中學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)

山東省濟(jì)南第三中學(xué) 張新霞

信息系統(tǒng)的研發(fā)運(yùn)用與改革升級(jí)不僅改變了中學(xué)檔案信息記錄、存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用的模式，也助推了中學(xué)檔案信息管理流程簡便化、管理制度完善化與管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化的進(jìn)程，更對(duì)中學(xué)檔案資源共享化建設(shè)與校園數(shù)字化建設(shè)等產(chǎn)生積極影響。本文簡要介紹中學(xué)設(shè)計(jì)與開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)的必要性，提出一些具體可行的新策略來加快其系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)速度。

研發(fā)應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)是解決中學(xué)檔案管理工作中出現(xiàn)的查閱與使用效率低、保存與管理難度大、出錯(cuò)率較高等問題的主要手段，也是構(gòu)建立體層次化與一體高效化檔案管理系統(tǒng)的主要途徑，更是記錄中學(xué)發(fā)展軌跡與傳承校園歷史文化的重要措施。相關(guān)人員從系統(tǒng)架構(gòu)、技術(shù)設(shè)計(jì)、安全防護(hù)、業(yè)務(wù)流程等方面來設(shè)計(jì)和開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)配置、分類、登記、借閱等功能，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代信息化與高效便捷化的建設(shè)。

1 中學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的架構(gòu)與技術(shù)設(shè)計(jì)

（1）硬件系統(tǒng)。中學(xué)相關(guān)人員應(yīng)分析檔案管理信息系統(tǒng)正常運(yùn)行及存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)信息等所需要的硬件，根據(jù)學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)資金數(shù)額、原有硬件配置等實(shí)際情況來決定Web服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器是否在一臺(tái)服務(wù)器上。同時(shí)，中學(xué)還應(yīng)統(tǒng)計(jì)檔案管理崗位的工作內(nèi)容與工作量，了解運(yùn)用頻率較高或管理難度較大的檔案信息類型，以此為基礎(chǔ)來調(diào)整個(gè)人電腦及部門設(shè)備的分配機(jī)制與標(biāo)準(zhǔn)，比如，檔案業(yè)務(wù)部門配備打印掃描一體機(jī)，如圖1所示。

圖1 中心數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖Fig.1 Central database structure diagram

（2）軟件系統(tǒng)。大多數(shù)中學(xué)檔案管理系統(tǒng)以Browser/Server（簡稱B/S）為主，搭配IISweb服務(wù)器，具有客戶端數(shù)量無限化、無需安裝任務(wù)軟件等優(yōu)勢，同時(shí)，中學(xué)檔案信息規(guī)模龐大、復(fù)雜多樣與更新頻率高等特點(diǎn)也促使中學(xué)提高對(duì)數(shù)據(jù)庫的規(guī)模、運(yùn)行速度等提出更高的要求，比如，當(dāng)前許多中學(xué)使用MSSQLServe數(shù)據(jù)庫。許多中學(xué)將架構(gòu)設(shè)定為用戶界面層、應(yīng)用服務(wù)層、數(shù)據(jù)層。(1)用戶界面層則是以asp.net為主，以HTML為輔編寫而成的。用戶界面的功能以收集和顯示信息為主，管理人員通過用戶界面錄入、篩選和調(diào)取各種數(shù)據(jù)信息，因此，用戶界面應(yīng)堅(jiān)持簡潔、方便的基本原則，必要時(shí)可以提供操作方法或指導(dǎo)說明書，避免因頁面配色過于復(fù)雜凌亂而造成管理人員視覺疲勞或者因圖標(biāo)和功能不一致而造成管理人員操作失誤，從而實(shí)現(xiàn)減輕管理人員認(rèn)知負(fù)擔(dān)與操作難度的目的。用戶界面樣式以CSS為主，大多會(huì)設(shè)計(jì)和使用統(tǒng)一的界面主題、風(fēng)格等。另外，頁面文件應(yīng)與執(zhí)行代碼分離開來，避免混為一談，這樣能提高后期界面修改、故障維修的效率。需要注意的是普通管理人員沒有獲取、修改源代碼的權(quán)限或端口，這樣有助于提高系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。(2)應(yīng)用服務(wù)層則是檔案管理系統(tǒng)的中心，以C#語言編寫而成，可以分為數(shù)據(jù)實(shí)體類、數(shù)據(jù)操作類、業(yè)務(wù)規(guī)則類三部分，其中數(shù)據(jù)實(shí)體類則是指數(shù)據(jù)庫一一對(duì)應(yīng)的實(shí)體類表格，該類表格主要包括編號(hào)、類別、屬性等內(nèi)容；數(shù)據(jù)操作類則是利用實(shí)體類表格來補(bǔ)充調(diào)整與修改核對(duì)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息，為學(xué)校不同崗位人員開展工作提供了強(qiáng)大而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息支持；業(yè)務(wù)規(guī)則類則是利用邏輯推理語言來完成數(shù)據(jù)信息的驗(yàn)證、查詢、核驗(yàn)，讓管理人員明確其操作的結(jié)果。最后，數(shù)據(jù)層則是存儲(chǔ)中學(xué)數(shù)據(jù)信息的區(qū)域，有大量的數(shù)據(jù)表，并利用大量的關(guān)鍵詞、關(guān)鍵字來將不同的數(shù)據(jù)表關(guān)聯(lián)起來，甚至可以對(duì)這些數(shù)據(jù)表進(jìn)行查詢、增減、差錯(cuò)糾正，如圖2所示。

圖2 電子檔案管理系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)Fig.2 Interface design of electronic archives management system

2 中學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的需求與功能設(shè)計(jì)

（1）系統(tǒng)配置模塊。管理人員重新調(diào)整該系統(tǒng)的登錄認(rèn)證方式與系統(tǒng)參數(shù)，調(diào)整與確定管理角色的類型、職責(zé)，甚至根據(jù)登錄角色的不同來設(shè)置不同的登錄端口，比如常見管理角色有系統(tǒng)管理員、學(xué)校及年級(jí)檔案管理員、普通用戶等，其中，系統(tǒng)管理員可以修改、調(diào)整該系統(tǒng)，修理系統(tǒng)出現(xiàn)的故障；學(xué)校檔案管理員則是審理各年級(jí)提交的各種檔案資料；年級(jí)檔案管理員則是整理和提交本年級(jí)的各種檔案信息，簡而言之，系統(tǒng)管理員的權(quán)限等級(jí)最高，年級(jí)檔案管理員的權(quán)限等級(jí)最低。管理人員還應(yīng)完善用戶在線管理、數(shù)據(jù)備份與更新等主功能及個(gè)人信息更改與完善等輔助功能。功能板塊會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行效果與效率。另外，管理人員還應(yīng)完善系統(tǒng)基礎(chǔ)管理權(quán)限配置，比如，新建、刪除、修改、打印等功能設(shè)置。

（2）案卷類別管理模塊。中學(xué)檔案信息類型較多，首先將案卷分為正式、專題等類型，也可以將案卷分為普通、重要、保密等不同類型，為每種案卷設(shè)置閱讀、移動(dòng)、糾正等功能，管理人員或者用戶在閱讀案卷過程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤之處時(shí)及時(shí)地提交修改意見，這有助于降低案卷的錯(cuò)誤率。檔案管理員還應(yīng)根據(jù)案卷的類型與上傳年限等來調(diào)整不同案卷的位置。

（3）案卷管理模塊。案卷管理模塊是檔案管理信息系統(tǒng)的中央?yún)^(qū)域，主要包括著錄編輯、查詢?yōu)g覽、審核歸檔、打印使用等功能。管理人員應(yīng)根據(jù)在案卷中設(shè)置案卷格式轉(zhuǎn)換、電子打印等程序，以便于管理人員能將系統(tǒng)內(nèi)的案卷轉(zhuǎn)化為自己需要的格式，完整打印出自己需要的案卷。首先，著錄編輯功能又可以細(xì)分為提示、自動(dòng)檢索、自主檢查、基本信息等功能，幫助管理人員或者用戶直接明確該案卷的基本信息，其中，基本信息又包括該案卷創(chuàng)建時(shí)間、設(shè)計(jì)部門、頁數(shù)及主題、審核人等信息，這是檔案管理信息系統(tǒng)最基礎(chǔ)、最重要的部分，需要管理人員在設(shè)計(jì)與開發(fā)該系統(tǒng)時(shí)注重該部分功能的完善，少數(shù)中學(xué)都增設(shè)校對(duì)功能，通過信息提示的方式來幫助管理人員快速準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)不同案卷存在的錯(cuò)誤或漏洞。其次，查詢?yōu)g覽功能則可以理解為管理人員調(diào)閱和使用案卷，這也是體現(xiàn)案卷歷史記錄與文化傳承價(jià)值的主要途徑，更是檔案管理工作的基本內(nèi)容，管理人員可以通過關(guān)鍵詞、時(shí)間、屬性等不同的檢索方式來快速找到自己需要的案卷，既可以是精準(zhǔn)到某一個(gè)案卷，也可以是相同類型與主題的系列案卷，通過簡單查看不同案卷的編號(hào)和主題的方式來從眾多案卷中篩選出自己需要的案卷。另外，管理人員還應(yīng)在結(jié)合中學(xué)校規(guī)、校訓(xùn)、?；盏然A(chǔ)上來創(chuàng)設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的標(biāo)識(shí)，對(duì)所有的案卷進(jìn)行統(tǒng)一與規(guī)范的編號(hào)，將不同編號(hào)的檔案歸檔于不同系統(tǒng)中，也就是說管理人員通過查看案卷的編號(hào)就能大致了解該案卷的創(chuàng)建時(shí)間與主題。最后，檔案管理信息系統(tǒng)還應(yīng)創(chuàng)建專門的在線瀏覽、完整或者部分打印等功能，管理人員通過打印預(yù)覽來查看自己即將打印的內(nèi)容是否準(zhǔn)確，需要注意的是并不是所有的案卷都可以隨意打印，而是需要根據(jù)案卷的重要程度、管理人員權(quán)限等級(jí)等來確定能否打印。

（4）案盒管理模塊。案盒管理模塊至少需要?jiǎng)?chuàng)建、刪除、修改、排序等四大功能，除了這四大功能之外還有查詢、查看等小功能。管理人員可以根據(jù)時(shí)間長短來將其分為短期、長期、永久三大類型。系統(tǒng)研發(fā)與設(shè)計(jì)人員應(yīng)堅(jiān)持一一對(duì)應(yīng)的原則來確定案盒的數(shù)量、類型與功能，管理人員則在系統(tǒng)初步成型之后修改案盒的功能與重新調(diào)整案盒的順序，并提前編寫好案盒編號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)與編碼，也就是說系統(tǒng)會(huì)直接給符合編號(hào)條件的案盒編號(hào)，準(zhǔn)確并全面的記錄不同案盒的存放位置，當(dāng)管理人員打開案卷后會(huì)在頁眉或者頁尾等固定位置出現(xiàn)案卷、案盒的編號(hào)，提高了檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范性、現(xiàn)代信息化與準(zhǔn)確性[1]。

（5）專題檔案模塊。案卷的存儲(chǔ)大致可以分為常規(guī)、專題等多種類型，其中，常規(guī)類則是根據(jù)根據(jù)主體的不同將案卷劃分為文書類、專業(yè)類、實(shí)物類等不同類型；專題類則是將主題相同的案卷歸類到一起，便于管理人員及時(shí)全面的查看相關(guān)案卷，幫助管理人員或用戶在腦海中形成所查詢主題相關(guān)的思路，幫助其節(jié)省更多查閱與分析核對(duì)資料信息的時(shí)間[2]。

（6）借閱登記模塊。系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)人員應(yīng)開設(shè)案卷借出、歸還、修改等不同的通道，詳細(xì)記錄管理人員或用戶借閱、歸還的時(shí)間。當(dāng)管理人員或用戶借閱案卷時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)該案卷信息則顯示已借出[3]；若管理人員或用戶歸還案卷時(shí)，該案卷則顯示在案。同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)明確不同類型案卷最長借閱時(shí)間，當(dāng)管理人員或用戶完成借閱手續(xù)時(shí)，該系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示其最晚歸還時(shí)間。管理人員通過統(tǒng)計(jì)案卷借閱頻率與使用時(shí)間來明確不同類型案卷的利用率與使用狀態(tài)[4-5]，如圖3所示。

圖3 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)Fig.3 Student file management system

3 中學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的安全保密設(shè)計(jì)

人為錯(cuò)誤操作、電腦病毒及硬件損失等都會(huì)造成案卷的丟失或系統(tǒng)的癱瘓，因此，應(yīng)提高對(duì)系統(tǒng)安全的重視度。在設(shè)計(jì)與開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)可以運(yùn)用雙套制、備份制、訪問制、加密制等方法，其中雙套制就是在建立電子案卷的基礎(chǔ)上還應(yīng)保留紙質(zhì)案卷，備份制則是設(shè)置系統(tǒng)的備份保存與誤刪還原的功能，比如，MSSQLServer備份功能。安全責(zé)任制則是規(guī)范管理人員及用戶的操作行為，強(qiáng)化其安全與責(zé)任意識(shí)。另外，還應(yīng)完善與落實(shí)訪問制，擁有不同權(quán)限的管理人員只能查看不同等級(jí)的案卷或只能在系統(tǒng)允許的范圍內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)的操作，而系統(tǒng)也會(huì)準(zhǔn)確詳細(xì)的記錄其操作行為或查看案卷的歷史。最后，還應(yīng)對(duì)案卷進(jìn)行加密處理，這些都能提高案卷的安全系數(shù)。

4 中學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

管理人員對(duì)案卷進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)與歸檔，簡化并規(guī)范業(yè)務(wù)流程。該系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程大致劃分為建檔、歸納、整理、備份及借閱等部分，其中，建檔也是實(shí)時(shí)立卷環(huán)節(jié)，管理人員根據(jù)相關(guān)規(guī)定與制度明確案卷的類型，補(bǔ)充案卷的基本信息，并將案卷上傳到指定區(qū)域。同時(shí)，管理人員掃描打印電子案卷，存檔紙質(zhì)案卷，在此基礎(chǔ)上，管理人員對(duì)電子案卷進(jìn)行系統(tǒng)備份處理。歸納又稱為歸盒環(huán)節(jié)，對(duì)最近上傳的案卷進(jìn)行分類或調(diào)序處理。其次，管理人員對(duì)不同的案卷進(jìn)行驗(yàn)證與檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)需要補(bǔ)充或修改的地方。最后，管理人員按照自己的檢索習(xí)慣與閱讀要求來定向查閱不同的案卷。

5 結(jié)論

正視傳統(tǒng)中學(xué)檔案管理系統(tǒng)的弊端，充分認(rèn)識(shí)到研發(fā)新檔案管理信息系統(tǒng)的必要性，從基本框架、業(yè)務(wù)流程、安全管理等層面來提高該系統(tǒng)運(yùn)行效果，為中學(xué)教育水平及中學(xué)檔案管理工作效率的穩(wěn)步提升奠定了基礎(chǔ)。