李 芳
(中海實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司,北京 100039)
A企業(yè)的上級(jí)單位經(jīng)常有百余項(xiàng)督辦任務(wù),平均每項(xiàng)督辦任務(wù)又包含10余項(xiàng)子任務(wù),涉及各個(gè)下屬企業(yè)和管理部門。而A企業(yè)目前還沒有建立專門的數(shù)字化平臺(tái),工作方法比較傳統(tǒng),亟須用數(shù)字化的手段實(shí)現(xiàn)督辦任務(wù)的實(shí)時(shí)管理和在線督導(dǎo),實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化、智能化的轉(zhuǎn)變。
A企業(yè)督辦管理平臺(tái)建設(shè)的問題主要體現(xiàn)在以下幾方面:一是與上級(jí)單位對(duì)接的督辦平臺(tái)尚未建立,尚未完全與上級(jí)單位保持一致;二是未實(shí)現(xiàn)督辦任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化管理;三是無法實(shí)現(xiàn)上級(jí)單位提出的“掛圖作戰(zhàn)”理念;四是督辦管理工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)離散化,未實(shí)現(xiàn)有效的集中管理;五是無法做到對(duì)上級(jí)下達(dá)任務(wù)和指標(biāo)要求的快速響應(yīng)。
(1)短期建設(shè)目標(biāo):建成企業(yè)級(jí)督辦平臺(tái),保障督辦任務(wù)落實(shí)落地,動(dòng)態(tài)展示督辦進(jìn)展情況及成果,順利對(duì)接上級(jí)單位的在線督辦平臺(tái),為各單位、各部門的督辦工作全面賦能,全面提升集企業(yè)管控的信息化協(xié)同水平。
(2)長(zhǎng)期建設(shè)目標(biāo):未來不僅限于督辦工作,未來打造成企業(yè)管理的一站式工作與資源平臺(tái);集戰(zhàn)略管理、公司治理、集團(tuán)管控、績(jī)效管理、管理創(chuàng)新、對(duì)標(biāo)管理、風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控管理于一身,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的數(shù)字化重塑;運(yùn)用大數(shù)據(jù)、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù),全面打造協(xié)同化、移動(dòng)化、組件化、全自動(dòng)、交互感強(qiáng)的信息化平臺(tái);增強(qiáng)平臺(tái)的可視化和用戶友好性,建立高層領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙,打造一站式管理平臺(tái),快速、直觀、全面地了解企業(yè)管理的核心數(shù)據(jù),支撐領(lǐng)導(dǎo)決策。
(3)業(yè)務(wù)目標(biāo):打造企業(yè)督辦平臺(tái),提升對(duì)上級(jí)單位下達(dá)指標(biāo)要求的快速響應(yīng)能力;實(shí)現(xiàn)督辦任務(wù)和督查問效的數(shù)字化和智能化管理,線上督辦,線下落實(shí);打造督辦資源平臺(tái),為各單位各部門的督辦工作賦能。
(4)功能目標(biāo):實(shí)現(xiàn)督辦任務(wù)的重點(diǎn)量化,實(shí)現(xiàn)督辦指標(biāo)數(shù)據(jù)的整合、填報(bào),并通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)上報(bào);構(gòu)建督辦目錄動(dòng)態(tài)管理、指標(biāo)任務(wù)實(shí)時(shí)下達(dá)、督辦進(jìn)度實(shí)時(shí)監(jiān)控的功能平臺(tái),并對(duì)未完指標(biāo)任務(wù)的單位進(jìn)行督促管理。
(5)效果目標(biāo):系統(tǒng)上線后將實(shí)現(xiàn)指標(biāo)和任務(wù)雙重下發(fā),對(duì)未按時(shí)完成的單位進(jìn)行督辦,提高工作效率,提升工作質(zhì)量。
滿足上級(jí)單位工作監(jiān)管和督辦要求,以上級(jí)公司督辦任務(wù)為主,以上級(jí)單位下發(fā)的指標(biāo)庫(kù)為輔,梳理形成企業(yè)督辦重點(diǎn)數(shù)據(jù)指標(biāo)庫(kù),實(shí)現(xiàn)在線督辦應(yīng)用落地;形成企業(yè)督辦信息資源目錄,以信息資源目錄為引領(lǐng),完成上級(jí)單位下發(fā)的DB文件接收、解密、解析、填報(bào)、下發(fā)、打包、加密;支撐公司督辦工作決策,構(gòu)建督辦工作全覆蓋的動(dòng)態(tài)管控體系,形成職責(zé)明確、流程清晰、規(guī)范有序的企業(yè)督查督辦工作機(jī)制、督辦任務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制、督辦進(jìn)展及成果展示機(jī)制,實(shí)現(xiàn)綜合分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、重點(diǎn)情況反饋、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)阻斷等系統(tǒng)功能,支撐上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分析決策;為各單位各部門工作管理賦能,通過企業(yè)督辦平臺(tái),為各單位、各部門的管理工作賦能,幫助各單位、各部門逐步提升推動(dòng)督辦工作落實(shí)落地的能力,進(jìn)一步激發(fā)各單位的管理內(nèi)生動(dòng)力,提升工作效率和準(zhǔn)確性。
將信息技術(shù)與督辦業(yè)務(wù)進(jìn)行深度融合,構(gòu)建一個(gè)“智能化、流程化、數(shù)據(jù)化、可視化”四位一體的企業(yè)督辦平臺(tái)。其中,“智能化”利用信息技術(shù)將傳統(tǒng)工作變?yōu)橹悄芑w驗(yàn),高效處理日常性、重復(fù)性工作;“流程化”通過事項(xiàng)清單式的管理,實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)線下辦公流程遷移至線上的管理轉(zhuǎn)變;“數(shù)據(jù)化”將管理工作的重點(diǎn)督辦事項(xiàng)、完成時(shí)間、具體內(nèi)容等用簡(jiǎn)潔友好的方式呈現(xiàn),便于決策;“可視化”通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、日常匯報(bào),實(shí)現(xiàn)管理過程和管理結(jié)果的信息化轉(zhuǎn)變,提升管理的可視化程度。
圍繞督查問效、支持服務(wù)、項(xiàng)目管理等搭建平臺(tái),用數(shù)字化手段確保各項(xiàng)管理任務(wù)按時(shí)完成,并取得實(shí)效,最終形成“一個(gè)艙室、五個(gè)中心”。其中,“領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙”可以直觀展示督辦工作全貌,讓企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直觀、快速地獲取最關(guān)注的督辦信息,把控督辦進(jìn)度,傾聽一線心聲?!叭蝿?wù)督辦中心”運(yùn)用數(shù)字化手段支撐工作任務(wù)的督查問效,建立督辦管理紅黃藍(lán)三線督促警示?!霸诰€支持中心”針對(duì)基層在督辦執(zhí)行中的需求、政策建議等提供即時(shí)、一站式在線督辦工作支持服務(wù);通過線上論壇、沙龍,發(fā)揚(yáng)基層研討精神,保證督辦上下聯(lián)動(dòng)?!爸R(shí)管理中心”提供督辦的政策、文件、先進(jìn)實(shí)踐、內(nèi)外部專家支持等資源服務(wù),形成督辦工作的知識(shí)管理、檔案管理、信息共享、講堂培訓(xùn)及經(jīng)驗(yàn)推廣。“流程管理中心”實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、高效的流程管理,加強(qiáng)過程管控,確保督辦流程管理的規(guī)范化和科學(xué)化,實(shí)現(xiàn)督辦任務(wù)全生命周期管理模式?!翱己嗽u(píng)價(jià)中心”根據(jù)各單位督辦工作開展情況,進(jìn)行考核評(píng)價(jià),實(shí)行專項(xiàng)、進(jìn)度、質(zhì)量三結(jié)合考核方式,建立督辦指數(shù)和熱度考核,實(shí)現(xiàn)科學(xué)激勵(lì)。
(1)采用“駕駛艙”式操作
操作方式便捷、高效。操作智能化,建立科學(xué)有效的數(shù)據(jù)分權(quán)分域安全管理,保障平臺(tái)數(shù)據(jù)安全運(yùn)行。數(shù)據(jù)、流程可視化,流程以“派單”形式展現(xiàn),流程可控、可展示、可催辦等,提高工作效率。系統(tǒng)角色定制化,根據(jù)登錄角色不同,定制系統(tǒng)頁面和操作邏輯,讓決策者快速掌握全局信息,讓管理者高效管理任務(wù)推進(jìn),讓操作者快速進(jìn)入工作狀態(tài)。實(shí)現(xiàn)督辦任務(wù)、信息報(bào)送、考核督辦、知識(shí)管理、數(shù)據(jù)留存及展示、完成整改情況、督辦資源平臺(tái)、總體進(jìn)度把控一體化展示。
(2)擁有復(fù)雜數(shù)據(jù)、智能分析功能
對(duì)督辦涉及的復(fù)雜、海量數(shù)據(jù),進(jìn)行智能分析、量化可視,利于各級(jí)決策。一是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、即時(shí)同步,總公司、機(jī)關(guān)、二級(jí)單位、企業(yè)機(jī)關(guān)、下屬單位,標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)同步,減少重復(fù)工作,提升效率。二是采集交換、自動(dòng)對(duì)接,使企業(yè)督辦及工作管理平臺(tái)與上級(jí)單位在線監(jiān)管平臺(tái)自動(dòng)對(duì)接,符合相關(guān)考核要求。三是全面管控、快速響應(yīng),有利于所有機(jī)關(guān)部門及所有下屬單位深刻把握管理要求,及時(shí)、高效地完成管理任務(wù)。四是實(shí)現(xiàn)協(xié)同能力的提升,積累督辦重點(diǎn)任務(wù)相關(guān)指標(biāo)數(shù)據(jù),輔助督辦分析決策。五是動(dòng)態(tài)展示督辦工作進(jìn)展,多維分析督辦成果,總結(jié)積累督辦經(jīng)驗(yàn)。
一是采用Java開發(fā)?;贘ava語言開發(fā),更加方便構(gòu)建企業(yè)應(yīng)用,能與Windows平臺(tái)緊密結(jié)合,最大限度地利用系統(tǒng)功能。
二是實(shí)現(xiàn)架構(gòu)升級(jí)。采用主流業(yè)務(wù)中臺(tái)與數(shù)據(jù)中臺(tái)的雙中臺(tái)架構(gòu),為應(yīng)用層提供統(tǒng)一的服務(wù)目錄,一次開發(fā),多處服用,提升性能,降低成本。
三是推動(dòng)開發(fā)升級(jí)。既“前后端分離 + 后端服務(wù)化拆分 + 業(yè)務(wù)模塊代碼重寫”。避免了后端服務(wù)器渲染前端頁面的計(jì)算,并且在前端可進(jìn)行大量數(shù)據(jù)驗(yàn)證,降低服務(wù)器的壓力,提升系統(tǒng)頁面的加載速度,用戶界面加載幾乎不需要等待。
四是實(shí)現(xiàn)管理升級(jí)。開發(fā)框架自帶統(tǒng)一用戶管理中心、統(tǒng)一流程工作流、外部接口管理中心、性能監(jiān)控中心,使用目前最主流、最高效的框架進(jìn)行實(shí)現(xiàn),能夠整體提升系統(tǒng)的運(yùn)行效率和運(yùn)維水平。
五是采取“前后分離”模式:分為“展示頁”與“工作臺(tái)”兩大板塊。其中,“展示頁”板塊展示上級(jí)單位重要督辦,領(lǐng)導(dǎo)重要講話以及對(duì)管理政策的重要解讀,關(guān)于督辦經(jīng)典案例的展示;“工作臺(tái)”板塊提供快捷按鈕,精準(zhǔn)定位需要進(jìn)行的工作,為工作閉環(huán)助力,圖表并茂的方式對(duì)督辦任務(wù)重要信息進(jìn)行展示。通過“前后分離”的模式,更好地區(qū)分開信息閱讀與工作?!拜p前端”,采用全新UI體系,扁平式設(shè)計(jì)風(fēng)格,全面支持即時(shí)搜索,圖文并茂設(shè)置向?qū)?;“重后臺(tái)”,采用引擎式后臺(tái),靈活應(yīng)對(duì)組織管理需求。門戶引擎、流程引擎、內(nèi)容引擎、集成引擎、建模引擎滿足企業(yè)個(gè)性化需求。
六是采用簡(jiǎn)潔的操作方式。頁面整潔、操作方式簡(jiǎn)單直接錨定需辦理的工作,省去了各頁面跳轉(zhuǎn)繁瑣的方式,更加人性化的設(shè)計(jì),真正意義的體現(xiàn)向上呼應(yīng)各項(xiàng)指標(biāo),向下傳達(dá)督辦信息和各項(xiàng)工作,并提高監(jiān)管、督查能力。
七是實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。其中培訓(xùn)、會(huì)議管理、協(xié)同辦公等模塊可對(duì)接上級(jí)單位現(xiàn)有OA系統(tǒng)和會(huì)議系統(tǒng),進(jìn)行資料互通,課件共享。
建設(shè)內(nèi)容全方位響應(yīng)上級(jí)單位對(duì)督辦工作的全面部署。主要包括:督辦任務(wù)管理、數(shù)據(jù)采集匯總、在線督辦反饋及結(jié)果分析展示四個(gè)方面。一是督辦任務(wù)管理。落實(shí)落地上級(jí)單位督辦任務(wù),完成每項(xiàng)任務(wù)的分解下發(fā),形成子任務(wù);明確督辦任務(wù)類型、牽頭機(jī)構(gòu)、執(zhí)行單位、配合單位及督辦數(shù)據(jù)指標(biāo)范圍等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。二是數(shù)據(jù)采集匯總。在督辦數(shù)據(jù)指標(biāo)范圍明確的基礎(chǔ)上,梳理形成企業(yè)督辦資源目錄,對(duì)上滿足上級(jí)單位數(shù)據(jù)采集需求,對(duì)下滿足下屬企業(yè)及各種指標(biāo)的采集匯總需求。三是在線督辦反饋。在督辦數(shù)據(jù)指標(biāo)收集匯總的基礎(chǔ)上,酌情發(fā)起督辦流程,牽頭單位、執(zhí)行單位和配合單位按周期反饋督辦事項(xiàng)進(jìn)度,需督辦上級(jí)確認(rèn)結(jié)果;涉及督辦變更時(shí),需督辦上級(jí)批示,直至事項(xiàng)完成。四是結(jié)果分析展示。在系統(tǒng)運(yùn)行過程中累積下來的督辦數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,輔以多種圖表表現(xiàn)形式和數(shù)據(jù)計(jì)算模型,實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)展示企業(yè)督辦進(jìn)展情況及所取得的成果。
系統(tǒng)設(shè)計(jì)以數(shù)據(jù)安全保密為立足點(diǎn),在滿足業(yè)務(wù)需求的同時(shí)充分考慮安全、可靠、保密,不僅在平臺(tái)層全部采用開源國(guó)產(chǎn)化的技術(shù),而且在系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上也全面考慮安全因素。一是采用賬號(hào)密碼機(jī)制+物理地址識(shí)別。系統(tǒng)采用物理+賬號(hào)兩種安全機(jī)制,獲取系統(tǒng)權(quán)限不止需要賬號(hào)密碼,而且需要預(yù)先指定的設(shè)備物理地址和IP地址。二是采用數(shù)據(jù)庫(kù)加密、網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議加密。系統(tǒng)對(duì)于儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密,針對(duì)數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行加密保證了數(shù)據(jù)的安全保密性。三是采取附件庫(kù)加密。系統(tǒng)出于安全考慮,對(duì)于系統(tǒng)上傳的附件進(jìn)行加密處理,此操作即使在服務(wù)器的物理機(jī)上也得不到任何數(shù)據(jù)。四是采用Paas平臺(tái)獨(dú)立節(jié)點(diǎn),賬號(hào)分級(jí)管理??紤]到保密要求的特殊性,已向Paas平臺(tái)管理方提出要求,要求單獨(dú)部署應(yīng)用節(jié)點(diǎn),以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)隔離管理。
在控制系統(tǒng)權(quán)限方面,該系統(tǒng)采用了賬號(hào)分級(jí)機(jī)制,實(shí)現(xiàn)了賬號(hào)的相互隔離。結(jié)合信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)的相關(guān)要求,系統(tǒng)按照三級(jí)等保的要求進(jìn)行建設(shè),減少后期安全工作建設(shè)維護(hù)的成本。按照《信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》的標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)第三級(jí)安全保護(hù)能力。能夠在統(tǒng)一安全策略下防護(hù)系統(tǒng)免受來自外部有組織的團(tuán)體、擁有較為豐富資源的威脅源發(fā)起的惡意攻擊、較為嚴(yán)重的自然災(zāi)難以及其他相當(dāng)危害程度的威脅所造成的主要資源損害,能夠發(fā)現(xiàn)安全漏洞和安全事件,在系統(tǒng)遭到損害后,能夠較快恢復(fù)絕大部分功能。
此外,該項(xiàng)目從應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全控制、數(shù)據(jù)安全備份及網(wǎng)絡(luò)安全四個(gè)層面加強(qiáng)安全技術(shù)措施和保障措施。
該項(xiàng)目?jī)H涉及技術(shù)實(shí)現(xiàn),不含業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)梳理。業(yè)務(wù)管理驅(qū)動(dòng)數(shù)據(jù)治理,技術(shù)實(shí)現(xiàn)搭建基礎(chǔ)平臺(tái),共建督辦考核體系。由A企業(yè)各單位信息化主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭,成立專項(xiàng)項(xiàng)目組,信息化崗位人員為項(xiàng)目經(jīng)理,下屬各單位信息化崗人員參與共同完成。
該項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施周期為一年,項(xiàng)目整體計(jì)劃分為五個(gè)階段。采辦合同階段:成立項(xiàng)目組,啟動(dòng)項(xiàng)目,進(jìn)行采辦招標(biāo)工作,完成合同的簽訂;需求調(diào)研分析階段:組織項(xiàng)目建設(shè)需求調(diào)研工作,收集應(yīng)用需求,編制需求規(guī)格說明書,并組織評(píng)審;標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)部署階段:進(jìn)行系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能上線部署、數(shù)據(jù)初始化、用戶手冊(cè)的編寫、用戶培訓(xùn)等工作;試點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施階段:完成系統(tǒng)與試點(diǎn)集成系統(tǒng)的對(duì)接工作;試運(yùn)行階段:進(jìn)行系統(tǒng)試運(yùn)行和各類測(cè)試。
系統(tǒng)繁雜風(fēng)險(xiǎn):建設(shè)系統(tǒng)的理念是為了簡(jiǎn)化工作、提高效率,告別傳統(tǒng)式操作,如果系統(tǒng)建成后異常繁雜,則就沒有起到利用系統(tǒng)提高效率的初衷。所以在建設(shè)系統(tǒng)的過程中要做好需求調(diào)研分析,向上理解上級(jí)單位督查督辦系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念以及考核方式,向下深入部門了解管理日常工作的詳細(xì)流程,設(shè)身處地地了解工作,并設(shè)計(jì)簡(jiǎn)易模塊,打造一鍵式簡(jiǎn)易操作的系統(tǒng)。
A企業(yè)通過搭建督辦管理平臺(tái),一是能夠進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)管理、提高工作效率、消除信息孤島;二是可以提供全程跟蹤和管控,可全面記錄業(yè)務(wù)處理的過程,并根據(jù)需要進(jìn)行監(jiān)督和預(yù)警;三是可以實(shí)現(xiàn)上下級(jí)指標(biāo)精準(zhǔn)對(duì)接,避免因信息差而導(dǎo)致工作差錯(cuò),提高響應(yīng)率;四是能夠讓宏觀、微觀數(shù)據(jù)展示讓企業(yè)管理一目了然;五是可以加強(qiáng)事前、事中、事后的督查督辦力度,提升企業(yè)管控能力,間接提升了各單位任務(wù)閉環(huán)率;六是可以倒逼各單位提升督辦工作的完成率,初步構(gòu)建起督查與各項(xiàng)工作的閉環(huán)管理體系。