檔案管理存在較強(qiáng)的滯后性問題，最終影響人事檔案管理的整體效率。

（三）檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化檔案管理意識

檔案管理的 工作是一項內(nèi)容繁瑣、細(xì)節(jié)眾多、標(biāo)準(zhǔn)化要求較高的工作，工作目標(biāo)不僅僅是完成數(shù)據(jù)資料的檔案統(tǒng)計，更重要的是對于檔案信息的整理和優(yōu)化，能夠及時進(jìn)行檔案更新，能夠?qū)n案調(diào)用和檔案流動進(jìn)行有效管理，保證檔案使用中各個細(xì)節(jié)能夠在管理掌控之中。但就目前教體局內(nèi)部的檔案管理工作情況來看，大部分檔案管理人員存在人浮于事現(xiàn)象，缺少對于檔案管理工作的正確認(rèn)知，為形成管理價值觀，很難投入管理熱情。人事檔案管理項目則較為被動，管理人員很難主動積極參與到檔案的搜集和管理當(dāng)中，導(dǎo)致檔案管理較為混亂。檔案管理意識的缺失也是造成其他檔案管理環(huán)節(jié)問題的根本問題。

二、教體局需進(jìn)行人事檔案管理的重新認(rèn)識

（一）人事檔案管理需要有信息化支撐

人事檔案是重要的管理決策型檔案，對于單位內(nèi)部來說，人事檔案能夠為后續(xù)內(nèi)部管理決策提供數(shù)據(jù)支持，新時代檔案管理需要注重質(zhì)效同步，利用積極的技術(shù)創(chuàng)新來推進(jìn)管理機(jī)制創(chuàng)新。教體局單位內(nèi)部的檔案管理混亂，需要引入信息化技術(shù)手段來進(jìn)行檔案管理機(jī)制的建設(shè)和創(chuàng)新，通過信息技術(shù)來為人事檔案管理提供高效率的基礎(chǔ)性支持，使人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)面向整體人力資源的統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。

（二）充分發(fā)掘人事檔案管理的決策價值

人事檔案管理不是冷冰冰的孤立數(shù)據(jù)，而是能夠參與到管理決策當(dāng)中的信息支持，教體局政府單位在內(nèi)部管理方面應(yīng)當(dāng)充分學(xué)習(xí)借鑒現(xiàn)代化企業(yè)管理經(jīng)驗，認(rèn)識到人力資源在崗位運(yùn)行和內(nèi)部戰(zhàn)略實現(xiàn)方面 重要價值，進(jìn)而將人事檔案管理與內(nèi)部戰(zhàn)略決策進(jìn)行相互整合，例如從人事檔案管理角度出發(fā)，開展內(nèi)部職員的績效考評，結(jié)合教體局的服務(wù)工作成績和戰(zhàn)略目標(biāo)，來實現(xiàn)人員管理的優(yōu)化，降低不合理問題出現(xiàn)的頻率，更好地實現(xiàn)管理機(jī)制的創(chuàng)新。

（三）持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部配置

教體局在管理改革當(dāng)中應(yīng)當(dāng)以內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化為前提，利用人事檔案管理的創(chuàng)新方式，來實現(xiàn)配置層面的優(yōu)化、一方面，教體局人事檔案主要對當(dāng)前人力資源情況進(jìn)行全面記錄，通過人事檔案能夠?qū)Ξ?dāng)前職工工作情況和未來的崗位職能配置等進(jìn)行管控，體現(xiàn)人力資源配置的科學(xué)性和前瞻性;另一方面，依托不同的人才特點，制定相應(yīng)的發(fā)展策略，幫助人才實現(xiàn)自我價值提升，引導(dǎo)人才能夠更好地投入到崗位工作當(dāng)中，實現(xiàn)人力資源的崗位能力優(yōu)化。

三、教體局人事檔案管理優(yōu)化可采取策略

（一）進(jìn)行數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用

數(shù)字化檔案管理作為現(xiàn)代信息技術(shù)的重要成果，教體局需要將其應(yīng)用到認(rèn)識檔案管理當(dāng)中，為檔案管理優(yōu)化提供服務(wù)。首先，教體局需要進(jìn)一步完善歸檔服務(wù)，利用信息技術(shù)開展程序?qū)用娴募?xì)節(jié)優(yōu)化，檔案管理人員需要結(jié)合教體局的實際工作情況，利用數(shù)據(jù)庫平臺，進(jìn)行檔案的搜集和不斷更新。其次，要建立起檔案匯報制度，檔案管理人員在開展數(shù)字化檔案管理當(dāng)中，需要利用內(nèi)部通信平臺進(jìn)行實時的信息回報和反饋，通過與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，提升負(fù)責(zé)人對于檔案管理工作的重視程度，引導(dǎo)單位內(nèi)部形成良好的人事檔案管理氛圍。

（二）開展依托人事檔案管理的內(nèi)部信息建設(shè)

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)需要與之配套的內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)，針對類別系統(tǒng)來實現(xiàn)技術(shù)優(yōu)勢推進(jìn)。教體局在內(nèi)部管理方面可以學(xué)習(xí)借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理當(dāng)中所采用的內(nèi)部控制機(jī)制，通過加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，利用共享數(shù)據(jù)平臺的方式，打破部門之間的信息壁壘。教體局在進(jìn)行建設(shè)中，也可以根據(jù)人事檔案和所涉及到的部門信息需要，搭建內(nèi)部信息系統(tǒng)，利用規(guī)范化的數(shù)據(jù)平臺，來實現(xiàn)及時的內(nèi)部管理信息數(shù)據(jù)溝通。相關(guān)部門能夠依托平臺數(shù)據(jù)第一時間完成數(shù)據(jù)上傳，并利用后臺管理機(jī)制，針對性開展檔案管理信息的數(shù)據(jù)比較。教體局在后續(xù)的管理當(dāng)中可以搭建信息化服務(wù)閱覽室，針對各個部門的檔案數(shù)據(jù)信息閱覽需求，為其提供信息調(diào)用和信息更新上傳服務(wù)，使人事檔案的信息化管理更具流通性，也更為便利。

結(jié)束語

人力資源管理在教體局的檔案管理當(dāng)中舉足輕重，人事檔案在管理當(dāng)中應(yīng)當(dāng)以人力資源管理和內(nèi)部管理決策為導(dǎo)向，進(jìn)行管理模式創(chuàng)新，為教體局在管理決策方面提供優(yōu)化策略，奠定教體局政府服務(wù)職能不斷升級的基礎(chǔ)。

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