大數據背景下科研檔案信息化管理策略

山東黃金集團深井開采實驗室 李桂林

為促進科研事業(yè)更好發(fā)展，本文對大數據背景下科研檔案信息化管理策略進行研究。首先，闡述了大數據背景下科研檔案特征；然后，介紹了大數據背景下科研檔案信息化管理問題；最后，提出了大數據背景下科研檔案信息化管理策略，希望能夠給相關人員提供一些參考。

科研檔案，是科學研究工作的記錄，專業(yè)性與規(guī)范性較強。隨著我國信息技術不斷發(fā)展，大數據時代到來，這在很大程度上影響著科研檔案信息管理工作。想要從容應對大數據時代給科研檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，相關人員需要樹立信息化管理意識，明確大數據背景對檔案管理的重要性，且結合實際情況，對管理機制進行優(yōu)化和完善，靈活通過信息化手段，提升管理人員信息化水平，從根本上提升科研檔案信息化管理水平，提升科研檔案利用率，更好的服務于科研事業(yè)發(fā)展。

1 大數據背景下科研檔案特征

1.1 科研檔案數據規(guī)模較大

在大數據背景下，檔案數據正在不斷增長，尤其是科研檔案數據，存在該情況主要是受到兩方面因素影響，一方面是增量科研檔案電子化，另一方面是存量科研檔案數字化[1]。隨著我國信息技術不斷發(fā)展，尤其是OA辦公和信息管理軟件的應用，改變了科研檔案歸檔形式，不再是傳統(tǒng)紙質歸檔形式，而是紙質和電子雙歸檔形式[2]。并且，通過新興技術，對紙質科研檔案、照片進行掃描、翻拍，科研檔案逐漸向著數字化方向發(fā)展。在該時代背景下，科研檔案數據資源正在快速增長，科研檔案大數據也在慢慢形成。

1.2 科研檔案數據種類繁多

在大數據背景下，各種信息技術不斷發(fā)展，如數據采集、數據存儲、數據挖掘等，在這些信息技術支撐下，科研檔案資源會被廣泛應用在各個信息系統(tǒng)中，具有非結構化、半結構化、結構化數據融合發(fā)展趨勢。從總體層面來講，在科研檔案數據中主要涉及到幾部分內容：文書檔案、項目檔案、人員檔案、成果檔案，還有和各種科研活動相關的文件材料，其中包括通知、政策、法規(guī)等[3]?？蒲许椖繖n案，主要是有關科學研究的檔案，這里的研究主要涉及到基礎理論、技術、應用、軟科學等方面。在科研成果檔案中，該種檔案資料具有保存價值，是在科研活動中形成的，且作為成果上報的。在科研人員檔案中，主要是指從事科研活動人員的資料，其中涉及到諸多方面，如研究成果、科研獲獎、學術背景、研究方向、科研項目等。這些科研檔案具有異構性，提出了更高的管理要求。

1.3 科研檔案數據具有較大潛在價值

科研檔案是重要的歷史記錄，是具有較強權威性、可靠性，正式的原生信息資源，具有較大的潛在價值。但是，根據相關調查顯示，當下科研檔案數據管理效果不夠理想，一味的強調保存工作，沒有考慮到數據利用工作，利用率相對較低，導致很多數據資源浪費。在該種滯后的管理模式下，常常會發(fā)生信息不對稱情況，主要體現(xiàn)在兩個方面：第一，企業(yè)需要先進科研成果，第二，諸多科研成果呆在了檔案規(guī)中，沒有人了解和掌握。在這樣的情況下，會阻礙檔案部門服務社會責任的發(fā)揮，降低科研檔案信息共享利用率。在大數據背景下，需要高效開發(fā)大量科研檔案數據，更好的服務民生和群眾。

2 大數據背景下科研檔案信息化管理問題

2.1 科研檔案制度有待完善，執(zhí)行力度不強

根據相關調查顯示，一些單位干部沒有意識到檔案管理的重要性，在科研發(fā)展中沒有注重落實科研檔案管理。部分單位盡管創(chuàng)建了檔案信息化管理制度，但是在實際工作中沒有注重宣傳、執(zhí)行力度不足，以至于很多職工沒有對信息化管理要求有所了解，沒有掌握信息化管理流程，以至于在實際工作中沒有嚴格根據檔案信息化管理制度執(zhí)行。此外，還有一些單位沒有針對檔案信息化管理創(chuàng)建制度，缺少信息化管理流程，以至于在實際工作中管理人員隨意操作，經常發(fā)生檔案確實問題。

2.2 管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提升，人才匱乏

根據相關調查顯示，部分單位在對檔案管理人員進行選聘時還存在一些問題，如年齡大、學歷低等[4]。管理人員文化水平存在參差不齊的問題，其中部分人員缺乏專業(yè)知識，信息化能力較低。在大數據背景下，檔案管理具有數字化、網絡化、信息化等特點，加之檔案類型較多，數據量龐大，導致管理內容和范圍發(fā)生較大變化，其中涉及到應用、信息平臺建設、存儲等內容，這給管理人員提出了較高的要求。然而，很多管理人員檔案整理技能相對較低，難以對不斷增長的管理需求進行滿足，嚴重影響到管理效果。

2.3 科研檔案管理模式有待創(chuàng)新，管理意識薄弱

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員都是利用人工操作的模式，搜集、整合、處理科研檔案，工作效率相對較低，在查找檔案時需要花費大量時間和精力，且容易出錯。最近幾年，雖然單位開始引入信息化管理模式，但是由于部分管理人員缺乏信息化意識，導致信息化管理工作呈現(xiàn)出形式化特點，僅僅是為了應付上級部門檢查與評審。

2.4 科研檔案管理中存在信息安全隱患問題

科研檔案信息安全性和國家安全、利益有著緊密聯(lián)系。在信息時代背景下，在科研單位檔案中，電子科研檔案數量快速上漲，檔案信息化管理已經成為了必然趨勢，能夠給科研機構檔案開發(fā)利用帶來諸多便利，但是同時也帶來了泄密隱患?；诰W絡安全方面來講，部分科研檔案數據庫沒有加密存儲保護單位業(yè)務數據、應用鑒別信息、配置文件等。針對于一個檔案文件，如果不法分子盜取了相關權限，可以在數據庫中隨意對檔案信息進行粘貼復制，且基本上會不留痕跡，這會對科研檔案自身的機密性、不可更改性造成威脅。

3 大數據背景下科研檔案信息化管理策略

3.1 創(chuàng)建完善的科研檔案信息化管理制度

在科研檔案信息化管理工作中，科研單位需要創(chuàng)建完善的管理制度，進而保證管理效果。(1)需要嚴格根據相關法律規(guī)定，結合單位實際情況，創(chuàng)建完善的信息化管理制度和信息化管理體系，詳見圖1。(2)需要嚴格遵守三不、三嚴的規(guī)定，不歸檔不滿足要求的科研檔案、不接受審核不合格的科研檔案、不提供不滿足審閱規(guī)定的科研檔案。(3)相關人員需要對檔案信息安全進行保障，不允許對檔案信息進行造價，避免科研檔案信息泄漏。

圖1 體系架構圖Fig.1 Architecture diagram

3.2 創(chuàng)新科研檔案信息化管理意識

受到大數據環(huán)境影響，單位檔案管理人員需要樹立大數據理念，把科研檔案信息化管理工作向數字化轉型，積極構建科研檔案數據庫。管理人員應梳理大數據理念，其中包括檔案觀、服務觀。具體來講，需要明確哪些是需要歸檔的檔案資源，只要是在科研研究中生成的、具有保存價值的文件、數據、視頻、實物等，都屬于科研檔案，管理人員還需要注重加工處理工作。此外，管理人員還需要樹立科研檔案服務觀，就是把管理理念從保藏轉變成為利用，從資料管理收藏轉變成為科技知識管理、服務，進而構建全新的科研檔案管理格局。

3.3 組建專業(yè)化科研檔案管理人才隊伍

科研檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)如何，直接影響科研檔案信息化管理效果。因此，在實際工作中，單位需要注重提升檔案管理人員綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)，這樣可以有效提升檔案管理質量，加大檔案信息化管理力度。科研單位可以定期開展進行培訓，其中涉及到網絡安全知識、檔案管理知識、信息化操作等。通過系統(tǒng)化的培訓和教育，不斷提升管理人員檔案意識。此外，需要不斷提升管理人員服務意識，根據科研人員使用要求，對服務手段進行創(chuàng)新，對流程進行優(yōu)化，提升工作效率。

3.4 創(chuàng)建科研檔案信息化管理平臺

（1）創(chuàng)建統(tǒng)一的標準體系。在實際工作中，需要創(chuàng)建完善、統(tǒng)一的標準，具體來講可以基于采集、加工、安全、技術等環(huán)節(jié)入手，不斷補充和完善科研管理需求、科研檔案開發(fā)利用需求，構建共享的、統(tǒng)一的標準體系，形成有效的區(qū)域共享平臺，進而提升科研檔案數據利用率。具體來講，身為科研檔案管理人員，可以積極利用大數據技術，嚴格根據相關流程，對檔案信息進行歸集，詳見圖2。創(chuàng)建完善的檔案信息數據庫，及時更新與完善信息，落實光盤備份管理、系統(tǒng)保護機制，保證信息數據可用、可查、可共享。此外，可以提供給職工對應的賬號密碼，在其想要查看檔案時，需要填寫申請，經過檔案管理部門批準后，可以直接進入到數據庫中進行檢索，進而有效提升資源利用率，還可以有效控制人力資源成本、財力成本。

圖2 入檔審批流程圖Fig.2 File approval flow chart

（2）創(chuàng)建完善的科研檔案協(xié)同聯(lián)動共享機制。打破傳統(tǒng)的管理模式，加強協(xié)同管理力度。在實際工作中，相關人員應注重對檔案管理要素、結構、職能、內在聯(lián)系等內容進行創(chuàng)造性的整合和重構，有效優(yōu)化配置科研檔案管理要素，形成完善的協(xié)同管理模式，實現(xiàn)三位一體、統(tǒng)一規(guī)范、資源共享、各司其職、互相促進、協(xié)同高效，有效管控科研檔案收集、整理、保管、歸檔、利用全過程。此外，在實際工作中，可以利用大數據技術，對實時數據、歷史數據進行全面收集和分析，特別是針對表象數據后的行為特征數據，進而提供給管理人員全局性管理和決策可靠支撐。

（3）注重信息技術支撐與硬件設施保障?；谖募芷诶碚?，檔案雖然來源于文件，但是又不同于文件，文件到檔案屬于前后銜接過程。因此，在實際工作中，需要注重整合優(yōu)化檔案管理信息數據庫和OA系統(tǒng)之間的對接，可以利用統(tǒng)一的電子文件格式、操作規(guī)范，創(chuàng)建統(tǒng)一標準，把計算機網絡、檔案數據存儲、辦公OA系統(tǒng)進行集合，利用統(tǒng)一的技術參數與標準，由檔案管理人員、信息技術人員、軟件開發(fā)方一同溝通，設計出具有較好應用性能、較強兼容性的軟件系統(tǒng)。此外，在單位內部可以組建局域網系統(tǒng)，對配套硬件設施進行完善，如工作站、服務器、集線器、交換機等，保證系統(tǒng)運行流暢和系統(tǒng)操作方便，進而對不同環(huán)境條件下服務使用需求進行滿足，有效提升檔案管理質量與服務水平。

（4）注重平臺數據安全維護。1)創(chuàng)建統(tǒng)一的安全標準，創(chuàng)建嚴格的保密制度，針對重要科研成果，應有重點的、有區(qū)分的進行管理，尤其是對這些資源的傳播范圍進行嚴格限制，保證其保密性與安全性。2)創(chuàng)建完善的數據安全保障制度，避免出現(xiàn)盜用等行為，注明檔案保密級別、使用范圍等。3)提升平臺安全技術水平，定期進行維護與升級，保證檔案數據不被攻擊、泄漏、非法侵犯，有效維護平臺數據安全。

4 結語

總之，在大數據背景下，在科研檔案管理中加強信息化管理力度是非常重要的，不僅能夠有效提升科研檔案管理質量，還可以有效提升科研檔案信息利用率，促進科研事業(yè)更好發(fā)展。目前，由于受到多種因素影響，科研檔案信息化管理還存在一些問題，嚴重影響到了管理效果。想要有效改善這一現(xiàn)狀，在實際工作中，相關人員需要明確科研檔案信息化管理的重要性，轉變自身的工作理念和模式，不斷提升自身的信息化素養(yǎng)，充分利用信息化管理優(yōu)勢，不斷提升科研檔案信息化管理水平。