人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

吳雄

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案數(shù)字化越來(lái)越被人類所重視，數(shù)字化人事檔案也逐漸發(fā)揮著更高的作用和能動(dòng)地位，具有其普通人事檔案所不能具備的功能，為人事管理極大提升了便捷程度。因此，為了進(jìn)一步提升人事管理工作的效率，對(duì)人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化;人事管理

引言：在科學(xué)技術(shù)日益成熟的今天，人事檔案數(shù)字化已成為了人事管理的一個(gè)必要因素，因?yàn)樗鉀Q了現(xiàn)今人類最需解決的效率問題，提升了人事管理的可持續(xù)發(fā)展程度，因此，人事檔案數(shù)字化受到了各個(gè)公司及企業(yè)的高度重視與贊揚(yáng)。

一、人事檔案數(shù)字化的重要性

（一）人事檔案數(shù)字化有利于辦事效率

人事檔案的數(shù)字化，對(duì)于人類歷史來(lái)說(shuō)可以說(shuō)是一個(gè)重大飛躍，極大影響了人類的工作效率，使其能將工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移進(jìn)創(chuàng)造之上，而去除一些冗雜的管理方式。傳統(tǒng)人事檔案運(yùn)用紙張將每一位工作者的信息一一記錄在案，放入檔案室保存。然而，首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案容易被損毀或丟失，紙張干燥脆弱，容易引發(fā)火災(zāi)，造成安全隱患。其次，傳統(tǒng)人事檔案中想要查找一些信息也絕非易事兒，查找效率太慢，大大耽誤了管理效果。最后，傳統(tǒng)人事檔案在涉及到需要調(diào)用借用的行為，也需要時(shí)時(shí)刻刻小心為上，否則就有丟失的風(fēng)險(xiǎn)。而數(shù)字化的人事檔案，大大解決了這些難題，首先，數(shù)字化的人事檔案容易保存。數(shù)字化的人事檔案依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息網(wǎng)，將數(shù)萬(wàn)人的人事檔案全部存儲(chǔ)在內(nèi)存卡中，既節(jié)省了空間，又減少了安全隱患。其次，數(shù)字化的人事檔案相較于傳統(tǒng)人事檔案，更加的方便快捷，隨取隨用，有任何錯(cuò)誤都可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)修改。并且，即使在數(shù)萬(wàn)份的檔案中，只要輸入想查找的關(guān)鍵詞，就可以快速對(duì)檔案進(jìn)行篩查，極大提高了辦事效率。將信息全部匯總進(jìn)電腦后，電腦也可以根據(jù)操控人的指令，對(duì)信息進(jìn)行核查與查驗(yàn)，保證信息的準(zhǔn)確性。最后數(shù)字化的人事檔案在借用和調(diào)用檔案方面也遠(yuǎn)遠(yuǎn)先進(jìn)于傳統(tǒng)人事檔案，數(shù)字化人事檔案在進(jìn)行外借時(shí)不必將檔案復(fù)印多份進(jìn)行備份，而只需將檔案攜帶于U盤之中進(jìn)行文件傳輸。另外，現(xiàn)在有很多的檔案系統(tǒng)已經(jīng)開通了檔案共享功能，不同地區(qū)的人民可以一起進(jìn)行修改檔案，極大的提高了辦事效率，為檔案管理增加了多種保障，促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。不僅如此，現(xiàn)代數(shù)字化管理人事檔案相較于傳統(tǒng)人事檔案更加環(huán)保，運(yùn)用數(shù)字化人事檔案可以共創(chuàng)綠色空間，落實(shí)環(huán)保政策。

（二）人事檔案數(shù)字化有利于信息安全

保證信息安全是創(chuàng)建人事檔案的前提條件，也是必要條件。人事檔案數(shù)字化的另一特別之處就在于信息安全與規(guī)范。在傳統(tǒng)人事檔案中，管理方式較為單一簡(jiǎn)單，信息很容易進(jìn)行不必要的泄露，從而危害整個(gè)檔案系統(tǒng)的安全。另外，檔案保存管理一事繁雜瑣碎，需要多次對(duì)檔案信息進(jìn)行采集，分析和保存使用，在進(jìn)行使用檔案信息時(shí)，難免會(huì)因?yàn)楹鲆暫瓦z漏細(xì)微的部分而導(dǎo)致檔案信息的泄露遺失，檔案安全因此失去了保障。而數(shù)字化的人事檔案極大地改善了這一缺點(diǎn)，在多次對(duì)檔案信息進(jìn)行采集和使用時(shí)，可以利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息安全鎖，將檔案信息備份至安全的部分，防止有心人對(duì)檔案信息進(jìn)行盜取，或因粗心大意而導(dǎo)致檔案信息的遺失。另外，檔案信息系統(tǒng)也在逐年升級(jí)，更新了安保系統(tǒng)，當(dāng)輸入不正確的密碼超過所規(guī)定次數(shù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警，這樣做充分提升并加強(qiáng)了檔案信息的安全，讓安全性得以保障。同時(shí)，將檔案信息系統(tǒng)設(shè)置攝像功能，自動(dòng)捕捉所啟用系統(tǒng)的人的面容，可以方便進(jìn)行事后追責(zé)，這同時(shí)也是授權(quán)的體現(xiàn)。數(shù)字化人事檔案還可以將人員查詢記錄與借閱過程清楚記錄在案，而不需要手動(dòng)登記，大大節(jié)省了管理時(shí)間。

（三）人事檔案數(shù)字化有利于規(guī)范管理

規(guī)范管理一直是人事檔案重中之重的部分。而規(guī)范管理又分為對(duì)人事調(diào)動(dòng)的管理和日常的管理，在傳統(tǒng)人事檔案之中，規(guī)范管理是非常難做到的一件事。首先，在傳統(tǒng)人事檔案之中，當(dāng)一位人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)的時(shí)候，人員可能會(huì)為了自身利益而做出篡改檔案或隱瞞檔案的違法犯罪的事情，而因?yàn)閭鹘y(tǒng)人事檔案的不安全性，導(dǎo)致人事檔案非常容易進(jìn)行篡改，也因此有諸多賄賂的違法事件發(fā)生。而實(shí)行人事檔案數(shù)字化貫徹落實(shí)了黨中央下發(fā)的政策與規(guī)定，對(duì)于年齡，學(xué)歷，工作經(jīng)歷等重要信息進(jìn)行篩查，對(duì)于原檔案進(jìn)行留存與掃描，通過檔案信息庫(kù)進(jìn)行匯總和調(diào)查，極大地制止了此事再次發(fā)生。其次，在日常管理方面運(yùn)用數(shù)字化的人事檔案管理也極大的顯現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)。人事檔案管理需要管理人員精準(zhǔn)且快速的進(jìn)行每一個(gè)步驟，但培養(yǎng)這樣的人，需要極大的時(shí)間當(dāng)數(shù)字化人事檔案管理充分運(yùn)行時(shí)，有經(jīng)驗(yàn)的人員則不再是一個(gè)重要的依據(jù)。數(shù)字化人事檔案管理充分的考慮了人員的使用，設(shè)計(jì)出一系列便于操作的引導(dǎo)程序，將合適的步驟精準(zhǔn)投放進(jìn)人員之中，促使人員能夠快速上手，優(yōu)化了傳統(tǒng)人事檔案管理的效率。

二、人事檔案數(shù)字化管理措施

首先，檔案部門需要盡快對(duì)人員做出現(xiàn)代化培訓(xùn)?，F(xiàn)今檔案部門的人員構(gòu)成大多為中老年人，中年人對(duì)于現(xiàn)代化與數(shù)字化的人事檔案不夠了解，反而造成了效率的下降。檔案部門應(yīng)該盡快吸收青年血液，以新成員帶動(dòng)老成員，積極做好人員培訓(xùn)，使其能夠更好的開展現(xiàn)代化人事檔案管理，建立起有經(jīng)驗(yàn)的人員團(tuán)隊(duì)，提高辦事效率。其次，檔案部門也需要盡快調(diào)整好人員的紀(jì)律問題。人員需要時(shí)時(shí)刻刻遵守紀(jì)律，對(duì)于一些原則性問題絕對(duì)不能夠有所懈怠，更不能假公濟(jì)私。人事檔案部門需要貫徹落實(shí)國(guó)家的相關(guān)政策與要求，建立網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)機(jī)制，盡心竭力保管人事檔案，避免一些“丟失檔案”、“篡改檔案”的事情再次發(fā)生。最后，我們也要進(jìn)行檔案管理的重視，注重人事檔案管理的收集，要對(duì)不符合或不完善的檔案進(jìn)行修補(bǔ)和充分歸檔，為今后的檔案整理做出充足準(zhǔn)備。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，數(shù)字化人事管理檔案對(duì)于現(xiàn)代檔案管理有著重要的意義不僅有利于辦事效率，更有利于信息安全與規(guī)范管理。數(shù)字化人事檔案可以多方面，多角度的提升人事檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理高效可持續(xù)發(fā)展。

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