施工企業(yè)加強(qiáng)行政管理工作的措施及建議

韓修花

（中鐵十七局集團(tuán)有限公司鋪架分公司，山西 太原 030032）

一、企業(yè)行政管理的內(nèi)涵及作用

（一）企業(yè)行政管理工作的內(nèi)涵

企業(yè)行政管理工作是指企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)更好的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對(duì)企業(yè)進(jìn)行職能性管理的總和。行政管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要的意義。

（二）施工企業(yè)行政管理工作的作用和意義

在施工企業(yè)運(yùn)營和發(fā)展中，行政管理工作開展時(shí)具備的顯著功能體現(xiàn)在服務(wù)、管理及協(xié)調(diào)等多方面，其目的在于為施工企業(yè)建設(shè)及壯大發(fā)展提供有利的條件和促進(jìn)作用。然而，從目前施工企業(yè)行政管理工作實(shí)際情況來看，仍然存在一系列問題及困難，給施工企業(yè)運(yùn)作效率的提高造成了不利影響，對(duì)此，為確保施工企業(yè)管理問題有效優(yōu)化和改進(jìn)，使施工企業(yè)能夠與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)展，必須要在施工企業(yè)行政管理工作新方向、新方法等方面加強(qiáng)探索力度，通過行政管理工作創(chuàng)新，提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

為了適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展變化，施工企業(yè)的行政管理工作必須轉(zhuǎn)變思路，革故鼎新，將扁平化的價(jià)值標(biāo)尺貫穿于日常工作中，在質(zhì)與量上下功夫，使行政管理工作在項(xiàng)目工作中外化于行、內(nèi)化于心，為職工、項(xiàng)目辦難事、辦實(shí)事，為企業(yè)凝聚高質(zhì)量發(fā)展的前進(jìn)動(dòng)能。

新形勢(shì)下，面對(duì)紛繁復(fù)雜的新情況、新問題，然而不少企業(yè)行政管理工作由于平時(shí)不注重人員自身素質(zhì)的提高，行政管理人員往往在工作中表現(xiàn)出照本宣科，道理講的多實(shí)事辦的少的現(xiàn)象。因此，加強(qiáng)行政管理工作的開拓創(chuàng)新，提升人員的素質(zhì)與能力，不僅僅是全面提升行政管理工作整體素養(yǎng)的關(guān)鍵舉措，更是新形勢(shì)下提高思想政治工作水平的必由之路。行政管理工作只有在不斷調(diào)動(dòng)各部門、各人員的敬業(yè)激情，不斷提高其素質(zhì)與能力的情況下，才能更好地貫徹執(zhí)行企業(yè)的管理規(guī)章制度；才能更好地服務(wù)基層、服務(wù)職工；才能將管理創(chuàng)新真正地落到實(shí)處，確保企業(yè)行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

二、施工企業(yè)行政管理工作中存在的問題

（一）管理內(nèi)容繁雜，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

施工企業(yè)在開展行政管理工作時(shí)，往往會(huì)涉及檔案、印鑒、公文處理、宣傳報(bào)道、勞保用品等多方面的管理內(nèi)容，因而具有顯著的瑣碎特征；而從施工企業(yè)項(xiàng)目實(shí)際情況來看，其顯著特征體現(xiàn)在點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣等方面。同時(shí)，受施工企業(yè)人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜、事務(wù)繁瑣等因素影響，行政管理人員在開展工作時(shí)，通常會(huì)存在工作量大而“應(yīng)接不暇”的感觸，甚至?xí)饾u形成倦怠心理，難以在行政管理工作服務(wù)性質(zhì)方面提高認(rèn)知程度，導(dǎo)致行政管理工作的質(zhì)效受到影響[1]。

（二）行政管理工作的現(xiàn)代化水平較低

應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，能極大程度地提升行政管理工作效率，使行政部門能夠靈活、高效地開展復(fù)雜化的信息處理等工作?；谛畔⒌挠行я{馭，促進(jìn)管理工作效率及質(zhì)量的提升。施工企業(yè)項(xiàng)目絕大多數(shù)猶如“打游擊”，有工程、有項(xiàng)目便安營扎寨，工程一旦完工，便背起行囊轉(zhuǎn)戰(zhàn)下一項(xiàng)目，很大一部分的現(xiàn)代化辦公設(shè)備會(huì)被臨場(chǎng)處置?？紤]到后期辦公設(shè)備處置費(fèi)用與購買費(fèi)用、使用年限等相差太遠(yuǎn)，項(xiàng)目在一開始進(jìn)場(chǎng)的時(shí)候便本著節(jié)約成本的原則，能不買的就不買，能買便宜的就不買貴的。這導(dǎo)致現(xiàn)代化辦公設(shè)備的局限性現(xiàn)象極為顯著，難以全面普及現(xiàn)代化信息傳輸技術(shù)和管理方式，導(dǎo)致行政管理工作效率的提升受到阻礙。此外，受部分工作人員不能熟練掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)的影響，也難以為行政管理工作實(shí)效性發(fā)揮提供保障。

（三）行政管理人員素質(zhì)和水平有待提高

首先，目前施工企業(yè)項(xiàng)目行政管理人員的基礎(chǔ)不牢，能力有限，基層政工干部年輕化，缺乏經(jīng)驗(yàn)，對(duì)一些文件的傳達(dá)與落實(shí)、思想政治工作的開展空腹高心、流于形式，沒有結(jié)合本單位、本項(xiàng)目的實(shí)際，套用上級(jí)的、原有的條條框框，墨守成規(guī)、沒有創(chuàng)新。其次，個(gè)別基層行政管理人員工作態(tài)度不端正，敷衍了事，眼高手低，對(duì)上級(jí)的文件、精神“落實(shí)不落地”；項(xiàng)目辦公室本來就是個(gè)綜合性的部門，事情比較繁瑣，有些行政人員瞬間沒有了存在感，感覺自己本來就是該干大事的，卻被屈才，其態(tài)度便開始懶散，行動(dòng)便開始松懈。最后，施工企業(yè)行政管理是一項(xiàng)連續(xù)性、持久性的工作，需要的是一如既往地堅(jiān)持，有些施工企業(yè)項(xiàng)目為節(jié)省人力節(jié)約費(fèi)用，一人身兼數(shù)職，人員身兼技術(shù)和行政數(shù)職，沒有系統(tǒng)地進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不專業(yè)、不精通，最終導(dǎo)致綜合素質(zhì)較低。

（四）管理層的行政管理工作意識(shí)有待增強(qiáng)

施工企業(yè)行政管理工作開展的過程中，必然需要相關(guān)企業(yè)管理層的大力支持，使行政部門普通員工的工作能夠在領(lǐng)導(dǎo)干部引導(dǎo)下高效、高質(zhì)量開展。然而，有些企業(yè)管理者只重視立竿見影的工程量、產(chǎn)值，忽略了成效不明顯的行政管理工作。尤其是在基層工程單位，有時(shí)迫于工期緊、任務(wù)重的壓力，看得見摸得著的生產(chǎn)成果、實(shí)實(shí)在在的可觀利潤才是大家所想要的，而此時(shí)的行政管理工作就被誤解為可有可無，使行政工作變成所謂的形式主義，工作的開展落入“說教”怪圈。

有些管理者并未充分意識(shí)到行政管理工作的重要性，甚至主觀認(rèn)為行政管理工作就是通訊員、辦事員，沒有什么技術(shù)技巧可言，任何人都可以做好。所以，在安排人員的過程中，并沒有從所從事的行政管理工作的性質(zhì)及所安排的人員的性格、品質(zhì)、特長(zhǎng)、愛好等方面進(jìn)行考慮，使一些行政人員的崗位特長(zhǎng)難以充分發(fā)揮，導(dǎo)致行政人員的成長(zhǎng)和發(fā)展受到制約，使行政管理工作的應(yīng)付了事狀態(tài)逐漸凸顯[2]。更有一些管理者不愿意接受現(xiàn)實(shí)，在行政管理工作開展過程中，仍然是以老套、落后等方式方法的應(yīng)用為主，閉門造車，而行政管理工作的開展是需要與時(shí)俱進(jìn)、走在信息化的前列的，受領(lǐng)導(dǎo)不支持這一因素影響，導(dǎo)致行政管理工作難以開展。

三、施工企業(yè)加強(qiáng)行政管理工作的措施建議

（一）牢固樹立服務(wù)意識(shí)

首先，全面做好各項(xiàng)服務(wù)工作，保障管理服務(wù)的主動(dòng)性顯著增強(qiáng)。行政管理人員要做改革和創(chuàng)新的先行者，攻關(guān)克難的急先鋒，以自己的模范行動(dòng)影響人、帶動(dòng)人。通過各種變化的主動(dòng)適應(yīng)，在服務(wù)領(lǐng)域方面不斷拓寬，借此促進(jìn)服務(wù)水平的有效提升。其次，將各方面關(guān)系處理好，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量及效果的顯著提升，要樹立律己意識(shí)，要求別人做到的，自己首先做到；要求別人不做的，自己堅(jiān)決不做，如服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層項(xiàng)目、服務(wù)職工等，通過一致性的對(duì)上和對(duì)下服務(wù)，使行政管理服務(wù)的導(dǎo)向作用充分發(fā)揮。在行政人員如實(shí)反饋基層項(xiàng)目具體情況和職工意見后，通過從基層來到基層去的并軌式接軌，能為領(lǐng)導(dǎo)層和基層職工間的密切聯(lián)系提供幫助，使行政管理工作的橋梁及紐帶作用充分地發(fā)揮。最后，重視責(zé)任意識(shí)的不斷強(qiáng)化，認(rèn)真工作、端正態(tài)度、果斷處事，面對(duì)任何人及事，本著從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)的工作思想，為確保工作萬無一失提供有效保障。

（二）積極開展信息化建設(shè)

施工企業(yè)需要整理和分類各種信息數(shù)據(jù)（人員的調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、請(qǐng)銷假、工資、社保等），并以信息資源為依據(jù)，將針對(duì)項(xiàng)目、針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工、針對(duì)人力等多方面的獨(dú)立信息庫積極建立起來，以各管理模塊為出發(fā)點(diǎn)，開展數(shù)據(jù)查詢及信息檢索等工作，使信息及時(shí)共享并確保溝通目標(biāo)的良好實(shí)現(xiàn)，避免因信息溝通不暢而造成的工作脫節(jié)、資源浪費(fèi)等現(xiàn)象，為企業(yè)項(xiàng)目職工及社會(huì)各界基于簡(jiǎn)單操作的應(yīng)用，進(jìn)行所需信息和服務(wù)的獲取提供幫助；與此同時(shí)，還可以選擇釘釘、微信、微博、QQ、公眾號(hào)等方式，打破各部門和相關(guān)業(yè)務(wù)單位之間的信息交流、溝通屏障，這樣能夠在信息管理平臺(tái)中有機(jī)整合各部門間有價(jià)值的信息資源，為各部門及各單位信息資源共享提供保障[3]。

同時(shí)，信息化技術(shù)及行政管理工作的過程中，需要行政人員重視工作觀念的積極轉(zhuǎn)變，以信息技術(shù)為依托，確保無紙化辦公目的得以良好實(shí)現(xiàn)，為行政管理工作的數(shù)字化發(fā)展提供促進(jìn)作用，確保最優(yōu)管理效果地有效實(shí)現(xiàn)。例如，面對(duì)新冠肺炎疫情，打破陳規(guī)，通過線上辦公等信息化方式（微信、QQ、釘釘視頻會(huì)等）將工作無縫銜接地開展起來。

（三）持續(xù)提高行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)

受行政管理工作性質(zhì)因素影響，通常會(huì)要求行政人員具備過硬的文字功底，較強(qiáng)的語言表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力、活動(dòng)策劃能力。為此，行政管理工作人員就需要重視自身素質(zhì)水平的不斷提高，通過對(duì)新知識(shí)的積極學(xué)習(xí)，新業(yè)務(wù)的深入鉆研，新渠道的外化吸收，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)展與行業(yè)動(dòng)態(tài)進(jìn)行全面了解。在此基礎(chǔ)上，基于個(gè)人修養(yǎng)的不斷提升，從而逐步形成一種良好個(gè)人素養(yǎng)和精神風(fēng)貌，為行政管理工作開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)也能夠借助個(gè)人形象實(shí)現(xiàn)部門、項(xiàng)目及企業(yè)等形象的有效樹立[4]。除此之外，施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)高度重視行政人員素質(zhì)的培養(yǎng)，通過專業(yè)人員的引進(jìn)、專業(yè)實(shí)操比武、對(duì)標(biāo)先進(jìn)，或者是專業(yè)培訓(xùn)工作的積極開展，由經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)行政人員來指導(dǎo)施工企業(yè)行政人員各環(huán)節(jié)工作，為行政人員能力及素養(yǎng)的提升注入一劑強(qiáng)有力的助推劑。

總之，開展行政管理工作的人員必須將“精氣神”“責(zé)任心”“執(zhí)行力”“專業(yè)性”擲地有聲地落實(shí)落地，將干事創(chuàng)業(yè)的內(nèi)生動(dòng)力舞動(dòng)起來，為項(xiàng)目、企業(yè)的“高質(zhì)量發(fā)展凝聚最大公約數(shù)”。

（四）積極推動(dòng)管理創(chuàng)新

施工企業(yè)只有通過行政管理工作觀念的積極革新，才能為行政管理工作的與時(shí)俱進(jìn)提供思想指引，而在思想觀念得到有效優(yōu)化和轉(zhuǎn)變的情況下，行政管理工作進(jìn)一步實(shí)施和實(shí)效性充分發(fā)揮的基礎(chǔ)才能愈發(fā)夯實(shí)。基于此，施工企業(yè)的管理層應(yīng)積極學(xué)習(xí)行政管理等理論知識(shí)，通過理論認(rèn)知的有效強(qiáng)化，確保充分認(rèn)識(shí)到行政管理工作開展的重要性，進(jìn)而在行政部門及行政人員開展行政管理工作的過程中給予針對(duì)性的指導(dǎo)意見，并為行政管理工作開展提供資金支持，基于現(xiàn)代化管理理念、管理方式方法的引進(jìn)，帶動(dòng)行政人員在創(chuàng)新行政管理工作模式上積極探索，如此才能為行政管理工作的優(yōu)化、改進(jìn)提供源源動(dòng)力。

（五）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)內(nèi)外部關(guān)系

施工企業(yè)行政管理人員在協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系的過程中，重在協(xié)調(diào)職工間、基層項(xiàng)目各部門間、上級(jí)公司各部門等，該方面協(xié)調(diào)目的在于做好保障工作，由行政部門有效協(xié)調(diào)各部門計(jì)劃執(zhí)行情況及執(zhí)行進(jìn)度，使企業(yè)項(xiàng)目整體計(jì)劃的實(shí)施得以有效協(xié)調(diào)；與此同時(shí)，行政部門及行政人員還應(yīng)積極地調(diào)解各部門工日常事務(wù)方面的沖突問題、員工之間的矛盾問題等，確保施工企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)及協(xié)調(diào)一致目標(biāo)得到良好實(shí)現(xiàn)，為施工企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)行的穩(wěn)定性提供保障。外部協(xié)調(diào)過程，是以業(yè)主、監(jiān)理單位、當(dāng)?shù)卣髽I(yè)等為主，該方面協(xié)調(diào)工作是施工企業(yè)行政部門面臨的另一項(xiàng)重要任務(wù)，該方面協(xié)調(diào)工作開展時(shí)，需要基于企業(yè)基本權(quán)益的維護(hù)為出發(fā)點(diǎn)，為企業(yè)和各單位之間的良好交往提供保障，為各方的配合、協(xié)助提供引導(dǎo)作用，為施工企業(yè)項(xiàng)目開展?fàn)I造良好的環(huán)境。

四、結(jié)語

在施工企業(yè)經(jīng)營管理過程中，行政管理工作是其重要的組成部分，行政管理工作在施工企業(yè)規(guī)范化發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)力提升等方面起著十分重要的作用，加強(qiáng)行政管理工作有利于企業(yè)整體管理能力的提高。為此，施工企業(yè)應(yīng)高度重視行政管理工作，通過持續(xù)不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，提升管理和服務(wù)品質(zhì)，提高工作效率，為施工企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。