數(shù)字傳媒技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

楊 芳 布 和

1.內(nèi)蒙古自治區(qū)阿拉善盟貿(mào)促會 內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750300 2.內(nèi)蒙古自治區(qū)阿拉善盟干部人事檔案中心 內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750300

1 數(shù)字傳媒技術(shù)與檔案管理的關(guān)系

1.1 數(shù)字傳媒技術(shù)與檔案及其關(guān)系

數(shù)字傳媒泛指在各類人工信息系統(tǒng)中其工作信號以數(shù)字或代碼形式編碼的各類表述媒體、表現(xiàn)媒體、存儲媒體等，主要是依托于數(shù)字傳媒技術(shù)的信息傳播渠道、服務(wù)和方式傳播信息。數(shù)字傳媒技術(shù)的基本特征主要有多媒體化、交互性、超鏈接性。多媒體化是指內(nèi)容信息既可以用文本、音頻等媒體來表示也可以用圖像、圖形、視頻和動畫等媒體來表示；交互性是指允許信息在信息發(fā)布者和接受者之間的雙向流動，不僅向受眾呈現(xiàn)各種表示傳播內(nèi)容的多媒體信息，而且也接收受眾反饋的各種類型的信息，并對這些反饋信息進(jìn)行分析和處理，以確定下一步向受眾呈現(xiàn)信息的內(nèi)容和方式；超鏈接性是指數(shù)字傳媒的信息通過超鏈接技術(shù)，按一定的邏輯關(guān)系組成一個具有非線性、網(wǎng)絡(luò)化特征的信息體系。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字傳媒傳播過程中最顯著和最關(guān)鍵的特征，也是數(shù)字傳媒技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。

檔案作為一種直接形成的歷史記錄，具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)，由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來。隨著數(shù)字傳媒技術(shù)在檔案中的廣泛運(yùn)用，傳統(tǒng)意義中的檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)被“泛化”，尤其在數(shù)字傳媒技術(shù)背景下，人們對檔案概念、檔案工作、檔案事業(yè)、檔案學(xué)等概念有了進(jìn)一步的延伸、擴(kuò)張和借用。從數(shù)字傳媒技術(shù)視角出發(fā)，人們開始更廣泛的將所有基于互聯(lián)網(wǎng)、館藏等信息資源統(tǒng)稱為檔案或資料檔案。檔案作為一種信息資源得到廣泛認(rèn)可，在追求高效率、高效益的當(dāng)今世界，檔案管理的內(nèi)涵和意義已與從前大不相同，被賦予了更多的時代特征和現(xiàn)代性、實用性。

數(shù)字傳媒技術(shù)以數(shù)字化形式存儲、處理和傳播信息，檔案依托數(shù)字傳媒技術(shù)實施信息服務(wù)，將檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)行傳播，實現(xiàn)檔案與時俱進(jìn)發(fā)展。創(chuàng)新發(fā)展檔案模式與數(shù)字傳媒技術(shù)相結(jié)合，并在關(guān)注檔案信息傳播安全性的基礎(chǔ)上加大檔案信息模式開發(fā)的力度，提高檔案的服務(wù)功能與利用效率勢在必行。

1.2 數(shù)字傳媒技術(shù)拓寬了檔案獲得途徑

數(shù)字傳媒技術(shù)為檔案的利用和大眾化提供了穩(wěn)固的技術(shù)平臺，受眾面廣泛、傳播速度快更容易獲得信息，人人都是信息的發(fā)布者和接收者。檔案資料查詢成了隨時觸手可及的操作，不受時間、地域、方式、媒介限制，網(wǎng)絡(luò)覆蓋之處盡可查詢公眾網(wǎng)絡(luò)資源。這種快捷的方式在滿足公眾潛在運(yùn)用檔案的同時，提高了檔案利用者的規(guī)模與利用率，數(shù)字傳媒檔案運(yùn)用路徑越來越廣。相較于過去，數(shù)字傳媒還在檔案資源整合、分類、加工處理方面做了大量工作，對檔案資源進(jìn)行不同篩選、歸類。

1.3 數(shù)字傳媒技術(shù)提升檔案利用速度

在傳統(tǒng)檔案借閱或調(diào)取過程中往往會涉及館藏查詢、辦理借閱審批、交付檔案使用及歸還等多個環(huán)節(jié)，其中不乏存在已借出、保存于其他館藏等情況導(dǎo)致不能及時使用材料且費(fèi)時費(fèi)力，還存在記錄不清楚等原因，延緩查詢資料的進(jìn)程。運(yùn)用數(shù)字傳媒技術(shù)，解決檔案利用過程中的問題提高了工作、生產(chǎn)效率。一方面數(shù)字傳媒技術(shù)為檔案利用提供了高效快捷的傳輸服務(wù)，人們不再擔(dān)心資料外借、找不到館藏地點等問題，利用互聯(lián)網(wǎng)通過簡單的關(guān)鍵詞就能找到任何公開的資料，讓檔案查詢變得簡單易行。另一方面隨著信息化技術(shù)集聚式的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)利用的普及為網(wǎng)絡(luò)檔案快速填充了系統(tǒng)化、集成化、高容量的海量資源。通過不同的網(wǎng)絡(luò)空間、平臺，大眾廣泛借助論壇、微博進(jìn)行跟帖、投稿發(fā)表觀點、上傳數(shù)字資源，參與網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立，再運(yùn)用計算機(jī)后臺技術(shù)將相似資源分類、歸類、鏈接，讓檔案查詢變得簡單、易獲取且全面、即時運(yùn)用，在節(jié)省時間的同時完成檔案的利用，省去了檔案借閱審批、交付使用及歸還的過程，提高了檔案的利用效率。

2 數(shù)字傳媒技術(shù)在檔案運(yùn)用中存在的問題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)存在局限性

運(yùn)用數(shù)字傳媒技術(shù)管理資料對使用傳統(tǒng)方法儲存資料是一種挑戰(zhàn)。長期以來檔案總是以具體的載體保存在介質(zhì)中，以有形的形式提供服務(wù)、發(fā)揮作用。數(shù)字傳媒技術(shù)的出現(xiàn)加速了人類生產(chǎn)、生活節(jié)奏，它以獨(dú)特的數(shù)字化形式存儲、處理和傳播信息，簡單便捷的同時要求使用者要用積極的心態(tài)來接納、學(xué)習(xí)、了解、使用這項新技能。相對于習(xí)慣使用傳統(tǒng)方法和載體來講是一個不小的挑戰(zhàn)，人們可以在日常的數(shù)字電視、數(shù)字電影、數(shù)字廣播、視頻游戲、數(shù)字化出版等各種不同數(shù)字技術(shù)結(jié)合產(chǎn)物中熟練的使用技能。但對從事傳統(tǒng)檔案工作的人員則是一個較為艱巨的課題，如何助數(shù)字傳媒技術(shù)將大量的原始資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化存儲。

2.2 數(shù)字傳媒技術(shù)在檔案運(yùn)用中存在一定安全風(fēng)險

數(shù)字傳媒技術(shù)應(yīng)用為檔案管理帶來便利的同時也存在一定的風(fēng)險。檔案的網(wǎng)絡(luò)信息安全，是指采取技術(shù)手段處理和管理檔案數(shù)據(jù)，確保檔案信息的安全，使其不因計算機(jī)本身條件缺失、硬件損壞或惡意的攻擊而遭到泄密、更改和損壞，系統(tǒng)能夠繼續(xù)正常工作，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)不受影響?；跀?shù)字傳媒技術(shù)下檔案的公開性、開放性、交互性、鏈接性等特點，檔案資源存在的風(fēng)險性也是廣泛的，包括政策、法律、人為、軟硬件風(fēng)險等，遭到網(wǎng)絡(luò)犯罪、計算機(jī)病毒、黑客攻擊、信息戰(zhàn)爭和系統(tǒng)故障等，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓、資源失竊，造成難以估價的損失。

2.3 數(shù)字傳媒技術(shù)運(yùn)用中檔案資源管理復(fù)雜

由于數(shù)字傳媒技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)資源聚集，一是導(dǎo)致管理部門來不及系統(tǒng)的頂層設(shè)計、檔案歸類，各網(wǎng)絡(luò)公司各自為政、建立自己的資源數(shù)據(jù)庫，檔案資源存在分散、重復(fù)或短缺、閑置等問題。二是檔案資源缺乏質(zhì)量監(jiān)督與篩選機(jī)制，網(wǎng)上檔案資源種類繁雜、質(zhì)量良莠不齊，嚴(yán)重制約檔案資源的科學(xué)發(fā)展與管理。此外，檔案資源發(fā)布傳播、開發(fā)利用缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)加工不規(guī)范、檢索系統(tǒng)口徑不一、媒體間電子數(shù)據(jù)互不兼容，給檔案提取帶來諸多困難與不便。三是在數(shù)字傳媒技術(shù)的支撐下，雖然整合了大量數(shù)據(jù)，形成眾多數(shù)字檔案供查閱運(yùn)用，但數(shù)字檔案的優(yōu)越性并未得到充分發(fā)揮。尤其是在數(shù)字傳媒技術(shù)較落后地區(qū)，館藏內(nèi)容大都根據(jù)本地需求而設(shè)立，受眾面較窄，有其特殊性的同時又有一定局限性。這些傳統(tǒng)館藏暫時沒有能力花費(fèi)大量的時間、人力、物力、財力將檔案轉(zhuǎn)化為高效便捷的數(shù)字檔案，導(dǎo)致運(yùn)用數(shù)字傳媒技術(shù)也不能獲取全面的檔案信息。

3 數(shù)字傳媒技術(shù)下提高檔案運(yùn)用效率的建議

3.1 提高檔案管理人員素質(zhì)

在數(shù)字化檔案管理建設(shè)進(jìn)程中，要確保檔案管理人員配備的合理性、知識結(jié)構(gòu)和層次要不斷拓寬和深化，培養(yǎng)較高的數(shù)據(jù)處理能力，加強(qiáng)常態(tài)化檔案管理工作方面的技能培訓(xùn)，使之能夠全面、專業(yè)地運(yùn)用數(shù)字傳媒技術(shù)管理檔案。

3.2 提高檔案信息安全

為獲得持續(xù)、安全的數(shù)字傳媒檔案信息，建立穩(wěn)定、可靠的數(shù)字媒體檔案是關(guān)鍵。在檔案管理過程中，要從內(nèi)部和外部雙管齊下，內(nèi)部要防范物理破壞，外部要抵御網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等攻擊。首先要運(yùn)用數(shù)字傳媒技術(shù)嚴(yán)格設(shè)置檔案資源管理權(quán)限，規(guī)范工作流程、設(shè)置權(quán)限級別，根據(jù)檔案的重要程度設(shè)置密級，定崗定責(zé)、責(zé)任到人。其次，運(yùn)用數(shù)字傳媒技術(shù)完善檔案管理軟件設(shè)施，根據(jù)所遇的不同風(fēng)險設(shè)置差異化報警系統(tǒng)和應(yīng)急預(yù)案，增強(qiáng)防火墻功能，構(gòu)建數(shù)字檔案資料安全體系。最后，做好日常排查工作，加強(qiáng)檔案的維護(hù)，合理遇見、化解檔案管理工作中的風(fēng)險，確保檔案服務(wù)可以與移動數(shù)字傳媒技術(shù)安全對接。

3.3 加速數(shù)字媒體檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

我國數(shù)字媒體檔案的應(yīng)用還處于一個快速發(fā)展的階段，加大數(shù)字媒體檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)刻不容緩。首先，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，出臺具有可強(qiáng)制執(zhí)行的法律法規(guī)，規(guī)范行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在市場環(huán)境下選擇有競爭力的數(shù)字媒體檔案運(yùn)營商。其次，針對數(shù)字媒體檔案管理中的特定問題，采取合理有效的解決措施進(jìn)行處理。第三，通過對特定系統(tǒng)的采集以及對軟件的處理進(jìn)行合理開發(fā)，不斷提升檔案的采集、加工、應(yīng)用能力，真正借助數(shù)字傳媒技術(shù)促進(jìn)檔案管理逐漸走向高效化、集約化。

結(jié) 語

綜上所述，數(shù)字傳媒技術(shù)在檔案管理中的大量運(yùn)用，對于檔案管理工作來說，既是前所未有的發(fā)展機(jī)遇，也面臨著更多的挑戰(zhàn)。這要求檔案工作要積極的利用數(shù)字傳媒技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提升檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。