數(shù)字改革背景下我省高校檔案數(shù)字化建設提升研究

丁 婷/浙江商業(yè)職業(yè)技術學院

習近平總書記在今年4月的中央深改委第二十五次會議強調，要以數(shù)字化改革助力政府職能轉變，統(tǒng)籌推進各行業(yè)各領域政務應用系統(tǒng)集約建設、互聯(lián)互通、協(xié)同聯(lián)動，發(fā)揮數(shù)字化的重要支撐作用。自去年全省數(shù)字化改革大會以來，我省全面推進數(shù)字化改革，從“152”到“1512”再到“1612”，全省數(shù)字化改革體系構架持續(xù)迭代、不斷豐富，越來越聚焦高質量發(fā)展、競爭力提升、共富示范和“兩個先行”，實現(xiàn)了與中央“五位一體”總體布局的全面對應，與我省經濟社會發(fā)展實際的高度契合。在此背景下，浙江省各地檔案部門迭代升級數(shù)字化改革體系，深入推進“浙里數(shù)字檔案”應用建設和全面貫通，整體提升檔案工作數(shù)字化改革實戰(zhàn)實效，取得了一系列成果，為奮力推動“兩個先行”貢獻檔案力量。

高校檔案是高校社會實踐活動的參考依據(jù)，是文化傳承的珍貴見證、高校行政工作的查考憑據(jù)，高校檔案具有保存高校歷史、豐富高校文化等積極的作用。相較于傳統(tǒng)的紙質檔案，數(shù)字化檔案的收發(fā)更為簡捷便利，不僅極大地減少了對人力的需求，而且推動了檔案統(tǒng)一管理和信息共享的進程[1]。在我省數(shù)字化改革的大潮中，各高校紛紛開展檔案數(shù)字化建設，也取得了可喜的成績。如：擁有“省高校示范數(shù)字檔案館”的湖州師范學院，在檔案服務方面走在同類院校前列，是省內較早推出校友檔案“一次不跑”服務的高校。該校在數(shù)字檔案館建設方面，堅持“存量數(shù)字化，增量電子化”，擴大館室面積，新增1000m2，根據(jù)所需配置軟硬件設備，推動數(shù)字資源建設重塑升級，暢通數(shù)據(jù)共享渠道，開通部門在線歸檔功能，完成檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的對接。杭州師范大學開發(fā)數(shù)字檔案管理平臺，該系統(tǒng)由檔案管理、電子文件管理、OCR識別和用戶權限管理等模塊組成，通過大數(shù)據(jù)中心的公共接口與OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、教務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)電子文件自動化歸檔管理，收錄、管理、存儲、應用的全過程電子化，規(guī)范了檔案管理，提升了歸檔效率。浙江工業(yè)大學著力推進數(shù)字檔案館建設，將130多萬頁共計430483件紙質檔案進行了數(shù)字化掃描，并且推出遠程查檔服務系統(tǒng)，高效便捷的檔案服務得到師生、校友的好評。當前，省內各高校積極推動檔案數(shù)字化建設，但目前還存在著一些問題。本文將通過調研部分省內高校，梳理當前問題，并給出解決問題的思路和對策，以期引起有關單位及高校相關部門的關注，從而促進我省高校檔案數(shù)字化建設及管理的良性發(fā)展。

1 當前我省高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題

1.1 數(shù)字檔案應用場景協(xié)同化不夠

打造典型場景是“浙里數(shù)字檔案”應用建設的重要內容，也是“一地創(chuàng)新、全省共享”的核心所在。同理，高校的檔案數(shù)字化工作也要聚焦共性需求和師生的高頻需求，緊扣引領示范、改革突破、集成創(chuàng)新、多跨協(xié)同等關鍵詞，使數(shù)字檔案應用場景實現(xiàn)從基礎到高級、從“良品”到“精品”的躍升。全省檔案工作數(shù)字化改革培訓會議指出，還要將檔案部門的“單兵作戰(zhàn)”轉為聯(lián)合多部門的“協(xié)同攻關”，加強跨層級聯(lián)動、跨部門協(xié)同、跨事權集成，推動實現(xiàn)場景應用開發(fā)建設集約高效。而從當前來看，我省一些高校檔案數(shù)字化工作也基本只是高校檔案館（室）一個部門在單打獨斗，與校內其他業(yè)務部門以及校外屬地檔案系統(tǒng)協(xié)同度不高，導致了該項工作停留在檔案的數(shù)字化收集階段，緊扣師生需求打造的數(shù)字檔案應用場景不多，精品的多跨協(xié)同系統(tǒng)性集成平臺還很少。

1.2 數(shù)字檔案開發(fā)層級顆?；粔?/h3>

檔案數(shù)字化工作在我國正蓬勃發(fā)展，當前雖已實現(xiàn)了紙質檔案的遠程在線利用，但尚未實現(xiàn)計算機可讀、可理解的數(shù)據(jù)粒度層級的管理與開發(fā)。數(shù)據(jù)粒度反映的是數(shù)據(jù)的細化和綜合程度。在數(shù)據(jù)倉庫中，數(shù)據(jù)的細化程度越高，粒度越??；反之，粒度越大。這一困境導致無法滿足研究型用戶多元全面的利用需求。任越、倪麗娟通過深入調研黑龍江省地市級的檔案館，發(fā)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的過程中尚存在檔案機構相關人員數(shù)據(jù)意識不強、數(shù)據(jù)關聯(lián)度不夠、數(shù)據(jù)化處理有待深化等問題[2]。青島市檔案館副館長楊來青在實踐中得出，要針對檔案內容的細粒度進行管理與開發(fā)，這將是檔案“再信息化”戰(zhàn)略的其中一個重要組成[3]。而從當前來看，我省一些高校的檔案館（室）在數(shù)據(jù)的深度開發(fā)方面還不夠，甚至有的高校還停留在將紙質檔案掃描成電子文件的初級階段。對標省委數(shù)字化改革迭代升級后的“1612”體系，特別是基于以細顆粒度數(shù)字檔案構建起類似于“檔案大腦”式智慧化檔案館建設，我省高校的檔案工作數(shù)字化改革還有很長的路要走。

1.3 數(shù)字檔案管理人員專業(yè)化不夠

數(shù)字化時代的四大變化是：與新技術的緊密聯(lián)合，極為普遍的跨界顛覆，強強聯(lián)盟的生態(tài)網絡，順應用戶的需求變革。因此在數(shù)字化時代背景下，檔案管理對象變?yōu)殡x散的數(shù)據(jù)，這就要求高校檔案管理人員專業(yè)度較高，能升級工作邏輯和方法，創(chuàng)新數(shù)據(jù)保存手段，確保實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可理解性。同時，社會對高校檔案需求呈現(xiàn)多樣化、綜合化、個性化和互動化的特點，要求高校檔案工作者能以數(shù)字技術為驅動力，側重提供針對性、互動性、主動性的智能化服務和知識服務。而從當前來看，我省一些高校的檔案館（室）編制館員配備有限，以非專業(yè)人員、合同制用工居多，存在缺少檔案專業(yè)知識背景、信息技術水平不高、業(yè)務更新意識較差等問題，難以滿足或適應高校數(shù)字檔案開發(fā)管理的要求。專業(yè)化人員的缺乏，導致有的高校檔案數(shù)字化建設難以獲得可靠的人才保障。

2 提升我省高校檔案數(shù)字化建設發(fā)展對策建議

2.1 在高校數(shù)字檔案應用場景的智慧協(xié)同上下功夫

數(shù)字應用場景是指基于對用戶數(shù)據(jù)的挖掘、追蹤和分析，在所有由時間、地點、用戶和關系構成的特定場景下，連接用戶線上和線下行為，理解并判斷用戶情感、態(tài)度和需求，為用戶提供實時、定向、創(chuàng)意的信息和內容等服務[4]。在全省檔案數(shù)字化工作不斷深入推進的背景下，為客戶“量身”打造一批精品的檔案應用場景是滿足民之所需的要務。比如，湖州市南潯區(qū)檔案局研發(fā)“潯蘭訣”數(shù)字檔案智慧收集應用，針對性地解決基層檔案收集中的“難、煩、慢”問題?！皾√m訣”將檔案“三合一”目錄作為前置條件，向各科室、各條線定向收集材料，動態(tài)收集“賬外文件”，同時配備了監(jiān)管功能，保證及時、完整、準確地收集材料。該應用的功能規(guī)范了檔案歸集的流程，優(yōu)化了基層檔案工作體制機制，被選為“浙里數(shù)字檔案”的重大應用場景試點[5]。同樣的，我省高校的檔案館（室）也應針對傳統(tǒng)的檔案管理中存在數(shù)據(jù)庫不全、數(shù)據(jù)共享不足、信息檢索準確率不高、出證效率不高等問題，針對學籍、人事、干部等高校常用檔案進行智能化數(shù)字化整理，開發(fā)出解決廣大師生、校友“急難愁盼”問題的高質量數(shù)字檔案應用場景。要實現(xiàn)這一目的，一方面，高校的檔案館（室）在推進檔案數(shù)字化工作的同時，還要注重使場景應用能和本?，F(xiàn)有其他系統(tǒng)及平臺做到高度融合；另一方面，也要注意加強與屬地檔案系統(tǒng)的交流與溝通，做到跨層級聯(lián)動、跨部門協(xié)同、跨事權集成，并注重從“浙里數(shù)字檔案”的各重大應用場景中汲取寶貴經驗和先進做法，善作善成，使學校的檔案數(shù)字化工作得到良好借鑒和有力保障。

2.2 在高校數(shù)字檔案開發(fā)層級的細化程度上下功夫

隨著時代的進步，廣大客戶的利用需求精細化和現(xiàn)有數(shù)字化檔案開發(fā)程度的不足愈發(fā)明顯，促使檔案數(shù)字化的開發(fā)重點開始從橫向的范圍向縱向的層級轉變，這也是數(shù)字化改革背景下檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。在這一方面，我省各高校的檔案館（室）當前的主要任務是現(xiàn)有檔案內容的深層次數(shù)據(jù)化，將檔案內容通過智能化處理分解成計算機熟悉的數(shù)據(jù)“語言”，將碎片化的數(shù)據(jù)進行關系重構，最后對數(shù)據(jù)進行語義加工及可視化展示。其中，開發(fā)層級的加深、開發(fā)粒度的細化、內容關聯(lián)的加強，這三個方面需要重點關注。第一，檔案數(shù)字化帶來的最明顯的變化是管理對象的轉變，數(shù)字化處理后的檔案管理對象從文件變成了數(shù)字信息，這使傳統(tǒng)的“案卷式”檔案管理模式受到了挑戰(zhàn)。第二，檔案數(shù)字化帶來了檔案開發(fā)層級的遞進，從文件細化為內容，再將內容語義化為數(shù)據(jù)，檔案開發(fā)的顆粒度越來越高，這讓檔案價值得到了更大限度的開發(fā)。第三，碎片化后的檔案數(shù)據(jù)需要通過語義分析等技術進行歸類、合并，這樣做的目的在于突出數(shù)據(jù)間的語義關系，從而優(yōu)化檔案檢索結果，挖掘檔案之間隱藏的深層聯(lián)系。檔案數(shù)字化的意義即在于此，通過海量的數(shù)字顆粒實現(xiàn)檔案之間跨文件、跨卷宗的內容關聯(lián)，進而為用戶提供更為智能化的檢索服務、更為系統(tǒng)全面的檔案服務。因此，各高校應進一步增加對各自檔案館（室）的資金投入和技術投入，扎扎實實做好數(shù)字檔案的更精細化更深層次開發(fā)，為今后“檔案大腦”式的智慧化檔案館建設打牢基礎。

2.3 在高校數(shù)字檔案專業(yè)人員的素質提升上下功夫

提高數(shù)字化檔案工作人員的信息素養(yǎng)，是數(shù)字檔案館（室）建設取得成效的必要保障。一是提升文化素養(yǎng)。數(shù)字檔案館（室）工作人員既應具備豐富的檔案專業(yè)知識，又要熟知數(shù)字檔案館工作的相關知識，包括檔案學基本理論、數(shù)字檔案管理基礎知識、文件管理知識，尤其是電子文件管理基礎操作知識、檔案編研理論與方法等。從事信息開發(fā)和編研工作的人員還應熟練掌握計算機知識，如計算機技術、計算機軟件技術、計算機網絡技術、微電子技術、辦公自動化（OA）及計算機輔助設計技術（CAD）、檔案管理中計算機技術的應用知識、設備維護知識等。除此之外，要具備一定的英語語言基礎，從而及時了解國際上最前沿的數(shù)字檔案館建設動態(tài)，知曉、借鑒和采用國際通用標準與規(guī)范。二是提升信息技能。要具備較好地信息處理能力。具體包括信息收集能力、信息開發(fā)能力、信息篩選能力和信息加工處理能力。要具備良好的用戶分析能力。針對不同類型的用戶開展需求分析，有利于增強信息傳播的專指度，提高檔案信息的利用效率。還要具備計算機技術應用能力。當前，5G、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網、人工智能等新技術不斷發(fā)展，面對數(shù)字化、網絡化、智慧化的工作環(huán)境，不僅要對計算機軟硬件等基本知識有所了解，也要在檔案工作中熟練應用計算機技術。掌握網絡應用技術已成為檔案人員必備的能力，同時要從理論與實踐上不斷提高自身的計算機水平，提高工作效率，提升檔案服務能力。

在全省數(shù)字化改革大潮下，全省各高校的檔案館（室）應進一步深入學習貫徹習近平總書記關于全面深化改革特別是數(shù)字化改革的重要論述精神，學習貫徹好全省數(shù)字化改革推進會精神，進一步重視檔案數(shù)字化工作，加大投入，提升數(shù)字校園治理水平，加快打造具有學校特色辨識度的檔案工作數(shù)字化改革標志性成果，讓檔案更好地服務師生、服務社會，為我省高質量發(fā)展推進共同富裕先行和省域現(xiàn)代化先行貢獻高校檔案力量。