科研項目管理存在問題及改進措施

鐔志偉

（廣東省安全科學技術(shù)研究院，廣東 廣州 510000）

隨著國家對科研工作的不斷重視，科研投入、科研數(shù)量都在不斷增加，科研管理作為科研工作的基礎(chǔ)和保障，科研項目申報、預算管理、預算編制與執(zhí)行、內(nèi)部控制、監(jiān)督考核、成果管理等全鏈條統(tǒng)籌協(xié)調(diào)管理，面臨更多挑戰(zhàn)，對科研項目管理提出了更高要求，做好科研項目管理工作對促進科技創(chuàng)新有著重要意義，對構(gòu)建良好的科研生態(tài)有著決定性的作用。本文以事業(yè)單位科研項目管理為例，通過科研項目管理實踐中存在的問題和原因分析，提出一些相關(guān)的建議措施，供相關(guān)人員參閱。

1 課題管理主要內(nèi)容

課題管理在流程上主要包括：項目申報前期階段、項目申報階段、項目實施階段、項目總結(jié)驗收階段。除了課題流程管理之外，主要還涉及到課題建設(shè)內(nèi)容、研究成果轉(zhuǎn)化、戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和人才隊伍建設(shè)等方面。

1.1 項目申報前期階段

項目申報信息收集、分析篩選可能申報項目、研討申報可行性、制訂申報內(nèi)容（單位、負責人、項目研究內(nèi)容）和組織申報。

1.2 項目申報階段

研究項目申報指南、確認申報單位、提出項目申報題目、研究內(nèi)容、預期成果、確認人員、制定計劃、編制申報書和可行性報告、編制財務預算、審核并填報有關(guān)申報系統(tǒng)。

1.3 項目實施流程

項目立項公告、簽訂項目合同、細化研究內(nèi)容、實施進度、預期成果、財務預算執(zhí)行、指標等制定項目實施方案、內(nèi)控管理等、按季度召開項目執(zhí)行情況研討會、按期提交項目執(zhí)行報告（年度總結(jié)報告）。

1.4 項目總結(jié)驗收

項目實施期結(jié)束前，制定項目總結(jié)驗收進度計劃，準備驗收材料，召開驗收材料研討會，確認驗收要求形式（材料、會議），時間，地點等，組建驗收小組（技術(shù)、財務、其他），根據(jù)驗收意見修改驗收材料，存檔。

2 科研項目管理存在的問題及原因分析

事業(yè)單位參與一部分公益行政職能，沒有形成完整的科研管理體系，對科研課題實施全鏈條管理不夠重視，從一定程度上制約了事業(yè)單位科研工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.1 科研管理人員綜合能力不強

事業(yè)單位科研管理往往會放到綜合部門來統(tǒng)籌管理，有條件的會單獨設(shè)立科研管理部門，但對單位來講，沒有專門設(shè)置專業(yè)崗位，往往都是兼職從事科研項目管理，在很大程度上缺乏相應的管理和技術(shù)知識，也達不到崗位所需要的要求。懂管理的，不一定懂科研；懂科研的，不一定懂管理[1]。科研工作還停留在簡單的層面上，僅僅在科研項目申報前收集信息，申報過程中上傳下達有關(guān)政策文件和申報要求、驗收階段組織會議和課題檔案管理等。由于能力欠缺，課題管理銜接中存在短板和弱項，致使項目研究進展中存在不順暢的環(huán)節(jié)，如：組織協(xié)調(diào)、收集數(shù)據(jù)、課題需求、后勤服務、經(jīng)費使用進度等方面支撐力度不足。同時，缺乏研究方向和研究能力的掌握，對研究成果使用前景以及市場推廣方面既沒有能力把握也沒有精力去研究。而且，一般情況下，課題管理人員不在項目組內(nèi)，不是項目研究人員，對有關(guān)法律法規(guī)、政策要求等不能及時掌握。

2.2 立足中長期戰(zhàn)略規(guī)劃謀劃課題研究不足

近年來，科研課題經(jīng)費、數(shù)量以及成果產(chǎn)出都在逐年增加，但是投入到市場應用的成果卻很少，應用轉(zhuǎn)化效果不佳。最主要的問題是，事業(yè)單位科研立項研究內(nèi)容與主管單位亟需解決的熱點、難點和突出等問題貼合度不高，緊密性不強。科研項目立項往往根據(jù)擅長的研究領(lǐng)域來設(shè)置研究方向和研究內(nèi)容，沒有真正從生產(chǎn)實際中發(fā)現(xiàn)問題，梳理成課題，以達到研究目標和成果來解決問題的思路；也缺乏課題延續(xù)性的研究，由淺到深、由窄到廣、由易到難的鏈條式、遞進式的研究還沒有形成。同時，課題管理中不注重科研規(guī)劃，不重視制定中長期戰(zhàn)略規(guī)劃，缺乏有效的統(tǒng)籌科研資源優(yōu)勢、統(tǒng)計科研基礎(chǔ)條件、尋求科研突破點和科研需求，導致科研項目立項針對性不強，難以找到正確的科研方向，更無法使科研與單位自身發(fā)展相結(jié)合。

2.3 缺少計劃和計劃執(zhí)行、進度控制管理

科研項目立項后，單位科研管理部門就要對項目實施的全過程進行掌握和把控，尤其是對項目研究進度的掌握和控制是非常關(guān)鍵的。因為在科研項目中往往會有多個合作單位，每個單位承擔具體的子項目，而多個子項目的研發(fā)工作同時進行，有序銜接，甚至同一單位的不同部門、不同人員會同時參與課題研究，在資源配置、時間投入、任務分工及經(jīng)費合理使用等方面存在一定程度的相互影響，會阻礙課題整體進度[2]。根本原因就是計劃不科學、方案不具體、操作性不強，難以使科研項目研發(fā)進展得到有效執(zhí)行，影響研發(fā)進度，致使研究脫節(jié)。

2.4 經(jīng)費預算不精準，執(zhí)行中頻繁調(diào)整

經(jīng)費科學、合理、高效的使用對于項目管理至關(guān)重要。事業(yè)單位往往只重視項目的申報、立項，忽視項目的經(jīng)費管理，尤其是在經(jīng)費預算編制、經(jīng)費分配、預算執(zhí)行等方面較為薄弱[3]。通?？蒲许椖拷?jīng)費的預算編制都是由項目負責人或項目組成員根據(jù)項目研究的具體內(nèi)容完成，科研人員缺乏財務及預算專業(yè)知識，導致各類科目經(jīng)費預算編制無章可循，僅憑項目研究和實施的具體情況編制有關(guān)使用費用，跟財政要求的預算編制要求相差甚遠，在科學性、合理性、準確性、高效性上存在較大差距。因此，在使用中就會因預算編制與財政會計科目不匹配而導致該支出的經(jīng)費不知道從哪里支出，甚至會出現(xiàn)無法支出的情況[4]。其次，預算執(zhí)行過程中預算調(diào)整相當頻繁，目前大多數(shù)預算編制、預算管理都由項目負責人管理，科研管理部門參與管理，項目負責人對項目經(jīng)費管理涉及到每個環(huán)節(jié)，預算編制的不合理性，與課題實際研究所需要支出的科目存在偏差，隨著項目研究進展，經(jīng)費使用的類別、數(shù)量、范圍等都要隨之進行不斷調(diào)整，而項目負責人對資金調(diào)整沒有絕對的話語權(quán)，要通過逐層行政審批，審批后再開展有關(guān)政府采購流程，在很大程度上不利于資金使用效率。除此之外，課題經(jīng)費管理使用存在信息孤島和信息共享不及時問題。經(jīng)費預算、管理、執(zhí)行涉及好多部門，很難及時地將以上信息系統(tǒng)統(tǒng)一，共享發(fā)布。

2.5 內(nèi)控體系不健全，缺乏風險管理機制

為了節(jié)省科研管理成本，提高科研管理效率，需要對科研工作制定一套統(tǒng)一的規(guī)則，用于指導和約束整個科研活動。對于剛起步開展科研課題研究的單位，未建立內(nèi)部控制管理制度，還沒有樹立有效的風險控制意識，對于整個課題的業(yè)務流程（含管理體制機制、項目管理、項目申報立項與實施、結(jié)題與驗收、成果轉(zhuǎn)化、績效評價）、資金管理（含預算與審批、使用與核算、結(jié)余結(jié)轉(zhuǎn)管理、監(jiān)督與評價）等環(huán)節(jié)未制定具有可操作性的操作規(guī)范，對每個具體的業(yè)務步驟未制定詳細的業(yè)務流程圖和分析主要風險點[5]。

3 科研項目管理改進措施建議

3.1 學習先進的課題管理模式，提升人員隊伍的綜合素質(zhì)

首先要加強單位對科研管理的重視程度，改變科研管理理念和模式，把科研管理人員從綜合的事務性工作中解脫出來，專門設(shè)立科研管理部門，設(shè)置專門崗位、配備專業(yè)的人員，心無旁騖做科研管理。從全員中選拔掌握科研政策、溝通協(xié)調(diào)能力強、課題流程管理熟悉、具有一定的會計財務知識、了解檔案管理知識的具備綜合能力的人員到科研管理崗位上來，同時，也要全程參與項目立項、可行性研究、研究技術(shù)路線、研究人才隊伍培養(yǎng)、市場應用轉(zhuǎn)化等方面的工作，真正實現(xiàn)“產(chǎn)、學、研”一體化科研服務。

3.2 加強項目儲備，制定科研戰(zhàn)略規(guī)劃

科研工作是為了認識客觀事物的內(nèi)在本質(zhì)和運動規(guī)律而進行的調(diào)查研究、實驗、試制等一系列的活動，對本單位基礎(chǔ)性資料數(shù)據(jù)庫、一系列研究成果整理匯總，形成無紙化和信息化的資料庫，更多的是在原有的研究成果基礎(chǔ)上更深入地探索有關(guān)規(guī)律。首先，要抓住主要矛盾，聚焦主責主業(yè)，事業(yè)單位要認真研究學習主管部門中長期發(fā)展規(guī)劃，梳理本行業(yè)領(lǐng)域亟需解決的熱點、難點、突出的問題，有針對性地提煉形成科研項目研究課題，制定事業(yè)單位科研戰(zhàn)略規(guī)劃。其次，要加強日常項目的儲備，不打無準備之仗，項目立項申報，往往時間短、任務重，要填報的資料多，很難在短時間內(nèi)確定具體的研究內(nèi)容。因此，要把功夫放在平時，要在中長期規(guī)劃的框架下，按照時間節(jié)點，提前籌備具體項目的研究和申報工作。最后，統(tǒng)計單位整體科研收入、科研技術(shù)需求等數(shù)據(jù)，可以給單位提供良好的科研信息反饋，為科研規(guī)劃決策提供有力的輔助參考作用。

3.3 加強對科研項目進度控制管理

項目立項后，科研管理部門應立即召集項目負責人和參與人員，認真梳理科研項目研究內(nèi)容、預期成果、具體任務分工和項目進度、預算執(zhí)行支出、驗收等問題，編制項目實施方案、制訂項目進度計劃表，具體項目實施掛圖管理，項目推進時間節(jié)點、任務目標、流程程序、所需資源、參與人員及各階段考核指標要有量化指標，從而有效控制項目研發(fā)進度[6]。課題管理部門以及項目科研管理人員就是要按照項目計劃、具體實施方案，進行督促、督辦以及溝通和協(xié)調(diào)研發(fā)過程中碰到的各種問題。

3.4 合理配置科研經(jīng)費預算，加強預算執(zhí)行力度

雖然有詳細、明確的任務目標和研發(fā)計劃，但隨著研究不斷深入、外部和內(nèi)部環(huán)境變化以及項目組人員的調(diào)整（變動）等各因素，導致經(jīng)費預算在執(zhí)行過程中也會有所微調(diào)，而科研項目研發(fā)的整個過程，每個環(huán)節(jié)都離不開資金的使用，解決預算編制偏差問題，明確項目負責人有充分的預算管理權(quán)，同時配備專業(yè)的、具有一定財務知識的人員擔當研究助理職位，負責整個項目經(jīng)費預算、執(zhí)行、使用、報銷等各環(huán)節(jié)，避免過多地分散專業(yè)技術(shù)團隊人員的精力，同時也要加強財務助理培訓，提升預算管理意識，科研管理部門和財務部門在科研項目管理工作中做好溝通銜接，統(tǒng)籌做好項目預算[7]。有了科學的、準確的、合理的預算編制，在預算執(zhí)行過程中，充分利用和提升單位內(nèi)部信息化水平，統(tǒng)籌解決預算執(zhí)行調(diào)整過程中信息孤島現(xiàn)象，建立一套從預算立項開始到項目財務決算結(jié)束的綜合系統(tǒng)，建立一體化的科研項目信息化管理平臺，把課題管理和經(jīng)費管理統(tǒng)一起來，實時動態(tài)顯示，加強對接，提高效率，對預算和執(zhí)行支出情況進行科學調(diào)整。

3.5 建立健全科研管理制度和內(nèi)部控制體系

首先，根據(jù)科技部門和財政部門對科研項目要求，結(jié)合單位的實際情況，不斷樹立和強化課題研究風險管理意識，尤其是針對重大問題研究方向、課題技術(shù)路線、目標任務及成果、經(jīng)費使用等方面建立預警防范體系，不斷建立健全單位科研課題內(nèi)部控制體系。結(jié)合單位管理制度，將研究進度、預算執(zhí)行等納入單位督查督辦工作，實行定期通報。管理部門掌握好時間節(jié)點，把握準課題研究過程，定期報告項目進賬中遇到的問題（含風險控制）及解決的辦法和對策，通過這種形式不斷地提升研發(fā)效率[8]。其次，按照科研實施計劃，對科研實施過程中每個計劃節(jié)點應完成的成果進行質(zhì)量驗收，按照階段性任務目標和獲得成果要求，通過細化指標，形成能夠量化考核的指標系數(shù)，定期匯總參與質(zhì)量考核，每年不定期組織科研項目信息公告或公開，公開信息包括科研項目獲得批復立項、預算、預算調(diào)整、資金使用（重點是間接費用中的績效支出、外撥資金、委托服務、結(jié)余資金使用）、項目決算、資金結(jié)余、科研成果等項目信息（涉密及或技術(shù)保密除外），編制項目執(zhí)行報告，掌握科研項目實施進度、把控有關(guān)措施和處理機制，不斷提高科研管理水平。