標(biāo)準(zhǔn)化視角下數(shù)字檔案資源建設(shè)工作效能提升研究

喻念念，王 旎，楊麗沙

（長沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙 410014）

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案資源建設(shè)已經(jīng)歷了好幾個(gè)階段，從各自為政到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，數(shù)字檔案資源建設(shè)向縱深發(fā)展。但如何在堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的效能提升呢？文章就試從標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案資源建設(shè)的意義和現(xiàn)狀分析入手，對提升其效能進(jìn)行闡述，以期進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源建設(shè)工作的效能，為檔案工作提檔升級(jí)做出努力和貢獻(xiàn)。

1 標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的重要意義

1.1 有利于進(jìn)一步提升檔案工作的地位和水平

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，如果還固守傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，必將落伍于時(shí)代，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，一方面是將紙質(zhì)檔案通過掃描、OCR識(shí)別后，建立數(shù)字檔案資源庫，一方面是在收集歸檔的同時(shí)，加大對數(shù)字檔案資源的建設(shè)，這樣一來，就極大地提高了檔案的利用效率，更好地滿足了利用者的需要。檔案是歷史的憑證，其價(jià)值一般要在多年后才能顯現(xiàn)，因此，檔案工作一直都呈邊緣化狀態(tài)，處于所在單位各項(xiàng)工作的末端。在全社會(huì)都向數(shù)字化轉(zhuǎn)移的大趨勢下，檔案工作一定要抓住時(shí)機(jī)，搶占先機(jī)，提前謀劃數(shù)字檔案資源建設(shè)，特別是在提能增效方面大顯身手，進(jìn)一步提升檔案工作的地位。

1.2 有利于進(jìn)一步提升數(shù)字檔案資源建設(shè)的安全

檔案資源體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)是檔案管理工作的最為重要的三大建設(shè)體系，三大體系相互聯(lián)系，檔案資源建設(shè)是前提，檔案利用是目的，檔案安全是保障。沒有安全體系做保障，前面兩個(gè)體系建設(shè)都是一句空話，因此，確保檔案安全是檔案工作的重中之重，數(shù)字檔案資源為快捷實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)復(fù)制、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移提供了可能，這樣就能彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案孤本，存在不安全因素的可能。特別是將珍貴的檔案原件，通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源后，在方便利用的同時(shí)，也減少了原件在提供的過程中的安全隱患，進(jìn)一步確保了檔案的安全。另外，數(shù)字檔案資源建設(shè)后，也能杜絕個(gè)別僥幸篡改檔案的行為，確保了檔案利用中的安全。

1.3 有利于進(jìn)一步提升數(shù)字檔案資源的共建共享

實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享就必須要進(jìn)一步建立健全豐富的、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案資源。目前，檔案信息數(shù)據(jù)分散，就在一個(gè)單位內(nèi)部，這種資源浪費(fèi)現(xiàn)象都比較嚴(yán)重。如筆者所在學(xué)校，科研部門有科研信息管理系統(tǒng)，教務(wù)處有教學(xué)管理系統(tǒng)，辦公室有文件OA系統(tǒng)，但只有OA系統(tǒng)整合到檔案信息系統(tǒng)里，其他的都是各自為政，究其原因就是標(biāo)準(zhǔn)體系的不完善，還不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的無縫對接。

2 標(biāo)準(zhǔn)化視角下數(shù)字檔案資源建設(shè)工作存在的問題分析

2.1 數(shù)字檔案資源建設(shè)整體規(guī)劃較為欠缺

數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)問題涉及到方方面面，國家應(yīng)該從頂層設(shè)計(jì)層面進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，但目前能實(shí)施操作的國家標(biāo)準(zhǔn)還較為欠缺，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)踐的需要，特別是針對一些具體的基層檔案管理部門的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)則更是缺乏，對基層實(shí)踐的指導(dǎo)作用則大打折扣，個(gè)性化和智能化的數(shù)字檔案管理目標(biāo)則實(shí)現(xiàn)更難，對數(shù)字檔案資源建設(shè)極端不利，阻礙數(shù)字檔案資源的科學(xué)化管理。另外，各自為政的現(xiàn)象還是很普通，很多高職院校在OA文件系統(tǒng)建設(shè)中，因?yàn)闄n案人員的前端控制不夠，對數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，因此就呈現(xiàn)了一個(gè)單位一個(gè)樣的數(shù)據(jù)庫，對后續(xù)的進(jìn)館接受造成困難，甚至成為一個(gè)個(gè)的信息孤島，共建共享則很難實(shí)現(xiàn)。為此，應(yīng)該從宏觀和微觀、中觀三個(gè)層面制訂數(shù)字檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，從不同層次檔案管理的角度制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各級(jí)檔案部門的數(shù)字檔案建設(shè)，提升整體數(shù)字檔案資源建設(shè)的效能。

2.2 數(shù)字檔案資源的收集規(guī)范性不夠，呈粗放狀態(tài)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)化向大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案資源必然是數(shù)字檔案發(fā)展壯大的重要支撐點(diǎn)，但由于數(shù)字化檔案在鑒定傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及收集的時(shí)候，沒有遵循嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致數(shù)字檔案資源質(zhì)量參差不齊，很難滿足今后的長期使用的需要。很多高職院校在數(shù)字檔案資源的收集后，很難二次開發(fā)使用。如筆者所在的學(xué)校，收集了大量的電子圖片，但由于元數(shù)據(jù)收集不夠完整，在圖片利用的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)不是原始圖片，二次利用效果大打折扣，后來還是在宣傳部負(fù)責(zé)拍攝圖片的同志那里重新收集整理歸檔了這部分電子圖片。

2.3 人員素質(zhì)跟不上數(shù)字檔案資源建設(shè)的步伐

從古至今，人才從來都是第一生產(chǎn)力，人的問題才是根本問題，影響數(shù)字檔案資源建設(shè)工作效能提升的重要因素之一就是檔案工作者的能力和素質(zhì)。一方面是信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，大量信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，但由于傳統(tǒng)思想的制約，使部分檔案工作者應(yīng)接不暇，缺乏數(shù)字檔案管理能力，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，知識(shí)儲(chǔ)備和思想意識(shí)跟不上時(shí)代要求。特別是在高職院校，很多檔案館（室）的工作人員是解決人才引進(jìn)而安置的家屬，缺乏檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，嚴(yán)重制約了數(shù)字檔案資源建設(shè)的步伐，有的學(xué)校檔案館探索嘗試數(shù)字檔案資源建設(shè)，但技術(shù)指標(biāo)和工作質(zhì)量都很是粗放，著眼長期工作不夠，嚴(yán)重影響了數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的效能。

2.4 數(shù)字技術(shù)發(fā)展存在一定不足

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案數(shù)字化建設(shè)也有了很大的推動(dòng)。但快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，也給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來一定的困難，為檔案管理部門資金投入和儲(chǔ)備相應(yīng)專業(yè)人才也帶來了巨大的影響?？焖侔l(fā)展的信息化技術(shù)要充分運(yùn)用到檔案數(shù)字化建設(shè)、管理中，需要投入更多人力、財(cái)力、物力去磨合，使新的信息化技術(shù)不斷適應(yīng)、符合當(dāng)下檔案數(shù)字化建設(shè)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。而一般基層單位開展數(shù)字化建設(shè)管理，投入的人力、資金有限，無法及時(shí)更新技術(shù)的提升，從而影響了數(shù)字檔案資源發(fā)展水平。檔案數(shù)字化建設(shè)，信息化技術(shù)不能及時(shí)更新提升，就會(huì)引發(fā)信息安全技術(shù)問題，可能導(dǎo)致信息資源數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.5 數(shù)字檔案資源建設(shè)未得到普通重視

在高職院校，數(shù)字化檔案資源建設(shè)還沒有得到高度重視，一方面是學(xué)校的管理者還沒有將數(shù)字化檔案資源建設(shè)上升到學(xué)校的信息化建設(shè)水平的高度，只是在檔案利用，如教學(xué)評估、審計(jì)等需要查閱檔案的時(shí)候，才意識(shí)到檔案資源建設(shè)的重要性，平時(shí)都將精力和財(cái)力放在了學(xué)校的科研、教學(xué)工作中，特別是在需要大投入的數(shù)字檔案資源建設(shè)中，則支持不夠。另一方面是檔案工作者自身原因發(fā)音作為不夠，在學(xué)校沒有發(fā)言權(quán)，長期以來，檔案人普遍存在著“寧可少一事，不可多一事”的保守態(tài)度，主動(dòng)作為不夠，對于新技術(shù)、新要求“踢皮球”“冷處理”現(xiàn)象普遍存在，主觀意識(shí)不夠，肯定不會(huì)有大作為，這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約了數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的效能提升。

3 標(biāo)準(zhǔn)化視角下數(shù)字檔案資源建設(shè)效能提升路徑策略

3.1 強(qiáng)化對數(shù)字檔案資源建設(shè)的認(rèn)識(shí)

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和飛速發(fā)展，檔案管理也進(jìn)入了數(shù)字化建設(shè)時(shí)期。檔案數(shù)字化信息化也逐漸成為檔案管理的重要手段。當(dāng)下，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理最重要最核心的工作內(nèi)容之一。隨著國家“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的推出，不少單位都在積極部署、開展檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的開展。但由于高職院校主要任務(wù)是培養(yǎng)人才，教學(xué)為中心，主要投入和精力都放在教學(xué)中，要讓領(lǐng)導(dǎo)們主動(dòng)關(guān)注檔案工作肯定不行。因此要做好數(shù)字檔案資源建設(shè)的長期規(guī)劃，在存量檔案數(shù)字化和數(shù)字化增量檔案的電子化建設(shè)中有所作為，并主動(dòng)參與學(xué)校的信息化建設(shè)工作，用前端控制理論指導(dǎo)檔案工作，因地制宜建成符合本單位的具有可操作可實(shí)施的行之有效的數(shù)字檔案資源建設(shè)體系。例如筆者學(xué)校的“十四五”信息建設(shè)規(guī)劃工作，第一次會(huì)議并沒有通知檔案部門參與，而是在看見工作安排之后，主動(dòng)提參與、主體出擊，并提出了要整合學(xué)校的數(shù)字信息資源，在開發(fā)新系統(tǒng)的時(shí)候要通知檔案部門參與，要將數(shù)字檔案信息工作納入學(xué)校的信息工作的總體統(tǒng)一部署安排，這些建議得到了領(lǐng)導(dǎo)層和各部門的高度認(rèn)可，數(shù)字檔案資源建設(shè)的意識(shí)得到普遍增強(qiáng)，在學(xué)校合同管理系統(tǒng)的開發(fā)啟用工作中，檔案部門就全程參與系統(tǒng)的開發(fā)和研討，確保合同能實(shí)現(xiàn)同步歸檔。

3.2 完善創(chuàng)新檔案庫數(shù)字檔案資源

完善創(chuàng)新檔案數(shù)字庫數(shù)據(jù)資源，對現(xiàn)有的檔案數(shù)字資源進(jìn)行開發(fā)、利用，擴(kuò)大檔案信息數(shù)據(jù)點(diǎn)收集范圍，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息的利用途徑和范圍，提升檔案數(shù)據(jù)資源的存檔價(jià)值，讓檔案數(shù)據(jù)信息資源更加真實(shí)、有效。在進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，可以通過專業(yè)的檔案數(shù)字化外包公司開發(fā)完善的檔案數(shù)字化信息建設(shè)，同時(shí)為了保障檔案數(shù)字化信息的完全性，必須在簽訂檔案數(shù)據(jù)的保密協(xié)議后方可進(jìn)行。隨著無紙化辦公系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的推行，檔案管理單位要全面重點(diǎn)地做好電子文檔接收和歸檔工作，保證檔案信息收集的完整性，從而確保電子檔案的安全性。此外，要對數(shù)字檔案庫的收集端口盡可能地?cái)U(kuò)大全方位覆蓋，提高對公眾生活、學(xué)習(xí)等相關(guān)的檔案資源收集，再就是提高多媒體互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的檔案信息收集工作，充分利用現(xiàn)代媒體給檔案工作帶來幫助，從而提升檔案管理部門與檔案應(yīng)用者之間的互動(dòng)關(guān)系。

3.3 建立健全數(shù)字檔案資源規(guī)范化系統(tǒng)

首先，要建立健全完善的檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范設(shè)計(jì)。開展檔案數(shù)字化建設(shè)，制定相應(yīng)的管理制度、規(guī)范，既要從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，又要結(jié)合當(dāng)下實(shí)際工作情況，穩(wěn)妥推進(jìn)單位檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目?？茖W(xué)規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)，不僅包括規(guī)范檔案收集、儲(chǔ)存、管理以及利用等環(huán)節(jié)，也包括檔案數(shù)字化建設(shè)的管理要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國家對檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求的大前提下，按照各建設(shè)單位的實(shí)際工作狀況和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立易于操作、科學(xué)規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)管理規(guī)定和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、要求，從而達(dá)到本單位檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。其次，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)單位要及時(shí)更新創(chuàng)新落后的、不合時(shí)宜的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。當(dāng)下的大多檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求已經(jīng)不適應(yīng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的需求了。這就對檔案數(shù)字化建設(shè)單位提出了更高的要求，要緊跟時(shí)代潮流的發(fā)展，貼合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，使數(shù)字檔案具備一定靈活性和兼容性，在一定范圍保持?jǐn)U展創(chuàng)新，便利數(shù)字檔案資源的整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的共享。

3.4 整合數(shù)字檔案資源，實(shí)現(xiàn)共享

數(shù)字檔案資源的整合是在不變更檔案資源的物理歸屬的同時(shí)，將檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)整合。信息技術(shù)的發(fā)展為整合帶來了多種途徑，能夠讓檔案網(wǎng)站進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立網(wǎng)站檔案管理群組，為分配的檔案網(wǎng)站提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟诨蚴撬阉鞣绞?。還可以建立檔案目錄中心，能夠查詢復(fù)雜的檔案信息，在目錄中心快速查找其位置。最為起碼在校園的局域網(wǎng)里整合相關(guān)信息庫，建立學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一的數(shù)字檔案資源管理庫，為后續(xù)的大數(shù)據(jù)整合提供統(tǒng)一的準(zhǔn)確的檔案信息資源。

3.5 加強(qiáng)校內(nèi)檔案數(shù)字資源建設(shè)的技術(shù)人員的整合建設(shè)

先進(jìn)的技術(shù)手段，必須要有掌握先進(jìn)技術(shù)的人員。在高職院校，一味地強(qiáng)調(diào)引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員可能不是很現(xiàn)實(shí)，因?yàn)楦呗氃盒Ｆ毡榫幹戚^少，如果盲目被動(dòng)等待學(xué)校給檔案館配置專業(yè)人員，將難以推動(dòng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，會(huì)更讓檔案工作成為學(xué)校的邊緣部門。有為才有位，只有立足現(xiàn)狀，在核心技術(shù)方面大膽實(shí)施拿來主義思想，學(xué)校信息化專業(yè)的相關(guān)教師和學(xué)生都是可以借用的。特別是在學(xué)校制定信息化建設(shè)規(guī)劃的時(shí)候，要主動(dòng)作為，提前參與，得到學(xué)校各部門的支持，能有效彌補(bǔ)檔案工作者的信息技術(shù)欠缺的不足，從而進(jìn)一步提高數(shù)字檔案資源建設(shè)的效能。

4 結(jié)語

數(shù)據(jù)經(jīng)濟(jì)時(shí)代已經(jīng)來臨，在新形勢下，檔案事業(yè)發(fā)展將更加迅速。數(shù)字檔案資源建設(shè)工作要在堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升效能，實(shí)現(xiàn)收集、查找速度更加快速，更加便捷，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值和功能，不斷提升檔案工作水平。但數(shù)字檔案資源建設(shè)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要久久為功，要在推進(jìn)的工作中克服一個(gè)又一個(gè)困難，應(yīng)對一個(gè)又一個(gè)的難題，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，為檔案事業(yè)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。