科研院所財務(wù)信息化建設(shè)與啟示

姚宏章

一、科研院所財務(wù)管理特點及建設(shè)要點

財務(wù)信息化建設(shè)是企業(yè)利用計算機軟硬件技術(shù)組建財務(wù)管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化、集團化的信息管理平臺，實現(xiàn)一體化的財務(wù)預(yù)算、會計核算、資金調(diào)度等功能，進而實現(xiàn)高質(zhì)量財務(wù)管理的有效途徑。對于以科研項目管理為主要工作內(nèi)容的科研院所而言，如何建立一個有效的財務(wù)信息化系統(tǒng)，進而實現(xiàn)精準(zhǔn)的科研項目經(jīng)費管理是一項非常重要的課題。

近幾年來，隨著國家不斷加大對科研經(jīng)費的監(jiān)管力度，科研院所對財務(wù)管理的要求愈來愈高?？蒲性核呢攧?wù)管理主要以項目經(jīng)費管理為主，這些項目具有金額大、周期長的特點。同時不同來源的科研項目適用不同的項目經(jīng)費管理辦法，經(jīng)費開支和結(jié)余都有嚴(yán)格的要求，若不采用系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理辦法，很可能造成項目難以通過審計驗收的局面。鑒于科研院所財務(wù)管理的這些特點，其財務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)該具有以下要點：第一，財務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)以項目管理為主線，從項目立項、項目預(yù)算、財務(wù)報銷、資金付款等方面進行項目全生命周期管理；第二，項目預(yù)算管理在信息化建設(shè)中發(fā)揮著極為重要的作用，能夠通過信息化手段實現(xiàn)對項目預(yù)算執(zhí)行情況的實時監(jiān)控；第三，科研項目多來源于財政資金，因此信息化建設(shè)中資金調(diào)度及收付功能非常重要，應(yīng)通過信息化方式實現(xiàn)合理安排和使用項目資金。

基于以上功能要點，A科研院所（以下簡稱“A所”）開發(fā)了財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，并使用該系統(tǒng)進行財務(wù)經(jīng)費管理和決策，取得了極大成功，下面重點介紹其財務(wù)信息化建設(shè)情況、主要管理創(chuàng)新點及信息化建設(shè)經(jīng)驗。

二、A所財務(wù)信息化建設(shè)介紹

A所是以科研項目為主的研究單位，承擔(dān)了大量科研項目。為積極適應(yīng)國家及集團公司高質(zhì)量發(fā)展要求，加強科研項目經(jīng)費管理，該所從2017年起開展財務(wù)信息化建設(shè)，至2019底全面建成上線，運行三年多以來，取得了較好的效果。其主要建設(shè)情況如下。

（一）建設(shè)目標(biāo)和實施概況

根據(jù)A所以項目管理為主線的管理特點，結(jié)合本所事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)，A所制定了3個財務(wù)信息化建設(shè)目標(biāo)。

一是以項目管理為主線、合同管理為載體、預(yù)算和資金監(jiān)控為抓手完成財務(wù)信息化建設(shè)，實現(xiàn)包括合同管理、項目管理、全面預(yù)算、資金計劃、網(wǎng)上報銷、網(wǎng)銀結(jié)算等業(yè)務(wù)一體的信息化管控系統(tǒng)。

二是基于財務(wù)信息化平臺建立全面預(yù)算管理體系，強化預(yù)算過程管控，實現(xiàn)預(yù)算的事前、事中控制及事后績效評價。同時，將預(yù)算、核算、結(jié)算業(yè)務(wù)進行集成，實現(xiàn)“三算合一”，大幅提高本所信息化系統(tǒng)集成水平及運行效率。

三是依靠財務(wù)信息化系統(tǒng)提供全面、真實的經(jīng)濟分析數(shù)據(jù)和管理看板，提高財務(wù)決策科學(xué)性。統(tǒng)一經(jīng)濟事項規(guī)則和流程，并將規(guī)則和流程通過信息系統(tǒng)再現(xiàn)，促進企業(yè)內(nèi)控制度的健全和完善，實現(xiàn)公司監(jiān)管程序化、規(guī)范化。

基于上述建設(shè)目標(biāo)，A所聘請專業(yè)的第三方軟件公司開發(fā)了定制化的財務(wù)信息化系統(tǒng)，并從2017年起分期實施，其開發(fā)過程經(jīng)歷了系統(tǒng)需求調(diào)研、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、業(yè)務(wù)流程梳理、系統(tǒng)功能開發(fā)、數(shù)據(jù)初始化及上線測試、正式上線等階段，至2019年底完成了全部建設(shè)內(nèi)容并上線，基本實現(xiàn)了上述建設(shè)目標(biāo)，并取得了良好管控效果。

（二）信息化系統(tǒng)模塊構(gòu)成及數(shù)據(jù)交互方式

財務(wù)信息化管控系統(tǒng)一般包含多個應(yīng)用模塊，模塊的設(shè)置及模塊間數(shù)據(jù)交互方式是系統(tǒng)良好運行的關(guān)鍵。A所在進行廣泛需求調(diào)研基礎(chǔ)上，設(shè)計了自下而上的四層系統(tǒng)架構(gòu)，分為基礎(chǔ)物理層、平臺服務(wù)層、數(shù)據(jù)應(yīng)用層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層。其中，基礎(chǔ)物理層為信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施；平臺服務(wù)層是在基礎(chǔ)物理層上建設(shè)的財務(wù)信息化系統(tǒng)以及系統(tǒng)的基礎(chǔ)配置功能；在平臺服務(wù)層之上，開發(fā)的業(yè)務(wù)應(yīng)用層是該信息化系統(tǒng)的核心功能模塊，涵蓋了合同管理、項目信息管理、預(yù)算管理、資金管理、結(jié)算中心、報銷管理等六個子模塊，可以處理A所日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項；在業(yè)務(wù)應(yīng)用層之上的頂層為數(shù)據(jù)應(yīng)用層，即該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析及決策支持功能，主要為所領(lǐng)導(dǎo)及各業(yè)務(wù)主管部門決策提供參考和依據(jù)。

在業(yè)務(wù)應(yīng)用層上，合同管理模塊主要功能為收付款合同臺賬及收付款管理；項目信息管理模塊主要功能為項目的基本信息和項目狀態(tài)管理；預(yù)算管理模塊主要功能為項目預(yù)算編制及控制；資金管理模塊為項目賬戶資金控制；結(jié)算中心主要用于不同賬戶間資金調(diào)度；報銷管理主要用于各類費用網(wǎng)上報銷。六個模塊數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系為：收入合同為源頭，由收入合同生成項目信息，并建立項目資金賬戶。在項目上可以編制支出預(yù)算，在項目預(yù)算約束下，進行合同發(fā)票報銷和費用報銷。項目預(yù)算還與收付款合同相關(guān)聯(lián)，同時收入合同、支出合同、網(wǎng)上報銷模塊都與資金管理模塊關(guān)聯(lián)。

（三）財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)要點和主要創(chuàng)新點

1.全面梳理各項經(jīng)濟管理業(yè)務(wù)流程，將其標(biāo)準(zhǔn)化尤為重要，是財務(wù)信息化系統(tǒng)發(fā)揮管理效益的前提和關(guān)鍵。A所在對各類業(yè)務(wù)進行梳理的基礎(chǔ)上，清理出近百條管理流程，包括日常業(yè)務(wù)流程、網(wǎng)上報銷流程、報表編制流程等等，基本涵蓋了所有日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)。梳理出各類流程后，由軟件開發(fā)項目組和A所共同進行了多次討論，并對部分流程進行優(yōu)化，之后在信息化系統(tǒng)進行開發(fā)并上線，實現(xiàn)了經(jīng)濟業(yè)務(wù)全流程網(wǎng)上審批，大幅規(guī)范了所內(nèi)經(jīng)濟管理。

2.全面預(yù)算管理模塊在系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用，A所采用全周期預(yù)算和年度相結(jié)合的方式，實現(xiàn)了項目經(jīng)費有效管理。項目全周期預(yù)算在項目立項后編制，其中收入預(yù)算主要依據(jù)收入合同編制，項目支出預(yù)算依據(jù)項目主要工作任務(wù)編制。全周期預(yù)算主要作用是控制項目各分項的開支額度不超支，并確保項目總利潤能夠達(dá)成。在全周期預(yù)算總數(shù)控制下，A所還要求每年初對所有項目編制年度支出預(yù)算，年度支出預(yù)算在全周期預(yù)算數(shù)減去以前年度已經(jīng)實際執(zhí)行數(shù)的余額范圍內(nèi)編制，編制年度預(yù)算時需要結(jié)合項目年度實施計劃，并且對支出中的材料、外包部分編制明細(xì)。各事業(yè)部匯總的項目年度預(yù)算一經(jīng)審批，便作為該事業(yè)部年度業(yè)績指標(biāo)考核依據(jù)，同時也是項目年度開支的控制依據(jù)。項目全周期預(yù)算確保了項目經(jīng)費總額管控不超支，年度預(yù)算主要用于項目費用年度開支及各事業(yè)部年度經(jīng)濟指標(biāo)考核。這樣，A所就通過信息化平臺將全面預(yù)算和項目經(jīng)費管理以及業(yè)績考核有機結(jié)合起來，有力保障了全所戰(zhàn)略及年度目標(biāo)實現(xiàn)。

3.實行項目預(yù)算及資金的雙重管控，是該財務(wù)信息化系統(tǒng)的一大亮點。為加強項目經(jīng)費管理，A所的財務(wù)信息化系統(tǒng)在項目管理方面除了實行預(yù)算控制外，還實行賬戶資金控制，進行預(yù)算和資金雙重管控。對于某一具體項目，在項目支出預(yù)算范圍內(nèi)可以進行各類經(jīng)費業(yè)務(wù)報銷，但若項目賬戶沒有資金，則不能發(fā)起資金計劃和辦理付款業(yè)務(wù)。必須賬戶有資金到位后，方可發(fā)起資金計劃及付款手續(xù)。為解決不同項目間、項目賬戶與所級公共賬戶間資金借款、調(diào)撥等問題，A所設(shè)立了結(jié)算中心模塊。對于提前啟動且需要墊支項目，可由項目賬戶向所級公共賬戶辦理借款手續(xù)，流程審批完畢后資金由所級公共賬戶劃至項目級賬戶，項目賬戶便可辦理付款。對自籌投入項目，可在結(jié)算中心辦理自籌項目撥付手續(xù)，流程審批完畢后由所級公共賬戶直接撥付資金到項目賬戶，用于項目資金支付。項目預(yù)算主要用于報銷控制，賬戶資金用于付款控制，如此，比較完美的解決了項目經(jīng)費報銷和資金付款的問題。A所基于預(yù)算和資金雙控的管控創(chuàng)新成果，還獲得了國家國防科技工業(yè)管理創(chuàng)新成果獎。

4.以財務(wù)信息化系統(tǒng)為平臺，實現(xiàn)多系統(tǒng)集成，有效提高了工作效率，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。A所財務(wù)信息化實現(xiàn)的系統(tǒng)集成包括：與項目管理系統(tǒng)集成，提取項目管理系統(tǒng)的WBS分解數(shù)據(jù)，作為項目預(yù)算編制的參考，同時將項目開支及付款數(shù)據(jù)反寫入項目管理系統(tǒng)；與人力資源系統(tǒng)集成，提取部門和人員等組織機構(gòu)信息；與門戶系統(tǒng)集成，實現(xiàn)與門戶系統(tǒng)數(shù)據(jù)雙向互動。

（四）建設(shè)效果

A所財務(wù)信息化系統(tǒng)自上線以來，取得了比較突出的管控效果，管理效率和效益均有較大提升，主要有以下幾個方面。

1.通過建設(shè)財務(wù)信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)全所經(jīng)濟業(yè)務(wù)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并在線上可視化審批，在大幅提高工作效率的同時，降低了財務(wù)管理成本。以提高工作效率為例，A所財務(wù)報銷業(yè)務(wù)從發(fā)起到付款完畢的處理時間較之前手工方式縮短了50%以上，財務(wù)人員單位時間的單據(jù)業(yè)務(wù)處理效率提高近一倍。在降低財務(wù)管理成本方面，A所采用財務(wù)信息化系統(tǒng)，進行財務(wù)核算的財務(wù)人員減少了三分之一，這樣使得大量財務(wù)人員可以由核算會計轉(zhuǎn)型至管理會計，更多的參與到本所經(jīng)營管理中。

2.財務(wù)信息化系統(tǒng)規(guī)范了科研項目經(jīng)費管理，有效促進了公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)，為管理決策提供了依據(jù)。A所建立的以項目管理為主線的財務(wù)信息化系統(tǒng)貫通了項目經(jīng)費管理的各個環(huán)節(jié)，極大規(guī)范了項目經(jīng)費管理。同時將全面預(yù)算管理通過信息化系統(tǒng)落實落地，有效地促進了公司年度預(yù)算目標(biāo)的達(dá)成。此外，該信息化系統(tǒng)還通過管理價值艙展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)注的經(jīng)濟運營指標(biāo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

3.有效促進財務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)了財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型及高度的“業(yè)財融合”。由于財務(wù)信息化系統(tǒng)的建立，財務(wù)人員得以從日常核算中解放出來，為推進業(yè)務(wù)與財務(wù)融合，A所設(shè)立了項目財務(wù)助理崗位，使財務(wù)人員直接參與到科研項目管理的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)財務(wù)管理從價值鏈的輔助環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)向直接創(chuàng)造價值的核心環(huán)節(jié)，真正實現(xiàn)了“業(yè)財融合”。

4.有效防范財務(wù)風(fēng)險，促進該所健康發(fā)展。財務(wù)信息化系統(tǒng)實現(xiàn)了報銷單據(jù)可視化線上審批，大大減少了審批風(fēng)險；A所通過將經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項和流程標(biāo)準(zhǔn)化，減少了報銷的合規(guī)風(fēng)險；此外，該系統(tǒng)由于對接了網(wǎng)銀系統(tǒng)，可以實現(xiàn)實時付款，大幅減少現(xiàn)金結(jié)算及經(jīng)辦人員墊支結(jié)算，減少資金風(fēng)險。

三、A所財務(wù)信息化建設(shè)經(jīng)驗及啟示

A所財務(wù)信息化經(jīng)過三年的建設(shè)與完善，取得的效果是顯而易見的?？偨Y(jié)信息化建設(shè)成果的原因，有五個方面的經(jīng)驗可供借鑒。

第一，高層領(lǐng)導(dǎo)的支持是財務(wù)信息化建設(shè)成果的前提。財務(wù)管理信息化意味著對現(xiàn)有管理模式的全面轉(zhuǎn)型升級，是對現(xiàn)有管理的一次大的變革和流程再造，若得不到主要領(lǐng)導(dǎo)的支持及在人力、資金方面的保障，建設(shè)難以取得成功。

第二，在正式實施信息化建設(shè)前，進行充分的需求調(diào)研和討論，并對業(yè)務(wù)流程進行梳理和標(biāo)準(zhǔn)化尤為重要。不進行充分的需求調(diào)研，信息化系統(tǒng)的架構(gòu)就很難滿足各層級的需要，若對業(yè)務(wù)流程沒有進行充分的梳理和標(biāo)準(zhǔn)化，在系統(tǒng)實施時很容易造成流程繁瑣、數(shù)據(jù)繁雜，導(dǎo)致效果大打折扣。A所自財務(wù)信息化項目啟動以來，開展信息化需求調(diào)研的時間長達(dá)半年，調(diào)研面涉及全所各個層面，在系統(tǒng)原型圖出來之后，財務(wù)部門和信息管理部門又召集各相關(guān)部門進行系統(tǒng)展示和優(yōu)化，最終確保系統(tǒng)順利建設(shè)和實施。同時，A所在進行需求調(diào)研時，梳理了近百條業(yè)務(wù)流程，并對現(xiàn)有部分流程進行了優(yōu)化，確保了信息化系統(tǒng)對各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程的有效整合。

第三，不同企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)目標(biāo)和定位會有所不同，但具體到某一企業(yè)，一定要針對本企業(yè)實際情況，具有明確的目標(biāo)定位。財務(wù)信息化建設(shè)不是簡單的由電算化向信息化的轉(zhuǎn)變，而是對本企業(yè)管理模式的一次大的轉(zhuǎn)型升級，目的是為了解決現(xiàn)有管理中的突出問題和短板。A所建設(shè)財務(wù)信息化系統(tǒng)，主要是為了解決人工管理模式下科研項目經(jīng)費管理存在的各種問題。因此，在與軟件開發(fā)公司進行充分溝通的基礎(chǔ)上，A所將預(yù)算管理模塊分為全周期預(yù)算和年度預(yù)算控制，同時采用預(yù)算和資金雙控模式，這些具有開創(chuàng)性的舉措最終實施后能夠達(dá)到預(yù)期的效果。

第四，開展財務(wù)信息化建設(shè)宜采用整體規(guī)劃、分步推進的策略，且建設(shè)過程需要進行充分的溝通。在建設(shè)時，應(yīng)根據(jù)規(guī)劃分步推進實施、不斷探索改進，避免貪大求全、一步到位。A所的信息化建設(shè)在規(guī)劃好之后，各模塊也是分階段開發(fā)并上線的，并且上線后還進行了不斷地修改與完善，最終達(dá)到預(yù)期目的。建設(shè)過程中應(yīng)進行充分的內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)，實施單位與軟件開發(fā)公司之間、實施單位上下級之間、財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間都應(yīng)該充分的溝通，在溝通的基礎(chǔ)上達(dá)成一致意見再實施，可以少走很多彎路。

第五，重視對用戶的培訓(xùn)及服務(wù)。信息化系統(tǒng)正式上線前，需要分層級、大范圍開展對各類用戶的培訓(xùn)。進行充分的培訓(xùn)，可以很大程度上減少用戶對新系統(tǒng)的排斥心理，提升用戶滿意度。在項目實施期間，還應(yīng)定期走訪各使用部門，收集各部門對信息化系統(tǒng)使用的建議和意見，并有針對性地改進和優(yōu)化，這樣才能保證系統(tǒng)有良好的應(yīng)用效果。