國家綜合檔案館檔案開放與利用研究

周粉妹, 朱錦程

(揚州職業(yè)大學, 江蘇 揚州 225009)

檔案是一種真實的歷史記錄,具有重要的憑證價值,通過檔案信息資源可以更好地了解過去、把握現(xiàn)在、服務未來[1]。檔案開放與利用是檔案部門的核心任務,是檔案收集保管的終極目標。國家綜合檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機關(guān)檔案的管理部門,是研究和利用檔案史料的中心。研究國家綜合檔案館館藏檔案對開放檔案和利用檔案大有裨益。國家綜合檔案館館藏檔案雖然很多,但是開放檔案不多,利用檔案水平有待提高。筆者首先對1991—2019年國家綜合檔案館的館藏檔案、開放檔案、利用檔案絕對數(shù)量進行分析,在此基礎(chǔ)上對開放檔案比與利用檔案比進行數(shù)據(jù)分析,最后通過構(gòu)建計量模型進行實證檢驗,研究利用檔案的影響因素,并提出相關(guān)對策建議。

一、國家綜合檔案館檔案數(shù)量分析

(一)1991—2019年國家綜合檔案館基本狀況

據(jù)《中國統(tǒng)計年鑒2020》，1991—2019年國家綜合檔案館基本情況見表1，表中列出了國家綜合檔案館館藏、開放和利用檔案等數(shù)據(jù)[2]。

(二)數(shù)據(jù)分析

表1 1991—2019年國家綜合檔案館基本情況表

由表1可見，1991年到2019年國家綜合檔案館館藏檔案增長了8倍多,29年間年平均增速為8.13%,國家綜合檔案館館藏檔案數(shù)量呈現(xiàn)持續(xù)增長的趨勢。

1991年到2019年國家綜合檔案館開放檔案增長了6倍多,29年間年平均增速為6.88%,國家綜合檔案館開放檔案數(shù)量總體上呈現(xiàn)持續(xù)增長的趨勢。

1991年到2019年國家綜合檔案館利用檔案增長了2倍多,29年間年平均增速為3.97%,國家綜合檔案館利用檔案數(shù)量總體上呈現(xiàn)緩慢增長趨勢。

國家綜合檔案館館藏檔案數(shù)量增速較快,開放檔案數(shù)量增速不及館藏檔案,利用檔案數(shù)量增速緩慢。

根據(jù)國家綜合檔案館開放檔案比和利用檔案比,可以得出以下幾點結(jié)論:開放檔案比從1993年到2000年逐年上升,但從2000年到2019年隨著館藏檔案的大幅增加呈現(xiàn)下降趨勢,說明開放檔案沒有跟上館藏檔案增加的步伐。利用檔案率在1991年是最高的,而后隨著館藏檔案的大幅增加卻呈現(xiàn)下降趨勢。

二、利用檔案的影響因素分析

(一)利用檔案的影響因素

影響利用檔案的因素包括多方面,單一指標不能反映利用檔案的影響因素，必須借助一系列指標構(gòu)建綜合的評價體系。筆者從館藏檔案、開放檔案和檔案館面積三個角度對檔案利用影響因素進行計量分析,如表2所示。

表2 檔案利用影響因素

(二)研究數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)來源于《中國統(tǒng)計年鑒2020》,以1991—2019年國家綜合檔案館29年的館藏檔案、開放檔案、利用檔案作為研究對象,各變量的描述統(tǒng)計如表3所示。考慮到數(shù)據(jù)時間跨度不長,偽回歸的影響不大,而且差分后數(shù)據(jù)減少會犧牲自由度,所以實證分析采用原始數(shù)據(jù)進行。

表3 變量統(tǒng)計

(三)計量模型設(shè)定

借鑒柯布-道格拉斯生產(chǎn)函數(shù)模型，構(gòu)建利用檔案的影響因素計量模型，該生產(chǎn)函數(shù)的一般形式為:

Y=ALαKβ(0<α<1, 0<β<1)

(1)

其中Y為總產(chǎn)出，L和K分別為勞動和資本投入量，A表示技術(shù)和結(jié)構(gòu)等因素，α、β為資本和勞動的產(chǎn)出彈性系數(shù)。以柯布-道格拉斯生產(chǎn)函數(shù)為基礎(chǔ)，引入利用檔案Y、館藏檔案X1、開放檔案X2、檔案館面積X3，其方程可表示為:

(2)

方程兩邊取對數(shù)得

lgY=C+αlgX1+βlgX2+λlgX3+ε

(3)

式中,C為常數(shù)項,α,β,λ為回歸系數(shù),ε為殘差項。lgY、lgX1、lgX2、lgX3分別代表檔案利用、館藏檔案、開放檔案、檔案館面積的對數(shù)。

(四)多元回歸分析

多元回歸分析是指在相關(guān)變量中將一個變量視為因變量,其他一個或多個變量視為自變量,建立多個變量之間線性或非線性數(shù)學模型數(shù)量關(guān)系式,并利用樣本數(shù)據(jù)進行分析的統(tǒng)計分析方法[3]。多元回歸是反映一種現(xiàn)象或事物的數(shù)量按照多種現(xiàn)象或事物的數(shù)量的變化而相應地變化的規(guī)律。

利用Eviews軟件，對1991—2019年國家綜合檔案館29年的館藏館藏檔案、開放檔案、利用檔案進行分析，得出表4。

表4 多元回歸結(jié)果

從表4利用檔案回歸1結(jié)果看,模型擬合優(yōu)度R2=0.708,說明館藏檔案和開放檔案對利用檔案的影響占比達到70.8%。館藏檔案的彈性系數(shù)為2.272,在1%的水平通過統(tǒng)計檢驗,說明館藏檔案每增加1%,檔案的利用就增加2.272%,館藏檔案增加對利用檔案影響效果顯著;開放檔案的彈性系數(shù)為-0.700,在10%的水平通過統(tǒng)計檢驗,說明開放檔案每增加1%,檔案的利用反而降低了0.7%,主要原因在于許多開放的檔案并不是需要利用的檔案,而真正需要的檔案可能沒有開放;檔案館面積的彈性系數(shù)為-1.594,但未通過統(tǒng)計檢驗,說明檔案館面積與檔案利用水平無關(guān)。

從表4利用檔案回歸2結(jié)果看,模型的擬合優(yōu)度為0.946,具有較高的擬合水平。館藏檔案1次項與2次項均通過了統(tǒng)計檢驗。其中1次項的回歸系數(shù)為17.526,2次項的回歸系數(shù)為-0.777,說明館藏檔案與利用檔案呈倒U型曲線,當館藏檔案處于中等水平時,利用檔案效果最好,當館藏檔案水平較低或較高時,利用檔案績效均不高。

(五)分位數(shù)回歸分析

為分析館藏檔案對不同檔案利用水平的影響,利用分位數(shù)回歸法做進一步分析。分位數(shù)回歸能夠給出不同分位點對應的解釋變量的估計值,并且對數(shù)據(jù)異常值敏感度比較低,可以較好地克服極端值的影響。采用四分位數(shù)回歸,把所有數(shù)值由小到大排列并分成四等份,處于三個分割點位置的數(shù)值就是四分位數(shù)。表5給出了0.250、0.50、0.750 三個分位點上自變量的參數(shù)估計結(jié)果,館藏檔案的回歸系數(shù)分別是2.172、2.272、1.752。

表5 4分位數(shù)回歸結(jié)果

從表5可以看出,當利用檔案水平較低時,館藏檔案提高對利用檔案的彈性相對較高,系數(shù)為2.172;當利用檔案水平中等時,館藏檔案提高對利用檔案的彈性最高,彈性系數(shù)為2.272;當利用檔案水平較高時,館藏檔案提高對利用檔案的彈性相對較低,彈性系數(shù)為1.752。分位數(shù)回歸結(jié)果進一步驗證了館藏檔案處于中等水平時,利用檔案效果最好。

三、結(jié)論與建議

第一，國家綜合檔案館檔案建設(shè)成效顯著,但是開放檔案使用績效不高。國家綜合檔案館館藏檔案在近30年增加了8倍多,開放檔案增長了6倍多,利用檔案增加了近2倍多,建設(shè)效果顯著。但是開放檔案使用績效不高,從兩個方面可以看出:一是開放檔案比下降，二是開放檔案的彈性系數(shù)為負數(shù)。造成開放檔案使用績效不高的主要原因有歷史因素、開放期限規(guī)定、開放內(nèi)容鑒定、開放不及時、利用檔案手續(xù)復雜等。建議完善檔案開放法律法規(guī)，細化檔案開放范圍，簡化利用檔案手續(xù)。

第二，館藏檔案對利用檔案效果顯著,并且與利用檔案呈倒U型曲線。多元回歸結(jié)果說明館藏檔案量中等時,利用檔案率最高,要注重加強館藏檔案量較低和較高時的利用檔案效率。

第三，利用檔案水平較高時館藏檔案的利用績效不佳。分位數(shù)回歸結(jié)果說明當利用檔案效果較好時,還是要加強館藏檔案建設(shè),調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)、提高檔案館的服務水平。檔案利用服務中心要將各級國家檔案館保存的可以公開的保密期滿的檔案解除封閉,向社會公開,供社會利用。

國家綜合檔案館要盤活館藏資源,大力開發(fā)有價值、有品位的檔案文化精品,充分發(fā)揮檔案資源在服務經(jīng)濟和社會發(fā)展中的獨特作用。