淺析GS1在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

賴瑾慕 董津生/文

隨著社會(huì)各領(lǐng)域信息化建設(shè)快速發(fā)展和應(yīng)用，尤其是我國(guó)電子政務(wù)的運(yùn)行，檔案信息化工作步入快速發(fā)展階段。作為國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)正朝著全面、可持續(xù)、協(xié)調(diào)發(fā)展方向不斷邁進(jìn)。檔案信息化是指在檔案領(lǐng)域應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程數(shù)字化，形成計(jì)算機(jī)可識(shí)別、可處理的檔案信息資源，通過(guò)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與有序開(kāi)發(fā)利用。檔案資源建設(shè)是檔案信息化的核心內(nèi)容，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展提供基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源。檔案信息服務(wù)建設(shè)是檔案信息化的根本目標(biāo)，旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，不斷創(chuàng)造檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，改進(jìn)檔案資源采集方式，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段，以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享為長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，高效、優(yōu)質(zhì)、快捷地提供檔案信息服務(wù)具有重要意義。

GS1系統(tǒng)概述

GS1全球統(tǒng)一編碼標(biāo)識(shí)系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱GS1系統(tǒng)），由國(guó)際物品編碼組織管理，作為全球商貿(mào)領(lǐng)域使用最廣泛的供應(yīng)鏈標(biāo)準(zhǔn)和商貿(mào)語(yǔ)言，可為供應(yīng)鏈中不同層級(jí)的貿(mào)易項(xiàng)目、物流單元、資產(chǎn)、位置及其他特殊領(lǐng)域提供全球唯一的編碼標(biāo)識(shí)，同時(shí)為行業(yè)間信息交互和流程整合提供技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息共享技術(shù)支撐。GS1系統(tǒng)包括編碼體系、數(shù)據(jù)載體體系和數(shù)據(jù)交換體系。GS1編碼體系是GS1系統(tǒng)的核心，可為流通領(lǐng)域中貿(mào)易項(xiàng)目、物流單元、位置、資產(chǎn)、服務(wù)關(guān)系等提供唯一標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)不同物品的唯一編碼。GS1數(shù)據(jù)載體承載編碼信息，以機(jī)器可識(shí)讀的形式標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)，用于自動(dòng)數(shù)據(jù)采集與電子數(shù)據(jù)交換。GS1數(shù)據(jù)交換體系主要通過(guò)GS1標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品主數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)交易數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)共享。GS1系統(tǒng)具有系統(tǒng)、科學(xué)、全球統(tǒng)一和可擴(kuò)展的特性。

GS1編碼體系包括標(biāo)識(shí)代碼與附加屬性代碼。標(biāo)識(shí)代碼有全球貿(mào)易項(xiàng)目代碼（GTIN）、系列貨運(yùn)包裝箱代碼（SSCC）、全球位置代碼（GLN）、全球可回收資產(chǎn)代碼（GRAI）、全球單個(gè)資產(chǎn)標(biāo)識(shí)代碼（GIAI）、全球服務(wù)關(guān)系代碼（GSRN）、全球文件類型代碼（GDTI）、全球貨物裝運(yùn)標(biāo)識(shí)代碼（GSIN）等，并可以應(yīng)用于其他各領(lǐng)域。附加屬性代碼用于對(duì)商品提供更詳細(xì)的信息描述，不能脫離標(biāo)識(shí)代碼獨(dú)立存在。GS1系統(tǒng)根據(jù)不同的應(yīng)用領(lǐng)域，采用不同的編碼結(jié)構(gòu)。

GS1數(shù)據(jù)載體可分為一維條碼（EAN/UPC條碼、ITF-14條碼、GS1-128條碼等）、二維碼（GS1 Data Matrix、GS1 QR碼）、復(fù)合條碼及RFID射頻識(shí)別標(biāo)簽數(shù)據(jù)載體。數(shù)據(jù)載體與標(biāo)識(shí)關(guān)鍵字保持相互獨(dú)立。

GS1數(shù)據(jù)交換體系所應(yīng)用的數(shù)據(jù)交換技術(shù)包括電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)、XML技術(shù)等，通過(guò)讀取數(shù)字載體信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作。

檔案歸檔相關(guān)規(guī)則

檔號(hào)編制規(guī)則根據(jù)DA/T13-2022《檔號(hào)編制規(guī)則》中按件整理的檔案構(gòu)成必選元素，按順序排列為全宗號(hào)、類別號(hào)、件號(hào)、年度、保管期限，如圖1所示。其中，類別號(hào)的構(gòu)成要素按順序排列為二級(jí)類別號(hào)、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼，為可選元素，可根據(jù)實(shí)際需要確定，如圖2所示。

圖1 按件整理檔號(hào)結(jié)構(gòu)構(gòu)成

圖2 類別號(hào)結(jié)構(gòu)構(gòu)成（可選）

全宗號(hào)是檔案機(jī)構(gòu)給立檔單位編制的代號(hào)，類別號(hào)代表各層級(jí)檔案類別代碼，可用2位數(shù)字標(biāo)識(shí)檔案門類，例如，文書(shū)“01”、科技“02”、人事“03”、會(huì)計(jì)“04”、專業(yè)“05”、照片“06”、錄音“07”、錄像“08”實(shí)物檔案“09”等。件號(hào)表示歸檔文件排列的順序代碼，可用3位數(shù)字標(biāo)識(shí)件號(hào)，例如“001”。歸檔年度采用4位數(shù)字標(biāo)識(shí)，如“2022”。保管期限用2位數(shù)字標(biāo)識(shí)。以代碼“00”標(biāo)識(shí)永久，以代碼“30”標(biāo)識(shí)定期30年，以代碼“10”標(biāo)識(shí)定期10年。二級(jí)類別號(hào)用2位字母標(biāo)識(shí)，如科技檔案分為科研、設(shè)備2個(gè)二級(jí)門類，以“KY”“QC”標(biāo)識(shí)。機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼采用數(shù)字或大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)，如以代碼“BGS”標(biāo)識(shí)辦公室部門，以代碼“002”標(biāo)識(shí)行政問(wèn)題。

歸檔整理規(guī)則根據(jù)DA/T 22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》，將歸檔文件按順序裝入檔案盒，在檔案盒盒脊體現(xiàn)年度、保管期限等歸檔文件要素。裝盒完畢后，上架排列方法與本單位歸檔文件分類方案一致，如按類別-年度分類，在庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按類別序列依次上架。

利用GS1實(shí)現(xiàn)檔案管理唯一編碼標(biāo)識(shí)

GS1通過(guò)提供與檔案各要素相關(guān)聯(lián)的唯一編碼標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)識(shí)別、自動(dòng)化處理，并最終實(shí)現(xiàn)檔案資源配置和開(kāi)發(fā)利用，推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。2022年國(guó)家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 13-2022《檔案編制規(guī)則》，為利用GS1實(shí)現(xiàn)檔案管理唯一編碼標(biāo)識(shí)提供了應(yīng)用借鑒。

編碼編制原則（1）唯一性原則：賦予檔案一組唯一編碼，用于反映、固定和識(shí)別檔案排列順序。（2）穩(wěn)定性原則：檔號(hào)一經(jīng)確定，不應(yīng)隨意改變。（3）可擴(kuò)展性原則：檔號(hào)編碼應(yīng)預(yù)留遞增容量，以適應(yīng)檔案擴(kuò)充的需要。

標(biāo)識(shí)代碼選擇（1）全球文件類型代碼（GDTI）可用于文檔管理，是識(shí)別文檔、電子信息和數(shù)字文件的GSI標(biāo)識(shí)關(guān)鍵字。GDTI可以應(yīng)用于標(biāo)識(shí)所有紙質(zhì)文件與數(shù)字文件中，在檔案管理中，文檔記錄修改、歸檔查詢索引等過(guò)程都需要唯一標(biāo)識(shí)。因此，檔案資源可應(yīng)用GDTI進(jìn)行編碼，實(shí)現(xiàn)每件檔案的唯一性標(biāo)識(shí)。（2）全球位置代碼（GLN）可以對(duì)物理位置、法律實(shí)體、功能實(shí)體進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的排架可應(yīng)用GLN進(jìn)行物理位置編碼，標(biāo)識(shí)每件檔案的具體位置。

數(shù)據(jù)載體應(yīng)用條碼符號(hào)具有操作簡(jiǎn)單、信息采集速度快、信息采集量大、可靠性高、成本低廉等特點(diǎn)，是信息管理系統(tǒng)和管理自動(dòng)化的基礎(chǔ)。GS1-128條碼是根據(jù)GS1系統(tǒng)的定義標(biāo)準(zhǔn)將信息轉(zhuǎn)變的一種條碼符號(hào)，具有完整性、緊密性、連續(xù)性及高可靠度。本文探索將GS1-128條碼作為數(shù)據(jù)載體應(yīng)用于檔案編碼管理。

編碼實(shí)現(xiàn)全球文件類型代碼（GDTI）由廠商識(shí)別代碼、文件類型、校驗(yàn)碼、系統(tǒng)組件代碼四部分組成，GDTI的應(yīng)用標(biāo)識(shí)符是AI（253），數(shù)據(jù)編碼格式，見(jiàn)表1，GDTI可為單位的每一份檔案資源進(jìn)行唯一編碼，實(shí)現(xiàn)一檔一碼。

表1

廠商識(shí)別代碼（下同）由7～9位數(shù)字組成，是中國(guó)物品編碼中心統(tǒng)一向申請(qǐng)單位分配的代碼，廠商識(shí)別代碼前2～3位數(shù)為前綴碼，是國(guó)際物品編碼組織（GS1）分配給國(guó)家（或地區(qū)）編碼組織的代碼。文件類型由2～5位數(shù)字組成，由文件的頒布者分配。校驗(yàn)碼（下同）為1位數(shù)字，計(jì)算方法見(jiàn)GB/T 16986-2018《商品條碼應(yīng)用標(biāo)識(shí)符》。系列組件代碼由1～17位數(shù)字組成，由文件的頒布者分配，唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)單個(gè)文件的代碼。

用GS1-128條碼實(shí)現(xiàn)檔案文件號(hào)唯一標(biāo)識(shí)，全宗號(hào)、類型號(hào)分別與GDTI廠商識(shí)別代碼、文件類型對(duì)應(yīng)，系列組件代碼標(biāo)識(shí)年度、保管期限、件號(hào)。

示例1：以（253）6901234000016202200001標(biāo)識(shí)某單位文書(shū)檔案2022年第1號(hào)文件，保存期限為永久，如圖3所示（見(jiàn)下頁(yè)）。

圖3 GS1-128碼檔號(hào)編碼標(biāo)識(shí)

標(biāo)識(shí)物理位置的全球位置碼（GLN）由廠商識(shí)別代碼、位置參考代碼、校驗(yàn)碼三部分組成，其應(yīng)用標(biāo)識(shí)符是AI（414），含義為標(biāo)識(shí)物理位置（如某倉(cāng)庫(kù)、房間、碼頭等）的全球位置碼，數(shù)據(jù)編碼格式，見(jiàn)表2，可標(biāo)識(shí)單位的每一份檔案所在位置。

表2

位置參考代碼由3～5位數(shù)字組成，由文件的頒布者分配，唯一標(biāo)識(shí)文件所在位置。用GS1-128條碼實(shí)現(xiàn)檔案文件位置唯一標(biāo)識(shí)，全宗號(hào)與廠商識(shí)別代碼相對(duì)應(yīng)，位置參考代碼標(biāo)識(shí)文件放置位置。以（414）6901234000016標(biāo)識(shí)某單位文書(shū)類檔案第一架第一排所在位置，如圖4所示。

圖4 GS1-128碼檔案文件位置碼標(biāo)識(shí)

由此，通過(guò)掃描GS1-128碼可實(shí)現(xiàn)檔案存放位置及檔案文件自動(dòng)識(shí)別，能夠準(zhǔn)確定位檔案文件所在位置，實(shí)現(xiàn)檔案文件快速檢索。

GS1應(yīng)提升檔案管理水平

有助于提升檔案管理效率數(shù)字時(shí)代下，檔案信息更加豐富多元，這就要求檔案管理工作必須完整、高效。應(yīng)用GS1為檔案資源分配唯一標(biāo)識(shí)代碼，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息實(shí)時(shí)讀取、檢索，強(qiáng)化工作效率，加快實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)管理和有序控制，實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化。

有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息共享應(yīng)用GS1建立完善的檔案信息化管理體系，有效解決傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)檔案管理存在的紙張受損、查閱繁瑣等問(wèn)題，能夠破除跨部門、跨地區(qū)的信息溝通與交流障礙，實(shí)現(xiàn)檔案共享，從而進(jìn)一步深化對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，有效發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作現(xiàn)代化的必然要求，也是根本途徑。應(yīng)用GS1創(chuàng)新檔案載體、推動(dòng)檔案管理信息化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化不斷深入，助力檔案資源數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)信息共享，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。